Recepción de Registros y Archivos

Unidad Solicitante Asistente Administrativo

Relación de
Docume ntos
INICIO Caja de
Registros

Memorándum

Remite a la Unidad de Archivo y Correspondencia,

los registro de sus operaciones durante el mes, junto
a memorándum y relación de documentos.

Recibe y verifica que los documentos que tiene la caja

Relación de concuerdan con la relación remitida
Docume ntos
Caja de
Registros

Memorándum

¿Procede?

Identifica la Caja Según corresponda,

Recibe y subsana error según lo que Devuelve para ser
ingresa datos de la caja en base de datos
indique el Asistente Administrativo corregido
incluida su ubicación final

Sella y firma en calidad de recibido el

memo y el listado, digitaliza, guarda
archivo y entrega original firmado y
sellado a la Unidad Solicitante. Archiva
Caja de Registros en donde corresponde

Caja de
Registros Archivo
Relación de
Docume ntos

Memorándum
Relación de
Docume ntos P
Memorándum

Relación de
Docume ntos
Documentos
Memorándum Digitalizados

Recibe y archiva para control

FIN
P
 Procedimiento de Recepción de Correspondencia
Unidad Destinataria Unidad Destinaria
Unidad Remitente
Asistente Administrativo Analista Administrativo

Correspondencia Correspondencia
INICIO

Recibe correspondencia y verifica que

Entrega correspondencia con la Recibe vía correo electrónico y procesa
este correcto según los parámetros
documentación adjunta si fuera el caso según se requiera.
establecido por su unidad

Correspondencia FIN

NO ¿Procede?

SI

Recibe y procede a corregir según Devuelve para que Firma correspondencia en calidad
las indicaciones. subsane error de recibido y procede a escanearla

Una vez escaneada, archiva documento

digital y remite vía correo electrónico a la
Correspondencia Correspondencia Unidad que corresponda procesar, entrega
Errada Errada
original para su archivo a Unidad Remitente

Correspondencia

Recibe y archiva para su Correspondencia

control

Correspondencia

P
 Transferencia y Valoración de documetos. Semi-Activos o Inactivos
Unidades Administrativas Archivista Jefe de Departamento

INICIO Relación Archivos Sin

Memo Valor
Caja de Archivos
Documentos Históricos
Entrega al Archivista documentos y
registros a desincorporar en cajas con su
respectiva relación y memorandum
Recibe documentos y verifica que concuerden los Recibe y verifica si los documentos fueron
documentos en caja contra la relación clasificados correctamente

Relación
Memo
Caja de
Documentos ¿Procede? NO ¿Correcto?
NO SI
SI
1
Devuelve al archivista para Devuelve indicando
Recibe y corrige el error indicado por que corrección conformidad con el trabajo
Devuelve para su Registra en formulario de inventario
la Unidad de Archivo, para enviar
control de documentos desincorporados
nuevamente
1

Separa documentos históricos y sin valor administrativo

y los remite al Jefe de Departamento, el resto archiva
temporalmente mientras espera corrección del Jefe

Archivos Sin
Valor
Archivos
Históricos
Relación
Memo
Caja de
Documentos

Archivos Sin
T Valor
Archivos
Históricos
Relación
Memo Recibe conformidad, expurga
Caja de documentos y transfiere
Documentos documentos inactivos del Archivo
central al Semi Activo

FIN
 Procedimiento de Registro y Control de Bienes (Propuesto)
Analista de Compras Analista de Bienes y Servicios Unidad de Contabilidad

Expediente
de Compras
INICIO

1 Expediente
Recibe y revisa que la documentación esta de Compras
Realiza proceso de compras según completa según lo que se requiere para Acta
corresponda y solicita a la Unidad de Bienes, realizar control perceptivo. Firmada
realizar control perceptivo entregándole el
expediente de compras.

NO ¿Procede? SI
Recibe y procede a realizar registro contable
Expediente correspondiente.
de Compras
Procede a realizar control perceptivo de los bienes a
Devuelve indicando documentos recibir y verifica que concuerdan los datos del
errados o faltantes Expediente de Compras contra las especificaciones del
Bien comprado Ordena el Archivo Inmediato del Expediente y
el Acta

Recibe y subsana Error indicado Expediente de

Compras
por la Unidad de Bienes y ¿Procede?
Errado
Servicios NO P
SI
No realiza el control perceptivo e
informa a la Unidad de Compra
Registra en Base de Datos y procede a
mediante memorándum las no FIN
adherir etiqueta identificadora del bien
conformidades encontradas

Expediente de
Registra en Base de Datos y procede a adherir
Compras etiqueta identificadora del bien
Errado

Memorandum
Genera Acta de Control Perceptivo y procede a
firmar y sellar y solicitar firma del Analista de
Compras, y el proveedor.

Escanea acta firmada, carga en base de datos y

procede a enviar a contabilidad del resto de los
documentos originales, mediante memorándum.

Expediente
1
de Compras
Base de Datos de Acta
Bienes y Servicios Firmada