Ocho áreas clave

Curso: Operador Económico Autorizado

Unidad 4: Buenas prácticas en materia de seguridad
 Índice
1. Seguridad en el Marco SAFE .................................... 2
1.1. Los socios comerciales ......................................................... 2
1.2. La seguridad en el transporte de contenedores.................... 3
1.3. La seguridad del personal .................................................... 3
1.4. El control de accesos ............................................................ 4
1.5. Los procedimientos seguridad correspondientes a los
embarques de las mercancías ..................................................... 5
1.6. La formación en seguridad ................................................... 6
1.7. La seguridad física de las instalaciones ................................ 7
1.8. La seguridad de la información tecnológica ......................... 8
2. Documentación adicional ........................................ 9

Las marcas, nombres y logos FINPYME y CII son propiedad intelectual de la CII.

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autorización.
1. Seguridad en el Marco SAFE
El Marco SAFE nos indica que, para garantizar la seguridad de nuestra empresa y lograr que
su participación en la cadena logística sea fiable, debemos garantizar la seguridad en 8
áreas.

Vamos a verlas con detalle.

1.1. Los socios comerciales

Que nuestra empresa sea segura no basta. Nuestra mercancía se relaciona con otras
empresas bien de forma directa o bien de forma indirecta. Estas empresas son nuestros
socios comerciales.

Para mantener la seguridad y la integridad en la cadena de suministro debemos tener en

cuenta dos puntos críticos:

• Por un lado, necesitamos realizar un análisis de los socios comerciales que intervienen
desde cualquier rol en la cadena de suministro; en función del eslabón que ocupen se
llevarán a cabo los procedimientos de revisión que sean pertinentes. Estas revisiones
pueden incluir auditorías, entrevistas o cualquier forma de verificación de datos.
• Por otro, los socios comerciales deben cumplir unos estándares de seguridad. Estos
estándares deben incorporarse a los procesos mediante los cuales seleccionamos a
nuestros socios y dedicimos renovar la relación comercial con ellos. Para ello se
realizarán las comprobaciones necesarias, que pueden incluir visitas programadas o no
programadas para verificar su grado de cumplimiento.

Como vemos, tanto nuestros clientes como nuestros proveedores deben reunir una serie de
requisitos para poder colaborar con nuestra empresa. La situación idónea sería que todos
dispusiesen de certificaciones de Operador Económico Autorizado. Eso les acreditaría,

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directamente, como un socio comercial seguro. Si no se da esta circunstancia, antes de
contar con su colaboración, tenemos que comprobar que sean colaboradores lo
suficientemente seguros.

Para mantener la relación comercial a lo largo del tiempo, será necesario que nuestros
socios mantengan unos estándares en sus niveles de seguridad, alineados con los
requisitos del programa OEA. Si disponen de certificaciones OEA, nos deben comunicar los
resultados de las reevaluaciones que se hagan bien internas o por parte de la Aduana de
cara a validar y renovar la relación comercial. Si carecen de certificación OEA, seremos
nosotros quienes obligatoriamente constatemos las medidas de seguridad que nos dicen
tener. Esta comprobación es aconsejable incluso en el caso de que dispongan de
certificación OEA.

1.2. La seguridad en el transporte de contenedores

Veamos ahora cuáles son las recomendaciones en cuanto a la seguridad de los

contenedores, un aspecto muy importante para la seguridad de la cadena de suministro.

Se deben revisar cuidadosamente los 7 puntos críticos de los contenedores: pared frontal,
lado derecho, lado izquierdo, piso, techo interior y exterior, interior del contenedor y,
finalmente, las puertas y cerraduras del mismo.

Además, debemos utilizar precintos de alta seguridad y que cumplan con las normas ISO
correspondientes. El sistema de control para verificar los contenedores así como para
colocarlos debe seguir un procedimiento.

Otro aspecto a tener en cuenta es la zona en la que se pueden aparcar los contenedores.
Esta deberá ser un aérea segura, que no permita el acceso a personal no autorizado. De
este modo, protegeremos los contenedores y evitaremos que puedan ser manipulados de
manera fraudulenta.

1.3. La seguridad del personal

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Para mantener la seguridad de la empresa es importante que nuestros empleados sean
fiables, especialmente aquellas personas que ocupen puestos sensibles o de especial
responsabilidad.

Para cuidar este aspecto, el Marco SAFE nos recomienda confirmar los datos que consten
en el currículo antes de la contratación. En la medida en que las normas nacionales de cada
país de la región lo permitan, podemos verificar los antecedentes de los empleados,
realizando comprobaciones anuales, sobre todo en el caso de aquellos cargos que sean
más delicados, en lo que concierne a la seguridad.

El Operador Económico Autorizado debe disponer de políticas de contratación de personal

(permanente y temporal) y cumplir con las formalidades exigidas para la mismas, teniendo
en cuenta sus análisis de riesgos. Debe disponer de un expediente con todos los datos
actualizados de cada uno de los empleados, sobre todo de aquellos con puestos más
relevantes.

Tenemos que prever qué ocurrirá cuando termine la relación laboral y establecer un
procedimiento documentado para esa situación. El empleado tendrá que devolver los
artículos que la empresa le haya entregado para realizar su trabajo, así como las llaves,
tarjetas, uniforme de trabajo e identificadores de cualquier tipo. Asimismo, se dará de baja
su acceso a las aplicaciones informáticas.

1.4. El control de accesos

Por supuesto, saber quién puede entrar y quién no debe entrar a nuestras instalaciones es
esencial para evitar incidentes desagradables.

El control de accesos a nuestras instalaciones, tanto para empleados como para visitas, ser
realizará a través de un procedimiento sencillo y/o un sistema más sofisticado según sea el
tamaño y tipo de empresa. En todo caso, deberá ser lo suficientemente riguroso como para
impedir la entrada a personas no autorizadas.

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Los empleados deberán disponer de un sistema de acceso e identificación adecuado para
facilitar su entrada a las zonas de trabajo.

Es conveniente que exista un procedimiento documentado de entrega de tarjetas de

acceso, llaves y códigos de descodificación de alarmas para cada uno de los empleados que
lo precisen. El mismo registro deberá contemplar también la devolución en el caso de que
cese la vinculación laboral o que se modifiquen las necesidades del empleado. Por ejemplo,
si el empleado cambia de turno de trabajo y por ello ya no requiere una llave de acceso.

Si subcontratamos algún servicio y los empleados del suministrador van a desarrollar su

trabajo en nuestras instalaciones, estos empleados deberán disponer de códigos
identificativos y tarjetas de acceso especiales mientras dure la subcontrata. También se
suscribirá una autorización laboral y un contrato de confidencialidad de la información y
gestión de su trabajo.

Este control de accesos se debe aplicar también a los vehículos. Se puede establecer un
control de vehículos autorizados que impida el movimiento de vehículos ajenos. Con ello se
evitarán los movimientos de mercancías no autorizados y los desplazamientos de personal
que no tenga permitido el acceso.

1.5. Los procedimientos seguridad correspondientes a los

embarques de las mercancías

El objetivo es que existan medidas de seguridad suficientes que garanticen los procesos
relacionados tanto con el transporte como con la manipulación y el almacenamiento de la
carga.

Básicamente, estaríamos desarrollando tres aéreas en los procedimientos de seguridad:

documentación, conocimientos de embarque y envío y recepción.

1. Para la documentación, necesitamos procedimientos que garanticen que la

información que se requiere en el despacho de las mercancías sea lo suficientemente

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 completa y exacta para permitir la gestión aduanera sin error ni variación. Es
importante disponer de algún sistema de protección frente a posibles pérdidas de la
documentación o información que evite, además, los cambios no deseados sobre la
misma.
2. Para los conocimientos de embarque, es importante tener un sistema de verificación
de la documentación recibida del proveedor de forma que los datos no puedan ser
manipulados, falseados o alterados.
3. Finalmente, en lo que concierne a las tareas de envío y recepción de la carga, es
necesario comprobar que la mercancía recibida coincide con la manifestada en la
carga del transporte. Tenemos que cotejar los pesos, bultos, marcas, precintos y
cualquier otro dato que la identifique.

Es necesario establecer un sistema de control que impida las salidas de las mercancías sin la
correspondiente orden de compra. Así evitaremos entregas no autorizadas.

En cuanto a los chóferes que accedan a la empresa con los vehículos de carga, deberán
disponer de un documento de identificación y una autorización de acceso.

1.6. La formación en seguridad

Es importante que haya una oferta de capacitación dentro de la empresa y que se realicen
informes sobre actividades que puedan resultar sospechosas o indicios de amenazas, y
estos se compartan entre los empleados.

Es imprescindible que en la empresa dispongamos de programas de formación. Estos

programas deben incluir no solo los conocimientos relacionados con la actividad
profesional de cada empleado, sino también los conocimientos necesarios para actuar en
caso de que se produzca una alerta de seguridad o se perciban indicios o sospechas de que
se ha vulnerado alguno de los procedimientos.

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Se llevarán a cabo programas de capacitación que permitan a los empleados conocer la
trascendencia que tiene la seguridad de la cadena logística.

A los operadores que realizan el transporte de las mercancías, bien sean contratados
directamente o bien lo hagan a través de terceros, se les facilitará el conocimiento de las
medidas y las políticas de seguridad que se hayan implementado.

1.7. La seguridad física de las instalaciones

¿Cómo podemos garantizarla la seguridad de las instalaciones? El Marco SAFE nos aconseja
prestar especial atención a varios puntos críticos. Serían estos:

• Primeramente, las puertas y ventanas deberán estar identificadas y provistas de

sistemas de control.
• Por otra parte, en los estacionamientos debe delimitarse de forma clara cuál es la zona
para los empleados y cuál la zona para las visitas.
• La estructura del edificio debe estar dispuesta de modo que impida el acceso de
intrusos.
• Otro punto es el control llaves, códigos y tarjetas de acceso. Es importante identificar
qué personal de la empresa dispone de llaves, códigos y tarjetas de accesos y el
motivo por el que dispone de ellos. Se deben evitar los accesos permitidos que sean
innecesarios.
• La iluminación de las instalaciones es también muy importante. Todas las áreas críticas,
como los accesos, las zonas de almacenaje y manipulación de las mercancías, el
estacionamiento de vehículos de carga... deben estar bien iluminadas de forma
permanente.
• Otro asunto a considerar es la instalación de alarmas y, en su caso, de cámaras de
vigilancia.
• Finalmente, debemos prever que la comunicación interna entre nuestros empleados
sea ágil y rápida. Tienen que estar preparados para poder actuar de inmediato y de
forma coordinada ante cualquier incidencia.

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La disposición de medidas de seguridad se hará siempre teniendo en consideración el
tamaño y tipo de empresa.

1.8. La seguridad de la información tecnológica

Sobre esta cuestión podemos señalar varias recomendaciones.

• Necesitamos establecer un sistema de control de acceso a los programas informáticos

para cada uno de los usuarios. Además, los códigos de acceso se modificarán de
manera regular.
• Las áreas de información y los programas a los que puede acceder cada uno de los
empleados deben estar bien acotadas.
• El propio sistema deberá detectar el uso incorrecto de claves o accesos indebidos a
información no autorizada y deberá garantizar las copias, la recuperación y el archivo
de la información del sistema.

Además de lo anterior, conviene tener en consideración dos aspectos sobre el sistema

informático:

• Por una parte, conviene disponer de procedimientos que garanticen la integridad de la

documentación y que incluyan los registros de accesos restringidos, clasificación de la
documentación y controles durante su almacenamiento.
• Por otra parte, es recomendable disponer de medidas de protección de los equipos
que contienen la información, con especial atención al servidor informático.

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autorización.
2. Documentación adicional
Además, si deseas ampliar tus conocimientos sobre este punto, te invitamos a consultar la
Guía Práctica para el Diseño e Implementación de un Programa de Operador Económico
Autorizado (OEA) en América Latina (BID, 2011), especialmente las páginas 73-82.

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