Proyecto Final Cande

ESTANDARIZACIÓN DE ACTIVIDADES PARA LOS CARGOS DEL AREA ADMINISTRATIVA DE LA
SECRETARIA DE PLANEACION DE INFRAESTRUCTURA PÚBLICA DEL MUNICIPIO DE SUCRE –

SUCRE
PRESENTADO POR:
CANDELARIA MONTES VILLALBA
TUTORA DE PRACTICAS:
SHERIDA MOLINA
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR
FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA ACADÉMICO INGENIERIA INDUSTRIAL
PRACTICA EMPRESARIAL
X SEMESTRE
BARRANQUILLA, 2020-2

TABLA DE CONTENIDO
Contenido
INTRODUCCION..........................................................................................................................................3
GENERALIDADES DE LA EMPRESA............................................................................................................4
2.1 MISION..............................................................................................................................................4
2.2 VISION.............................................................................................................................................4
2.3 POLITICAS DE CALIDAD................................................................................................................4
2.4 OBJETIVOS DE CALIDAD..............................................................................................................4
2.5 ESTRUCTURA.............................................................................................................................5
3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Y PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA...........................................6
3.1 PREGUNTA PROBLEMA.................................................................................................................7
3.2 ANÁLISIS DOFA..............................................................................................................................7
5. OBJETIVOS............................................................................................................................................9
5.1 OBJETIVO GENERAL.....................................................................................................................9
6. MARCO TEORICO.................................................................................................................................9
6.1 Secretaria de Planeación Municipal.........................................................................................9
6.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..............................................................................................10
6.3 TIPOS DE ESTRUCTURAS................................................................................................................11
ESTRUCTURA LINEAL:.......................................................................................................................11
ESTRUCTURA MATRICIAL..................................................................................................................11
Estructura por Departamentalización:............................................................................................12
7. DESARROLLO DEL TRABAJO..................................................................................................................14
7.1 MARCO METODOLOGICO................................................................................................................14
7.2 HERRAMIENTA PARA LA OBTENCIÓN DE RESULTADO DEL OBJETIVO # 1....................................16
8 INDICADORES DE RESULTADOS..............................................................................................................19
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................................................................20
9.1 RECOMENDACIONES.......................................................................................................................22
Referencias................................................................................................................................................23

INTRODUCCION
Lo que se quiere llevar acabo en este proyecto, es diseñar un plan para fortalecer y
mejorar el desempeño a la secretaria de planeación de infraestructura pública en el área
administrativa del municipio de Sucre que permita fortalecer la dependencia, para así
prestar un servicio de alta calidad a los habitantes del municipio. Para tener un
diagnóstico claro acerca de los problemas presentados en la secretaria de Planeación, se
implementará el uso de herramientas metodológicas que permita hacer encuestas a los
funcionarios de la secretaria y revisión documental mediante listas de chequeo, con el fin
de recolectar toda la información necesaria para hacer un diagnóstico y evidenciar todas
las falencias que se presentan en la secretaria. Debido a esto se va a determinar las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas mediante matrices y evaluación de los
resultados que se van a obtener con la implementación de las herramientas
metodológicas. Puesto que se utilizarán estrategias que mejoren los procesos que se están
manejando en la secretaria. La mejora en su planeación estratégica, la aplicación de
manuales de funciones y el fortalecimiento en los procesos de calidad ligados al Modelo
Estándar de Control Interno (MECI).
Una de las principales características para realizar este proyecto de investigación es

conocer a fondo todos los problemas presentados en la secretaria de Planeación del
Municipio de Sucre - Sucre. Es importante dar a conocer la importancia que se tiene al
llevar una adecuada estructura organizacional.
Por el contrario, en la mayoría de empresas donde no se implementan las metodologías

gerenciales “aumenta la generación de problemas, conllevando a problemas de
rendimiento, control de operaciones, los canales de comunicación se vuelven complejos
entre el personal y la mala planificación, lleva a excesos de trabajo y duplicación de
esfuerzos de manera ineficiente, generando así la quiebra de las empresas llegar al borde
de esta.” (MANAGEMENT, 2017).
Al finalizar este proyecto se fortalecerá todos los problemas presentados en los

procesos de la secretaria de planeación mediante todas las herramientas utilizadas, para
así mejorar la comunicación con el usuario y/o beneficiario. Mejora la imagen de la
dependencia ante la comunidad por la calidad de los servicios prestados, se optimizan los
tiempos de ejecución de las actividades, se obtienen mejores resultados por parte de los
funcionarios, consecuencia del buen ambiente laboral que se les brinde.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA
ALCADIA DEL MUNICIPIO DE SUCRE – SUCRE
SECRETARIA DE PLANEACION
La Secretaría de Planeación tendrá como finalidad coordinar y elaborar los planes y

programas necesarios para el desarrollo social, económico, físico y espacial de todo el
territorio municipal.
2.1 MISION
Gestionar proyectos de desarrollo para el mejoramiento de la actividad económica,
administrativa y social del municipio, y así brindar un mejor servicio como ente
gubernamental comprometido con la comunidad sucreña.
Ser el apoyo de los ciudadanos cuando estos lo requieran, además fortalecer la relación
entre la ciudadanía y gobierno para que la administración se clara y legitima ante todos.
2.2 VISION
Constituirse como municipio ejemplo de desarrollo y sostenibilidad que asegure una mejor
calidad de vida para los ciudadanos del presente y del mañana.
2.3 POLITICAS DE CALIDAD

El municipio de Sucre – Sucre se compromete a prestar un servicio de calidad a la
comunidad sucreña, atendiendo sus necesidades básicas y generando oportunidades de
desarrollo sostenible, mediante el ejercicio de una gestión pública eficaz y transparente,
soportada en procesos de participación comunitaria, desarrollo integral del talento humano y
la racionalización de los recursos financieros y tecnológicos con el fin de lograr el
mejoramiento continuo de os procesos administrativos y general confianza hacia nuestros
clientes.
2.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

• Formular y ejecutar los planes y/o programas de cada línea estratégica contenida en
el plan de Desarrollo Municipal para propender por el desarrollo y la satisfacción de las
necesidades de la comunidad.
• Gestionar y promover la ejecución de proyectos de impacto social, garantizando de

esta manera aumentar la calidad de vida de los habitantes de nuestro municipio.

• Garantizar el uso racional de los recursos financieros, económicos y tecnológicos para
cumplir con los objetivos institucionales
• Disponer de un recurso humano idóneo, capacitado y comprometido con una cultura de

mejoramiento continuo.
• Garantizar la aplicabilidad y sostenimiento del sistema de gestión de calidad en el

municipio de Sucre – Sucre.
• Promover la participación ciudadana en los procesos administrativos de la

administración municipal de Sucre – Sucre.
2.5 ESTRUCTURA

3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Y PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA
La planificación de infraestructura hace parte de uno de los objetivos de desarrollo
sostenible a nivel mundial, ya que se ha convertido en una pieza fundamental en el proceso
de crecimiento para satisfacer las necesidades del futuro de la población, incluyendo,
vivienda, carreteras, así mismo es un proceso que implica responsabilidad y compromiso,
aspectos que no son tomados en cuenta en ninguno de los escenarios, en los países vecinos,
por esta razón quienes si lo llevan de manera adecuada con la organización requerida del
proceso, con quienes han formado una brecha en infraestructura situación que se convierte
en un obstáculo para el desarrollo integral de los países.
en el caso de Colombia la falta de planeación sigue retrasando las obras que benefician a
toda una comunidad, generando inconformidades y atraso en el desarrollo del país.
Ahora bien, la secretaría de planeación del municipio de Sucre – Sucre tiene una
estructura organizacional inadecuada que no permite adelantar y terminar los programas y
proyectos con eficiencia y eficacia. Esto repercuta en la dificultad de una buena prestación
en los servicios y cumplimiento de las obras requeridas en el Municipio, lo cual se debe en
parte al déficit del personal profesional para desarrollar las muchas funciones que se
necesitan para llevar acabo las actividades programadas por la dependencia de secretaria de
planeación, así como tampoco dispone de los manuales de procesos ni de un adecuado
trabajo en equipo con la MGA (metodología general para la formulación y evaluación de
proyectos) entre otros procedimientos internos que permitan el desarrollo con calidad de las
actividades, a lo cual se le suma que no existe estrategia planificada que permita una misión
y visión.
Otro aspecto a considerar es que la secretaria de planeación esta fusionada con la de

vivienda, Hecho que hace que sean muchos más los procesos a los que tengan que dedicarse
la secretaria y que amerita también un mayor espacio y estructura organizacional para tener
una cobertura de las actividades en su totalidad, así como las demás herramientas para
garantizar un servicio oportuno a la comunidad.

3.1 PREGUNTA PROBLEMA
¿Cuál es la estandarización de actividades para los cargos en el área administrativa de la
Secretaria de Planeación de infraestructura pública del municipio de sucre – sucre?
3.2 ANÁLISIS DOFA

DEBILIDADES FORTALEZA
 No se evidencia una
estandarización acerca de las  Personal con conocimiento técnico
actividades por parte del personal  Los funcionarios tienen
en el área administrativa compromisos frente a las
 insuficiente recursos técnicos e actividades
insumos para realizar las  Buena atención con el publico
actividades
 realizar actividades ajenas a las
propias del cargo.
 Ausencia de un banco de
maquinaria para realizar labores
en las comunidades
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 adquirir un mejor ambiente  Incumplimiento de actividades que
laboral para que se lleven de recae en problemas legales
manera eficiente las actividades  Formulación de proyecto sin los
 Cumplir con los estándares de estudios y diseños adecuados
calidad a través de la organización  Retraso en las distintas etapas de
continua de herramientas de contratación de los distintos
seguimiento y control procesos, debido al inadecuado
 Incrementar la planta profesional orden en los roles de cada
y así aportar conocimiento funcionario.


4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Estandarización de actividades para los cargos del área administrativa de la Secretaria de
Planeación de infraestructura pública del municipio de Sucre – Sucre
5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Diagnosticar la sección del área administrativa para reunir de manera concreta las
tareas que no están dentro del esquema de actividades en la Secretaria de Planeación.
 Proponer las actividades que se relacionan con las funciones y responsabilidades
desarrolladas por la Secretaria de Planeación para así prestar un servicio de calidad a
la comunidad.
 Emitir recomendaciones en donde el recurso humano se integre con el modelo de
proceso que se debe tener en cuenta a la hora de realizar actividades dentro de la
Secretaria de Planeación.
6. MARCO TEORICO
6.1 Secretaria de Planeación Municipal
Formular, desarrollar y vigilar el cumplimiento de los planes territoriales y del desarrollo
administrativo, los objetivos, las estrategias, las políticas sectoriales y metas, conforme a las
directrices señaladas por el alcalde para alcanzar el desarrollo sostenible del municipio, en
beneficio de todos los habitantes y de su territorialidad, conforme al Plan de Desarrollo, y en
concordancia con la planificación y normatividad al respecto para todos los niveles
territoriales. De igual forma, formular y adoptar las políticas frente a la planeación y
desarrollo institucional de la administración Municipal [ CITATION PLA08 \l 9226 ].
Funciones Esenciales de la secretaria de planeación
• Asesorar, coordinar y manejar todos los asuntos relacionados con la planeación del
territorio urbano y rural
• Desarrollar las funciones de planeación impartidas por el alcalde e identificar los

recursos para la realización del Plan de Desarrollo y elaborar los programas anuales de
inversión.

• Elaborar en coordinación con los diversos actores comprometidos, el Plan de
Ordenamiento Territorial.
• Hacer seguimiento y evaluación del plan de desarrollo y proponer al Alcalde los ajustes
requeridos o su revisión integral cuando sea pertinente.
• Coordinar con los organismos del orden municipal la formulación, integración y

revisión de las políticas sectoriales, el plan vial y de transporte y la política sobre tierras.
• Administrar y mantener actualizada la estratificación del municipio.
• Prepara los planes y proyectos de corto, mediano y largo plazo para la construcción y
conservación de las obras publicas contempladas en los planes de desarrollo y programa de
gobierno.
• Realizar la interventoría de las obras de competencia de la Secretaria, que ejecuta el

Municipio por contratación. En caso que la interventoría sea contratada deberá supervisar el
cumplimiento de la misma.
• Formular la Normativa Municipal de Urbanización y usos del suelo y llevar un

cuidadoso registro de tendencias de cambio de usos y expansión en los estudios pertinentes.
• Formular y evaluar en coordinación con los diferentes actores comprometidos el

Esquema de Ordenamiento Territorial, así como los planes parciales que de él se deriven y
asesorar a los organismos encargados de ejecución y aplicación
• Coordinar y dirigir los planes y proyectos de vivienda.
• Elaborar el Plan de Acción de la Secretaria de acuerdo con el Plan de Desarrollo.
• Promover la participación comunitaria en el proceso de elaboración del Plan de

desarrollo.

6.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de
organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de
la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la
empresa.
10

Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes
empresas. Saber porque y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés
persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta
manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos más importantes de cada una
de las estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar
adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las
necesidades de las empresas en la actualidad.
El secreto del éxito en cualquier campo está en la organización, lucha constante para
Conseguir el objetivo deseado.
6.3 TIPOS DE ESTRUCTURAS

ESTRUCTURA LINEAL:
Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es
utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un
campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de
organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su

contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la
toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la
especialización, “se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un
conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la
investigación y el control.
Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el
control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a
cabo las operaciones para cumplir las metas.
ESTRUCTURA MATRICIAL
Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son
asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos
con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto,
dejando de existir con la conclusión del mismo.
Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la
cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con
11

aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos
individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes
de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las
funciones y proyectos.
No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es
necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:
Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información. Se necesita

contar con buen capital.
Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la

organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese
equilibrio.
Esta estructura posee una serie de ventajas:
Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se de tina jerarquía muy
reducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización. Ayuda a mitigar los
conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización.
Los miembros tienden a motivarse más.
Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para el
ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes.
Estructura por Departamentalización:

Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear departamentos dentro de una
organización: esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas.
El producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico
cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos.
El método o los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al
logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento.
6.4 MEDICIÓN DE LA CARGA LABORAL
“La medición de carga laboral es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que
invierte un trabajador cualificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una
12

norma (método) de ejecución preestablecida”, y determina la cantidad de personal necesario
para la eficiente realización de las funciones asignadas.
El concepto “medición de las cargas de trabajo” tiene sus raíces en la organización científica
del trabajo. Su principal promotor, Frederick W. Taylor, considerado padre de la “Gestión
científica”, mejoró los estándares de trabajo mediante el estudio detallado de los tiempos de
ejecución y fue el primero en utilizar el cronometro para medir las cargas de trabajo.
En la actualidad la medición de las cargas de trabajo ha evolucionado conceptual y

metodológicamente para convertirse en elemento de análisis complementario a otros, como
la gestión por objetivos, la definición de procedimientos o la valoración de los puestos de
trabajo, integrantes de modelos que persiguen la eficacia y la calidad en la prestación de
servicios partir de planes eficientes de recursos humanos, que suponen beneficios para ambas
partes, la institución y los empleados, en términos de mejora de la competitividad para la
primera y de repercusiones profesionales para los segundos (formación, retribuciones,
méritos, carrera profesional, etc.).
Con carácter previo a la medición de las Cargas de Trabajo se precisa, ineludiblemente,

identificar con claridad los procedimientos, trámites y tareas que requiere la Institución en la
unidad administrativa que será objeto de análisis y valoración de cargas.
13

7. DESARROLLO DEL TRABAJO
7.1 MARCO METODOLOGICO
Según [ CITATION Mir00 \l 9226 ]señala que el marco metodológico “es el conjunto de
procedimientos a seguir con la finalidad de lograr los objetivos de la formación de forma
valida y con una alta precisión” en otras palabras es la estructura, o el sistema de
recolección, ordenamiento y análisis de la información, que lleva a interpretar los resultados
en función del problema que se está investigando.
Dado que el objetivo de estudio es estandarizar las actividades en el área administrativa

de la Secretaria de Planeación, se procedió a realizar una investigación de tipo cualitativa ya
que esta ayuda a la realización de información basada en el comportamiento, que permite
desarrollar conceptos y teoría, que tiene como finalidad realizar procesos en términos
descriptivos, esta busca la comprensión e interpretación de la realidad social., y
procesamiento de los proyectos y actividades que se llevan a cabo dentro de la secretaria de
planeación del municipio de Sucre - Sucre.
El presente trabajo será diseñado bajo el planteamiento metodológico del enfoque

inductivo en donde se recolectan, analizan y vinculan datos cualitativos dado que se hará
una lista de chequeo que permita obtener porcentajes de cuanto se están cumpliendo las
funciones dentro del marco de actividades de la Secretaria de Planeación, así mismo se
implementará el método de observación y entrevistas a los integrantes del área, ya que
permite identificar de una manera más subjetiva las diferentes carencias en las que se
encuentra inmersa, para que de este modo sea mucho más fácil llegar al diseño del programa
que ayude a garantizar una buena organización.
La población se define como “un conjunto de todos los elementos que estamos
estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones”[ CITATION Ric96 \l 9226 ].
Según Pedro Luis López en su artículo POBLACIÓN MUESTRA Y MUESTREO, define “la
muestra como un subconjunto o parte del universo o población en que se llevará a cabo la
investigación en los cuales hay procedimientos para obtener la cantidad de los componentes
de la muestra como fórmulas, lógica y otros que se verán más adelante”.
[ CITATION Ore06 \l 9226 ] refieren a la técnica de recolección de datos como “el

procedimiento o forma particular de obtener datos o información” la aplicación de una
14

técnica conduce a la obtención de información la cual nos permite resolver el problema
planteado.
El método de investigación basado en este proyecto, está enfocado hacia un proceso

inductivo, ¿Qué quiere decir esto?, que la investigación sobre la estandarización de las
actividades en el área administrativa de la Secretaria de Planeación del municipio de Sucre -
Sucre, está enfocado de lo particular a lo general que permite al investigador
simultáneamente responder preguntas explicativas y confirmativas. Se puede confirmar los
problemas causados en la secretaria de Planeación por medio de listas de chequeos
cualitativos y después explorar las razones detrás del efecto observado utilizando
investigación de campo, datos de estudio de caso o encuestas.
Contrastar los resultados obtenidos, por lo cual esta metodología busca comparar todos los
resultados esperados.
15

7.2 HERRAMIENTA PARA LA OBTENCIÓN DE RESULTADO DEL OBJETIVO # 1
LISTA DE CHEQUEO
SECRETARIA DE PLANEACIÓN
ITEMS PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
¿Cuenta la secretaria de planeación con un Manual de
1 funciones? X
¿Considera usted que realiza actividades que no le
competen? X
2
¿La secretaria de Planeación tiene un orden para la
realización de sus actividades?
3 X
¿Cree usted que hace falta recurso humano para una

4 mejor distribución del trabajo? X
¿Estaría de acuerdo con la propuesta de realizar una lista

5 de funciones para cada funcionario? X
¿Se lleva a cabo análisis y valuación de puestos?

6 X
16

7.3 ESTADARIZACIÓN DE ACTIVIDADES PARA CADA FUNCIONARIO EN EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA
SECRETARIA DE PLANEACION DEL MUNICIPIO DE SUCRE – SUCRE, QUE CORRESPONDE AL OBJETIVO # 2
Cargo Función
 Coordinar con los organismos de orden
municipal la formulación, integración y
revisión de las políticas sectoriales, el
plan vial y de transporte y la política
sobre tierras.
Inspector de obra  Administrar y mantener actualizada la
relación de obras realizadas en el
municipio, con su correspondiente
contrato.
 Prestar ayuda en la ejecución de
actividades en las diferentes vías de
acceso del municipio.
 Colaborar en la preparación de los
planes y proyectos de corto, mediano y
largo plazo, para la construcción y
conservación de las obras publicas
contempladas en los planes de
desarrollo y el programa de gobierno.
 Realizar la interventoría de las obras de
competencia de la secretaria, que
ejecuta el municipio por contratación.
En caso que la interventoría sea
contratada deberá supervisar el
cumplimiento de la misma
 Comprobar y constatar el cumplimiento
de las obras que se están ejecutando
teniendo en cuenta las normas,
calidades y demás detalles asignados en
los documentos, contratos, mapas y
gráficas.
17

 Coordinar acciones con las entidades del
ramo los programas de viviendas de
interés social para la ejecución de sus
políticas.
 Coordinar la realización de planes,
programas y proyectos de vivienda para
aquellos programas adelantados con
participación del municipio.
 Apoyar a la ejecución de planes de
vivienda por los diferentes planes y
Coordinador de viviendas programas de construcción, adquisición,
mejoramiento, reubicación,
rehabilitación, renovación o legalización
de títulos de viviendas de interés social.
 Administrar y disponer de las tierras
ejidales, baldíos del municipio demás
inmuebles que el municipio adquiera a
cualquier titulo o de los que otras
personas, entidades públicas o privadas
se le trasladen, apropian, aporten,
cedan o entreguen en donación.
 Auditoria a los contratos de sistema

general de Regalía
INGENIERA INDUSTRIAL
 SISO (Seguridad Industrial y salud
ocupacional)
 Atención al publico
 Procesos de certificación
 Agenda citas de todo el personal de
SECRETARIA GENERAL
trabajo
 Gestión de documentos
18

 Manejo de información
7.4 EL RESULTADO DEL OBJETIVO 3

RECOMENDACIONES PARA EL BUEN DESEMPEÑO DEL RECURSO HUMANO
[ CITATION Den161 \l 9226 ] define al clima laboral como “como el conjunto de características
que describen a una organización y que la distinguen de otras organizaciones, estas
características son relativamente perdurables a lo largo del tiempo e influyen en el
comportamiento de las personas en la organización” en otras palabras el ambiente laboral es
un elemento trascendental del día a día de una empresa, ya que si no hay una estabilidad
adecuada, un espacio de buena convivencia también influirá en los resultados esperados del
área de trabajo. De esta manera es importante que se tengan en cuenta diversos aspectos
que pueda mejorar estas relaciones y asimismo familiarizar al personal con sus funciones para
que no existan polémicas a la hora de ejecutar cada actividad:
 Capacitaciones mensuales para que el personal del área administrativa de la secretaria

pueda conocer sus diferentes funciones de trabajo.
 Mantener cierto grado de motivación en torno a las responsabilidades de cada quien.
 Promover una comunicación clara y directa para evitar los diferentes conflictos.
 Charlas didácticas en donde se capacite al personal acerca del modelo de procesos a
seguir en función de cada actividad.
Hace ya 60 años[ CITATION Kur51 \l 9226 ], ya indicó la relevancia del clima al señalar que el
comportamiento humano está influido por el “campo” psicológico o el ambiente en el que se
desenvuelve la persona. En este sentido, el clima es relevante para entender otros aspectos
objetivos de la organización.
8 INDICADORES DE RESULTADOS
Se realizo una lista de chequeos a la población del área administrativa de la Secretaria de
Planeación del Municipio de Sucre - Sucre, en la que se evidencio una falencia en el aspecto
de organización y funcionamiento de las actividades, que desafortunadamente estaba
afectando el clima laboral, puesto que se mostró desorden en la asignación de funciones que
19

debería tener cada cargo, por esta razón, el personal tiene bajo su responsabilidad tareas que
no le competen y que deberían ser parte de otro funcionario; debido a esto se desarrolló una
lista de funciones que deberá tener cada personal para que de esta forma, primero que se
equilibren y organicen las funciones y segundo mejore el ambiente laboral. Equilibren y
organicen las funciones y segundo mejore el ambiente laboral.
Nombre Formula Responsable Meta

Que el personal adquiera
Capacitaciones en numero de capacitaciones ejecutadas todos los conocimientos en el
Microsoft (Excel, Word, numero de capacitaciones programadas área de Microsoft para realizar
PowerPoint) * 100 Candelaria todos los documento e
Montes información que se debe tener
al día.
Los funcionarios podrán estar

Capacitar a 2 personas
al día con todos los proyectos
para que sean las
numero de capacitaciones ejecutadas cargados en la MGA
encargadas de manejar la
numero de capacitaciones programadas (Metodología general para la
MGA (Metodología general
* 100 evaluación y formulación de
para la evaluación y Candelaria
proyectos.
formulación de proyectos) Montes
charlas para una adecuada charlas ejecutadas Candelaria Mejorar el ambiente laboral y
∗¿ 100
distribución de la carga charlas programadas Montes de esta forma respetar las
laboral funciones y cargos de cada
funcionario.
numero de capacitaciones ejecutadas Candelaria Que todos conozcan cuáles son

Capacitación para la
numero de capacitaciones programadas Montes sus deberes dentro de la
familiarización del manual
* 100 empresa.
de funciones
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A consecuencia del trabajo de investigación, es importante tener en cuenta un plan de
organización dado para cada empresa y específicamente cada área de trabajo, ya que este
permite una mejor secuencia y resultado en cada actividad que se haga.
20

Por su parte la Secretaria de Planeación forma parte de un elemento fundamental de toda
alcaldía municipal, ya que esta garantiza el proceso y el crecimiento social, ejecutando
diversos proyectos que aportan al desarrollo económico, territorial y cultural.
Por otro lado, es de vital importancia contar con una buena organización, ya que esto va a
garantizar a la secretaria de planeación un orden lógico al momento de desempeñar cada
persona sus actividades, debido a esto se estandarizaron varias actividades a cada funcionario
con el fin de que puedan realizar el trabajo que les compete.
La eficiencia en la realización de cualquier tipo de trabajo está directamente relacionada con

el cumplimiento de ciertas condiciones, entre las cuales se encuentran las competencias de
quien realiza el trabajo, los medios tecnológicos, el uso adecuado del tiempo, la
actualización y descripción de procedimientos, entre otros.
Es evidente que se han dejado de lado el análisis y aplicación de los manuales de

actividades y tareas de los cargos, lo que hace que las funciones no estén plenamente
contenidas en un manual de funciones de cada cargo como debe ser, conllevando esto a una
subvaloración del número de funciones que una sola persona está realmente ejecutando.
Urge que la Administración Municipal de Sucre - sucre, haga un análisis serio de la actual
situación de dependencias claves para el desempeño de sus funciones; este estudio sirve
como partida para este fin, pues no se trata simplemente de crear nuevas funciones y
contratar más personal, hay que ir más allá, y examinar todas las posibilidades que hagan que
el personal que ingrese esté capacitado para la realizar el cargo que va a ejercer.
21

9.1 RECOMENDACIONES
Después de realizado el estudio de una estandarización de actividades para la Secretaría
de Planeación y analizando sus resultados, se recomienda la creación de varias funciones en
los diferentes niveles jerárquicos, para garantizar el óptimo funcionamiento de la
dependencia, así como mejorar la calidad de vida de sus trabajadores.
 Efectuar procesos, procedimientos y manuales de funciones, los cuales van a orientar

la ejecución de las labores de una forma eficiente.
 Revisión de los equipos y software, para identificar posibles fallas técnicas que estén
retrasando la ejecución de algunas actividades.
 Seguir con el Compromiso por parte de los funcionarios, no solo con el área donde se
desempeñan si no también con la comunidad.
22

Referencias
(s.f.).
Balestrini, M. (2000). Guia para la elaboracion de proyectos. cemlan , 33.
Bogotá, A. m. (2020-2024). Plan de desarrollo municial . Bogotá.
catolica, U. (2018). PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA APROBACIÓN FINAL DE PROYECTOS EN LA

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS DEL MUNICIPIO DE VERGARA-
CUNDINAMARCA. Bogotá.
Dennis Bonilla, E. J. (2016). Clima laboral y su incidencia en la satisfacción de los trabajadores de una
empresa de consumo masivo. Revista Ciencia UNEMI , 27-28.
Dennis Jiménez, E. J. (2016). Clima laboral y su incidencia en la satisfacción de los trabajadores de una
empresa de consumo masivo. Revista Ciencia UNEMI, 27-28.
Kogan, J. B. (Enero - Junio de 2016). La infraestructura en el desarrollo de América Latina. Economia y

Desarrollo, 168 - 186. Obtenido de La infraestructura en el desarrollo de America Latina.
Kogan, J. B. (2016). La infraestructura en el desarrollo de América Latina. Economia y Desarrollo, 168 -

186.
Lewin, K. (1951). El modelo del cambio organizacional. Psicopico.
Orellana López, D. S. (2006). TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS EN ENTORNOS VIRTUALES MÁS

USADAS EN LA INVESTIGACIÓN CUALITATIVA. Redalyc, 205-222.
PLAN DE DESARROLLO, S. D.-2. (2008). PROYECTO DE ORDENANZA POR LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN
DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO DE SUCRE 2020 – 2023 “SUCRE DIFERENTE”. SUCRE - SUCRE:
GOBERNACION DE SUCRE.
Richard Levin, D. R. (1996). Estadistica para administradores . España: Pearson Educación.
23

Proyecto Final Cande

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Proyecto Final Cande

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ESTANDARIZACIÓN DE ACTIVIDADES PARA LOS CARGOS DEL AREA ADMINISTRATIVA DE LA

SECRETARIA DE PLANEACION DE INFRAESTRUCTURA PÚBLICA DEL MUNICIPIO DE SUCRE –

CANDELARIA MONTES VILLALBA

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

PROGRAMA ACADÉMICO INGENIERIA INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

Una de las principales características para realizar este proyecto de investigación es

Por el contrario, en la mayoría de empresas donde no se implementan las metodologías

Al finalizar este proyecto se fortalecerá todos los problemas presentados en los

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

La Secretaría de Planeación tendrá como finalidad coordinar y elaborar los planes y

2.3 POLITICAS DE CALIDAD

2.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

• Gestionar y promover la ejecución de proyectos de impacto social, garantizando de

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

• Disponer de un recurso humano idóneo, capacitado y comprometido con una cultura de

• Garantizar la aplicabilidad y sostenimiento del sistema de gestión de calidad en el

• Promover la participación ciudadana en los procesos administrativos de la

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

Otro aspecto a considerar es que la secretaria de planeación esta fusionada con la de

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

3.2 ANÁLISIS DOFA

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Funciones Esenciales de la secretaria de planeación

• Desarrollar las funciones de planeación impartidas por el alcalde e identificar los

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

• Coordinar con los organismos del orden municipal la formulación, integración y

• Administrar y mantener actualizada la estratificación del municipio.

• Realizar la interventoría de las obras de competencia de la Secretaria, que ejecuta el

• Formular la Normativa Municipal de Urbanización y usos del suelo y llevar un

• Formular y evaluar en coordinación con los diferentes actores comprometidos el

• Coordinar y dirigir los planes y proyectos de vivienda.

• Elaborar el Plan de Acción de la Secretaria de acuerdo con el Plan de Desarrollo.

• Promover la participación comunitaria en el proceso de elaboración del Plan de

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

6.3 TIPOS DE ESTRUCTURAS

Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información. Se necesita

Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la

Esta estructura posee una serie de ventajas:

Los miembros tienden a motivarse más.

Estructura por Departamentalización:

6.4 MEDICIÓN DE LA CARGA LABORAL

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

En la actualidad la medición de las cargas de trabajo ha evolucionado conceptual y

Con carácter previo a la medición de las Cargas de Trabajo se precisa, ineludiblemente,

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

Dado que el objetivo de estudio es estandarizar las actividades en el área administrativa

El presente trabajo será diseñado bajo el planteamiento metodológico del enfoque

[ CITATION Ore06 \l 9226 ] refieren a la técnica de recolección de datos como “el

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

El método de investigación basado en este proyecto, está enfocado hacia un proceso

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

¿Cree usted que hace falta recurso humano para una

¿Estaría de acuerdo con la propuesta de realizar una lista

¿Se lleva a cabo análisis y valuación de puestos?

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

 Auditoria a los contratos de sistema

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR