¿Cómo crear una matriz?

Hemos realizado la encuesta de 5 pasos necesaria para crear la Matriz RACI dentro de un
proyecto en tu empresa.

Paso 1: especifica las funciones del proyecto

El primer paso es determinar quién está involucrado en el proyecto.

Una confusión que a menudo ocurre incluso en las mejores compañías es que más de una
persona es responsable de una tarea, lo que hace que otros miembros no sepan a quién
acudir, además de las funciones esenciales, cuando nadie las ejerce.

Te sugerimos que identifiques a las personas por las letras en la matriz, pero también
puedes usar nombres creados por tu equipo. Puedes llamar a la persona a cargo de
Jaspion, por ejemplo, pero lo más importante es que todos sepan que sus tareas
corresponden a las tareas de la letra R.

Paso 2: identifica tareas y entregas del proyecto

Una vez que se hayan asignado todas las funciones, revisa el proyecto y divídelo en tareas
que deban realizarse y entregarse.

Preferiblemente, como en una estrategia de Marketing de Contenidos, documéntalas

todas (puede ser en las mismas planillas), especificando en una columna qué se debe
hacer y en otra columna, quién lo hará.

Determina los plazos en los cuales se deben entregar estas tareas y deja en claro que
todos deben respetarlas. De lo contrario, cualquier persona involucrada podría caer en la
trampa de decir cosas como: “sé que prometí cumplir el lunes, pero como estoy muy
ocupado, lo haré el viernes”.

Esto no puede suceder, pues se convierte en una bola de nieve en la que muchas personas
pueden hacer lo mismo, lo que perjudica o incluso cancela la entrega del proyecto.

Paso 3: aplica la matriz RACI para cada función y tarea

Ahora que las tareas están asignadas, es hora de aplicarles la Matriz RACI. Aunque hemos
recomendado esto en el primer paso, en la práctica, las funciones de cada persona no
siempre están claras dentro de las letras de la matriz. Es en este momento que este
trabajo debe realizarse.
Con eso en mente, elige cuidadosamente los responsables, consultores e informados. Por
ejemplo, si tienes una persona en tu equipo que todavía no está en el nivel de un
especialista no es recomendable tenerlo como consultor.

Paso 4: haz que todos se involucren

En los proyectos, es común que las funciones jerárquicas de una empresa se modifiquen.
Por ejemplo, un administrador de un equipo puede convertirse en el ejecutor de una tarea
administrada por un analista.

Es decir, mientras que un profesional gestiona el trabajo del otro en las actividades
principales que realizan en el proyecto, esto puede invertirse.

Por lo tanto, antes de comenzar a trabajar, realiza una reunión con tu equipo para

asegurarte de que todos estén de acuerdo con los roles asignados y con el compromiso
que tendrán con el proyecto.

Se recomienda que esta reunión sea sencilla y objetiva. Además, no tiene que ser
presencial, puede hacerse por audio o videoconferencia. Por lo tanto, evita crear temas
innecesarios que desencadenan largas discusiones.

Una vez que lo que se comunica es realizado y todos están de acuerdo, es el momento de
comenzar el proyecto, ¿verdad? A continuación de diremos el último paso.

Paso 5: define herramientas y plazos del proyecto

¿Recuerdas esas ideas que tuviste y que, incluso, pudiste haber desarrollado algunas
acciones para ponerla en práctica pero nunca lo hiciste? Los proyectos son susceptibles a
este mismo riesgo.

En la emoción, todos están de acuerdo en hacerlo, pero días después, dejan de priorizar el
proyecto y simplemente lo dejan ir.

Para que eso no suceda define las herramientas de trabajo para evitar que las personas
involucradas abandonen las entregas porque no pueden hacerlas y, en consecuencia, no
pueden cumplir con los plazos.

Las herramientas premium como Asana son muy eficientes para la gestión de proyectos.
Pero si no tienes el presupuesto para esto, también te pueden servir las hojas de cálculo
de Google Drive y los eventos de Google Calendar.
¿Cuáles son los beneficios de la Matriz RACI?

Finalmente, te mostraremos a continuación las principales ventajas de la Matriz RACI.

¡Sigue leyendo!

Simplificación de la comunicación

¿Ya has participado de algún trabajo cuyas tareas están distribuidas entre muchas
personas que no tienen la menor idea de por qué las realizan?

Esto no sucede cuando aplicas la Matriz RACI, porque todos conocen sus funciones en
apoyo del proyecto, lo que simplifica la comunicación entre los involucrados.

Eliminación de la sobrecarga de trabajo

En muchos trabajos, cuando una persona asume toda la responsabilidad termina

estresándose porque tiene que realizar y resolver muchas cosas.

Esta sobrecarga también se soluciona por medio del RACI, comenzando por las
diferencias entre responsables, consultores e informados las tareas que, generalmente,
recaen sobre los hombros de un gerente de proyecto, terminan siendo distribuidas entre
diferentes personas en la matriz.

Definición clara de expectativas

Una vez que la Matriz RACI se incorpora a un proyecto, todos los involucrados comienzan
a tener las expectativas correctas de cómo se ejecutará el proyecto, así como las
responsabilidades que cada uno tiene sobre él.

Después de todo, cuando surge una nueva idea y un grupo decide trabajar en ella, es
común que una persona inicialmente asignada para realizar una determinada tarea
termine realizando muchas otras o ninguna o que no se colmen las expectativas que tenía
cuando comenzó el proyecto.

La Matriz RACI no permite que esto suceda porque, desde el primer momento, todos
saben lo que deben hacer, lo que ayuda a tener una visión de cómo se realizará el
proyecto.

Al seguir estos pasos y los consejos que te damos en esta publicación, podrás aplicar con
éxito la Matriz RACI en tu empresa, lo que garantiza una mayor eficiencia y agilidad para
completar las tareas.

Te recordamos que en este trabajo, es importante que tengamos la seguridad de que

todos sean productivos.
¿Te gustó el artículo? Entonces te invitamos a leer este contenido sobre la gestión de
Marketing y aplica otras técnicas para mejorar tus procesos.