UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

ASIGNATURA: CONTABILIDAD GENERAL

UNIDAD TEMATICA: Ciclo contable – sistema de Información Contable – Elementos del
sistema contable
APUNTES DOCENTES No. 4

LA PARTIDA DOBLE
Cuando se gestiona una empresa o se tiene algún tipo de actividad mercantil es casi
imposible evitar las tareas de contabilidad. Esta garantiza un retrato fiel de la situación
económica y financiera de la empresa y permite elaborar los estados contables anuales y
entregarlos en el Registro Mercantil con datos veraces, así como declarar los impuestos
correspondientes a la DIAN. Y esto sin olvidar que llevar una contabilidad actualizada no solo
facilita la planificación avanzada de pagos o de inversiones, sino también tener una idea
realista de la rentabilidad de la empresa.

El principio de partida doble, la forma más antigua de llevar la contabilidad, hace posible
registrar (asentar) todas las operaciones comerciales de la empresa de forma clara e
inequívoca

¿Qué es la contabilidad de partida doble?

La contabilidad que sigue la gran mayoría de las empresas viene determinada por la historia
de los intercambios mercantiles. Si bien hay hallazgos anteriores que ya documentan una
contabilidad primitiva, en general suele tomarse como referencia del origen de la partida doble
al monje franciscano Luca Paccioli (Fray Luca Bartolomeo de Pacioli), quien en el siglo XV
publicó “Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità”(Venecia, 1494). Con
la Summa, el matemático y contador popularizó y estandarizó un método de contabilidad
basado en el equilibrio entre diferentes cuentas, el llamado principio de la partida doble.

El método de la partida doble se fundamenta en dos principios básicos:

1. “Quien recibe debe a quien entrega”

2. “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”

En contabilidad nada se crea por sí solo y una entrada en una cuenta significa que sale de
otra: todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita. Esto explica el
mecanismo que sostiene la contabilidad, esto es, que toda entrada ocasiona una salida y
viceversa, de forma que al final del ejercicio resulta un balance entre entradas y salidas que
es el que, en definitiva, garantiza un estado saludable de las cuentas.

En la partida doble, el valor positivo corresponde a un débito (lo que se tiene, se debe, activo)
y el negativo a un crédito (lo que se da, se acredita, patrimonio / pasivo). Un valor se ha de
anotar en dos cuentas al menos pero puede darse el caso de requerir más de dos cuentas. Si
un valor se anota en dos cuentas se trata de un asiento simple o sencillo porque los registros
se anotan en una cuenta que se carga y en otra que abona. Si intervienen más de dos
cuentas (en el caso que se adquiriera una mercancía y se pagara en efectivo y en crédito), se
trata de asientos compuestos o dobles.  En ambos casos ha de garantizarse el equilibrio entre
lo que sale y lo que entra de forma que se mantenga el equilibrio o balance en las cuentas.

Esto se puede entender si pensamos en cómo se debería anotar un ingreso procedente de

una venta: por un lado, una determinada cantidad entra en caja (cuenta 1), mientras que por

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otra (cuenta 2) esta cantidad sale en concepto del valor de la mercancía que ha salido, que ha
de ser equivalente. Este movimiento ha de implicar al menos a dos cuentas diferentes, puesto
que, y este es otro de los principios de la contabilidad de doble entrada,  “una cuenta da al
tiempo que otra recibe”. El ingreso se anotaría, según la partida doble, en el “debe” de la
cuenta de caja (cuenta 1) y en el “haber” se anotaría el valor de la mercancía vendida (cuenta
2).

Estos son algunos de los principios que fundamentan la partida doble:

1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)

2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos,
sino que proceden de algún sitio)

3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Base del equilibrio de la ecuación
patrimonial)

4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta se debe
poder anular de la misma forma que se crea)

¿Cómo funciona el principio de la partida doble?

El procedimiento expuesto por el precursor de la probabilidad Luca Paccioli en el siglo XV,
denominado en ocasiones como “método veneciano” por ser la forma de contabilidad llevada
por los comerciantes italianos en los albores del Renacimiento, consiste en registrar en
el libro diario todas las operaciones a medida que se van produciendo en función de su
entrada y su salida de las cuentas y pasarlos diariamente al libro mayor al tiempo que se
clasifican en las cuentas correspondientes. Es a partir de este que se obtienen los datos para
elaborar los estados financieros anuales.

La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el

patrimonio total de una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un
elemento disminuye ha de ser porque otro aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra),
como en el ejemplo de la venta de mercancía que vimos anteriormente, según el principio
fundamental de “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es por esto que cada
operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores
han de estar en “equilibrio”. La partida doble se encargaría de registrar los efectos de las
operaciones comerciales en los diferentes elementos o cuentas del balance para que la
ecuación siempre quede equilibrada.

Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra) se ha apuntado siempre a la izquierda y el

“crédito” (o lo que sale) a la derecha, constituyendo una cuenta mayor, denominada
popularmente cuenta “T” por su estructura. La cuenta en contabilidad se representa con una
T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y Nombre de la
cuenta.

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Ejemplo de una cuenta “T”

Las cuentas “T” en la contabilidad de partida doble

Cada cuenta equivale a un concepto del balance y en ellas se registran los aumentos y las
disminuciones ocasionados por la actividad de la empresa. Un ejemplo de cuenta podría ser
una cuenta de “Caja”, que registra la entrada o la salida de efectivo. La denominación de la
cuenta ha de dar una idea inequívoca del concepto que se registra:

1. El dinero que una empresa posee en efectivo se representa con la cuenta "Caja O
BANCOS".
2. Los artículos que el comerciante compra para revender quedan representados con la
cuenta "Mercancías o inventarios".
3. La venta de las mencionadas mercancías se representa con la cuenta "Ventas".
4. Y el gasto por el alquiler del local puede representarse con la cuenta "gasto por
alquileres".

Como se ve en el dibujo anterior, cada cuenta tiene dos columnas para registrar por separado
cada partida, la del incremento y la de la disminución, y se denominan “Debe” y “Haber”: al
anotar algo en el “Debe” se carga o debita una cuenta y cuando se anota algo en el “Haber”
se abona o acredita:

 DEBE: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas.

Conviene recordar que la palabra en sí no significa nada más que el nombre que se
asigna a la columna izquierda de la cuenta.

 HABER: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas.

De nuevo, la palabra no tiene más significado que ser el nombre de la columna de la
derecha.

Las cuentas se clasifican en función de los elementos que componen la ecuación contable
(activo = pasivo + capital), es decir, hay cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de
capital. Como activo se entienden los bienes o derechos que el negocio posee; como pasivo,

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las deudas u obligaciones, y el capital (capital contable o líquido) es la diferencia resultante

entre el activo y el pasivo. En función de su clasificación como activo, pasivo o capital, las
entradas y salidas se registran como cargo o como abono.

En el método de la partida doble, el registro de los eventos económicos que afectan al

patrimonio de una empresa se refleja en los libros en forma de asientos, que han de ser
anotados en el Libro Diario, registro contable obligatorio por ley, numerados correlativamente
y ordenados cronológicamente. Para registrar un asiento contable se anota primero la cuenta
(o cuentas) de cargo, donde “cargo” (débito) equivale a un ingreso de dinero o de bienes, y a
continuación la cuenta (o cuentas) de abono, donde el término “abono” (crédito) se utiliza para
registrar una salida. Estos asientos se escriben después en el Libro Mayor (optativo pero
necesario) en sus cuentas correspondientes, de donde se extraen los datos para elaborar los
estados financieros usualmente al final de cada ejercicio: el balance general que ahora se
llama Estado de Situación Financiera y el estado de resultados o cuenta de pérdidas y
ganancias.

En estos gráficos a continuación se observa la diferencia entre el Libro Diario, en el cual se

van anotando las entradas y salidas indicando la cuenta a las que pertenecen (Mercaderías,
Caja) y el Libro Mayor, en el que se especifica cada cuenta por separado:

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En el Libro Diario, registro contable obligatorio, se asientan las operaciones contables de cada
cuenta que luego se anotan en el Libro Mayor (optativo pero necesario) en el cual cada cuenta
se detalla por separado

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El ciclo contable, también conocido como proceso contable o flujo registral, es el

periodo en el que la Sociedad registra de forma cronológica y de manera fiable cada
transacción en su respectivo Libro diario con el fin de analizar, elaborar y preparar
la información financiera.

El proceso contable lo componen todos los pasos que hay que seguir desde que ocurre
un hecho contable hasta que es introducido en el sistema y, por tanto, tiene su reflejo en
los estados financieros.

¿Cómo es el ciclo contable?

Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho contable, como
por ejemplo con una venta de mercancía. El siguiente paso es generar un documento
contable que soporte esta transacción y permita reflejarlo en contabilidad cuantificado en
unidades monetarias y con una fecha concreta.

Una vez se genera este documento (factura) se registra la operación en el Libro diario.
Terminando el ciclo contable, que suele ser de enero a diciembre, las transacciones se
traspasan al libro mayor. Tras algunas regularizaciones (amortizaciones,
reclasificaciones entre corto plazo y largo plazo, cálculo del resultado, etc.) se cierra la
contabilidad para generar los estados financieros definitivos.

 Principales registros que componen el ciclo contable:

 Asiento de apertura. Hay que comenzar con el asiento de apertura tanto en el

Libro Diario como en el Libro Mayor.
 Asientos de registro de operaciones económicas. Durante todo el ejercicio
contable es necesario reflejar en los libros anteriormente comentados todas las
operaciones que se estén realizando.
 Balance de comprobación de sumas y saldos. Este paso es indispensable
para no incurrir en errores. De este modo, si tanto el debe como el haber nos da el
mismo resultado en términos de importe, podemos estar seguros de que hemos
llevado un buen registro de las operaciones.
 Regularización. Al finalizar el ejercicio económico, tenemos que hacer una
regularización de existencias, calcular la amortización y depreciación que han
sufrido nuestros activos, así como ajustar la periodificación de deudas u otros
movimientos que estén referenciados a un periodo de tiempo.
 Asiento de cierre. Este paso consiste en cargar y abonar las cuentas para que
queden saldadas.
 Balance final. La última parte del ciclo contable es la presentación de un resumen
del estado de patrimonio de la empresa

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El sistema de información

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge

datos, los procesa y convierte en información, que almacena y
posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo
de retroalimentación que es un mecanismo de control.

La Contabilidad es un sistema de
información

También la Contabilidad es un sistema de

información, ya que captura, procesa,
almacena y distribuye un tipo particular de
dato, la información financiera, vital para la
correcta toma de decisiones en la empresa.
Como vemos en la figura, la Contabilidad es
un proceso de análisis sintético. Es análisis en
cuanto percepción de la realidad económica
que hay detrás de las operaciones
empresariales. A la fase de análisis sigue la
de sintetizar muchos datos contables en
diferentes documentos

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Elementos de un sistema contable

Documentos de soporte:

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Son documentos que dan evidencia de la realización de transacciones u operaciones

comerciales, estos tienen carácter de legalidad delante de la empresa y terceros.

·         Dan constancia de operaciones realizadas

·         Informan las operaciones efectuadas

·         Sirven como base de datos para registros contables

·         Facilitan tareas de fiscalización y control fiscal

Los documentos son: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de

servicios públicos y privados, consignaciones bancarias

Comprobante de contabilidad:

Son de carácter interno en las empresas y

permiten el registro de las transacciones en los
libros de contabilidad

·         Deben elaborarse con base en los

soportes de orden interno o externo

·         Debe tener numeración consecutiva,

dejando constancia de personas que lo
elaboraron y aprobaron, fecha, origen,
descripción, cuantía de operaciones, cuentas
afectadas con código y nombre en el PUC

PLAN DE CUENTAS:

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Conjunto de cuentas con un código y nombre, que describen categorías en las que se
registran las operaciones.

1. ACTIVOS NACEN EN EL DEBE Y DISMINUYEN HABER

2. PASIVOS U OBLIGACIONES DEUDAS – NACEN EL HABER Y
DISMINUYEN EN EL DEBE
3. PATRIMONIO-CAPITAL- IGUAL QUE LOS PASIVOS
4. INGRESOS –IGUAL QUE EL PATRIMONIO NACEN EN LE HABER Y
DISMINUYEN EN EL DEBE
5. GASTOS-IGUAL QUE EL ACTIVO- NACEN EN EL DEBE Y DISMINUYEN
EN EL HABER
6. COSTOS- LOS MISMOS QUE LOS GASTOS
7. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y ACREEDORAS

Libros de contabilidad:

Los libros elaborados manualmente que se llevan

en la práctica comercial se clasifican como

·         Libro diario
·         Libro mayor
·         Balance de comprobacion
·         Libro de inventarios

Estados financieros:

Son informes financieros clasificados como:

Generales: balance general, estado de resultado integral, estado de flujos de efectivo,

estado de cambios en la situación financiera ( fue abolido bajo NIIF, porque se fusiono
con el estado de situación financiera), estado de cambios en el patrimonio

Bajo las NIIF se consideran cinco estados de propósito general: estado de situación
financiera, estado integral de resultados-0RI, estado de flujos de efectivo, estado de
cambios en el patrimonio y el estado de Notas.

Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión llevada a cabo por
la gerencia, dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la
misma

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