GTH-PC-12

Gestión del cambio

V1

1. OBJETIVO:

Determinar las acciones a seguir para mantener el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,
funcionando adecuadamente cuando en la entidad decida realizar cambios que afecten el SGSST
determinado por los peligros y riesgos asociados al trabajo.

2. ALCANCE:

Inicia con la identificación de los cambios internos y externos dentro del SGSST y termina con el
seguimiento a las acciones de control implementadas. Aplica a todos los procesos de la Unidad que
requieran un cambio en la organización que afecten el sistema de SST.

3. DEFINICIONES:

Aprobación del cambio. hacer referencia a la persona encargada de aprobar los cambios que se
presentan dentro del SGSST y que afecte a la entidad y a sus funcionarios en sus labores diarias.

Cambio. Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un

sistema existente.

Cambio de emergencia. Cambio que sigue un camino corto, a través del procedimiento normal de manera
que se pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se completará posteriormente y
solo entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente.

Cambio temporal. Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de retornar a las
condiciones originales después de un tiempo específico.

Gestión del cambio. Proceso mediante el cual la entidad maneja y controla cualquier cambio que pueda
afectar o tener impacto en sus peligros y riesgos de seguridad, salud en el Trabajo. Esto incluye cambios en
la estructura, personal, procesos, actividades, uso de materiales, SST

Responsable del SSGST. referente a persona encargada de administrar el SGSST de la Unidad

Riesgo. Combinación de la probabilidad y la (s) consecuencia(s) de que ocurra un (os) evento(s) o

exposición (es) peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposición (es).

SST. Seguridad y salud en el Trabajo

SGSST. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Peligro. fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión, a las personas
o una combinación de éstos.

Persona que Reporta el cambio. funcionario y/o contratista quien informa los cambios en procesos,
organización, estructuras físicas y contratación al responsable del SG SST de la entidad.

DE-FM-16
Página 1 de 5 DES-FM-16
V3 V3
 GTH-PC-12
Gestión del cambio
V1

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No ACTIVIDADES PUNTO DE RESPONSABLE REGISTRO

CONTROL
Identificar el cambio. Identifica los
cambios que se puedan generar en
la Entidad., a partir del análisis de:

 Aplicabilidad de la normatividad
legal y otros requisitos en
relación con el desarrollo de las
actividades propias de la
Entidad, la Seguridad y Salud
en el Trabajo.

 Cambios de sede Verificar la Matriz Contratista Formato GTH-

remodelaciones y/o de Riesgos (Administrador FM-28 Matriz de
adecuaciones de las bodegas SGSST) identificación de
peligros y
 Reestructuración de la Unidad, valoración de los
1 archivo de gestión centralizado, riesgos
archivo central y bodegas

 Cambios en tecnología y/o

equipos utilizados.

 Modificaciones y/o cambios a

los puestos de trabajo

 Modificaciones en el Sistema
de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo

 Uso de nuevas metodologías y

materiales

 Políticas públicas del orden

Regional y Nacional

Documentar el cambio. Una vez

identificado los cambios para
implementar en la Entidad; se
documentará en el formato GTH-FM-
27 gestión del cambio, en el cual se
registra: nombre de la persona que
realiza en reporte, tipo de cambio,
2
fecha de inicio, fecha de cierre,
Verificar Matriz de Contratista Formato GTH-
personas involucradas, tiempo de
Riesgos (Administrador FM-27 Gestión
regreso a la normalidad o SGSST del cambio
continuidad, se han creado nuevos
peligros, cuáles son los riesgos
asociados a los nuevos peligros, los

DE-FM-16
Página 2 de 5 DES-FM-16
V3 V3
 GTH-PC-12
Gestión del cambio
V1

No ACTIVIDADES PUNTO DE RESPONSABLE REGISTRO

CONTROL
riesgos de otros peligros han
cambiado, los cambios pueden
afectar adversamente los controles
existentes, medidas a desarrollar y
forma de divulgación

Evaluar el riesgo del cambio. A

partir de la descripción del cambio
propuesto, la identificación de los
peligros asociados y la valoración del Formato GTH-
riesgo, para determinar la viabilidad FM-27 Gestión
del cambio, se deja registrada en la del cambio
3 matriz Formato GTH-FM-28. De
acuerdo con la evaluación de los Verificar Matriz de Contratista
riesgos se determina si es viable o Riesgos (Administrador
no el cambio definido, lo cual queda SGSST) Formato GTH-
registrado en el Formato GTH-FM-27 FM-28 Matriz de
Gestión del cambio. Para determinar identificación de
la viabilidad del cambio se debe peligros y
considerar que no genere riesgos no valoración de los
tolerables, con consecuencias riesgos
adversas.
Establecer actividades para la
implementación del cambio. Lleva
la secuencia de las actividades que
se desarrollarán para la
implementación del cambio y se
documentarán según se requiera, Contratista Formato GTH-
4 manual, procedimiento, instructivo (Administrador FM-27 Gestión
del cambio
guía u otro, y se realiza la SGSST)
identificación de peligros y valoración
de los riesgos para el
establecimiento de los controles en
cada etapa.

Aprobar el cambio. La aprobación

del cambio se da de acuerdo con la
información presentada en el formato
gestión del cambio y con la
documentación de las actividades a
desarrollar junto con los controles. Contratista Formato GTH-
En caso de que la documentación de (Administrador FM-27 Gestión
5 SGSST) del cambio
las actividades a desarrollar presente
inconsistencias, este incompleta o no
cumpla con las especificaciones
mínimas de seguridad, se solicitaran
los ajustes necesarios al
responsable del cambio.

DE-FM-16
Página 3 de 5 DES-FM-16
V3 V3
 GTH-PC-12
Gestión del cambio
V1

No ACTIVIDADES PUNTO DE RESPONSABLE REGISTRO

CONTROL

Una vez se tenga a conformidad la

documentación de las actividades y
los controles se realiza la aprobación
por parte del Responsable de SG-
SST, y/o a quien delegue y queda
registrada en el Formato GTH-FM-27
Gestión del cambio.

Socializar el cambio. Realiza la

comunicación del cambio y de los Correo
6 documentos asociados a las Contratista electrónico
personas que estén involucradas en (Administrador
el cambio, por medio del correo SGSST) Intranet
electrónico institucional e intranet.
Implementar el cambio. Elabora la
implementación del cambio
aprobado y se realiza seguimiento
para determinar que se cumpla con
los lineamientos definidos. Verificación de las
actividades que Contratista Formato GTH-
En caso de incumplimiento de los dieron origen al (Administrador FM-27 Gestión
7 lineamientos definidos se realizará la cambio y su del cambio
SGSST)
suspensión del cambio hasta que se respectivo
desarrolle conforme a la cumplimiento
planificación.

Cuando se culmina la
implementación del cambio se
registra la información asociada en el
formato de gestión del cambio.

5. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión Fecha Descripción de la modificación

01 27/07/2018 Se crea este procedimiento necesario cuando en la entidad decida
realizar cambios que afecten el SGSST determinado por los peligros y
riesgos asociados al trabajo.

6. AUTORIZACIONES:

NOMBRE CARGO FIRMA

Elaboró Wilders Hernán González Botia Contratista
Blanca Yomar López Profesional Especializado
Revisó Jorge Armando Rodríguez
Profesional Universitario
Vergara

DE-FM-16
Página 4 de 5 DES-FM-16
V3 V3
 GTH-PC-12
Gestión del cambio
V1

Aprobó Alejandro Enrique Lobo Sagre Jefe Oficina de Planeación

DE-FM-16
Página 5 de 5 DES-FM-16
V3 V3