MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN ESTRATEGICA v3

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR
SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
PROCESO GESTIÓN
ESTRATÉGICA
2018

CODIGO: 102-130-MAN01
VERSION: 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN

ESTRATÉGICA
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓ FECHA DE
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
N No ACTUALIZACIÓN
COMITÉ DE
COORDINACI
ÓN DEL
1 05-12-2008 EQUIPO MECI RECTOR VERSIÓN ORIGINAL
SISTEMA DE
CONTROL
INTERNO
Se realizó actualización del

documento con la inclusión
de los siguientes
procedimientos:
§ Elaboración de políticas
institucionales.
COMITÉ DE
§ Elaboración del plan
COORDINACI
EQUIPO MECI- ÓN DEL anticorrupción y
2 01-12-2016 RECTOR
CALIDAD SISTEMA DE atención al ciudadano.
CONTROL § Elaboración y
INTERNO
seguimiento al plan de
fomento de la calidad.
§ Levantar, registrar y
actualizar los tramites de
la institución.
§ Ejecución de proyectos
de inversión.
§ Actualización de las
definiciones
§ Actualización del
COMITÉ DE
GESTIÓN Y procedimiento de
OFICINA DE
3 28-08-2018 DESEMPEÑO CIGED Formulación y
PLANEACIÓN
INSTITUCIONA seguimiento del plan de
L
acción institucional por el
de formulación y
seguimiento del plan de

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ESTRATÉGICA
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acción e integración de
los planes institucionales
§ Cuantificar los espacios
físicos se complementó y
se convirtió en
programación de los
horarios de clases y
asignación de espacios
físicos
§ Cambió el procedimiento
cuantificar la carga
académica
§ Se modificó el
procedimiento
elaboración y ajuste del
plan de desarrollo
institucional por
elaboración, ajuste y
seguimiento al plan de
desarrollo institucional
§ Gestión de ejecución de
proyectos de inversión se
completaron las etapas
de seguimiento y
liquidación o cierre del
proyecto

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1. OBJETIVO: Establecer y comunicar las directrices y políticas a seguir en el desarrollo
de la gestión y de las funciones sustantivas de la Universidad Popular del Cesar.
2. ALCANCE: Aplica para la gestión del diseño del direccionamiento estratégico y

termina en la coordinación de la sensibilización, comunicación y evaluación del plan
estratégico.
3. DEFINICIONES:
3.1 Misión: Se refiere a un motivo o una razón de ser por parte de una organización,
una empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es
la actividad que justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento
dado.
3.2 Modelo Integrado de Planeación y Gestión: Es un referente para desarrollar el

proceso de gestión de las entidades públicas, con base en el ciclo: planear, hacer,
verificar, actuar, permite Dirigir, planear, ejecutar, controlar, hacer seguimiento y
evaluar la gestión institucional de las entidades públicas, en términos de calidad e
integridad del servicio para generar valor público
3.3 PEI: Proyecto Educativo Institucional. es un instrumento guía donde están

plasmados las políticas, proyectos y se trazan las líneas de acción que le permiten a
la Universidad Popular del Cesar, garantizar el cumplimiento de los principios
filosóficos y pedagógicos sobre los cuales la institución basa su funcionamiento. El
proyecto Educativo Institucional Upecista debe proponer estrategias que orienten las
actividades institucionales y que guarden una completa armonía con la misión,
visión, objetivos y políticas de la universidad.
3.4 Plan de Desarrollo Institucional: El Plan de Desarrollo Institucional - PDI de la

Universidad Popular del Cesar traza el curso general de acción deseable y
practicable para el desarrollo institucional, especificando decisiones de carácter que
expresen en general los lineamientos políticos fundamentales, prioridades derivadas
de estos y las estrategias de acción para alcanzar los objetivos y metas propuestas
generales.
3.5 Plan de Acción Integrado: con el cual se da cumplimiento al decreto 612 de 2018.
Este documento es de tipo Plan de Acción y pertenece a Políticas, lineamientos y
manuales de Planeación de la Entidad. Las entidades del Estado, de acuerdo con el
ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, al Plan de

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Acción de que trata el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, deberán integrar los
planes institucionales y estratégicos que se relacionan a continuación y publicarlo,
en su respectiva página web, a más tardar el 31 de enero de cada año: 1. Plan
Institucional de Archivos de la Entidad PINAR, 2. Plan Anual de Adquisiciones, 3.
Plan Anual de Vacantes, 4. Plan de Previsión de Recursos Humanos, 5. Plan
Estratégico de Talento Humano, 6. Plan Institucional de Capacitación, 7. Plan de
Incentivos Institucionales, 8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el
Trabajo, 9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, 10. Plan Estratégico de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI, 11. Plan de Tratamiento
de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información y 12. Plan de Seguridad y
Privacidad de la Información
3.6 Política: Una política institucional es una decisión escrita que se establece como
una guía, para los miembros de la Universidad Popular del Cesar, sobre los límites
dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos. Es decir, proporciona un
marco de acción lógico y consistente. De esta manera se evita, que la Alta dirección,
tenga que decidir sobre temas de rutina una y otra vez en deterioro de la eficiencia.
Las políticas institucionales afectan a todos los miembros de la institución por el
simple hecho de serlo y en cuanto son participes de la misma.
3.7 POAI: el Plan Operativo Anual de Inversión es un instrumento a través del cual se
definen anualmente las inversiones del plan de desarrollo y de los planes de acción,
integrando estas al presupuesto de la Universidad Popular del Cesar. El POAI debe
contener los programas, proyectos y recursos; dentro de este último es necesario
hacer una especificación de la cantidad y de la manera en que se va a financiar.
3.8 Rendición de cuentas: es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo
funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los
rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el
cumplimiento del mandato que le ha sido conferido
3.9 SPADIES: Sistema para la Prevención de la Deserción de la Educación Superior
3.10 SNIES: Sistema Nacional de Información de Educación Superior
3.11 Visión: Se refiere a una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre
cómo espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra.
La visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar
al grupo para continuar con el trabajo.

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SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO: 1. AJUSTAR EL PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL - PEI
No ACTIVIDAD TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Se analizan los factores
Se elabora un informe económicos, políticos, sociales,
que contenga los tecnológicos, competitivos y
efectos relevantes del geográficos que son aspectos del
contexto estratégico, análisis externo y no son Vicerrector Académico,
teniendo en cuenta los controlables por la institución pero Vicerrector
Analizar los resultados factores del análisis que pueden ser una oportunidad o Administrativo,
1
del diagnóstico externo e interno, tanto una amenaza para lograr los Vicerrector de
institucional o de la las amenazas, objetivos institucionales y los grupos Investigación y Jefe de
Autoevaluación oportunidades, de capacidades: capacidad la Oficina de Planeación
Institucional fortalezas y debilidades directiva, capacidad tecnológica, y Desarrollo
y se construirá la Matriz capacidad del talento humano, Universitario
DOFA resultado de la capacidad competitiva, capacidad
autoevaluación. financiera que se constituyen en
fortalezas o debilidades.
A partir de análisis estratégico se

constituye la Matriz DOFA que Vicerrector Académico,
Redactar el Diagnóstico Se analizan los permite establecer las estrategias Vicerrector
con enfoque a los resultados y de aprovechamiento de fortalezas y Administrativo,
2
componentes del conclusiones y se debilidades y disminución de Vicerrector de
Proyecto Educativo proponen las acciones amenazas y debilidades que se Investigación y Jefe de
Institucional de mejora toman como base para la formación la Oficina de Planeación
de los planes y programas y Desarrollo
institucionales Universitario
Se realiza un análisis y
comparación de los dos
documentos. Teniendo en cuenta: el Vicerrector Académico,
Revisar el Plan análisis interno, externo y los Vicerrector
Educativo institucional - Se comparan los problemas detectados allí Administrativo,
PEI vigente y elementos del (debilidades y amenazas); la misión, Vicerrector de
3
compararlo con el diagnóstico institucional la visión, los objetivos y principios; Investigación y Jefe de
diagnóstico institucional. con el Plan educativo los recursos docentes y didácticos la Oficina de Planeación
institucional - PEI disponibles y necesarios, la y Desarrollo
vigente estrategia pedagógica, el Universitario
reglamento para docentes y
estudiantes y el sistema de gestión.

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Vicerrector Académico,
Se tienen en cuenta las
Formular la propuesta Vicerrector
Elaborar la propuesta de inconsistencias encontradas en el
de modificación al Plan Administrativo,
4 ajuste al plan educativo análisis y comparación realizada en
Educativo institucional, Vicerrector de
institucional, PEI. la actividad 1, con fundamento en
PEI vigente. Investigación y Jefe de
esto se redacta la propuesta.
la Oficina de Planeación
y Desarrollo
Universitario
Presentar la propuesta
Enviar la propuesta de Se envía la propuesta de ajuste al Jefe Oficina de
de ajuste al plan
5 ajuste al plan educativo plan educativo Institucional PEI al Planeación y Desarrollo
Educativo Institucional
institucional, PEI Rector. Universitario
PEI ante Rector
Efectuar la aprobación o
Aprobar o desaprobar la
desaprobación de la Se le dará el visto bueno a no a la
propuesta de ajuste al
6 propuesta de ajuste al propuesta de ajuste al plan Rector de la Universidad
Plan Educativo
Plan Educativo educativo institucional, PEI
Institucional, PEI.
Institucional, PEI
Presentar la propuesta
Llevar al Consejo
de ajuste al Plan
Académico la propuesta Si el Rector aprueba la propuesta
Educativo Institucional,
de ajuste al plan de ajuste al Plan Educativo, PEI la
7 PEI ante el Consejo Rector de la Universidad
educativo, PEI ante el presentará ante el Consejo
Académico de la
Consejo Académico de Académico de la Institución.
institución en caso de
la Institución.
ser aprobada.
Institución en caso de
Invitar a los
ser aprobada. Convocar
representantes de los
a los representantes de Se Fija fecha, horario y sitio para
diferentes estamentos
todos los estamentos de que discutan la propuesta de Ajuste
de la comunidad
la Universidad para que al Plan Educativo Institucional, PEI,
8 universitaria a deliberar Consejo Académico
deliberen acerca de la los representantes de todos los
acerca de la propuesta
propuesta de ajuste al estamentos de la comunidad
de ajuste al Plan
plan educativo Universitaria
Educativo Institucional
institucional PEI.
PEI.
Concluido el proceso de la
Someter a
deliberación, la propuesta de ajuste
Presentar la propuesta consideración del
al plan educativo institucional, PEI
de ajuste al plan consejo superior
será sometida a la consideración Rector
9 educativo institucional, universitario la
del Consejo Superior Universitario. .
PEI ante el Consejo propuesta de ajuste al
Si hubo modificaciones o adiciones
Superior Universitario. plan educativo
sustancias a la propuesta, estas
institucional, PEI.
deberán formularse por separado.
Se procede a la adopción y
Adoptar y divulgar el
Proceder a la adopción divulgación del Plan Educativo Consejo Superior
Plan Educativo
10 y divulgación del nuevo Institucional Ajustado. Universitario.
Institucional, PEI
documento. Formato Memorando, y Acta de Secretaria General
ajustado.
Socialización.

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PROCEDIMIENTO: 2. ELABORACIÓN, AJUSTE Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Basado en información
Jefe Oficina de
secundaria extraída de fuentes
Análisis del entorno Planeación y Desarrollo
oficiales se realiza un análisis
estratégico Universitario.
Inicial de la institución.
A través de talleres se construyen
y desarrollan elementos de trabajo
en equipo y liderazgo potenciando
la generación de red y la
búsqueda de consensos entre las
participantes. Se identifican los
actores interesados e idóneos,
Los participantes o grupo de Jefe Oficina de
Preparación Equipo planificación incluyeron en su Planeación y Desarrollo
Técnico de Apoyo mayoría representantes de las Universitario.
áreas de la organización
administrativa y operativa, es
decir, personal de todos los
departamentos posibles,
divisiones o áreas de todos los
niveles.
Diagnóstico institucional Se organizan mesas de trabajos

1
para el Análisis Estratégico
Externo (exógeno), que permita
identificar los factores
económicos, político, sociales,
tecnológicos , competitivos, etc. y
como su ocurrencia se pueden
convertir en oportunidades o
amenazas para el cumplimiento
Jefe Oficina de
Identificación de Factores de los objetivos institucionales y
Planeación y Desarrollo
de Cambio para el análisis estratégico
Universitario.
interno (endógeno) que permita
evidenciar la capacidad de la
entidad en su direccionamiento,
en la aplicación de nuevas
tecnologías su competitividad, su
estructura financiera y
disponibilidad del recurso humano
se constituyen en fortalezas o
debilidades.
se identifican los factores de Jefe Oficina de
Análisis diacrónico:
transformación para cada Tema Planeación y Desarrollo
pasado-presente-futuro:
(mesa temática), los cuales Universitario.

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servirán de insumo para realizar
un análisis sistémico que permita
determinar aquellos factores que
son motores y explican la gran
parte de los fenómenos que
inciden en la prestación de bienes
y servicios, de tal forma que se
actúe sobre estos agentes
causales y estratégicos que
fortalezcan su propuesta de valor.
El análisis estructural se realiza
por un grupo de trabajo
compuesto por actores y expertos
con experiencia demostrada,
pueden intervenir "consejeros"
externos., en el caso de la
Universidad los lideres deben ser
personas con la experiencia
Análisis Estructural: Jefe Oficina de
requerida en cada tema. El
Identificación de variables Planeación y Desarrollo
Diagnóstico institucional análisis consiste en describir las
estratégicas Universitario.
relaciones que un sistema
presenta a las cuales se llega por
medio de una serie de reflexiones,
las que necesariamente deben ser
colectivas. se ocupa de relacionar
las variables en un tablero de
doble entrada o matriz de
relaciones directas.
Esta fase consiste en la

identificación de variables clave,
es decir, esenciales a la evolución
del sistema, en primer lugar
mediante una clasificación directa
(de realización fácil), y
posteriormente por una
clasificación indirecta (llamada
MICMAC* para matrices de
impactos cruzados Multiplicación
Elaborar las matrices de Aplicada para una Clasificación). Jefe Oficina de
relaciones directas: Esta clasificación indirecta se Planeación y Desarrollo
identificación de las obtiene después de la elevación Universitario.
variables claves. en potencia de la matriz.
La comparación de la
jerarquización de las variables en
las diferentes clasificación
(directa, indirecta y potencial) .
Ello permite confirmar la
importancia de ciertas variables,
pero de igual manera permite
desvelar ciertas variables que en
razón de sus acciones indirectas
juegan un papel principal (y que la

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ESTRATÉGICA
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clasificación directa no ponía de
manifiesto).
Describir las estrategias de

aprovechamiento de fortalezas y
Análisis de los resultados,
debilidades y disminución de
conclusiones y acciones Jefe Oficina de
Redactar el Diagnóstico amenazas y debilidades que se
2 de mejora que servirá de Planeación y Desarrollo
Definitivo toman como base para la
base para la formulación Universitario
formación de los planes y
de los planes y programas.
programas. Publicar los
resultados del diagnóstico.
De acuerdo con un estudio
Revisar el Plan de Analizando los controles,
objetivo de su valor Jefe Oficina
Desarrollo actual y evaluaciones y seguimientos
3 agregado al cumplimiento Planeación y Desarrollo
compararlo con el realizados, se hace un análisis y
de la función constitucional Universitario
Diagnóstico realizado. comparación de los documentos.
y legal de la entidad.
Se efectúan reuniones con los
Construcción de
4 actores y/o expertos para analizar
escenarios futuros:
y Plantear un conjunto de Jefe Oficina
Revisar los Planes y Determinar cuáles Planes
estrategias para el mejoramiento Planeación y Desarrollo
Proyectos Vigentes. y Proyectos ser
de la oferta de valor que apunte Universitario
continuados, reorientados
hacia el cumplimiento de la misión
o suspendidos.
y la visión de la Universidad.
Toma en cuenta los principios
Definir un sistema de corporativos, la misión y la visión,
Planeación que diseñe los la fijación de los objetivos
Definir los lineamientos
planes y programas, tiene institucionales esperados para un
estratégicos que
como objetivo elaborar la periodo determinado, las metas, Jefe Oficina
establezcan el rumbo a
5 proyección de la entidad a los indicadores que permitan Planeación y Desarrollo
seguir por los miembros de
corto, mediano y largo verificar su cumplimiento, las Universitario.
la entidad, hacia el logro de
plazo e impulsar y guiar las estrategias y la designación de
unos resultados esperados.
actividades hacia sus responsabilidades y recursos
metas. necesarios para el logro de los
propósitos de la entidad.
Para el objetivo se puede fijar una
o más estrategias. Para el diseño
hay que tener en cuenta que la
Elaborar el mapa
estrategia implica un plan
estratégico que contenga
6 conceptual, el desarrollo de un Jefe Oficina
Diseñar el Mapa la misión, visión, objetivos
programa que reúna acciones a Planeación y Desarrollo
estratégico. institucionales, estrategias,
seguir, responsabilidades, tiempo Universitario
metas, recursos e
y recursos para el cumplimiento
indicadores.
del plan y de los programas. Las
variables estratégicas
identificadas y priorizadas.
Se adoptan los resultados de
Diagnostico en el plan de
Realizar los ajustes Reformular el plan con Jefe Oficina de
7 desarrollo vigente, así como los
pertinentes al plan de base al Mapa Estratégico y Planeación y Desarrollo
resultados del nuevo Mapa
Desarrollo. Planes y Programas. Universitario
Estratégico y de los Planes y
Programas rediseñados.
Elaborar el Documento Se utilizan criterios estadísticos Jefe Oficina de
Elaborar el Documento
8 propuesto del Plan de específicos para la investigación Planeación y Desarrollo
Final.
Desarrollo ajustado aplicar social. Universitario

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normas técnicas
requeridas.
Se da a conocer al Comité todo el Jefe Oficina de
Presentar el Plan de
proceso realizado para lograr los Planeación y Desarrollo
Desarrollo Ajustado al
ajustes al Plan de Desarrollo Universitario
Comité Institucional de
Institucional y se realizan ajustes
Gestión y Desempeño
si surgen recomendaciones.
9 Se elabora el proyecto de acuerdo Jefe y Profesional

Elaborar el proyecto
correspondiente al acto Especializado de la
acuerdo del Plan de
administrativo del Plan de Oficina de Planeación y
Presentar Propuesta para Desarrollo.
Desarrollo Institucional Desarrollo Universitario
su aprobación
Presentar el documento al Se presenta ante el Consejo Jefe Oficina de
Consejo Académico para Académico para su respectivo Planeación y Desarrollo
su aval. estudio y aval. Universitario
Se presenta y se sustenta ante el Jefe Oficina de
Presentar el Proyecto de
Consejo Superior Universitario Planeación y Desarrollo
acuerdo ante el Consejo
para la respectiva Aprobación y Universitario
Superior Universitario para
adopción del Plan de Desarrollo
su aprobación.
Ajustado.
Divulgar en la página web

Se divulga en Internet el Plan de
de la Universidad y en la Jefe y Profesional
Desarrollo Institucional Ajustado.
10 Internet. Especializado de la
Oficina de Planeación y
Socializar el Plan de Se presentan ante la comunidad Desarrollo Universitario
Desarrollo Ajustado. Universitaria los Programas,
Realizar actividades con la Proyectos y actividades
comunidad Universitaria mediantes las cuales la
para su socialización. universidad va a cumplir su
misión.
Recopilar información financiera

de: Plan operativo anual de
Realizar el Seguimiento
11 Identificar las fuentes de Inversión, del seguimiento a los Jefe y Profesional
Anual a la ejecución del
información y solicitar la planes de acción, informes de Especializado de la
Plan de Desarrollo
información requerida gestión, ejecución presupuestal y Oficina de Planeación y
Institucional
solicitar la información que Desarrollo Universitario
pudiera hacer falta
Cuantificar el avance de Jefe y Profesional

Realizar informe de Establecer los indicadores y
12 los Ejes estratégicos, las Especializado de la
ejecución del Plan de realizar la medición de la
estrategias y las iniciativas Oficina de Planeación y
Desarrollo anualidad correspondientes
estratégicas Desarrollo Universitario
Difundir por los correos Jefe y Profesional

electrónicos, pagina web y Especializado de la
Publicar el informe de
13 Redactar el documento y micrositio de Planeación el Oficina de Planeación y
seguimiento del Plan de
publicarlo en la página web informe de avance del Plan de Desarrollo Universitario
Desarrollo Institucional
Desarrollo Institucional de la Jefe Oficina de
vigencia. Informática y Sistemas

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PROCEDIMIENTO: 3. ORIENTAR EL DISEÑO Y REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Se establece como punto de
partida para la elaboración de una
política Institucional, en esta se Líder de proceso
debe realizar una revisión de la Responsable de la
Legislación normativa y Política.
Establecer los
1 Antecedentes Externos de reglamentaria existente que
Antecedentes de las
la Política. pueda establecer la necesidad de Responsable de
Políticas Institucionales.
poseer una la política que oriente Seguimiento Jefe de
un tema en particular. Por Oficina de Planeación y
ejemplo: Leyes, decretos, normas, Desarrollo Universitario
reglamentos, resoluciones,
lineamientos, acuerdos, etc.
El diagnóstico parte de
observaciones, información y
datos concretos, al interior de la
Líder de proceso
Universidad, que conlleva siempre
Responsable de la
a una evaluación del estado
Política.
Revisión de la actual del referente de la política a
Diagnóstico Institucional de
2 normatividad interna de elaborar. Los insumos para el
la Política. Responsable de
la universidad. desarrollar el diagnostico
Seguimiento Jefe de
institucional se pueden encontrar
en acuerdos del Consejo Superior,
Desarrollo Universitario
Consejo Académico, Consejos de
Facultad, comités y/o resoluciones
rectorales.
Definir el contenido de las
políticas será el primer aspecto
luego de obtener los antecedentes Líder de proceso
Elaborar los previamente señalados. Esto es, Responsable de la
compromisos que se luego de definir cuáles son los Política.
Declaración del compromiso
3 desean abordar en la elementos prioritarios de la
Institucional de la Política.
estructura política Institución y su orientación, se Responsable de
deberá fijar, mediante una Seguimiento Jefe de
declaración de compromiso, la Oficina de Planeación y
extensión y alcance de contenidos Desarrollo Universitario
que se desea abordar en la
estructura de la Política
Establecer las Se deben determinar aquellos Líder de proceso
características objetivos que serán resueltos en Responsable de la
genéricas con respecto el transcurso de la aplicación de la Política.
al resultado que se política. La redacción del objetivo
4 Objetivos de la Política. quiere alcanzar y en lo debe contener un verbo en Responsable de
que se desea o espera infinitivo, seguido del por qué y el Seguimiento Jefe de
frente a la para qué de la acción a Oficina de Planeación y
implementación de la desarrollar. Desarrollo Universitario
política.

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Elaborar directrices que Se elabora con respecto al tema Líder de proceso
tengan por finalidad específico de la política, es decir, Responsable de la
servir de herramienta debe fijar condiciones generales Política.
de referencia respecto de actuación, con un carácter
de los principios normativo, por lo que se busca ser Responsable de
rectores que deberían general en su contenido y ámbito. Seguimiento Jefe de
5 Directrices de la Política. guiar la concepción y Oficina de Planeación y
aplicación de medidas Desarrollo Universitario
relativas a la
declaración del
compromiso.
Las estrategias son los conjunto Líder de proceso
Idear estrategias de pasos o acciones que tienen Responsable de la
encaminadas al como fin la consecución de un Política.
6 Estrategias de la Política. desarrollar del Objetivo determinado objetivo. Responsable de
de la política Seguimiento Jefe
Líder de proceso
Para garantizar la medición de los Responsable de la
7 Metas e indicadores de la objetivos de la política se deben Política.
Política. Establecer las Metas establecer metas e indicadores
que se quieren lograr como medio para medir la gestión Responsable de
y aplicación de la política en Seguimiento Jefe de
discusión Oficina de Planeación y
Se deben establecer los Líder de proceso
responsables por políticas en Responsable de la
Indicar los cuanto a la elaboración, Política.
8 Responsables. Responsables de cada implementación y evaluación. Los
Política. responsables se pueden dar, Responsable de
desde un proceso, una Seguimiento Jefe de
dependencia, un comité o un Oficina de Planeación y
funcionario Desarrollo Universitario
La asignación de recursos debe
estar claramente establecida para Líder de proceso
poder garantizar la Responsable de la
Establecer los implementación de la política. Se Política.
9 Recursos para la Recursos con los que debe planificar la cantidad de
implementación de la cuenta cada política personas idóneas necesarias para Responsable de
Política. para su desarrollo implementar la política, la logística Seguimiento Jefe de
adecuada y los recursos Oficina de Planeación y
económicos necesarios para Desarrollo Universitario
garantizar el éxito de la política.
Se debe definir el tiempo y los Jefe de Oficina de

mecanismos necesarios para el Planeación y Desarrollo
seguimiento al desarrollo y Universitario, y/o Líder
10 Seguimiento al desarrollo de Realizar seguimiento al cumplimiento de la política, y en de proceso
la Política. desarrollo de la Política caso de ser necesario, Responsable de la
reestructurarla o actualizarla de Política.
acuerdo a los cambios que se
puedan presentar en un periodo
establecido.

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PROCEDIMIENTO: 4. FORMULAR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS

Aplicar la normatividad
que regulan en este
aspecto a la
Universidad. Revisar toda la información
1 Revisar los necesaria para establecer los
Profesional
Requerimientos legales e Articular el recursos financieros disponibles y
Especializado de la
institucionales para la presupuesto con la aquellos que se requieren para el
formulación del Misión y la Visión, cumplimiento o satisfacción de los
Presupuesto Mapa Estratégico y planes estratégicos y operativos.
Planes y programas de
la Universidad. (Plan
de Desarrollo)
Se deben incluir todas las fuentes

de los ingresos para la Vigencia
Determinar el monto Fiscal que ha determinado el
de los ingresos: Por Ministerio de Educación Nacional, Profesional
transferencias, los señalados por la Ley y los Especializado de la
estampillas y por demás ingresos definidos por la Oficina de Planeación y
votación Ley 30 de 1992, así como los que le Desarrollo Universitario
corresponden a la Institución por
concepto de exoneración por
votación en la matrícula.
Profesional
Se incluye el generado por
Especializado de la
matrículas de pregrado y postgrado
2 Proyectar los Ingresos Se deben incluir los ingresos por
Proyectar los Recursos derechos pecuniarios, Derecho de
Propios. Bienestar Institucional, estampillas, Profesional
convenios interadministrativos, Especializado de la
seminarios, diplomados, cursos y Oficina de Planeación y
venta de bienes y servicios Desarrollo Universitario
Incluir las Profesional

Se incluye el valor de la solicitud
Devoluciones por Especializado de la
ante la DIAN de devoluciones por
concepto de Incentivos Oficina de Planeación y
concepto del IVA.
Tributarios Desarrollo Universitario
Profesional
Diligenciar el formato
Se diligencia el formato del Especializado de la
del Presupuesto de
presupuesto de ingresos. Oficina de Planeación y
Ingresos.

VERSION: 3

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Diseñar, analizar y
Se elaboran los formatos e
proyectar instructivos Profesional
instructivos que contengan los
y formatos –en caso Especializado de la
espacios respectivos para realizarla
de no existir– para la Oficina de Planeación y
previsión de las apropiaciones para
solicitud de Desarrollo Universitario
gastos de funcionamiento –en
apropiaciones de la
cuanto a necesidades, Plan de
vigencia siguiente, de
necesidades, Carga académica
las distintas
consolidada, planes de acción y
dependencias
operativo anual de inversiones,
administrativas y
POAI, presupuesto de la vigencia
académicas de la
anterior– y servicio de la deuda
universidad.
Efectuar la Se efectúa la socialización de los
Profesional
socialización del formatos a las diferentes
Especializado de la
formato a las dependencias.
diferentes Formato acta de socialización
dependencias
Remitir los formatos
Se remiten el formato de
con sus instructivos a Profesional
necesidades a las diferentes
las respectivas Especializado de la
Proyectar los Ingresos dependencias y se les da una fecha
dependencias para su Oficina de Planeación y
3 límite para el diligenciamiento
diligenciamiento para Desarrollo Universitario
respectivo. Formato Pedido de
una fecha previamente
Apropiación Consolidado
fijada
Compilar los formatos
debidamente Profesional
En la fecha límite deben estar en
diligenciados, así Especializado de la
la Oficina de Planeación la
como los planes de Oficina de Planeación y
documentación solicitada para
acción y operativo Desarrollo Universitario
compilarla y analizarla.
Anual de inversiones.
Profesional
Especializado de la
Se procede a la consolidación de Desarrollo Universitario
Consolidar todos los
todos los requerimientos de
requerimientos de las
apropiación presupuestal
diferentes
formulados por las distintas
dependencias.
dependencias.
Se realiza la previsión de ingresos,

egresos, déficit –en caso de existir–
y su financiación para establecer
los recursos financieros disponibles
y aquellos que se requieren para el Profesional
Proyectar el
Elaborar el cumplimiento o satisfacción de los Especializado de la
presupuesto.
4 Anteproyecto planes estratégicos y operativos, Oficina de Planeación y
de Presupuesto de así como los proyectos de inversión Desarrollo Universitario
ingresos y gastos que requieren apropiaciones en el
presupuesto de la vigencia
correspondiente. Formato de

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
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Presupuesto de Ingresos.
Una vez elaborado el anteproyecto

Diligenciar formato de
de presupuesto se envía al rector
Presupuesto.
junto con la exposición de motivos y
Presentar el
toda la documentación que
Anteproyecto de
respaldan los estimativos
presupuesto al Rector.
presupuestales para su respectiva
consideración y aprobación
5 Una vez el señor rector haya

estudiado y aprobado el
Elaborar el proyecto de
Proyectar el Acuerdo anteproyecto de presupuesto se
Acuerdo sobre el Jefe Oficina de
sobre presupuesto de elabora el proyecto de acuerdo del
Presupuesto de Ingresos Planeación y Desarrollo
ingresos y egresos de presupuesto que presenta el señor
y Egresos de la Vigencia Universitario
la siguiente vigencia Rector al Consejo Superior para su
correspondiente
respectiva consideración y
aprobación

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 17 de 38

PROCEDIMIENTO: 5. FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES – POAI

Asesorar a los
Prestar asesoría y
funcionarios Profesional
acompañamiento a los líderes de
responsables de formular Universitario y Jefe
procesos y responsables, a través
el plan operativo anual Oficina de Planeación y
de charlas, talleres, mesas de
de inversión por Desarrollo Universitario
trabajos para definir los
vicerrectorías
contenidos del POAI.
Se consulta en el Plan de
Identificar los objetivos
Desarrollo los lineamientos
metas y estrategias del
estratégicos para materializarlos Líderes de procesos y
Plan de Desarrollo o
en el POAI del proceso donde Vicerrectores
Mapa Estratégico
los objetivos, estrategias y metas
Institucional.
formuladas sean coherentes con
él.
Formular los proyectos y
Consultar Los programas
Programas del proceso acordes
y proyectos del Plan Líderes de procesos y
Identificar los contenidos con el plan de desarrollo
1 plurianual de Inversiones Vicerrectores
del Plan Operativo Anual institucional previa revisión de los
para ser ejecutados en
de Inversiones – POAI por establecidos en el plan de
cada vigencia fiscal
cada vicerrectoría desarrollo.
determinar La
disponibilidad de
Propiciar la participación de los
recursos humanos,
funcionarios del proceso para una
Económicos e
construcción colectiva de los Líderes de procesos y
institucionales
proyectos y programas priorizados Vicerrectores
adecuados para cumplir
a incluir en el Plan de la
con los objetivos y
vicerrectoría.
metas propuestos.
Definir objetivos, metas,

Establecer metas, indicadores,
indicadores y recursos
recursos, tiempo y responsables
necesarios para ejecutar
para la ejecución de los proyectos Líderes de procesos y
y
y programas coherentes con el Vicerrectores
Monitorear los resultados
plan de desarrollo y con el alcance
esperados en proyectos
del plan anual.
y programas.
Concertados los proyectos, metas

2 Formulación del Plan e indicadores se diligencia el
Líderes y Oficina de
Operativo Anual de Diligenciar el Formato del formato respectivo y se envía a la
Planeación y
Inversiones por POAI de la vicerrectoría Oficina de Planeación y Desarrollo
Vicerrectoría Universitario

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 18 de 38

Se recibe de las diferentes Profesional

Compilar los planes de
vicerrectorías, la formulación de Especializado de la
operativos de inversiones
los planes en el formato asignado Oficina de Planeación y
de las vicerrectorías
3 para su elaboración. Formato Desarrollo Universitario
POAI
Consolidar el plan Profesional
Los formatos se agrupan por
operativo anual de Especializado de la
Elaborar el Plan de Vicerrectorías en un formato
inversiones - POAI Oficina de Planeación y
Operativo Anual de Único.
Inversiones POAI - Se elabora el proyecto de acto
Institucional Enviar para su
administrativo mediante el cual se
aprobación proyecto del Profesional
aprueba el Plan Operativo Anual
acto administrativo Especializado y Jefe de
de Inversiones Institucional y se
para la adopción del plan la Oficina de
envía junto con el consolidado
operativo anual de Planeación y
hecho por Vicerrectorías al señor
Inversión - POAI Desarrollo Universitario
Rector para su estudio y
Institucional
aprobación.
Socializar el plan Se comunica a todas las

operativo Anual de vicerrectorías, el acto
Secretaria General
inversiones a las administrativo de aprobación del
vicerrectorías POAI institucional de la vigencia
El responsable del proceso

verificará trimestralmente, si los
Seguimiento al Plan Vicerrectores y Jefe
4 Seguimiento y control al objetivos, metas e indicadores
operativo Anual de Oficina de Planeación y
plan se están cumpliendo de acuerdo a
Inversiones institucional Desarrollo Universitario
lo planeado, a través del reporte
POAI
de los avances en el formato de
seguimiento.
Trimestralmente se le reportará a
la Oficina de Control Interno el Jefe Oficina de
5 Informe del Avance del resultado de los avances de las Planeación y
Control y Evaluación
POAI- metas y recursos ejecutados vs los Desarrollo Universitario
asignados a los POAI de cada
Vicerrectoría.

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 19 de 38

PROCEDIMIENTO: 6. FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCCIÓN E INTEGRACIÓN DE LOS PLANES
INSTITUCIONALES
Socializar la metodología con

Brindar asesoría y acompañamiento
todos los funcionarios Profesionales
desde la Oficina de Planeación y
responsables o líderes de Universitarios o
Desarrollo Universitario, a todos los
Asesoría y procesos los lineamientos Especializados y
1 líderes de los macro procesos
acompañamiento estratégicos que permita la Jefe Oficina de
misionales y de apoyo como de
en la formulación formulación del plan de acción Planeación y
evaluación y direccionamiento
de sus respectivos procesos Desarrollo
estratégico para la formulación del
articulado con cada una de las Universitario
plan de Acción institucional.
vicerrectorías adscritas.
Solicitar la propuesta del Plan

de Acción a las distintas
Vicerrectorías y Oficinas Mediante una circular se solicita a las Profesional
Asesoras de Rectoría donde se Vicerrectorías de: Investigación, Especializado de la
2 Solicitud del Plan
Identifiquen y definan los ítems: Académica, Administrativa y Seccional Oficina de
de Acción de la
Ejes Estratégicos, las Aguachica y Oficinas Asesoras de Planeación y
vigencia
Estrategias, Programas e Rectoría el diligenciamiento del Desarrollo
Iniciativas Estratégicas en formato de Plan de Acción. Universitario.
articulación con el plan de
Desarrollo institucional.
Se recopila la información, se analiza,
Se consulta en el Plan de
Desarrollo los lineamientos
Recopilar la información de los Profesional
estratégicos para materializarlos en el
Planes de Acción enviados por Especializado de la
3 Organización del Plan de Acción del proceso donde
las respectivas dependencias Oficina de
Plan de Acción los objetivos, estrategias y metas
adscritas a las Vicerrectorías y Planeación y
Institucional formuladas sean coherentes y
las Oficinas Asesoras de Desarrollo
materialicen el Plan de Desarrollo
Rectoría. Universitario.
Institucional y se remiten las
observaciones para su respectiva
corrección.
Construir el Plan de Acción
Institucional, en articulación del
Propiciar la participación de los Líderes de Proceso,
Plan de Desarrollo o Mapa
funcionarios del proceso para una Vicerrectores,
Estratégico Institucional,
construcción colectiva de los proyectos Profesionales
4 Construcción del identificando las metas, los
y programas priorizados a incluir en Especializados de la
Plan de Acción programas y proyectos del Plan
el Plan de las Vicerrectorías y oficina Oficina de
Institucional plurianual de Inversiones para
Asesora de Rectoría, que apunten a lo Planeación y
ser ejecutados en cada vigencia
estratégico que permita cumplir con los Desarrollo
fiscal.
objetivos y logro de la misión. Universitario

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 20 de 38

Presentar a la Alta Dirección el
Se propicia el Aval respectivo por parte
proyecto de Plan de Acción
Aprobación del del Representante Legal, para la
5 Institucional de la respectiva
Plan de Acción respectiva aprobación y adopción del Rectoría
vigencia para su implementación
Institucional Plan de Acción Institucional.
y Ejecución
Publicación del Acto Se divulga en los correos

Publicación del Administrativo por medio del institucionales el Plan de Acción
6
Plan de acción cual se adopta el Plan de Acción Institucional, para socialización de los Secretaria General
Integrado Institucional líderes de proceso, jefes de Oficinas
Asesoras y Vicerrectores.
Recopilar, analizar e incluir los planes:
Plan anticorrupción y de atención al
ciudadano, Plan Institucional de
Archivos, Plan anual de adquisiciones,
Plan anual de Vacantes, Plan de
Líderes de Proceso,
Previsión de recursos Humanos, Plan
Vicerrectores,
Construir el Plan de Acción estratégico de Talento Humano, Plan
Profesionales
7 Construcción del Integrado teniendo en cuenta los Institucional de Capacitación, Plan de
Especializados de la
Plan de Acción lineamientos establecidos por el Incentivos Institucionales, Plan de
Oficina de
Integrado Modelo Integrado de planeación Trabajo anual en seguridad y salud en
Planeación y
y Gestión el trabajo, plan Estratégico de
Desarrollo
Tecnologías de la Información y la
Universitario
comunicación, Plan de tratamiento de
riesgos de seguridad y privacidad de la
información y plan de seguridad y
privacidad de la información en el
formato establecido.
Oficina de
Publicación del Plan de Acción
Se divulga en los correos Informática y
Integrado en el enlace de
8 Publicación del institucionales el Plan de Acción Sistemas y la
TRANSPARENCIA Y ACCESO
Plan de acción Integrado para socialización de los Oficina de
DE LA INFORMACION de la
Integrado líderes de proceso, jefes de Oficinas Planeación y
página web y en el micrositio de
Asesoras y Vicerrectores. Desarrollo
planeación
Universitario
Se realizan visitas de monitoreo , se
Hacer el monitoreo al Plan de
envían notificaciones a través de los
Acción de las oficinas
correos recordando los plazos de
Asesoras de Rectoría y
vencimiento y cualquier evento que lo
vicerrectorías
requiera. Profesional
Mediante una circular que se envía Especializado de la
Realizar trimestralmente, se les solicita a las Oficina de
Solicitar Trimestralmente el
Seguimiento Vicerrectorías de Investigación, Planeación y
informe de seguimiento al Plan
Trimestral Plan de Académica, Administrativa y Seccional Desarrollo
9 de Acción a las distintas
Acción Aguachica y Oficinas asesoras de Universitario
Vicerrectorías y Oficinas
Institucional rectoría, el diligenciamiento del
Asesoras de rectoría
formato de Seguimiento Trimestral
Plan de Acción con sus documentos
anexos (evidencias de cumplimiento)
Recopilar la información de Se recopila la información de Profesional
seguimiento a los Planes de seguimiento suministrada por las Especializado de la
Acción enviados por las respectivas dependencias adscritas a Oficina de
respectivas dependencias las Vicerrectorías y las Oficinas Planeación y

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 21 de 38

adscritas a las Vicerrectorías y Asesoras de Rectoría Desarrollo
las Oficinas Asesoras de Universitario
Rectoría.
El análisis deberá considerar las
actividades y su grado de
cumplimiento. Para realizar el análisis Profesional
Realizar el análisis del del seguimiento se revisa, Especializado de la
seguimiento trimestral por verifica y analiza la evidencia Oficina de
dependencia (Rectoría y documental Planeación y
Vicerrectorías). (columnas de Seguimiento, Porcentaje Desarrollo
Realizar de Avance en el Tiempo, Porcentaje Universitario.
Seguimiento de Avance en la Actividad y Acciones
Trimestral Plan de Correctivas).
Acción Se consolida la información En el
Institucional formato de análisis al seguimiento
del Plan de Acción se realizan las
Profesional
Diligenciar el formato de Análisis observaciones e interpretaciones de
Especializado de la
y presentar el informe de los resultados y porcentaje de
Oficina de
seguimiento del Plan de Acción cumplimiento de las metas
Planeación y
trimestral por dependencia establecidas en el plan de Acción y se
Desarrollo
(Rectoría y Vicerrectorías). redacta el informe de análisis de
Universitario
seguimiento Plan de Acción, y es
enviado a la Oficina de Coordinación
de Control Interno.
En el formato de Análisis al
Seguimiento de los Planes de Acción
se aplica a la documentación de
Profesional
Rectoría y Vicerrectorías,
Especializado de la
Diligenciar el formato de Análisis Las actividades se analizan no solo
Oficina de
al seguimiento de los Planes de por su grado de cumplimiento, sino
Planeación y
Acción. respecto al cumplimiento de los
Desarrollo
objetivos y criterios estratégicos del
Universitario
Plan de Desarrollo y Planes y
Realizar el Programas. Formato Análisis al
seguimiento y la Seguimiento Plan de Acción
evaluación Anual Profesional
10 de los Planes de Se consolida la información recibida Especializado de la
Acción al terminar Compilar y consolidar la de las dependencias y se redacta el Oficina de
la Vigencia Fiscal información. informe de seguimiento global a los Planeación y
Planes de Acción. Desarrollo
Universitario
Elaborar el informe de
Profesional
seguimiento final de la
Se envían los formatos revisados con Especializado de la
vigencia correspondiente,
sus respectivos análisis e informe de Oficina de
adjuntar los formatos de
seguimiento a la Oficina de Planeación y
seguimiento y enviarlos a la
Coordinación de control interno. Desarrollo
Oficina de Coordinación de
Universitario
Control Interno.

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 22 de 38

PROCEDIMIENTO: 7. RECOLECTAR Y CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN ESTADISTICA DE LA UNIVERSIDAD CON
EL FIN DE EFECTUAR SU RESPECTIVO ANÁLISIS

Solicitar a las diferentes
dependencias
(Registro y Control
Académico, Unidad
Técnica de Autoevaluación
y Acreditación, Oficina
de Recursos Humanos,
Se elaboran las solicitudes a cada
Oficina de Postgrado,
una de las dependencias con el
1 Vicerrectorías,
detalle de la información cuantitativa
Bienestar Universitario,
Solicitud de y/o cualitativa requerida y se envían
Oficina de Egresados, Profesional
Información la recolección de datos. estas Se
Secretaría General, Universitario de la
consolidan de acuerdo al tipo de
División Financiera) Oficina de Planeación
información, es decir si
encargadas del suministro y Desarrollo
es académica, Financieras,
de la información y enviar Universitario
Poblacional en carpetas.
los formatos de recolección
de datos para su
respectivo
diligenciamiento.
Recibir y consolidar toda la
información de las
dependencias encargadas.
Con la información suministrada por
Consolidar la
2 Revisar, validar y tabular la cada unidad o dependencia se inicia
Información
información consolidada. la verificación de la información para
su consolidación
Se realiza un análisis
Análisis estadístico dela
3 Analizar la información cuantitativo y cualitativo de la
información.
información consolidada.
Elaborar el Boletín Se realiza un análisis
Estadístico cuantitativo y cualitativo de la Profesional
Poner la información a información consolidada. Universitario de la
disposición de la Con la información y el análisis Oficina de Planeación
4 Comunidad estadístico respectivo se elabora el y Desarrollo
Publicar en la Página Web
Universitaria y del Boletín Estadístico, el cual se da Universitario
de la Universidad la
público externo. a la publicidad en medio impreso
información estadística
y a través de la Página Web de la
procesada
Institución

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 23 de 38

PROCEDIMIENTO: 8. CONSOLIDAR Y REPORTAR INFORMACIÓN AL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACION DE
LAS INSTITUCIONES DE LA EDUCACION SUPERIOR - SNIES.

Solicitar a las diferentes
dependencias Se entregan las plantillas de
encargadas la las tablas con los campos
información que se requeridos para el envío de la
Solicitud de
reportara al Ministerio información para MEN.
Información
1 de Educación Nacional
Por medio de las consultas de
Extraer información de SQL de ACADEMUSOFT,
los sistemas de SYSMAN Contable, SYSMAN
información Nómina, SYSMAN Presupuesto,
se extrae la información. Profesional Universitario
Se consolidan de acuerdo al y Profesional
Recibir y Consolidar toda tipo de información, es decir si Especializado de la
la información de las es Académica, Financiera, Oficina de Planeación y
dependencias Poblacional y se organizan Desarrollo Universitario
encargadas. en carpetas en medio
magnético para luego ser soporte
Consolidar la
2 del reporte.
Información
Se revisa que no haya duplicidad
de registros, y posteriormente,
Verificación y validación
se valida la información exigidas
de la información
por el Ministerio de Educación
Nacional
Se carga la información
por medio de la herramienta
Cargue de Información a
HECCA del MEN luego de la
través de la Herramienta
3 Envío de la información validación de la información por
HECCA
parte del MEN.

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 24 de 38

PROCEDIMIENTO: 9. CUANTIFICAR LA CARGA ACADÉMICA

Mediante correo
electrónico se envía el
formato para la Profesional
Recepcionar la carga Docente
cuantificación de la carga Especializado de la
de los programas de pregrado, Solicitar la carga
académica a todos a todos Oficina de Planeación y
1 Escuela Básica de académica propuesta
los departamentos, Desarrollo Universitario
perfeccionamiento académico por cada departamento.
Escuela Básica de
y Seccional Aguachica
perfeccionamiento
académico y Seccional
Aguachica
Fundamentado en la
reglamentación vigente y
con los valores
actualizados de salarios, Profesional Universitario
en la tabla donde se y Profesional
Consolidar las cargas encuentra los datos de: Especializado de la
académicas en una nombres, títulos de Oficina de Planeación y
hoja de cálculo, con la pregrado, postgrado, el Desarrollo Universitario
Consolidar la Carga información de: los tipo de vinculación, la
Académica docente por docentes Catedráticos categoría, el total de
departamento y la de la y Ocasionales de horas asignadas y el
Seccional Aguachica acuerdo a las valor de la hora
2 categorías y por categoría, se cuantifica
horas asignadas a en una hoja de cálculo
cada uno. adicional el valor de la
carga para cada
departamento y se
consolida el de toda
la Universidad.
Entregar un Resumen
Se entrega en medio
en una hoja de Excel
magnético el resumen del
Entregar la carga académica con el valor de la Jefe de la Oficina de
costo de la carga
Cuantificada al Consejo carga académica, Planeación y Desarrollo
académica al Consejo
3 Académico. discriminada por Universitario
Académico.
Departamento y Sede.
Se verifica si el valor
proyectado y el
Verificar la presupuestado
Verificar disponibilidad
Disponibilidad corresponden y si existe la
presupuestal de la carga de la
Presupuestal de la la disponibilidad de los Vicerrector
labor docente Entregada por el
Carga Académica Recursos de Horas Administrativo y Jefe de
4 Consejo Académico
calculada. cátedra y Docentes Planeación y Desarrollo
Ocasionales para Universitario.
proceder con el aval de la

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 25 de 38

carga propuesta. Y se
informa al Consejo
Académico.
El Vicerrector Vicerrector
Se expide la
Administrativo procede a Administrativo y Jefe de
Disponibilidad de la Carga de Disponibilidad
5 solicitar la disponibilidad Planeación y Desarrollo
labores Docentes Propuesta Presupuestal
de los recursos Universitario.
correspondiente
necesarios.
El Consejo Académico Consejo Académico

Aprobación de la Carga Aprobación de la Carga
6 Procede a aprobar la carga
académica Académica
académica del semestre.
El Secretario General
envía los archivos con
las labores docentes
Se envía la carga
aprobadas al Grupo de Secretaria General
Información de la carga aprobada a las
7 Coordinación de Gestión
aprobada dependencias
del Talento Humano, a las
necesarias
facultades y a la Oficina de
Planeación, para lo de su
competencia.

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 26 de 38

PROCEDIMIENTO: 10. PROGRAMACIÓN DE LOS HORARIOS DE CLASES Y ASIGNACIÓN DE ESPACIOS
FÍSICOS
No ACTIVIDAD TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE

En hoja de cálculo se
Determinar por sede procede a determinarla
y bloque el número infraestructura locativa por
de aulas disponibles y sede y bloque, el número
su capacidad de aulas disponibles, así
como, su capacidad para
Profesional o Técnico
albergar estudiantes. La
Identificar los espacios operativo adscrito a la
hoja debe tener las
destinados a las Oficina de Planeación y
columnas en donde se
oficinas, laboratorios, Desarrollo Universitario
indique el número de
bibliotecas y salas de
orden, la identificación del
informática y su
salón, el uso actual y su
Actualizar el espacio físico de la respectiva Capacidad
capacidad.
Institución
En el diligenciamiento de
1 este documento se deben
llenar las columnas:
Nombre del área, área
Diligenciar el formato
construida o Utilizada Profesional o Técnico
establecido para el
(M2), Área construida operativo adscrito a la
inventario de recursos
para actividades docentes, Oficina de Planeación y
físicos por sede.
administrativas e Desarrollo Universitario
investigativas, Áreas para
actividades deportivas,
bienestar y otros.
2 Entregar la Se entrega por correo Profesional o Técnico

Entregar Información.
Información a la Oficina electrónico a la Oficina o operativo adscrito a la
solicitante persona solicitante. Oficina de Planeación y
Mediante comunicación
electrónica se solicita a los
Solicitar a los
directores de Técnico operativo
directores de
departamento actualicen, adscrito a la Oficina de
departamento la
3 Verificar Información de los Planes registren y verifiquen los Planeación y Desarrollo
revisión de los planes
de Estudios cambios que han sufrido Universitario
de estudios registrados
los planes de estudio y
en el Aplicativo
que deben ser registrados
Academusoft.
en la plataforma
académica.
Con base en lo aprobado
en los registros calificados Jefe de la Oficina de
Proyección de grupos de Primer Proyectar grupos a de cada programa activo, y Planeación y Desarrollo
Semestre ofertar primer semestre teniendo en cuenta el Universitario
4 número de egresados de
cada programa, se

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 27 de 38

No ACTIVIDAD TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE
Determina el número de
grupos a ofertar para
primer semestre
Cada director de
departamento, revisando
el comportamiento de los Directores de
estudiantes del semestre Departamentos
anterior, los aprobados, los
5 Proyectar el Numero de reprobados y los admitidos
Proyección de grupos planes de
Grupos a ofertar por en cada cohorte, debe
estudios vigentes
cada materia proyectar el número de
grupos requeridos para la
demanda de cada una de
las asignaturas de los
planes de estudios
vigentes.
Con base en la proyección
de los grupos a ofertar y la
demanda de los antiguos
se procede a generar la
6 propuesta de horarios para
el periodo académico Técnico operativo
Programación de horarios Registrar horarios en la correspondiente, teniendo adscrito a la Oficina de
programas de pregrado Plataforma académica en cuenta la disponibilidad Planeación y Desarrollo
de salones, e información Universitario
como horario de reuniones
y limitaciones de
profesores, se procede al
registro de los horarios en
Academusoft
Durante el proceso de
matrícula académica y
fecha de ajustes de la
misma, se realizan los Técnico operativo
Registrar los ajustes cambios que por petición adscrito a la Oficina de
7 debido a las novedades de los directores de Planeación y Desarrollo
Ajustes a los horarios
que se presentan antes departamento y que la Universitario
programados
y durante el proceso de disponibilidad de espacios
matricula físicos y recursos
financieros permitan,
previa justificación de las
razones por las cuales se
solicitan los cambios

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 28 de 38

PROCEDIMIENTO: 11. ASESORAR REVISAR Y REGISTRAR PROYECTOS EN EL BANCO DE PROYECTOS
INSTITUCIONAL
Se revisa que los

Recibir los proyectos en
documentos que soportan el Técnico Operativo o
medio magnético y físico y
proyecto estén completos y Profesional Oficina de
Radicar los proyectos de las registrar el proyecto
se radica en la ficha de Planeación y
1 diferentes dependencias asignándole un número de
inscripción del proyecto. Desarrollo
radicación en el banco de
Formato ficha de inscripción Universitario
proyectos.
al Banco de proyectos.
Se evalúa el proyecto en la
Técnico Operativo o
formulación y cálculo de:
Profesional Oficina de
costos, indicadores, metas,
Planeación y
coherencia con el plan de
Desarrollo
desarrollo Institucional y
Universitario
Realizar la evaluación Planes de Inversión vigentes.
Evaluar los proyectos inscritos
técnica, económica, Se genera el concepto
en el banco de proyectos
financiera y/o ambiental técnico donde se consigna la Técnico Operativo o
2 viabilidad o no del proyecto y Profesional Oficina de
se determinan además las Planeación y
posibles observaciones sobre Desarrollo
el mismo, además la Universitario
elegibilidad y priorización.
Dependiendo del tipo del
Enviar el concepto técnico proyecto deberá pasar por el
Enviar conceptos técnicos junto con la ficha de Consejo Académico y /o
Planeación y
3 para aprobación del proyecto inscripción del proyecto a la Consejo superior
Desarrollo
instancia competente Universitario para su
Universitario
aprobación.
Si el proyecto es aprobado y Técnico Operativo o
Solicitar el informe de se le asignan los recursos Profesional Oficina de
Efectuar el seguimiento al
avance al responsable de para su ejecución, Se solicita Planeación y
proyecto
4 la ejecución del proyecto la presentación del informe Desarrollo
de avance del proyecto. Universitario
Solicitar la evaluación final, Se solicita la presentación del Técnico Operativo o
el informe de cierre y el documento informe de cierre Profesional Oficina de
5 Realizar el cierre del proyecto acta de liquidación a los y el acta de liquidación y se Planeación y
responsables de la adjunta a los documentos del Desarrollo
interventoría del proyecto proyecto. Universitario
Una vez en ejecución el
proyecto se debe actualizar
Registrar en el Listado de Profesional Oficina de
su estado a : en ejecución, y
Actualizar estado del proyecto seguimiento a los proyectos Planeación y
6 finalizado se debe actualizar
el estado del proyecto Desarrollo
a : ejecutado, según sea el
Universitario
caso

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 29 de 38

PROCEDIMIENTO: 12. ELABORAR EL INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Diseñar, analizar y Se definen los

proyectar formatos, formularios, formatos e
circulares e instructivos instructivos para ser
Jefe Oficina de
correspondientes, para la diligenciados por las
Planeación y Profesional
solicitud de información a diferentes dependencias y
1 Universitario
cada una de las se proyectan las circulares
diferentes dependencias. para tal fin.
Planear la actividad
Solicitar el diligenciamiento
de los formatos para Profesional Universitario
obtener la información Se elabora un oficio que Oficina de Planeación y
necesaria y pertinente a se envía a las diferentes Desarrollo Universitario
los diferentes dependencias se les
estamentos para la diligenciamiento.
proyección del informe de
gestión.
2 Se realiza Profesional Universitario

Socializar en las diferentes
acompañamiento a las Oficina de Planeación y
dependencias formatos e
dependencias para Desarrollo Universitario
instructivos para reportar la
Socializar y Acompañar comprender y recopilar la
gestión de cada una de
información solicitada a
ellas.
las diferentes
dependencias
3 Compilar, analizar y
Se reciben los informes
validar la información Profesional Universitario
debidamente diligenciados
recibida por las Oficina de Planeación y
Consolidar la Información y se analiza su
dependencias Desarrollo Universitario
pertinencia, se organizan y
se valida su veracidad.
Se coteja la información,
se organiza y se
Proyectar el diseño del
prepara un boceto para su
informe de gestión
4 publicación y socialización Jefe Oficina de
Elaborar el Informe de
Planeación y Profesional
gestión
Una vez elaborado el Universitario
Presentar el informe de
Informe de gestión se
gestión
envía al señor rector para
su revisión
Una vez aprobado por el
Presentar del informe de
5 Rector, éste presenta el
Presentar el Informe de gestión al honorable Rector y Jefe Oficina de
informe de gestión ante el
Gestión a las diferentes Consejo Superior Planeación y Profesional
Honorable Consejo
dependencias Universitario y a la Universitario
Superior y la Comunidad
Comunidad

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 30 de 38

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
SUBSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCESO: GESTION ESTRATEGICA
PROCEDIMIENTO: 13. ELABORAR Y MONITOREAR EL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO

Se consolidan los Riesgos de
Corrupción y las Medidas para
mitigarlos, se toma como punto de
Consolidar la información y partida los lineamientos ofrecidos
Profesional
Gestión Plan elaborar el plan por el Modelo Integrado de
Especializado Oficina de
1 Anticorrupción y Atención Anticorrupción y de Planeación y Gestión (MIPG)
al Ciudadano atención al ciudadano. contenidos en la Metodología de
Universitario
Administración de riesgos del
Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Incluir las actividades, Profesional

metas y productos del Se determinan las metas y Especializado Oficina de
Racionalización de
2 componente de productos a gestionar durante la Planeación y Desarrollo
Tramites
racionalización de trámites actual vigencia Universitario
para la vigencia
Incluir, las actividades, Profesional
metas y productos del Ver procedimiento rendición de Especializado Oficina de
Rendición de Cuentas.
3 componente rendición de Cuentas Planeación y Desarrollo
cuentas para la vigencia Universitario
Determinar las actividades Incluir las actividades y/o

Profesional
necesarias para mejorar la directrices de atención al
4 Mecanismos para Mejorar Especializado Oficina de
calidad y el acceso a los ciudadano suministrada por el
la Atención al Ciudadano Planeación y Desarrollo
trámites y servicios. responsable de los procesos que
Universitario
interactúan e impactan con la
atención al ciudadano
Determinar las actividades

necesarias para aumentar
la eficiencia de los Incluir las acciones y
Profesional
5 Mecanismos Para la procedimientos y facilitar lineamientos que permitan el
Especializado Oficina de
Transparencia y el Acceso el acceso de los usuarios a acceso a la información pública
a la Información los diferentes servicios y suministrada por los procesos que
Universitario
acceso a la información interactúan con este componente
pública.
Se solicita trimestralmente a cada

líder responsable de actividades Profesional
Realizar el monitoreo a
contenidas dentro del plan, los Especializado Oficina de
Monitoreo cada uno de los
6 resultados de los indicadores para Planeación y Desarrollo
componentes
medir el avance en las metas Universitario
planteadas

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 31 de 38

Una vez realizado el monitoreo se
consolida la información y se Jefe de la Oficina de
Reportar la información
7 Reporte de la información envía a la Oficina de Coordinación Planeación y Desarrollo
consolidada
de Control Interno para el Universitario
respectivo seguimiento

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 32 de 38

PROCEDIMIENTO: 14. LEVANTAR, REGISTRAR Y ACTUALIZAR LOS TRÁMITES DE LA INSTITUCIÓN

Con base en el mapa de
procesos, del manual de Profesional
Identificar cada uno de procedimientos y las normas de la Especializado Oficina
Realizar el levantamiento de
1 los tramites de los institución se identifican cada uno de Planeación y
los tramites institucionales
procesos de la institución de los trámites por procesos y se Desarrollo
registran en el formato inventario Universitario
de tramites por procesos.
Con cada uno de los líderes de Profesional
Diligenciar la hoja de vida
procesos se procede a diligenciar Especializado Oficina
Describir cada uno de los de trámites para cada
2 el formato de hoja de vida de de Planeación y
tramites uno de los tramites
trámites para cada uno de los Desarrollo
identificados
trámites identificados. Universitario
Consolidar las hojas de
Profesional
vida de trámites y el Se prepara la documentación y se
Especializado Oficina
3 Consolidar y enviar la inventario de tramites por envía para aprobación del Comité
de Planeación y
información de los trámites procesos y enviarlos para Institucional de Gestión y
Desarrollo
ser aprobados por el Desempeño CIGED
Universitario
comité
Se recepcionan los El Comité el cual con base en la

documentos y se normatividad vigente en la
Aprobar el inventarios y la Comité Institucional
3 estudian para ser institución y de la guía del DAFP,
hoja de vida de los trámites de Gestión y
aprobados los tramites aprueba los tramites que serán
por proceso Desempeño CIGED
nuevos o que no han registrados e informa de su
sido aprobados. aprobación.
Digitar la información contenida Profesional

4 Registrar los trámites en el Ingresar los trámites en la hoja de vida de los tramites Especializado Oficina
sistema de trámites virtual aprobados al aplicativo de cada uno de los trámites de Planeación y
del gobierno en línea: SI de gobierno en línea: SI aprobados de acuerdo al manual Desarrollo
del aplicativo. Universitario
Periódicamente o cada vez que

ocurra un cambio en la
Mantener actualizadas normatividad o en los Profesional
las hojas de vida y el procedimientos se debe revisar la Especializado Oficina
Actualizar los tramites
5 registro en la plataforma información de los trámites y de Planeación y
institucionales
en línea de todos los actualizar las hojas de vida de Desarrollo
trámites de la institución trámite correspondiente y la Universitario
plataforma del SUIT Sistema
Único de Información de Trámites.
Analizar las posibles Revisar por lo menos una Analizar la ocurrencia, costos y
acciones de racionalización, vez al año el inventario normatividad de los trámites con
6 supresión o mejoras en los de trámites para evaluar los responsables de cada uno de Profesional
tramites la racionalización, ellos, con el propósito de Especializado Oficina
eliminación, proponer mejoras, que permitan de Planeación y

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 33 de 38

automatización o mejorar la realización de los Desarrollo
mejoras. trámites: racionalización, Universitario
Revisar por lo menos una supresión, automatización o
vez al año el inventario inclusión de unos nuevos pasos
de trámites para evaluar necesarios.
la racionalización,
eliminación,
automatización o
mejoras.
Analizar la información y
las propuestas de Recopilar la documentación de las Profesional
racionalización de hojas de vida de los trámites y las Especializado Oficina
Informar la evaluación de
7 trámites, eliminación, propuestas hechas por los de Planeación y
los trámites
automatización o mejoras responsables y presentarlas para Desarrollo
y enviarlas al comité para la aprobación del comité. Universitario
su aprobación
El comité se reúne analiza el plan
Aprobar las de racionalización y la
modificaciones de documentación que soporta cada Comité Institucional
8 Racionalizar los tramites acuerdo al plan de una de las modificaciones y de Gestión y
racionalización de aprueba la implementación del Desempeño CIGED
tramites plan
Se informa a los responsables la Profesional

Realizar las acciones
aprobación del plan se les brinda Especializado Oficina
propuestas en el plan y
9 Implementar el plan acompañamiento y se recopilan de Planeación y
su respectivo
las evidencias de los avances de Desarrollo
seguimiento
cada actividad. Universitario
Cada responsable de los
tramites que están en
Líder del proceso y
proceso de Consolidar los avances de las
10 Seguimiento Plan de racionalización reportan acciones de cada uno de los
Planeación y
Racionalización a través del formato trámites que están siendo
Desarrollo
respectivo los avances racionalizados.
Universitario
en las acciones
concertadas

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 34 de 38

PROCEDIMIENTO: 15. RENDICIÓN DE CUENTAS

Realizar convocatoria a los
líderes de procesos y equipo
de trabajo para la preparación
Grupo de apoyo que respalde
de la audiencia pública.
Alistamiento Institucional la consolidación de la Líderes de Procesos
1 Solicitar la información
información institucional.
correspondiente a gestión y
estadísticas de la vigencia a
desarrollar
Prescribir y coordinar el Lineamientos Audiencia
Oficina de Planeación
2 proceso de la Audiencia Elaborar la publicación del Pública vigencia actual, de
y Desarrollo
Pública de Rendición de acto administrativo acuerdo al Manual de
Universitario
Cuentas. Rendición de Cuentas.
Oficina de Relaciones
Públicas e
Internacionales,
Conformar Equipo de Equipo conformado según
3 Realizar Reuniones previas Oficina de Informática,
trabajo para la realización Manual de Rendición de
con el equipo de trabajo para Oficina de Planeación
de la Audiencia pública de Cuentas de la Universidad
definir responsabilidades y Desarrollo
rendición de cuentas Popular del Cesar.
Universitario, Oficina
de Bienestar
Universitario
Conformación de base de
datos con las
organizaciones de la
sociedad civil (asociaciones Base de datos actualizada de
Actualizar de la base de Oficina de Relaciones
4 o comités de usuarios, las organizaciones sociales
datos de los invitados a la Públicas e
consejos regionales, principales interlocutores en
rendición Internacionales
gremios, veedurías, la rendición de cuentas.
universidades, medios de
comunicación, asociaciones
de profesionales).
Recibo de la información
Validar la información suministrada por las
solicitada y suministrada por vicerrectorías y sus Oficina de Planeación
5 las respectivas respectivas dependencias. Información actualizada y Desarrollo
dependencias y realizar la Depuración y verificación de Universitario
actualización pertinente la información para su
consolidación
Públicas e
Elaboración de las Publicidad radial, televisiva y Internacionales,
6 Divulgación y capacitación publicaciones en prensa, escrita. Oficina de Informática
sobre la Audiencia pública radio y televisión Capacitaciones a funcionarios
y ciudadanos. Oficina de Planeación
y Desarrollo
Universitario, Grupo

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 35 de 38

de Gestión de
Desarrollo Humano
Públicas e
Internacionales,
Lugar, fecha, duración,
7
número de invitados y
Organización Logística del Cronograma de actividades Oficina de Bienestar
personas esperadas en la
evento del evento a desarrollar Institucional
convocatoria, suministros,
reglamento de la audiencia.
Oficina de Planeación
y Desarrollo
Universitario
Con Base en el Manual de
Rendición de Cuentas de la
UPC y de acuerdo a las
actividades realizadas para la
Elaborar y presentar el Jefe Oficina de
8 preparación y desarrollo de la
Informe sobre la Audiencia Informe sobre la Audiencia de Planeación y
Audiencia se elabora el
de Rendición de Cuentas Rendición de cuentas de la Desarrollo
informe y se anexan las
vigencia. Universitario
evidencias de su realización,
el cual se envía a la Oficina
de Control Interno y Se
publica en Pagina web.

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 36 de 38

PROCEDIMIENTO: 16. GESTIÓN DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

Proyectar el Estudio de Jefe Oficina de
conveniencia y oportunidad que Planeación y
determine la inversión de acuerdo Desarrollo
Realizar estudio de a los documentos radicados en el Universitario
Conveniencia y Oportunidad, banco de proyectos.
de acuerdo al listado de
proyectos elegibles del Banco Revisar, autorizar y suscribir el
de Proyectos Institucional que Estudio de Conveniencia y
hayan sido viabilizados oportunidad proyectado por la Vicerrectoría
Oficina de Planeación y Desarrollo Administrativa
Universitario
Remitir el ECO a rectoría Se remite el Estudio de

Conveniencia y Oportunidad Vicerrectoría
iniciando su trazabilidad a la Oficina Administrativa
de rectoría
Definir los proyectos Solicitar disponibilidad Enviar solicitud de disponibilidad
de inversión a ejecutar presupuestal. presupuestal a la Coordinación Rectoría
en cada una de las Grupo de Gestión Presupuestal
1
sedes y presupuestar
de acuerdo a los Verificar la disponibilidad de Validar la fuente, disponibilidad y Coordinador Grupo
recursos disponibles los recursos así como la objetivos de los recursos para el de Gestión
legalidad de la destinación de proyecto de inversión. presupuestal
los mismos
Recibida la solicitud por parte de la
Realizar la correspondiente Oficina Jurídica se procede a
evaluación técnica analizar y evaluar las propuestas Jefe Oficina Jurídica
desde el punto de vista, técnico y
económico para determinar la más
favorable para la institución.
Enviar evaluación técnica Elaborar oficio remisorio de la Secretaria de
evaluación técnica y remitirlo a la Oficina de
Oficina Jurídica Planeación
Realizar proceso de la adjudicación
Realizar el proceso de del contrato, según modalidad de
adjudicación del contrato contratación, para que se surtan los Oficina Jurídica
tramite de legalización constitución Comité de
de pólizas, aprobación de las Contratación y
mismas y se entrega el Administración
correspondiente anticipo, según
procedimientos Contratación
proyectos de inversión
Levantar el acta de inicio de Comenzar la ejecución del proyecto
ejecución del proyecto de de inversión una vez levantada el Interventor del
inversión acta de inicio con el contrato

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 37 de 38

acompañamiento permanente del
interventor hasta lograr la ejecución
del proyecto
Diligenciar formato acta de inicio.
Realizar la interventoría y/o Durante la ejecución del proyecto
Ejercer interventoría supervisión a la ejecución del de inversión realizar las actividades Interventor del
2 y/o supervisión proyecto de inversión de acompañamiento y seguimiento contrato
hasta la finalización y liquidación del
proyecto
Realizar el seguimiento a las Presentar los informes de avances
Realizar el actividades del proyecto de la ejecución del contrato, y Interventor del
3 Seguimiento y control realizar los trámites pertinentes contrato
del avance del para los pagos de acuerdo a las
proyecto cláusulas dispuestas para tal fin y el
manual de interventoría.
Conforme a los plazos establecidos
Realizar la liquidación del en la norma realizar junto con el
4 Realizar el cierre del contrato en los términos contratista los trámites respectivos Interventor del
proyecto establecidos. para la liquidación del contrato y contrato
realizar la evaluación de la
prestación del servicio. Informe de
Evaluación y revaluación de
proveedores.

VERSION: 3

ESTRATÉGICA
PÁG: 38 de 38

PROCEDIMIENTO: 17. ELABORAR PLAN DE MEJORAMIENTO

Revisar y Analizar la Se revisan los formatos de
información y el desarrollo seguimientos al
del proceso gestión proceso de gestión
estratégica para determinar estratégica para
las acciones a seguir, para determinar qué acciones
corregir o subsanar las fallas se cumplieron y cuales
1 Documentar Acciones o no conformidades quedaron inconclusa Jefe Oficina de
preventivas y correctivas detectadas Planeación y Desarrollo
Diligenciar Formato plan Universitario
de mejoramiento, Formato
Elaborar el plan de
plan de mejoramiento, y
mejoramiento
hacer el seguimiento,
Formato seguimiento
plan de mejoramiento,

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