IDENTIFICACIÓN NECESIDAD

DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Jaime A. Sierra
Luis C. Franco
Aura M. Cantero
Cristian D. Sánchez

Instructor
Diana Rico

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Servicios y Gestión Empresarial
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
20 de abril de 2020
 IDENTIFICACIÓN DEL

ÁMBITO EMPRESARIAL

"ABARROTES LOS COSTES", es una empresa familiar, que está funcionando en

el municipio de Caucasia-Antioquia, desde hace aproximadamente cuatros años y
la cual, está dedicada a comercializar productos de la canasta familiar al por
mayor y al detal.

En la actualidad, se encarga principalmente de abastecer a varias tiendas de

barrio del municipio y de otros pueblos cercanos.

Los hermanos Salazar, muy conocidos de la región, son sus propietarios y

también quienes la administran. Ellos vieron en este negocio la oportunidad de
generar ingresos de forma independiente, mientras ayudaban a la comunidad del
sector a satisfacer las necesidades relacionadas con la adquisición de productos
de la canasta familiar a bajos precios.

Hoy en día, cuentan con 15 empleados, que se encargan de recibir mercancía,

atender, despechar, visitar y llevar los productos hasta el domicilio de sus clientes.

Desde sus inicios, esta empresa ha realizado el proceso de gestión de inventarios

de forma empírica, y debido al desconocimiento de su adecuado manejo; se han
generado muchos problemas, que confluyen estrictamente en una constante
pérdida de la mercancía, y en el retraso e incumplimiento de la entrega de ésta a
los clientes; razones más que suficientes para que no se perciban las ganancias
estimadas para cada periodo, pero sobre todo, para que bajen los índices de
popularidad y credibilidad que tiene la empresa con relación a su clientela.

Es por esto, que ha sido necesaria la implementación de un sistema de

información que permita optimizar dicho proceso y mitigue o acabe definitivamente
tal problemática.
 DISEÑO Y REALIZACIÓN DE ENTREVISTA

Recopilar información acerca de la gestión de procesos y la administración de una

empresa, que permitan la obtención de información válida, que sea la base para la
creación de un sistema de información que apunte a solucionar los problemas que
involucran los procesos estratégicos, misionales y/o de apoyo de ésta; es el reto
que se le presenta al analista de sistemas de información, el cual, debe hacer uso
de una serie de metodologías y estrategias para llevar a cabo esta importante
labor.
Entre otros, la entrevista es un método para la recopilación de datos muy eficaz,
que nos permite conocer mucha información sobre lo que está ocurriendo en una
determinada entidad y el mismo que nos evidencia la situación problema.
En este caso puntual, se entrevistará al Señor Ricardo Sandoval, encargado del
manejo y gestión del proceso de inventario de la empresa "ABARROTES LOS
COSTES", una comercializadora de productos de la canasta familiar, ubicada en
el municipio de Caucasia – Antioquia; y de esta manera, se buscará conocer de
primera mano cuáles son y, dónde se están generando los problemas que la están
afectando desde hace tiempo.

Buenas tardes; mi nombre es _____________ analista y desarrollador de sistemas

de información del SENA; el día de hoy me encuentro con el Señor Ricardo
Sandoval de "ABARROTES LOS COSTES", una comercializadora de productos
de la canasta familiar al por mayor y al detal, ubicada en el municipio de Caucasia-
Antioquia; quien es uno de los propietarios de la empresa y encargado a su vez
del inventario de ésta.
Es un gusto saludarlo Señor Sandoval, que tal si nos habla un poco acerca de la
historia de su empresa.

1. ¿Cuándo nace la idea y posteriormente, se constituye "ABARROTES

LOS COSTES"?

R// La idea nace en el 2016 cuando mi hermano y yo decidimos crear un

negocio que nos brindara la posibilidad de trabajar y obtener una
estabilidad económica de forma independiente, pero que, a su vez, le
generara una alternativa de servicio diferente a la comunidad del municipio
de Caucasia, con referencia al abastecimiento de artículos de primera
necesidad de la canasta familiar a unos precios razonables.
2. ¿Quién o quiénes fundaron "ABARROTES LOS COSTES"?

R// La empresa la fundamos entre mi hermano Pedro y yo, pero con el

tiempo se sumaron otros miembros de la familia, pues vieron un futuro
promisorio al formar parte de ésta.

3. ¿Con qué objetivo se creó la empresa? (misión)

R// Primero que todo, para que nos brindara la oportunidad de una
estabilidad económica tanto a mi hermano como a mí; y en segunda
instancia, para satisfacer las necesidades básicas de las familias de
Caucasia en lo concerniente a la adquisición de artículos de la canasta
familiar y otros, a bajos precios.

4. ¿Para qué tipo de público fue creada y quiénes son sus principales
clientes?

R// En sus inicios, estaba dirigida a todo tipo de público, principalmente

amas de casa y trabajadores del sector; pero en un corto tiempo y, gracias
al auge y a la aceptación que tuvo la empresa, se identificó que sus
principales clientes estaban determinados por comerciantes y dueños de
otros negocios más pequeños, tanto de Caucasia como de otros municipios
aledaños; aunque obviamente, esto no excluyó a los primeros.

5. ¿Qué tipo de servicios presta?

R// Los servicios principales de la empresa, están establecidos por la venta

de contado y a crédito de productos de la canasta familiar y otros artículos
de primera necesidad; así como por las visitas promocionales para nuevos
productos del mercado y el servicio a domicilio que se les brinda a nuestros
clientes.

6. ¿Qué clase de productos se comercializan?

R// Productos de la canasta familiar tales como arroz, panela, papa, frijol,
azúcar, sal, huevos, legumbres, carnes, entre muchos otros. Así como
también artículos de aseo, de belleza, comida para mascotas, etc.

7. Al día de hoy, ¿cuántos empleados conforman la nómina de la

empresa y qué función cumplen dentro de ésta?

R// Quince empleados, que se encargan de atender público, recibir y

despachar mercancía, así como de visitar y entregar los domicilios a
nuestros clientes.
8. ¿Cuentan con otros puntos de venta o de servicio?

R// Aún no, pero ya estamos trabajando en ello.

Hablando ya en términos administrativos y del manejo interno de la

empresa, cuénteme:

9. ¿Está inscrita su empresa en La Cámara de Comercio?

R// No, la empresa no está legalmente constituida actualmente. Primero

esperamos implementar un sistema que optimice los procesos y nos brinde
la posibilidad de crecer, generar más ganancias y ser más competitivos en
todos los aspectos, antes dar este paso.

10. ¿De qué forma se lleva a cabo la contabilidad en "ABARROTES LOS

COSTES"?
a. Forma computada ( )
b. Forma manual (X)

11. ¿Cómo está definido dicho sistema?

R// Mi hermano Pedro es quien se encarga de la contabilidad de la

empresa, pero básicamente, lo que hace es consignar en un libro todo el
flujo de dinero (tanto ingresos como salidas) que se derivan de las
transacciones que se dan diariamente, para luego, al final de la semana,
realizar un balance de todos estos movimientos, y así, determinar o cotejar
el margen de utilidad alcanzado con relación a las semanas anteriores.

12. ¿Disponen de algún tipo de asesoría externa para el proceso

contable?

R// No.

13. ¿Cuáles son los problemas más frecuentes a los que se han tenido
que enfrentar en cuanto a procesos internos se refiere?

(Aquí se especifica todo lo concerniente al manejo del inventario de la

mercancía del negocio).

R// Los problemas que más nos han afectado en la empresa, son los
relacionados con la pérdida de mercancía, tanto en bodega como en el
punto de venta; el desabastecimiento de productos de alta rotación en
algunas temporadas relevantes del año; así como el retraso en la entrega
de mercancía a clientes por la desorganización de ésta en la bodega; pues
 no contamos con un sistema definido para su correcta identificación,
almacenaje, ni tampoco para el cargue y descargue de la misma.

14. ¿Cómo cree usted que se podría solucionar este problema?

R// Yo pienso que el manejo del inventario se debería establecer de forma

computarizada, definiendo así, un sistema de información que nos permita
la identificación de la mercancía, como lo puede ser "el código de barras" u
otro similar, y que conlleve a agilizar y a automatizar todos los subprocesos
que se dan en este departamento o dependencia; y por consiguiente, a
ejercer un mejor control de la misma, tanto en bodega como en el punto de
venta.

Sabiendo ya cuáles son los inconvenientes más comunes y, conociendo

que se derivan del área de inventarios específicamente; dígame:

15. ¿"ABARROTES LOS COSTES" cuenta con un sistema de codificación

de mercancía?

a. Si ( )
b. No (X)

16. ¿Se realiza algún tipo de control en la bodega y en el punto de venta

sobre la mercancía existente, con relación a la saliente?

a. Si (X)
b. No ( )

17. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de almacenamiento de la

mercancía?

R// Se descarga en la bodega del negocio y se registra su ingreso,

individualizando el proveedor o distribuidor, la cantidad, precio de compra y
el tipo de producto o artículo que se adquiere. Luego de esto, se separa de
acuerdo al tipo de producto y se almacena en estantes con base en un
orden previamente establecido, de donde luego se transporta al punto de
venta de la empresa para su comercialización, o al lugar que el cliente
determine conveniente, luego de una venta al por mayor.
Aquí hay que decir que, aunque se deben registrar todas las entradas y
salidas de mercancía; hay oportunidades en las que este proceso no se
realiza efectivamente; lo cual, conlleva a que se presenten problemas que
retrasan los otros procesos o actividades, y por lo general, repercuten en
 pérdidas para la empresa y en el incumplimiento de las obligaciones con el
cliente.

18. El control que se lleva de ésta es:

a. Diario (X)
b. Semanal. ( )
c. Mensual. ( )
d. No se existe un control plenamente definido.

19. ¿Qué clase de sistema o método tienen implementado para la rotación

de la mercancía?

a. Primeros en entrar – Primeros en salir (X)

b. Primeros en entrar – Últimos en salir ( )
c. Últimos en entrar – Últimos en salir ( )
d. Otro ¿Cuál? ____________

20. ¿El inventario de la mercancía es manejado de forma manual o

sistematizada?

R// Manual

21. ¿Cómo están organizados los productos en bodega?

R// Los productos de mayor rotación están ubicados y separados de

acuerdo a su tipo en estanterías, en un punto estratégico de una de las dos
secciones de la bodega, que permite su fácil alcance. Por otro lado, se
tienen los productos o artículos de menor rotación, los cuales, también se
encuentran organizados de acuerdo a su tipo, en la otra sección.

22. ¿Actualmente, cuentan con algún sistema de control de stock?

(Esta pregunta hace alusión a la forma en que están organizados los

productos en la bodega y el control de flujo que se le da a éstos).

a. Si ( )
b. No (X)

23. ¿Cuántas personas se encuentran encargadas de la gestión de

inventario de la empresa?

R// En la actualidad, yo soy la única persona encargada de este proceso en

la empresa; pero cuando yo no estoy disponible, lo lleva a cabo un primo
mío; pero no tiene mucha experiencia en este campo.
24. ¿Se lleva algún control de la mercancía que menos rotación tiene
frente a la que más rota?

a. Si (X)
b. No ( )

25. ¿En qué se basa dicho control?

R// La persona encargada de hacer los pedidos ya tiene conocimiento de

que productos son los que más rotan y así sabe qué es lo que se debe
abastecer más en el negocio frente a lo que no.

26. ¿Cada cuánto se realiza?

R// Diariamente, con la actualización del inventario manual.

27. ¿Cuáles productos son los que más se venden?

R// Productos básicos como maíz, arroz, panela, papas, azúcar, y en

general, todo tipo de productos de diario consumo de la canasta familiar.

28. ¿Cuáles son los que menos se venden?

R// Los enlatados se podría decir, algunos granos como el garbanzo y

algunos productos de belleza.

29. Describa las variaciones de rotación de los productos que más salida
tienen con relación a la temporada en que se venden.

R// Podemos decir que para la temporada de navidad las ventas se

incrementan en general, pues se comercializa más con las mezclas listas
para natilla, manjares, harinas para buñuelos, queso etc.
De igual forma, el flujo de ventas también se incrementa para el día de la
madre, el día del padre, Semana Santa, etc.

30. ¿Existen productos que se vendan sólo en algunas temporadas y que

podrían estar generando los famosos “cuellos de botella” en su
negocio, hablando en términos de la comercialización de éstos?

R// Sí. Es el caso de algunos productos de belleza y artículos para

mascotas.

Le agradezco mucho su colaboración Señor Salazar, espero que tenga un

buen día y muchos éxitos con "ABARROTES LOS COSTES".
 DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN

SITUACIÓN PROBLEMA

Analizando el funcionamiento de la comercializadora, se pudo observar, que el

proceso de gestión de inventarios se está realizando de forma manual y empírica;
lo cual resulta muy desgastante para quien lo está llevando a cabo, pues debe
revisar la información más de lo necesario, para evitar incurrir en errores. Esta
actividad le quita más tiempo del requerido para dicha labor; y el cuál, podría ser
utilizado en el desarrollo de otras actividades o procesos propios de la empresa.

Por otro lado, una gestión manual del inventario centraliza la información y permite
sólo a unas pocas personas acceder a ésta, generando así, retrasos injustificados
en varios de los procesos que requieren del conocimiento y análisis detallado de
tal información; como lo es, el control y seguimiento que se hace de la mercancía,
tanto en bodega como en el punto de venta; y por consiguiente, da pie para la
generación de problemas como la pérdida de productos o al desabastecimiento de
los mismos sin la debida previsión.

Cabe resaltar, que "ABARROTES LOS COSTES" es una empresa que está en
plena etapa de crecimiento, que desea establecerse formalmente y crear otras
sedes; por eso, es importante idear e implementar un sistema de información que
apoye la gestión de inventarios, y que apunte a solucionar todo este tipo de
problemas para, permitir el desarrollo y la expansión de la empresa en la región.
 PLANTEAMIENTO DE SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE UN
SISTEMA DE INFORMACIÓN

Actualmente, los sistemas de información se han convertido en aliados

fundamentales para todas las empresas, ya que permiten optimizar sus procesos
eficaz y eficientemente; lo que supone, brindar un mejor servicio y mayores
facilidades tanto a clientes y usuarios como a los mismos directivos y empleados,
pues en cuestiones de tiempo, todo fluye de una forma mucho más ágil y, esto se
traduce en la percepción de más utilidades para la empresa.

Por esta razón y analizando la situación de la comercializadora “ABARROTES

LOS COSTES", es de vital importancia desarrollar un sistema de información para
la gestión del inventario, que ayude a optimizar los procesos actuales, y permita
conocer en tiempo real la información de los productos con los que se cuenta, las
requisiciones de compras, las entradas y salidas de mercancía, y en general, todo
lo concerniente al stock, pues es el principal problema que se está dando en el
contexto administrativo, y el cual, está influyendo de forma directa, en la pérdida
de los productos, tanto en bodega como en el punto de venta, y en una serie de
anomalías en el servicio y la atención que se presta; generando así, pérdidas
considerables y una baja en la calidad del servicio y en los niveles de popularidad
y credibilidad que tiene la empresa.

Se plantea entonces, la creación de un sistema de información para la gestión del

inventario, que permita el registro del ingreso, ubicación, unidades en existencia,
venta, seguimiento de rotación y devoluciones de productos o artículos que se
comercializan en la empresa; permitiendo saber cuándo efectuar un nuevo pedido
a los proveedores y, haciendo más efectivos los subprocesos que involucran o
requieren de esta información, la cual, podrá ser por demás, suministrada de
manera oportuna, confiable y veraz luego de la implementación del sistema de
información en cuestión.