® ICONTEC NORMA TECNICA NTC-ISO COLOMBIANA 15489-1 2010-03-17 INFORMACION Y DOCUMENTACION, GESTION DE DOCUMENTOS. PARTE 1. GENERALIDADES — INFORMATION AND DOCUMENTATION. RECORDS. MANAGEMENT. PART 1. GENERAL CORRESPONDENCIA esta_norma es una _adopcion modificada (MOD), respecto al documento de referencia, la norma ISO 15489-1.2001 DESCRIPTORES. informacién y documentacion. gestion documental, procedimientos - gestion documental, programa de gestion documental LCS. 0114020 Colorbiane Ge Nomas Técnicas y Gerth 10 14297 Bogota DC. Tet (571) 07888 Fax (S71) 2 Promila su reproducson Edtaga 2010.0:NORMA TECNICA NTC-ISO COLOMBIANA 15489-1 2010-03-17 INFORMACION Y DOCUMENTACION. GESTION DE DOCUMENTOS. PARTE 1. GENERALIDADES IN. RECORDS una _adopcion JOD), tespecto al referencia, la norma 01 jcion y documentacion: gestion documental: procedimientos - gestion documental; programa de gestién documental, ARCHIVO GENERAL, DELS NSCION, 1.8. 01.140.20 Fsttada por ol insbluta Colombiane de Normae Tasrieas y Ouiticacen (CONTES) Apartado t4237 oyota OC - Tel (571) SOIEBEE - Fax i571) 2221439 Prohibida su reproduccion Eottada 2010-03-26PROLOGO E| Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificacién, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacién, segun el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de caracter privado, sin dnimo de lucro, cuya Misién es fundamental Para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccion al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pais, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo La representacion de todos los se \dos en el proceso de Normalizacién Técnica esta garantizada por los Comit eriode de Consulta Publica. este ultimo caracterizado por a participaci La norma NTC-ISO 15489-1 Esta norma esta suj A continuaci onan las empres: traves de n en el Comite Técni JAVERIANA PUBLICA DE SOCIEDAD IANA DE ARCHIVISTAS ECOPETROL TELEFONI GRUPO BANCOLO! UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA MINISTERIO DE HA\ PUBLICO Ademas de las anteriores, en siguientes empresas yecto se puso a consideracién de las ALMATEC FUNDACION UNIVERSITARIA INPAHU ARCHIVO DE BOGOTA, GRUPO INFOESFERA COLARCHIVOS MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA COLGRABAR UNIVERSIDAD DE LA SALLE DISARCHIVOS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ICONTEC cuenta con un Centro de informacion que pone a disposicién de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados DIRECCION DE NORMALIZACIONNORMA TECNICA COLOMBIANA __NTC-ISO 15489-1 CONTENIDO 5 Pagina PROLOGO 0. INTRODUCCION 1. OBJETO Y CAMPO DE 2. REFERENCIAS NORI 61 GENERA 6.2 POLITICA . 6.3 RESPONSABILIDA\ 7. _ REQUISITOS DE LA GES’ 7.1 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTION DE DOCUMENTOS . 7.2 CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO ... 8. _ DISENO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS: 8.1 GENERALIDADES 82 CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ..NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 Pagina 8.3. DISENO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS 8.4 METODOLOGIA PARA EL DISENO Y LA IMPLEMENTACION 8.5 SUSPENSION DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE DOCUMENTOS .... 16 9. PROCESOS Y CONTRO! ION DE DOCUMENTOS . 16 9.1 DETERMINACION DEBEN INCORPORARSE. AL SISTEMA . 9.2 DETERMIN. 93 84 95 96 a7 98 8.9 — DISPOSICIOI 9.10 DOCUMENTACIO! ESTION DE DOCUMENTOS........ 10. SUPERVISION Y AUDIT 24 41. CAPACITACION .. INDICE ANALITICO..NORMA TECNICA COLOMBIANA —_NTC-ISO 15489-1 INFORMACION Y DOCUMENTACION. GESTION DE DOCUMENTOS. PARTE 1. GENERALIDADES 0. INTRODUCCION La normalizacion de las pol la gestién de documentos aseguran la adecuada atencién y proteccién que Ja evidencia y la informacion que ‘as eficaz usando practicas y nsenso expresado por ISO para normaliz rds Management, 189-2) cuyo uso Técnico ISO/TR 1 explicaciones mas cin, con el fin de 5 resultados previstos bibliogratia. También se debe proyectos, estudios y otras actividades destinadas a: 1. Fomentar la formulat informacién (nacionales, regionales € internacionales) 2. Fomentar y aifundir metodo: 1a8 para el manejo de la informacion. 3. Contribuir a la creacién y mejoramiento de infraestructuras de la informacion 4, Contribuir a la creacién y mejoramiento de sistemas especializados de informacion en los campos de la educacion, la cultura, la comunicacién y las ciencias sociales y naturales, 5. Fomentar la formacion y capacitacion de los especialistas en informacion y de los usuarios de la misma Programa de Gestion de Documentos y Archivos - RAMP establecido por Is Division del Programa General {Informacion de ia UNESCO - Paris 1983 1 de 26NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 Por ultimo, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa general para lograr economia y eficacia en ia gestion de los documentos corrientes y para determinar, conservar y fomentar sistematicamente la utiizacion de los archivos. Estos elementos programaticos pueden clasificarse segtin las fases siguientes que representan el Ciclo total de vida de los documentos - La fase de produccién de documentos abarca los elementos siguientes: disefio y gestion de formularios, preparacién y gestion de la correspondencia, gestion de informes y directrices, fomento de sistemas de gestion de la informacion y aplicacién de la tecnologia moderna a dichos procesos. La fase de utilizacion y conservacién de los documentos abarca los aspectos siguientes Creacién y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperacion de datos. gestion de registros, gestion del correo y las telecomunicaciones, seleccion y manejo de maquinas copiadoras, andlisis mas, produccion y mantenimiento de programas de documentos vitales, fun le centros de documentacién y aplicacién, cuando proceda, de la aut rografia a dichos procesos La fase de disposicio la identificacion y descripcion de las series de documento: amas de retencion y disposicion de documentos. la evaluat documentos y la transferencia de documentos el diseio en gran medida de Esta parte 6 8" que producen las organizaciones Se recomienda la NTC-ISO 15489 para cree, incofpore y gestione los documentos que necesita En el Informe T ctrices) se describen los procedimientos que permiten desarroliar une ‘orde con los principios y elementos expuestos en esta parte de la n Esta parte de la norma NTC-ISO 1 se aplica a la gestion de documentos, en todos los formats 0 soportes. creados 0 recibidos por cualquier organizacion publica o privada en el ejercicio de sus actividades © por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos; ~ __proporciona la asignacion de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las politicas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos = Proporciona la gestion de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con las normas NTC-ISO 9001 y NTC-ISO 14001: En algunos paises. 1a gestion de documentos no se distingue de la gestion de archivos histénicos Management) aNORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 : regula el disefio y la implementacidn tanto del Programa de gestion de documentos como del sistema de gestién de documentos Esta parte de la norma NTC-ISO 15489 esta destinada a su uso por - los directivos de las organizaciones, = los profesionales de la gestion de documentos, de la informacién y de sus tecnologias; - y cualquier persona natural o juridica que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos para la organizacion 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Las normas que a continuacion se tienen disposiciones validas para esta norma intemacional. En el momento de ban en vigor las ediciones indicadas. Para las referencias con fecha, no isiones 0 modificaciones posteriores de ninguna de las publicacione: ue basen sus acuerdos en esta norma internacional deben estudiar edicién mas reciente de las normas 1a, $e aplica la edicién en vigor del documento normati de IEC y de ISO poseen el registro de las noi 10 15489, se los términos y definiciones siguientes, En cuar icluyen en el/presente documento, constitese lanorma ISO 5127, izar, usar 0 recuperar informacién servicio de archivos; institucién istica; programa archivis| © programa responsable de la seleccion obtencion y conservacion de docut valor permanente, de facilitar el acceso a los mismos y de la aprobacion de la destruccidn de otros documentos. 3.3 Clasificacion (Classification). Identificacién y estructuracion sistematica de las actividades de las organizaciones 0 de los documentos generados por éstas categories, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, légicamente estructurados representados en un sistema de clasificacion 3.4 Conservacién (Preservation). Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos a lo largo del tiempo. Pendiente de publicacién (Revision de todas las partes precedentes de la natma 1$0 6127) 3NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 3.5 Conversién (Conversion), Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a otro. Vease migracién (véase el numeral 3.13), 3.6 Disposicién’, Decision resultante de la valoracion hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencion y/o tablas de valoracion documenta con miras a su conservacion total, eliminacion, seleccion yo reproduccion. 3.7 Documento (Document)®. Informacion u objeto registrado que puede ser tratado como una Unidad: 3.8 Documento de archivo (Records)”.. Registro de informacion producida o recibida por una entidad publica o privada en razon de sus actividades o funciones 3.9 Eliminacién documental. Destruction ”. Actividad resultante de la disposicion final sefalada en las tablas de retencion o d cidn documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y sin perjuicio de conservar su informacion en. otros soportes 3.10 Gestion de document: ; gestion documental”. Conjunto de actividades administrativas y nificacion, manejo y organizacion de la documentacion producida y r jesde su origen hasta su destino final ampos de acceso para la estructura de sistema a otro, fos mismos COLOMBIA ARCHIVO GENE! jerdo No 027 (31, de octubre 2008) Por la cual se ‘modifica el Acuerde Ne. 07 del 29) : El ingles posse tres términas distinte fS Records y Archives) para designar lo que en espafl ‘coma en el fesio de Jenguas latinas. cuenta con una unica voz (dacumentos) Asi, Documont es el fequivalente de documento en su significado generico, come mera informacion registrada Por e! contrario los términos Records y archwes designan de manera especitica @ aquellos documentos producides como prueba y reflejo de las actividades de la organzacion que los ha creado. reservandase el empleo de este tulle a los documentos de caracter nisiorica Por todo olla. la pauta seguida en la traduccidn as la del empleo del termine documento en todos los cases los posibies problemas de polisemia que pudieran presantarse ccasionslmente, han sido vesueltos de la manera usuaimente seguida en castellano: mediante la adjetwacion 9 calificacion de! termmno al cuando se pudiera ver come conveniente COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerds No.027 (31 ae actubre 2006) Porla cual se ‘mosifica e! Acuerdo No. 07 del 28 de unio de 1984 Archivo Genera de @Nacion. 2006 p 1-12 Ibid. p 6 Iba p 7NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 3.14 Programa de gestién de documentos’. Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestion documental) al interior de cada entidad, tales como produccién, recepcion, distribucion, tramite, organizaci6n, consulta, conservacion y disposiciOn final de los documentos. 3.18 Registro (Registration). Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de su entrada en un sistema. 3.16 Responsabilidad (Accountability); rendicién de cuentas. Principio por el que los individuos, las organizaciones y la sociedad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una explicacién al respecto. 3.17 Seleccién'®. Parte de la disposicién final sefialada en las tablas de retencién o de valoracién documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de caracter representativ su conservacion permanente. Usanse tambien ‘depuracion’ y “expurgo” 3.48 Sistema de clasificacion ( /ease clasificacion (véase el numeral 3.3) 3.19 Sistema de gestion ds System); sistema de gestion documental. gestiona y facilita el acceso a los correspondientes tipos etapa del ciclo vital de (Transfer). propiedad y la jad para seguir la hist iento, el uso y la Controlar € imponer etapas de documentos de una ubicacion a otra 3.25 Valoracién". Labor @ determinan los valores primarios y secundarios de los documentos f SU permanencia en las diferentes fases del ciclo vital 4. BENEFICIOS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS La gestion de documentos regula las practicas efectuadas tanto por los responsables de su gestion como por cualquier otra persona que cree 0 use documentos en el ejercicio de sus actividades, La gestion de documentos en una organizacién incluye ‘ ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guia para la Implementacien de _un Programa de Gestién ‘Documental Manual de Archwistica - Primera Fase Bogota D.C AGN, 2005. 198 p, ISBN 958.97666.9-2 ° COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo No 027 (31, de octubre, 2006). Por Ia cual se medifca el Acuerdo No O7 dal 29 de junio de 1994, Archivo Genera de la Nacién, 2005 p, 1-12 hid. p10 Ibid, p14NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 a) _elestablecimiento de politicas y normas; b) la asignacién de responsabilidades y competencias: c} el establecimiento y promulgacién de procedimientos y directrices; d) la prestacion de una serie de servicios relacionados con su gestion y uso; ) el disefo, la implementacién y la administracién de sistemas especializados de gestion de documentos; y f) a integracién de la gestion de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacion. Los documentos contienen informaci constituye un recurso valioso y un activo importante de la organizacién. La un criterio sistematico para la gestion de documentos resulta esencial pa nes y la sociedad, a fin de proteger y . Un sistema de gestion de documentos se convierte en una fuente dk jidades de la organizacion que puede servir de apoyo a posteriore: cisions, al tiempo que garantiza la rendicion de cuentas frente a esentes y futuras. Los documentos incluidas las actividades archivisticas, de aud) proporcionar proteccidt incluyendo la gestin de riesgos en relacion con la existencia ncia de las actividades realizadas por la organizacién proteger los intereses de la organizacion y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras; = apoyar y documentar las actividades de investigacién y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, asi como la investigacién histérica: - Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones. - __establecer una identidad personal, cultural y de la organizaciéon; y - mantener la memoria corporativa, personal o colectiva. 6NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 5. MARCO REGLAMENTARIO Todas las organizaciones necesitan identificar el marco reglamentario que afecta sus actividades y los requisitos para documentarias. Las politicas y los procedimientos de las organizaciones deben reflejar la aplicacién de! marco regiamentario en sus procesos de negocio. Una organizacién debe poder probar a través de sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con el marco reglamentario. El marco regiamentario se compone de los siguientes elementos a) [as leyes, la jurisprudencia y la reglamentacién que regula el marco organizativo en general y el que afecta a cada sector en particular, incluidas las leyes y reglamentacién relacionadas directamente con los documentos. los archivos, el acceso, la privacidad, las pruebas, el comercio electronico, la proteccién de datos y la informacion; ») _normas de obligado cumplimi codigos de buenas pract @) —_cédigos éticos y de cor ©) expectativas que se considera como un u organizacién, sdores (por separado licarse mejor a los ie documentos de dich Una organizacioi a NTC-ISO 15489 debe establecer, documer ientos y practicas de gestion de documentos que asegure rmacian, evidencia y rendicion de cuentas. 6.2 POLITICA Las organizaciones deben definir tuna politica de gestion de documentos, El objetivo de esta politica debe consi reacion y gestion de documentos autenticos, fiables y utiizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organizacion durante todo el tiempo que se precise. Las organizaciones deben asegurarse de que esta politica se transmite y se implanta en todos los niveles organizativos. La politica debe ser adoptada y respaldada en el nivel més alto de decision y promulgarse en toda la organizacion. Deben asignarse las responsabilidades sobre su cumplimiento. Esta politica debe elaborarse a partir de un analisis de las actividades de la organizacién. Este analisis debe definir las areas donde es mas pertinente aplicar la legislacion, los reglamentos y otras normas y buenas practicas en materia de creacién de documentos relacionados con las, actividades de la organizacién. Para hacer esto, las organizaciones deben tener en cuenta consideraciones de tipo econémico y su entoino organizativo. La politica debe revisarse 7NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 periédicamente para garantizar que refleja adecuadamente las necesidades de la organizacion ‘en todo momento. 6.3 RESPONSABILIDADES Se deben definir y asignar las responsabilidades y las competencias vinculadas con la gestion de documentos ¢ informar de ello a toda la organizacién de modo que, en caso de que se identifique una necesidad concreta de crear e incorporar documentos, no quepa duda de quien es el responsable de tomar las medidas oportunas. Estas responsabllidades se deben asignar a todos los miembros de la organizacién, incluidos los responsables de la gestion de documentos, los profesionales de la informacion relacionada, los ejecutivos, los jefes de unidades organizativas, los administradores de sistemas y cualquier otra persona que cree documentos como parte de su trabajo, por lo que se debe recoger en la descripcién de cada puesto de trabajo y en declaraciones similares. El grado mas elevado de responsabilidad en relacion con la gestion de documento: jebe asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la 0) a designacién de responsables individuales. puede ser una obligacién legal. La definicion de estas respos \ciados como los siguientes: a) Los profesionales de la n responsables de todos los aspectos jisefio, la implementacion y el operaciones; asi como de y en las operaciones de ividuales. responsables de ntos sean precisos y esté a disposicion de mantener ntos precisos y completos lanificacién y la implementacion de las politicas y los procedimies ntos de acuerdo con su ambito de actuacion| 7. REQUISITOS DE LA GESTIOI 7.4 PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTION DE DOCUMENTOS Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realizacion de las actividades propias de cada organizacién. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco reglamentario y faciltar la necesaria rendicién de cuentas, las organizaciones deben crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos documentos durante el tiempo que establezca la tabla de retencion documental. Para lograr esto, las organizaciones deban establecer y llevar a cabo un exhaustivo programa de gestion de documentos en el que:NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 a) b) °) a se determinen los documentos que deben ser creados en cada proceso’ de negocio y la informacién que es necesario incluir en dichos documentos se decida la forma y la estructura en que los documentos se deben crear e incorporar al sistema, y las tecnologias que tienen que usarse; se determinen los metadatos que deben crearse junto al documento y a Io largo de los procesos relacionados con el mismo y como se vincularan y gestionaran dichos metadatos a lo largo del tiempo: se determinen los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservacin necesarios para cumplirlos, se decida como organizar los ntos de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su USO se evallien los riesgos jusencia de documentos que testimonien 350 a los mismos a lo largo del tiempo, ion y las expectativas de la icables y la politica de riodo de tiempo blezca en la tabla de imental fades para mejor cia, eficiencia o calidad in derivarse de una mejor ereacion og Las regias aplicables a la o je documentos y metadatos relatives @ los mismos deben incluirse en todos los procesos de negocio en los que se requiere una evide Los planes para asegurar la contin fividades de la organizacién y las medidas de emergencia, como parte del analisis deben garantizar la identificacién, proteccion y recuperacién de los documentos que son esenciales para el funcionamiento de la organizacion En esta parte de Ia norma NTC-1SO 15489 e! termina oraceso de negocio se utiiza coma un término amplio, no restringido a la actividad comercial, incluyendo la administracion piblca, las actividades sin animo de lucro y otras actividades 8NORMA TECNICA COLOMBIANA —_NTC-ISO 15489-1 7.2. CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO 7.24 Generalidades Un documento debe refiejar correctamente lo que se comunicé o decidié o la medida que se adopt. Debe ser capaz de satisfacer las necesidades de la organizacion a la que esta vinculado y poder ser utiizado para rendir cuentas. ‘Ademas de su contenido, el documento también debe incluir los metadatos necesarios para documentar una determinada operacidn, o estar permanentemente ligado 0 asociado a dichos metadatos, tal y como se indica a continuacién a) la estructura de un documento, es decir, su formato y las relaciones existentes entre los elementos que lo integran, debe permanecer intacta b) el contexto en el que el docu ado, recibido y utilizado debe quedar patente en el mismo (incluido el py del cual forma parte, la fecha y hora de realizacion y los particip: que se mantienen separados y se combinan para dar lug: -ntal_compuesta, debe permanecer Las politicas, entos y pra jentos deben producir documentos fi que retinan las car n los numerales 7.2.2 que se puede prok enviado: y que ha sido creado o que se afirma Para garantizar la autenticid fas organizaciones deben implantar y documentar politicas y procedi | de la creacion, recepeién, transmision, mantenimiento y disposicion de los manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e id ¥y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adicién, supresion, modificacion, utiizacién u ocultacion no autorizadas. 7.2.3 Fiabilidad Un documento fiable es aquél cuyo contenido puede ser considerado una representacion completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones 0 actividades. Los documentos deben ser creados en el momento, 0 poco después, en que tiene lugar la operacion o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automaticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones. 10NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 7.2.4 Integridad La integridad de un documento hace referencia a su caracter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las politicas y los procedimientos de gestién de documentos deben especificar qué adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento después de su creacion, en qué circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones 0 anotaciones y quién esta autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotacion, adicion o supresion autorizada que se realice en un documento debe indicarse de forma explicita y dejar evidencia, 7.2.5. Disponibilidad Un documento disponible es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentacion debe mostrar la actividad u operacion que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los jentos deben contener la informacion necesaria para la comprension de las operaci earon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amy des y las funciones de la organizacion, Se deben mantener los vinculos umentos que reflejan una secuencia de actividades en el disefio © jen incorporarse al sistema, Las estrategias imentos pueden incluir: a) eldisefio del mismo; la documentacién del la formacién de los respo de documentos y del resto del personal, la conversion @ integracion cumentos a nuevos sistemas de gestién de documentos y a nuevos formatos y procedimientos de control; e) _elestablecimiento de normas y la medicion de su grado de cumplimiento y aplicacion: y f) el establecimiento de plazos de conservacién y la toma de decisiones sobre documentos de valor permanente respetando el marco reglamentario. Las estrategias de gestion de documentos deben documentarse en un plan estratégico (por ejemplo. un Plan Estratégico de Gestion de la Informacion) que se debe integrar en la documentacién del plan global de la organizacion. "NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 Los sistemas de informacion, las aplicaciones de negocio y los sistemas de comunicacién, asi ‘como los procesos de negocio que éstos respaldan, se deben disefiar, modificar o revisar para que la creacién e incorporacién de los documentos apropiados sea una tarea habitual dentro de las actividades de la organizacion. 8.2 CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS 8.2.4 Introduccion Los sistemas de gestion de documentos deben servir de soporte a los documentos que contengan las caracteristicas expuestas en el numeral 7.2. Un sistema debe presentar las caracteristicas que se describen en los numerales 8.2.2 al 8.2.6 Cualquier sistema de gestién de d @ Ser capaz de funcionar de mado regular y continuado mediante procedimient fos ligados a las actividades de la b) negocio de su creador, ° ¢) je los actos que linentes y a sus mediante la ny el mantenimiento de jocumentos deben demostrar gue el sistema satisface los criterios Un sistema de gestion de fer a los cambios operados en las necesidades de la organizaci 5 que Se produzcan en el sistema no deben repercutir en las caracter tos en el sistema, Asimismo, cuando se transfieran documentos de un sist de documentos a otro, la transferencia debe realizarse de manera que no afecte ni te a las caracteristicas de las documentos 8.2.3 Integridad Deben aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificacién del usuario, la destruccion autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destruccién, la modificacion o la eliminacién de documentos sin autorizacion. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema de gestion de documentos o ser externas al mismo. Si se trata de documentos electrénicos, la organizacién puede necesitar probar que la actualizacién, el mantenimiento habitual o cualquier falla de funcionamiento del sistema no afecte la integridad de los mismos. 12NORMA TECNICA COLOMBIANA —_NTC-ISO 15489-1 8.2.4 Conformidad Un sistema de gestion de documentos debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organizacion, de su marco regiamentario y de las expectativas de la sociedad. Las personas que crean los documentos deben saber cémo afectan estos requisitos a las acciones que realizan. La conformidad del sistema de gestion de documentos con estos requisitos se debe evaluar periddicamente y se deben conservar los resultados de dichas evaluaciones con fines testimoniales. 8.2.5 Exhaustividad Un sistema de gestion de documentos debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organizacién o de la seccion de la misma de la que forme parte 8.2.6 Caracter sistematico Los documentos se deben crear, tionar sistematicamente. La creacion y el mantenimiento de documentos, mediante el disefio y el funcionamiento tanto de sistemas de gestion sistemas de gestion. Un sistema de gestion de docum ticas adecuadamente documentadas, para su gestion. DE DOCUMENTOS jas para llevar a de documentos y ptarse conforme as organizacionales existentes. Los sistemas de gestion de Je referencias completas y precisas de todas las operaciones que s: un documento concreto. Esto incluye los procesos vinculados a di detalles pueden documentarse como parte de los metadatos incrust to especifico 0 adjuntos 0 asociados al mismo, Alternativamente pueden r pistas de auditoria que deben conservarse al menos mientras se conserve el doc el que se relacionan. 8.3.3 Soporte fisico de almacenamiento y proteccion Durante el disefo del sistema de gestion de documentos se debe tener presente |a necesidad de contar con soportes de almacenamiento, elementos para la proteccién fisica, procedimientos de manipulacién y sistemas de almacenamiento apropiados. Conocer los plazos de conservacion de los documentos infiuira en las decisiones a tomar sobre los soportes de almacenamiento. El sistema de gesti¢n de documentos debe anticiparse a posibles catastrofes para identificar y reducir los riesgos . La integridad de los documentos debe ser conservada de forma demostrable durante y despues de la recuperacion de un siniestro 13NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 8.3.4 Gestion distribuida Los sistemas de gestion de documentos deben ser capaces de admitir diversas opciones de ubieacion de los documentos. En algunos casos, cuando el marco legal y reglamentario lo permita, los documentos pueden almacenarse fisicamente en otra organizacion pero la responsabilidad y el control de la gestion residiran en la organizacién que los ha creado o en cualquier otra autoridad competente, Estas soluciones, que distinguen entre almacenamiento, propiedad y responsabilidad en relacion con los documentos, tienen especial relevancia en el caso de los sistemas de gestion de documentos electronicos. En cualquier momento de la existencia del sistema se pueden producit modificaciones en estas soluciones; pero cualquier cambio de este tipo debe documentarse y dejar evidencia 8.3.5 Conversion y migracion Los sistemas de gestion de document deben disefiar de manera que se garantice la autenticidad, la flabilidad y el uso entos, aunque se produzcan cambios en el sistema, incluyendo la conversi migracién entre hardware y sistemas operativos 0 aplicaciones espe inte todo el ciclo de vida del documento (véase el numeral 8.5), 8.3.6 Acceso, recuperacion y requisitos de rendicion de 3280 y la recuperacion de ue no peligre la demas deben pr s de auditoria u que demuestren stan protegidos jas. nes de facilitar y aplicar decisiones relativas jentos, Estas decisiones se deben poder adoptar ida de los'documentos, incluso durante la etapa de disefio de los si mentos. Asimismo. debe ser posible siempre que sea apropi sobre la disposicion se activen automaticamente. Los sistem seguimiento con objeto de control isposicion que se hayan realizado. 84 | METODOLOGIA PARA EL DI IMPLEMENTACION Para disefiar e implantar sistemas sostenibles de gestion de documentos, resulta esencial contar con una metodologia de disefio e implementacion La metodologia expuesta en los literales a) a la h) no esta concebida de un modo lineal. Las tareas pueden realizarse en diferentes etapas, de forma reiterada, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organizacién, los requisitos formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organizacién y de la gestion de documentos a) Investigacion preliminar. Recopilar informacion de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar y documentar el fin y el cometido de la organizacion, su 14NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 b) °) 4) e) OD) 9 hy estructura, su marco legal, reglamentario, econémico y politico, los factores criticos y debilidades en relacién con la gestion de documentos Anélisis de las actividades de la organizacién. Recopilar informacion de fuentes documentales y mediante entrevistas; identiicar y documentar cada funcién, actividad y operacién, y establecer una jerarquia entre ellas, es decir, un sistema de clasificacion: © identificar y documentar el flujo de los procesos de negocio y operaciones que las engloban Identificacion de los requisitos. Recopilar informacion de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar las necesidades de evidencia informacion relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organizacion que se deben satisfacer mediante documentos. Los requisitos pueden derivarse de un andlisis del marco reglamentario de la organizacién (vease el numeral 5) y del riesgo que supondria el no crear 0 no conservar los documentos, Determinar como se puede satistacer cada uno de los requisitos mediante, cesos de gestion documental, y articularlos y documentarlos. Elegir para | sla estructura que se adapte mejor a cada funcion, actividad u operat ar y analizar los sistemas de gestion macion, con objeto de medir el grado los documentos Identificar estrategias tales racticas 0 el disefio e isitos. Las estrategias conjuntamente. Las los sistemas ya plicarse con éxito in sistema de gestion de facticas descritos en esta tos apoye y no dificulte los procesos de negocio; io, redisear los procesos de negocio y los sistemas operacional incorporar la gestion de documentos Implementacion de ui ‘documentos. La implementacién de un sistema de gestion de realizarse de una forma sistematica planificando el proyecto y ul fodologia adecuada para cada situacion, con 1 objetivo de integrar el funci de los sistemas de gestion de documentos en los procesos de negocio y sistemas asociados Revisién posterior a la implementacion. Recopilar informacién acerca del rendimiento del sistema de gestion de documentos como un proceso integral y continuo, Esto se puede realizar entrevistando a los directivos y a los empleados clave mediante cuestionarios, observando el sistema en funcionamiento, examinando los manuales de procedimiento, el material de formacion y el resto de la documentacion, y llevando a cabo verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos y de las medidas de control. Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las acciones correctivas y establecer un sistema de monitoreo continuo y evaluacion periodica 15NORMA TECNICA COLOMBIANA —_NTC-ISO 15489-1 8.5 SUSPENSION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Cuando un sistema de informacion se suspende o finaliza no se pueden afadir mas documentos, datos, ni registros al sistema, aunque los que contiene deben seguir siendo accesibles. La informacién puede retirarse del sistema de acuerdo con las directrices vigentes sobre conservacion y disposicién o mediante estrategias de conversién y migracion, El proceso de suspension de sistemas debe documentarse con el detalle necesario para mantener la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la informacion que atin permanezca en el sistema, incluidos los planes de conversion o de correspondencia de datos (véase el numeral 7.2). 9. PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS: 9.1 DETERMINACION DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN INCORPORARSE AL SISTEMA La determinacién de los docum: incorporarse @ un sistema de gestién de documentos se basa en el anal tario, de las necesidades de gestion y rendicion de cuentas y del ri se incorporasen los documentos. Es probable que los requisites v: organizacion y del contexto social y legal en el que actua matos mediante el uso de de los documentos es existir en multiples {es de gestion y de rendicion de cuentas y del riesgd. En de dichas decisiones deben participar la unidad encargada de la activ sable de la gestién de documentos que se haya designado y cualqui jera, de conformidad con lo dispuesto en las politicas 0 normas de fernas e intenas y con los requisites especificos de los documentos cha actividad. Los requisitos legales 0 reglamentarios pueden exigir perio ‘cin minimos o la aprobacién por parte de tun organismo competente, tal como idad archivistica 0 de auditoria y control, Los derechos y garantias de las partes interesadas se deben tener en cuenta a la hora de determinar el periodo de conservacion de los documentos. No se deben tomar, de forma intencionada, decisiones que impidan el ejercicio del derecho de acceso La conservacion de los documentos se debe organizar de forma que se consiga a) _satisfacer las necesidades de gestion, presentes y futuras, mediante 1) la conservacién de informacién relativa a decisiones y actividades presentes y pasadas como parte de la memoria corporativa para apoyar decisiones y actividades en el presente y en el futuro 16NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 b) °) Los documentos: 93 2) la conservacién de elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las obligaciones de rendicion de cuentas; 3) a eliminacion, lo antes posible y de manera sistematica y autorizada, de los documentos que ya no se necesiten: y 4) la conservacién del contexto de! documento, lo que permitira a futuros usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad, incluso en sistemas de informacion cerrados 0 que hayan sufrido importantes cambios. cumplir los requisitos legales. garantizando que se documenta, entiende e implementa la reglamentacién aplicable a la gestion de los documentos producidos en el ejercicio de las actividades especificas, y satistacer las necesidades prese| futuras de las partes interesadas, tanto externas como internas, mediante 1) la identificacion sy exigibles que las partes interesadas puedan tener cidn de los documentos durante un periodo de tie or la propia organizacion: las partes interesadas pue otras personas afectadas por las los que la organizacién debe rendicién de cuentas, tales y judiciales, autoridades y la evaluacion ncieros, politicos, lauier otro tipo ervacion de los conjunto; y jas de la autoridad proporcionan iticas y las acciones de la organizacion, proporcionan informaci raccién de la organizacion con aquellos a quienes presta sus serv documentan los derechos y las "es de individuos y organizaciones; contribuyen a la elaboracion de la memoria de la organizacién con fines cientificos culturales 0 historicos: y contienen informacion y pruebas relativas a actividades de interés para partes interesadas externas e internas. INCORPORACION DE LOS DOCUMENTOS. La finalidad de la incorporacion de documentos a los sistemas de gestién de documentos es: 7NORMA TECNICA COLOMBIANA —_NTC-ISO 15489-1 . establecer una relacion entre el documento. su productor y el contexto en que se origino: = situar el documento y sus relaciones en el sistema de gestion = asociarlo a otros documentos. Este proceso puede ser realizado mediante Ia asignacion de metadatos explicitos incrustados fen un documento determinado, 0 adjuntos o asociados al mismo, independientemente de su formato. Esto debe contemplarse en los procedimientos del sistema de gestion de documentos. Estos metadatos resultan esenciales para evidenciar con autoridad el estado. la estructura y la integridad de! documento en cualquier momento y para demostrar sus relaciones con otros documentos. Las técnicas para asegurar Ia incorpora documentos pueden incluir a) la clasificacion y la indi ten la correcta asociacién, agrupacién, denominacién, protecci 30s de uso y recuperacion, disposicion e identificacién de docuy b) la ordenacion dentro de ja logicas, ya sea una carpeta fisica 0 °) 4) identifiquen proporcionen 1e que ha sido objeto el documento 9.4 INSCRIPCION Y REGIS En un sistema de gestion de docume: iplea procedimientos de registro a) un documento se registra cuando se incorpora al sistema; b) no puede desarrollarse ningun proceso que afecte al documento hasta que se complete su tegistro. El primer objetivo del registro consiste en dar testimonio de la creacién a incorporacién de un documento en un sistema de gestion de documentos: Io cual, como ventaja adicional, facilita su recuperacion, Consiste en la introduccion de una breve informacion descriptiva o de metadatos sobre el documento y la asignacion de un identificador Unico dentro del sistema. El registro formaliza la incorporacion del documento al sistema 18NORMA TECNICA COLOMBIANA __NTC-ISO 15489-1 Los documentos pueden registrarse en mas de un nivel 0 agrupacién dentro del sistema de gestion de documentos, En el entorno electrénico, los sistemas de gestion de documentos se pueden disefiar para registrar mediante procesos automaticos, transparentes para el usuario del sistema de gestion organizacional del que procede el documento, y sin la intervencion de un responsable en la gestion de documentos 9.5 CLASIFICACION 9.6.1 Clasificacion de los procesos de la organizacién Representa una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestion de documentos, como a) el establecimiento de vinculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representacio! ua de la actividad; b) la garantia que los docu inan de un modo coherente a lo largo del tiempo; ©) la ayuda a la recuper funcién o una actividad 3) uados para conjuntos de e jeterminados grupos ) 9) ») posiciones apropiadas. 9.5.2 Cuadros de clasifi Los cuadros de clasificacior la organizacion de la que dependen y suelen basarse en un analisi fos pueden ser usados como soporte de una serie de procesos de gesti ‘as organizaciones deben fijar el grado de control de la clasificacion que requi lir sus objetivos. 9.5.3 Vocabularios controlados Los sistemas de clasificacin y los indices pueden apoyarse en vocabularios controlados adecuados a la complejidad de los documentos de una organizacién. Dichos vocabularios controlados deben explicitar las definiciones y el uso especificos de los terminos en la organizacion 9.5.4 Indizacion La indizacion se puede generar de forma manual o automatica, Puede realizarse en diferentes niveles de agrupacion dentro de un sistema de gestion de documentos, 19NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 Se puede encontrar una guia para la indizacién en la norma ISO 5963, Documentacién. Métodos para el andlisis de documentos, determinacién de su contenido y la seleccién de los términos de indizacion. 9.5.8 Asignacién de nuimeros y cédi Se suelen usar métodos abreviados para asignar referencias a los documentos diferentes de! titulo. La asignacion de numeros o de codigos se suele utlizar para un conjunto de documentos Elfin de la codificacion es la localizacién, donde el numero 0 cédigo indica la “direccién” del documento, de manera que este pueda recuperarse mediante la especificacién de su ubicacion en el sistema 9.6 ALMACENAMIENTO Y MANEJ Los documentos se deben almac formatos que garanticen su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y con: lo de vida (vease el numeral 8.2). Las cuestiones relacionadas con almacenamiento surgen a lo largo de toda su existencia y no unicat Los documentos ne lento y de unos procesos de manejo que tengat i pecificas. Los documentos de valor perm un almacenamiento y 1d para conservarios s de almacenamiento jo deben diseriarse ;cumentos contra el conversion 0 la electronicos se di r de modo que los cos, fables y ut ‘durante todo el ciclo de vida, con indeper 1a; como, por ejemplo, a migracion a un sof formatos de emulacion 0 cualquier otra forma f tos. Cuafido una de estos procesos tiene lugar, se debe conservar u to con los datos relatives a cualquier variacion del disefio y format ACCESO 97 Las organizaciones deben disponer di fs formales que regulen a quién se le permite el acceso a los documentos y en qué circunstancias E| marco reglamentario en el que la organizacion realize sus actividades establece una serie de principios generales sobre los derechos, condiciones y restricciones de acceso que deben aplicarse en el funcionamiento de los sistemas de gestion de documentos. Puede que exista una legislacién especifica sobre areas como la privacidad, la seguridad, Ia libertad de informacion y los archivos. Los documentos pueden contener informacion sensible de tipo personal, comercial u operativa, En algunos casos, no se debe permttir el acceso a los documentos o la obtencion de informacién sobre los mismos. 20NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 Las restricciones de acceso pueden aplicarse dentro de la organizacién como a usuarios externos, Los documentos afectados por dichas restricciones se deben identificar unicamente cuando las necesidades de la organizacion o el marco regiamentario asi lo especifiquen. Las restricciones se deben imponer durante un periodo determinado para asegurar que la supervision adicional que requiere este tipo de documentos no se prolonga mas tiempo del necesario. La necesidad de imponer restricciones a la accesibilidad puede variar con el paso del tiempo Los controles de acceso apropiados se garantizan mediante la asignacin de un nivel de acceso tanto a los documentos como a los individuos, La gestion del proceso de acceso debe garantizar que a) los documentos se dividen en categorias de acuerdo con su nivel de acceso en un momento dado; b) los documentos sdlo se consultarlos las personas que estén autorizadas a ©) los documentos encript asi se requiera y autorice d) los procesos umentos solo son realizados ‘onereta atribuyen los vinculadas a las pendientemente cial los que son dar protecolos de tras aplicaciones. 9.8.1 Generalidades La trazabilidad del movimie 's dentro de un sistema de gestion de documentos es necesaria pal a) tdentificar una accion pendi b) _permitir la recuperacién de un documento, ©) prevenir la pérdida de documentos: 1d) supervisar el uso en relacién con la seguridad y el mantenimiento de los sistemas. y mantener un indicio auditable de las operaciones relacionadas con los documentos (es decir. la incorporacidn o registro. la clasificacién, la indizacién. el almacenamiento, el acceso y el uso, la migracion y la disposicion): fe) y mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los documentos individuales cuando los sistemas se han fusionado o han migrado. 24NORMA TECNICA COLOMBIANA —_NTC-ISO 15489-1 9.8.2 Trazabilidad de las acciones La trazabilidad de las acciones se puede implantar en un sistema de gestion de documentos cuando se han establecido limites temporales inlernos 0 extemnos a la organizacién para la ejecucién de las mismas. La trazabilidad de las acciones exige a) definir los pasos que han de darse en respuesta a las decisiones u operaciones recogidas en un documento: b) _asignar a una persona deteminada la responsabilidad de las acciones emprendidas: y ©) registrar los plazos en fos que tienen que efectuarse las acciones predefinidas y las fechas en las que dichas acciones han de ejecutarse La trazabilided de las acciones solo se iplementar con eficacia si el material se registra en el sistema de gestion de documer ser enviado a las personas designadas 9.8.3 Trazabilidad de la ubic; Se debe documentar el movit garantizar que se puedan localizar siempre que sea necesario. Los lidad pueden registrar el identificador jomento o fecha en la que se pn entre personas y la omo su disposicion las autoridades los sistemas en uso {de la actividad normal Ninguna accion ie el documento ya no se necesita, que no qu lue no existe ningun litigio 0 investigacion, en el m realizacioN, que implique la utilizacion del documento como prueba La disposicién puede engloba 2) la inmediata destruccion fist rrado o la sobre escritura, b) la conservacién durante un mayor periodo de tiempo en la unidad administrativa ©) el trasiado a un deposito o medio de almacenamiento apropiados bajo control de la organizacion d) la transferencia a otra organizacion que haya asumido la responsabilidad de la actividad mediante una reestructuracién, una venta o una privatizacion ) el traslado a un depésite gestionado en nombre de la organizacién por un proveedor independiente con el que se ha establecido un contrato adecuado 22NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 f) la transferencia de responsabilidad de la gestion a otra autoridad competente, aunque el almacenamiento fisico del documento siga realizandose en la organizacion que lo creo: 9g) __latransferencia al archivo historico de la organizacion; 0 h) la transferencia a una autoridad archivistica externa Los principios que se enumeran a continuacin deben regular la eliminacién fisica de los documentos = la eliminacién siempre debe contar con autorizacion del comité de archivo; - los documentos relacionados con ltigios 0 investigaciones que se estén desarrollando ‘en ese momento o que estén pendientes de realizacion no deben destruirse la eliminacion de los docur realizarse de manera que se preserve la confidencialidad de cualqui éstos contengan: todas las copias de los jon esté autorizada, debe incluir las copias de seguridad, I las copias de seguridad electronicas 9.10 La documentac cumplir con procesos ion, la revision y la disposicigl la evaluacion de mas y politicas as de informacion izacional en materia al sistema y por cuanto tiempo deben conservarse, te documentadas y guardadas. Estas decisiones se pueden prest je una autoridad competente. Para su aprobacion se debe prepara la documentacién formal del analisis U otras evaluaciones que dal fecisiones sobre la incorporacién y la conservacién de documentos debe detallar las actividades de la organizacién y los documentos que fen, y especificar, de una manera clara y sin ambiglledades, sus periodos de con: as acciones para su disposicion. Se deben identificar claramente las situaciones que activen 0 permitan la ejecucion de las medidas de disposicién. Deben incluirse las instrucciones relativas a la transferencia o traslado de documentos a modos alternativos de almacenamiento (por ejemplo, almacenamiento fuera de linea 0 almacenamiento extemo). Cuando sea necesario, esta documentacién debe presentarse a una instancia externa, como una autoridad archivistica, auditores, ete. para obtener la aprobacion correspondiente. Las medidas de disposicion se deben documentar una vez aplicadas, 23NORMA TECNICA COLOMBIANA _NTC-ISO 15489-1 40. SUPERVISION Y AUDITORIA Periédicamente se debe realizar un control que garantice que los procedimientos y procesos de los sistemas de gestion de documentos son conformes con las politicas y requisitos de la organizacion y que se obtienen los resultados previstos. Dichas revisiones deben tener en cuenta el rendimiento de la organizacién y la satisfaccion del usuario con el sistema El marco reglamentario puede requerir que organismos externos lleven a cabo operaciones de control y auditoria Los sistemas de gestion de documentos y los procesos relacionados deben modificarse si se considera que Son inapropiadas 0 ineficaces. Se deben documentar la conformidad y la supervisin de los sistemas y conservar los informes resultantes. 11. CAPACITACION de la norma NTC-ISO 15489 debe teria de manejo de documentos. Los gestion de documentos y su {ros empleados, empresas je la totalidad o parte de nizacion en la que ntos a los sistemas de , y deben tener en in pueden ser diset 24NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 INDICE ANALITICO acceso, 3.1, 8.3.6, 9.7 actividades de la organizacion analisis, 8.4 b) clasificacion, 9.5.1 definicion, 7.4 actividades no lucrativas \Vease actividades de la organizacion administracién publica \Vease actividades de la organizacion almacenamiento provesos y controles, 96 fisico, 8.3.3 alteracion de documentos, 7.2.4 auditoria, capitulo 10 autenticidad de los documentos, 7. autoridad archivistica definicién, 32 calidad, infraestructura de lo: capitulo 1 clasificacion, 9.5 cisefio controles \Vease procesos conservacion definicion, 3.4 periodos, 9.2 procesos 9.9 conversion \Vease también migracion definicién, 3.5 procesos, 9.9 custodia \Vease transferencias disponibilidad de los documentos, 7.2.5 ‘Vease también acceso disposicion \Vease también eliminacion: retencion definicion, 3.7 procesos, 9.9 disefio de sistemas. 8.3.7 documentacion de politicas, 82.6 de procesos, 9.10 de transacciones, 8.3.2 documentos definicion, 3.8, 3.9 determinacion de lo que se incorpora, 9.1 caracteristicas, 7.2 \Véase también la Nota 1 bles, 7.2.3 ‘umentos electrénicos 1as existentes, 8.4 d) lanorma ISO 15489 registro intacion, 8.4 procesos, 9.5.4 incorporacién de documentos, 9.3 vocabularios controlados, 8.5.3 integridad de los documentos, 7.2.4 integridad de los sistemas de gestion de documentos, 8.2.3 Investigacion preliminar, 8.4 a} 25NORMA TECNICA COLOMBIANA manipulacién, 9.6 metadatos ‘contexto de la actividad, 91 definicion, 3 12 documentacion de transacciones. 832 incorporacion de documentos, 9.3 ‘metodologia para el diseno y la implementacion 8.4 migracion \Vease tambien conversion definicion, 3.13, documentos electrénicos, 96 disefo e implementacion de sistemas 635 modificacion de los documentos, 7.2.4 movimiento \Vease trazablidad de la ubicacion. transferencia procesos, 99 normas internacionales: normas pars capitulo 2 numeros y codigos, 9.5.5 ordenacion \Vease clasificacion periodos de tiempo las acciones para conser permisos programas de g proteccion recuperacion, 83.8 \Vease tambien acceso, indi registro definicion, 3.15 provesos, 9.4 NTC-ISO 15489-1 incorporacion de documentos, 9.3, reglamentario, marco, capitulo 5 permisos de acceso, 9,7 rendicion de cuentas definicion, 3 16 requisitos de los documentos identificacion, 8 4) estrategias para satisfacerlos, 8 4 &) responsabilidades, 6.3 rendicion de cuentas, 3 16 aplicacion de esta parte de la ISO 15489, lot revision posterior a la aplicacién, 8.4 h) sistema de calidad, capitulo 1 sistemas de gestion de documentos caracteristicas, 8 2 definicion, 3.19 sefo y aplicacion, capitulo 8 pension 85 de gestion de documentos fiables 8.2.2 ycenamiento ny auditoria capitulo 10 mas de gestion de mentos, documentacion, Ge las acciones seguimiento definicion, 3 gestion 98 tomas de gestion de documentos, 8.3.6 larios controlados, 9.5.3 28© ICONTEC SOGoTA —_MANIZALES [Sworw37 No, 52-95 Cale20 No 22-27 Teleflora (1} 607 886G——Eaico Cumancay oii 808 Foe 1) 222 1435 Teono: 8845172 egoladaiconee org Fax._16)BBNADD mmanzaescaxcontec. og BARRANQUILLA —-MEDELLIN Carera54Mo, 74-63 Transversal sD o.99- 124 Teearo: 5) 360 6603 Telefona-(¢) 319 2020 Fox (5) 08608 Fax (4) 5140378 etanqulagicomec ag medelBicute. org BUCARAMANGA CALL (Cale 44 Ne. 208-41 fy 4A Novo 45-90 Thletorn (71632 9628 Talon (2) 840124 Fae (7) 6952098 Fax (2) 660 1554 gsamenio@come.omy —calgocomtec orp NeW peneRAa Garrra50,10-38 Gai 17 No 7-12 Ofna soe Eicio Camara de omescn d2 Nova Eglo Cento Erpresaral Perera ett: (8) 871 3685EH. 118 Igsono (97) ) 924 1756 Fox (8) 8719886 M152 Fae 57) (6)9287100 maaemoone.o90—pereraggiconte og CARTAGENA POPAYAN ‘venice Venemula Carrara 7 Wa, 4 36°0cna 101 Cale356-05 —Ftfen Camara te Fanon Guverk ere 8G CoTeIOO Ge Game Tebforo (6) 6435788 Tena: (2) 824 3825 ewtagena@ieonie.om —_popayanc@senrtec org geese ene mys o8 Tolofone: (8) 2613462, ‘cucutagpiconteT. of Fe (8) 2619962 Tbanueeticonme.org —_-_BARRANCABERMEJA Cale 49 No, 12-70 iso2 Ec Camara de Comercio Teen: (7) 622 BECO PaSTO —parancabermsjag@corar xg (ala 180 28-84 P02 Eolow Camara de Comecco Twkforo (2) 7310593 ARMENIA Fox 2) 781 0988 Gara 14 No, 23 ~51,0reina 703 sasle@icatecong Ec Camara de Correa Telefon: 6) 741 1428 (6 8972221 viavicencio — Ba Oe ‘Carera 256.49. 100, gto, 205 Tenaeetetrg Fac Cara ce Comario Teena: Be 2951 al 3008090201 ‘ilavcencngtenntec org