Gestión integrada de la empresa

[4.1] ¿Cómo estudiar este tema?

[4.2] Automatización de procesos en la empresa

[4.3] Definición de cadena de suministro

[4.4] El concepto del SCM

[4.5] El concepto del ERP

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TEMA
 Automatización de procesos en la empresa El concepto del SCM
Esquema

• Supply Chain Management (sistemas gestores de la

TEMA 4 – Esquema
• Cualquier organización cuenta con departamentos. Cada cadena de suministro)
uno maneja información especializada pero con datos y • Basados en sistemas de control de flujo de trabajo
variables comunes (work-flow)
• La integración de los datos produce información en los • Cada departamento deberá tener una célula que
diversos departamentos informe al SCM
• Década de los ochenta primeras iniciativas Gestión integrada • Se pueden mejorar mediante tecnologías de apoyo a
•Dos paradigmas: dato centralizado, descentralizado de su de la empresa la toma de decisiones
introducción

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Definición de cadena de suministro El concepto del ERP

• Enterprise resources planning (ERP)

• Principales actores externos en el proceso de
• La decisión de implantación dependerá de varios factores
producción: los proveedores, los distribuidores y los
• Diseñados para solucionar la mayoría de los problemas generales de
clientes
gestión
• A partir de una demanda efectiva o estimada se
• Los costes de adquisición no son los mismos que los costes del
calcula el nivel de producción
desarrollo
• El ciclo está regido por unos tiempos que es preciso
• Estudio pormenorizado de sus necesidades y de las ofertas que
ajustar
puede encontrar en el mercado
• Ajustar y controlar la cadena de suministro
• Importante la formación y motivación de los trabajadores
• La dirección toma un papel fundamental
• El ERP implementa la contabilidad analítica

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Ideas clave

4.1. ¿Cómo estudiar este tema?

Para estudiar este tema lee las Ideas clave que encontrarás a continuación.

Además tendrás que leer las páginas 57-63, 81-85 y 88-93 del siguiente libro
disponible en la Biblioteca Virtual de UNIR:

Sieber, S., Valor, J. y Porta, V (2006). Los sistemas de información en la empresa actual.
Nueva York: McGraw-Hill.

La productividad de una empresa u organización dependerá de la eficiencia de sus

procesos. En este tema nos centraremos en las necesidades de la empresa para
automatizar procesos mediante la implantación y uso de un sistema de
información.

Cada empresa u organización es diferente dependiendo de su tamaño, volumen de

negocio, necesidades, capacidad de inversión y de su grado de convencimiento sobre la
necesidad. Por tal motivo las soluciones son diversas.

Una gran empresa muy posiblemente optará por un sistema integrado con pequeños
módulos específicos adaptados a sus necesidades técnicas de producción, mientras que
una pequeña empresa probablemente opte por pequeños paquetes informáticos de coste
y mantenimiento poco elevados.

La adquisición o desarrollo de un ERP es una decisión a la que se deberá de enfrentar

cualquier empresa en algún momento de su ciclo de vida y muy probablemente durante
en las primeras etapas de su consolidación dentro del mercado.

TEMA 4 – Ideas clave 3 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

4.2. Automatización de procesos en la empresa

Cualquier organización cuenta con departamentos especializados a través de los

cuales se consigue el objetivo final de obtener una rentabilidad en el mercado de la
producción de bienes o servicios que desarrolla o realiza la empresa. En líneas generales
estos departamentos son: contabilidad y finanzas, recursos humanos, marketing y
ventas y por último producción. Cada uno de estos departamentos maneja
información especializada pero con datos y variables comunes.

Veamos un ejemplo sencillo: las horas que realiza un trabajador en un determinado

proyecto será un dato que necesite el departamento de contabilidad para medir el avance
en coste del proyecto, también necesitará este dato el departamento de recursos
humanos para tener conocimiento de la especialización u ocupación de los recursos y
finalmente producción lo necesitará para poder medir el avance técnico y el esfuerzo del
proyecto.

La integración de los datos produce información en los diversos departamentos. Si todos

los departamentos utilizasen sistemas de información independientes, posiblemente
precisarían de la introducción del dato de manera individual en cada sistema. Esto
implicaría la repetición de una misma tarea (introducción del dato) y la repetición
del mismo dato (horas realizadas por el trabajador), lo que aumentaría las tareas
de gestión y no estaría exento de errores.

Por estos motivos es necesario disponer de un sistema que albergue un repositorio

común de datos.

Teniendo como origen la necesidad de centralización de los datos para elaborar una
información específica en cada uno de los departamentos que componen la empresa, en
la década de los ochenta y posteriormente en la de los noventa aparecieron
las primeras iniciativas de desarrollo de aplicaciones informáticas que
proporcionasen un repositorio común de datos.

Con la evolución de estas iniciativas se crearon dos paradigmas:

» Dato centralizado.
» Descentralización de su introducción.

TEMA 4 – Ideas clave 4 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

La centralización del dato evita repetición de la tarea como se ha comentado
anteriormente, mientras que la descentralización de su introducción implica la
delegación de esa tarea a alguno de los departamentos relacionados.

El objetivo principal de los sistemas de información integrados es que el

dato sea único y que cada departamento disponga de las herramientas o módulos que
elaboren la información que precisan.

Por otro lado es necesario asegurar la consistencia del dato, por tal motivo el sistema ha
de estar dotado de unos procedimientos que permitan el acceso al dato, sin manipularlo
en su origen, mediante unos determinados perfiles.

Lee detenidamente de las páginas 57 a la 63 del libro de referencia.

4.3. Definición de cadena de suministro

Los principales actores externos que intervienen en el proceso de producción son:

» Los proveedores.
» Los distribuidores.
» Los clientes.

Para poder llevar a cabo los procesos de producción de una organización es necesario
poder contar con la materia prima o producto primario que va a ser elaborado al objeto
de obtener el producto final listo para la venta.

A partir de una demanda efectiva o estimada se calcula el nivel de producción

que ha de tener la empresa para generar el producto en el tiempo requerido. Para ello se
ha de contar con las materias primas que han de suministrar los proveedores en un
tiempo determinado. Para ello habrá que contar con la participación de empresas de
distribución que trasladen las mencionadas materias primas al lugar donde se realicen
los procesos de producción de la empresa. Igualmente, una vez elaborados los productos
de la empresa se precisará de sistemas de distribución que trasladen el producto final
para que esté al alcance del cliente.

TEMA 4 – Ideas clave 5 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 T-v
Proveedores Distribuidores T-x´

Producción T-y´

Distribuidores T-z´

Clientes -T

Es importante tener en cuenta que todo este ciclo está regido por unos tiempos
que es preciso controlar. Por ejemplo, si el mercado demanda un número
determinado de trajes de baño para la temporada estival, de nada serviría que por retraso
en su fabricación y suministro los trajes de baño estuvieran en el mercado en el mes de
octubre en lugar de tenerlos disponibles en la primera quincena del mes de mayo.

Es preciso por tanto, ajustar y controlar la cadena de suministro si se tiene como

objetivo llegar al mercado en tiempo y forma. En todo este proceso juegan un importante
papel las TIC.

Lee detenidamente de las páginas 81 a la 85 del libro de referencia.

TEMA 4 – Ideas clave 6 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

4.4. El concepto del SCM

Los sistemas de información orientados a la resolución de la problemática de la cadena

de suministro se denominan SCM (supply chain management –sistemas gestores de la
cadena de suministro-). Desde un punto de vista tecnológico, están basados en sistemas
de control del flujo de trabajo (work-flow). Cada departamento que esté
involucrado en la cadena de suministro deberá tener una célula que informe al
SCM de aquellas variables que puedan interesarle.

Veamos en un sencillo ejemplo cómo se involucran los diversos departamentos.

Supongamos que intentamos producir un determinado producto:

» El departamento de compras deberá saber en qué momento ha de lanzar los pedidos

a proveedores teniendo en cuenta la necesidad de recepción en un determinado día.
» El departamento financiero deberá conocer la disponibilidad de crédito para hacer
frente a los pagos.
» El departamento de producción deberá informar del nivel de materias primas y de su
necesidad de reposición en un momento determinado.
» El departamento encargado de la relación con los clientes deberá conocer en qué día
y hora se ha acordado la entrega a un determinado cliente.

Todas estas variables formarán parte de un sistema work-flow (flujo de trabajo) como
base del sistema SCM. No cabe duda de que los sistemas SCM se pueden mejorar
mediante tecnologías de apoyo a la toma de decisiones y mediante el
aprovechamiento de los datos suministrados por un sistema de gestión integrado como
un ERP.

Lee detenidamente de las páginas 88 a la 93 del libro de referencia.

TEMA 4 – Ideas clave 7 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

4.5. El concepto del ERP

Cuando una empresa decide acometer la implantación de un sistema de información

integrado, la primera cuestión que se plantea es si es conveniente adquirir un producto
del mercado o desarrollarlo para que satisfaga las necesidades específicas de la empresa.

Esta pregunta recaerá sobre la gerencia y el departamento TIC. La respuesta dependerá

de varios factores entre los que se encuentran:

» El tamaño de la empresa.
» La existencia de un departamento TIC especializado.
» Los departamentos de la empresa y sus necesidades.
» El estado actual de innovación interna.
» La disponibilidad de inversión.
» El convencimiento y aceptación por parte de todos los departamentos de que la
implantación de un sistema integrado supone un cambio en la forma de trabajar.

Por un lado, los sistemas de información integrados del mercado están

diseñados para solucionar la mayoría de los problemas generales de gestión
de la empresa. Ante este escenario es posible que se den situaciones extremas, como por
ejemplo que muchas de las funcionalidades que presente el sistema de información no
tengan aplicación para una PYME o que las necesidades específicas de la empresa no
estén contempladas en el paquete informático.

Por otro lado, los costes de adquisición de un sistema de información integrado

comercializado no son los mismos que los costes del desarrollo específico
adaptado a las necesidades de una empresa.

Con vistas a la implantación de un ERP, cualquier empresa ha de hacer un estudio

pormenorizado de sus necesidades y de las ofertas que puede encontrar en
el mercado. De ese análisis puede surgir la necesidad de variar la forma de gestión de
la empresa para adaptarla a las funcionalidades del ERP o la necesidad de desarrollo de
un ERP específico. También puede darse como solución la integración de varios módulos
de ERP pertenecientes a diferentes desarrolladores.

TEMA 4 – Ideas clave 8 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

La correcta implantación de un ERP pasa fundamentalmente por una concienciación de
toda la empresa de lo que puede suponer un cambio en la forma de operar. La
implantación deberá hacerse de una manera metódica, analizando el alcance y momento
en el cual cada departamento deberá adaptarse a ese cambio procurando que el periodo
de adaptación no impacte en la productividad de la empresa.

Igualmente es importante la formación y motivación de los trabajadores de la

empresa, pues un conocimiento profundo de la necesidad y de la forma de interactuar
con el sistema de información proporcionará un uso eficiente del mismo, mejorando la
productividad de la empresa.

Como en toda gestión de importancia para la empresa, la dirección toma un papel

fundamental dentro del proceso de gestión e implantación de un ERP. Este tipo de
implantación tiene una complejidad añadida ya que por un lado la compra o
desarrollo tienen las implicaciones propias de un proyecto, en el que es preciso
estudiar los requisitos, su planificación de actividades o tareas, la formación necesaria,
tendrá un principio y un fin al ser una actividad discontinua, dispondrá de un jefe y un
equipo de proyecto, tendrá impacto en casi toda la organización y tendrá un presupuesto.

Por otro lado, al requerir de una implantación y una explotación a lo largo del tiempo se
convierte en una actividad de tipo continua, en la que será preciso medir los objetivos
que tiene que cumplir a corto, medio y largo plazo, las personas encargadas de
interactuar con los interfaces del sistema, la periodicidad de los informes y el
mantenimiento necesario para asegurar su correcto funcionamiento a lo largo de todo el
ciclo de vida del sistema de información.

Por este motivo la implicación y responsabilidad de la dirección es completa pues será

responsable del impulso y supervisión desde el comienzo de la necesidad hasta la
finalización de la fase de proyecto para continuar con la explotación del mismo como
actividad de tipo continuo dentro de la empresa. Una falta de implicación de la
dirección durante todo el ciclo de vida del sistema de información podría llevar al
traste la consecución de los objetivos de implantación y explotación.

TEMA 4 – Ideas clave 9 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

 Recursos
Jefes de proyecto Recursos
humanos/contabilidad

Datos Horas Tarifas

Sistema de contabilidad analítica (integrado en ERP)

Informes de progreso
Informes de costes
Informes de ocupación
Gerencia Informes de beneficios

La figura anterior ilustra la integración de los distintos departamentos a través de un

sistema de gestión integrada al que se alimenta con un dato único y con introducción
descentralizada del mismo.

Sin ningún género de dudas el ERP forma parte de las herramientas

fundamentales para la gestión de una pequeña, mediana y gran empresa. En
capítulos anteriores se ha hecho mención a la importancia de la contabilidad analítica
como medio para poder medir la productividad de los recursos, la rentabilidad de los
proyectos o la idoneidad de fomento de colaboración con determinados clientes. El ERP
es el sistema de información que implementa la capacidad de realización de la
contabilidad analítica, ya que facilita la introducción de datos desde los diversos
departamentos de la empresa, tales como recursos, actividad y coste de los mismos. Y a
su vez permite obtener informes útiles a la gerencia de la empresa.

TEMA 4 – Ideas clave 10 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Lo + recomendado

Lecciones magistrales

Introducción a la planificación estratégica y a la prospectiva

En esta lección magistral se introduce la importancia y la relación de la planificación

estratégica y de la prospectiva. Desde el punto de vista empresarial, por un lado es
imprescindible plantear y organizar los objetivos que se quieren alcanzar en el medio y
largo plazo. Por otro es preciso conocer las vicisitudes de los escenarios susceptibles de
producirse y que por lo tanto será preciso adaptar la consecución de objetivos a la
materialización de los posibles escenarios futuros.

Esta clase magistral aporta una herramienta para facilitar la visión a largo plazo de las
necesidades y objetivos de la empresa u organización entre los que se encuentran sin
ningún género de dudas el uso e implantación de las TIC.

Accede al vídeo desde el aula virtual

TEMA 4 – Lo + recomendado 11 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

No dejes de ver…

La prospectiva y el pensamiento sobre el futuro

En este vídeo se desarrolla la importancia del planeamiento estratégico así como de la

prospectiva como herramienta generadora de posibles escenarios futuros.

Accede al vídeo desde el aula virtual o a través de la siguiente dirección web:

https://youtu.be/xNeEVl0ijnQ

TEMA 4 – Lo + recomendado 12 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

+ Información

A fondo

La gestión del conocimiento principal

Alcalde, R., Sáiz, L. (2005). La gestión del conocimiento principal resultado de la

implantación de un sistema de información en la empresa. Gijón: Congreso de
Ingeniería de organización.

La implantación de un sistema de información lleva implícito un cambio en la interacción

entre la organización y el sistema, por lo que la empresa tiene que adquirir un nuevo
conocimiento que exige una formación adecuada con su curva de aprendizaje, también
requiere de la implicación de la dirección.

Accede al artículo desde el aula virtual o a través de la siguiente dirección web:

http://www.adingor.es/Documentacion/CIO/cio2005/items/ponencias/98.pdf

Bibliografía

Cornelia, A. (2009). Información digital para la empresa: una introducción a los

servicios de información electrónica. Barcelona: Marcombo.

TEMA 4 – + Información 13 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Test

1. Los departamentos de una empresa:

A. Están especializados y no tienen relación con otros departamentos.
B. Realizan actividades de tipo variable dependiendo de la empresa.
C. Utilizan datos comunes a otros departamentos.
D. Suelen tener objetivos específicos independientes del objetivo global de la
empresa.

2. Si todos los departamentos utilizasen sistemas de información independientes:

A. La empresa sería más eficiente.
B. Se repetirían muchos de los datos.
C. El coste sería equivalente al de un sistema integrado.
D. Todas las anteriores.

3. El objetivo principal de un sistema de información integrado es que:

A. El dato sea único.
B. Se repliquen los datos de manera transparente al usuario.
C. La inversión sea mínima.
D. El esfuerzo en formación sea mínimo.

4. El acceso desde los diversos departamentos al repositorio común de datos de un ERP

se gestiona a través de:
A. Los sistemas operativos.
B. La autenticación de los usuarios.
C. El uso de redes.
D. Perfiles de usuario.

5. La decisión de adquirir o desarrollar un sistema de información integrado dependerá

de:
A. El estado actual de innovación de la empresa.
B. La disponibilidad de inversión.
C. Las necesidades de los departamentos de la empresa.
D. Todas las anteriores.

TEMA 4 – Test 14 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

6. El work-flow es un paradigma que se utiliza:
A. Para la implementación de un ERP.
B. Para la implementación de un SCM.
C. Para la captura descentralizada de datos.
D. Todas las anteriores.

7. Con vista a la implantación de un ERP cualquier empresa debería:

A. Realizar un estudio pormenorizado de sus necesidades y de las ofertas del
mercado.
B. Consultar a la patronal de las empresas del sector.
C. Contratar a un consultor externo en cualquier caso.
D. Adquirir el más económico a modo de prueba.

8. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta?

A. La gestión e implantación de un ERP conlleva actividades de tipo discontinuo y
continuo.
B. La gestión e implantación de un ERP tiene un principio y un fin.
C. La implantación de un ERP se asume solamente una vez al fundar la empresa.
D. La gestión e implantación de un ERP es un proceso iterativo.

9. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones no es correcta?

A. Existen ERP comercializados para micro PYMES.
B. La mayoría de los ERP del mercado son modulares integrables dentro de la línea
de productos del proveedor.
C. Existen ayudas de la administración para la innovación en las empresas.
D. La innovación es un factor a tener en cuenta en cualquier empresa.

10. Una de las ventajas fundamentales de los sistemas basados en work-flow es:
A. El bloqueo de usuarios concurrentes.
B. La descentralización del almacenamiento del dato.
C. La centralización en la introducción de los datos.
D. La descentralización de la introducción de los datos.

TEMA 4 – Test 15 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)