Gestión de Formación Profesional Integral Procedimiento Desarrollo Curricular Guía de Aprendizaje

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
GUÍA DE APRENDIZAJE No. 10

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA
ORGANIZACIÓN
 Denominación del programa de formación

Técnico en Asistencia Administrativa
 Código del programa de formación

122121 V.2.
 Nombre del proyecto

Aplicar y soportar procesos administrativos mediante la estructuración de una empresa
didáctica.
 Fase del proyecto

Ejecución
 Actividad de proyecto
AP5: Aplicar el procedimiento de la gestión documental según el desarrollo del objeto social de
la empresa, aplicando los requerimientos técnicos y normativos.
 Competencia
2210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
 Resultados de aprendizaje a alcanzar
21060100804 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la

legislación vigente.
21060100802 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en

cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la
elaboración y presentación de los documentos, las normas internas y la legislación vigente.
21060100803 Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la

organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.
 Duración de la guía
45 horas (35 horas presenciales, 10 horas trabajo independiente)
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
2. PRESENTACIÓN
Apreciado Aprendiz:
La presente guía le orientará en su proceso formativo y en la ejecución
de su proyecto acerca de los siguientes temas:
 Archivo.
 Ciclo vital.
 Unidades de Correspondencia.
http://bmsmobile.es/gestion-documental/
 Proceso de Gestión Documental.
+de+una+empresa&source=
El estudio de esta guía, le permitirá desarrollar las habilidades concernientes al correcto manejo de la
documentación dentro de la empresa y la estructuración de rutas de acción claras frente a la recepción y
despacho de la documentación.
“Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”

Benjamín Franklin
Fundador de los E.E.U.U.
TEMAS QUE SE VERÁN EN ESTA GUÍA
 Procedimientos y herramientas, manuales o automatizadas, para el recibo y el despacho de

documentos.
 Equipos y aplicativos para la organización de archivos (Impresora de matriz de puntos para
radicación de documentos - Reloj electrónico para radicación - Internet e Intranet y Correo
electrónico - Equipos de reproducción de documentos.)
 Conceptos (Soportes Documentales, comunicaciones Oficiales, Correspondencia)
 Unidad de correspondencia (Concepto, Objetivos, Servicios que presta)
 Legislación vigente para trámite de documentos.
 Canales o medio de ingreso de los documentos (mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web)
 Clasificación de la documentación recibida (correspondencia personal; folletos, revistas y
publicaciones seriadas; comunicaciones oficiales recibidas internas y externas; comunicaciones
confidenciales recibidas internas y externas; comunicaciones recibidas por fax; comunicaciones
recibidas a través de correo electrónico)
 Distribución. (concepto y procedimiento para la distribución de los documentos producidos y
recibidos (internos o externos).
 Radicación (concepto y procedimiento manual o electrónico para la radicación de documentos
producidos y recibidos internos y externos)
 Procedimiento para el registro de los documentos recibidos
 Formatos y aplicativos para el registro de los documentos recibidos
 Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia
 Fase de descargue de la correspondencia. (concepto – procedimiento)
 Mensajería. (concepto y tipos.)
 Normas de seguridad industrial y salud ocupacional, orientadas la recibo de documentos
(concepto, aplicación y elementos de protección para el desempeño de las funciones)
 Normas de gestión documental vigentes.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 REFLEXIÓN INICIAL
PREOCUPACIÓN POR EXTRAVÍO DE DOCUMENTOS EN SECRETARÍA DE

EDUCACIÓN (Periódico EL TIEMPO - Bogotá/11 Mayo 2012)
Hay preocupación en la Administración Distrital por la pérdida de importantes

documentos relacionados con investigaciones disciplinarias. Dentro de las
indagaciones internas que ha realizado la Secretaría de Educación en lo
corrido de este año, llama la atención el contrato 1217 de 2010, que costó
2.000 millones de pesos, referente a la administración del archivo de la
entidad.
En las averiguaciones efectuadas por la Secretaría de Educación se encontraron varias irregularidades,

como la pérdida de expedientes claves para la defensa judicial de esa entidad distrital y el extravío de
documentos del área de contratación, gestión e historias laborales.
Así mismo, se detectaron fallas relacionadas con la desactualización en las bases de datos y se evidenció
que luego de tres años de administración, el contratista no realizó entrega inventariada de la totalidad
de los expedientes que reposan en el depósito del archivo central y la bodega Rosa Zárate.
“Hubo incumplimiento en los pagos de aportes de salud, parafiscales y sueldos de los auxiliares;
incumplimiento en la asignación del personal que se contrató para el servicio de la administración del
archivo, ya que según el contrato se requerían 40 funcionarios, sin embargo esta cifra nunca estuvo
completa”, dice la Secretaría de Educación.
El informe de la entidad dice, además, que se creó desorganización en los depósitos al realizar el
movimiento de la totalidad de las cajas del archivo de gestión, sin respetar el número consecutivo que
inicialmente se le asignó a cada caja.
“Se presentaron gravísimos errores de inserción tanto en los expedientes contractuales como en las
historias laborales; no se diligenciaron correctamente los controles de préstamo y se evidenciaron serios
retrasos en la inserción de los expedientes contractuales como en las historias laborales”, agrega el
informe. Estas inconsistencias del contrato de archivo fueron manifestadas a través de un informe
presentado por los funcionarios del archivo y de control interno.
Actividad individual, duración estimada 1 hora

Actividad de aprendizaje 1:
Después de realizar la lectura anterior, responda los siguientes interrogantes:
a. ¿Considera importante el correcto manejo de la información dentro de una entidad? Justifique

su respuesta.
b. ¿Qué solución plantearía a la problemática presentada en la Secretaria de Educación?
c. En el artículo se habla de un mal control de préstamos de documentos, ¿Qué mecanismo

emplearía usted para controlar este aspecto?
d. ¿Qué problemas legales pudo haber traído la perdida de documentos para esta institución?
Para su desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:
 Esta actividad debe realizarse de manera individual.

 Debe desarrollarlo en una hoja tamaño carta cuadriculada o blanca según lo indique su
instructor.
 Márgenes (3cm superior, 2cm inferior, 3cm izquierdo, 3cm derecho)
Comparta sus reflexiones con el grupo, en el debate que promoverá su instructor y consigne los
resultados en el portafolio de evidencias.
3.2 CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS
Actividad Individual, duración estimada: 2 horas
A continuación usted va identificar sus aprendizajes previos, con su instructor determine cuáles son los
documentos que se producen en su Institución Educativa, elaborando un listado de 15 documentos y
determine cuál es su posible utilidad, después organícelos alfabéticamente.
Después de haber determinado la utilidad de cada documento del listado anterior, usted puede
evidenciar qué documentos saldrán de la institución y cuales se quedarán como comunicaciones
oficiales internas; Para ello diligencie el siguiente cuadro y consigne en su portafolio de evidencias el
listado, previo visto bueno de su instructor.
NOMBRE DEL DOCUMENTO UTILIDAD INTERNO EXTERNO
3.3 APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)
3.3.1 Archivo y tipos de Archivo
Según Ismeria Oca, especialista en archivo, las empresas públicas o privadas

realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de
documentos tales como: cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, y
sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por
cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
http://www.gonzalomejia.edu.co
El archivo en la empresa es uno de los elementos más importantes, ya que en
él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la
empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma
sistemática se le conoce como ARCHIVAR, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de los documentos. Existen diferentes tipos de archivo, para conocerlos
consulte el Anexo 1 – Conceptualización y Normativa Archivística Para La Gestión Documental.
Posteriormente realice las siguientes actividades.
Actividad Grupal, duración aproximada: 4 Horas.

Actividad de aprendizaje 3: 3.3.
1.1 A continuación reúnanse en su grupo GAES, y realice las siguientes actividades:
 En un pliego de papel periódico perfeccione el mapa conceptual que se encuentra en el Anexo 1

- Conceptualización Y Normatividad Archivística Para La Gestión Documental (página 4),
pegando dibujos y gráficos según considere apropiado para el tema.
 Elija un representante de cada equipo de trabajo, para que explique el mapa conceptual
perfeccionado al resto del grupo.
 Los demás aprendices tomarán nota y anexarán cada mapa conceptual en el portafolio de
evidencias previo visto bueno de su instructor.
3.3.1.2 Consulte nuevamente el Anexo 1 - Conceptualización Y Normatividad Archivística Para La

Gestión Documental, en donde encontrará los equipos y aplicativos para la gestión documental, realice
el siguiente cuadro y una vez elaborado preséntelo a su instructor quien le dará el visto bueno para
incluirlo en su portafolio de evidencias
ELEMENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN UTILIDAD GRÁFICO
3.3.2 Gestión de la Correspondencia

A partir de la Ley 1369 de 2009 la Comisión de
Regulación de Comunicaciones –CRC-, fue la encargada
de expedir el primer Régimen de Protección de los
Derechos de los Usuarios de los Servicios Postales. De
esta manera, la CRC pone en conocimiento un
documento con las preguntas frecuentes sobre los
derechos y obligaciones de los usuarios y de las
empresas prestadoras de los servicios postales en
Colombia.
Actividad Grupal, duración aproximada: 4 Horas.

Ahora respetado aprendiz, lo invitamos a consultar el material de apoyo Anexo 2 - Cartilla de Servicios
Postales, en donde encontrará los siguientes interrogantes que a su vez lo invitamos a contestar con sus
propias palabras:
1. ¿Qué son los servicios postales?

2. ¿Qué obligaciones tienen los usuarios de los servicios postales?
3. ¿Están obligadas las empresas a conservar los documentos utilizados para la prestación de
servicios postales?
4. ¿A qué se llamará un envió postal declarado?
5. ¿Los empresarios pueden fijar libremente los precios de los servicios que cobran a los usuarios?
6. ¿Qué se entiende por pérdida de un objeto postal?
7. ¿Qué clase de objetos pueden ser enviados por los usuarios?
8. ¿Qué pasa si las empresas postales incumplen con los usuarios?
9. ¿Cómo operan las promociones y ofertas hechas por las empresas que prestan servicios
postales?
10. Mencione los objetos que están prohibidos para enviar en la correspondencia.
11. ¿Tendrán algunos derechos los usuarios remitentes y destinatarios? Menciónelos.
12. ¿Cuáles son los principios que orienten la prestación de servicios postales?
13. ¿Qué información deberán suministrar los proveedores de empresas postales a sus usuarios
para la celebración de un contrato?
14. Durante la prestación del servicio postal que ha sido contratado, ¿qué derechos tienen los
usuarios?
Para su desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

 Hoja tamaño carta
 Márgenes (3cm superior, 2cm inferior, 3cm izquierdo, 3cm derecho)
 Introducción
 Desarrollo de las preguntas
 Mínimo 50 - máximo 80 palabras por párrafo
 Espacio sencillo
Una vez desarrolladas las respuestas y socializadas con su instructor, archívelas en su portafolio de
evidencias.
3.3.3 Ciclo Vital del Documento
El ciclo vital del documento hace referencia a las edades que cumple un
documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres
vivos tienen un nacimiento (planeación y producción), vida productiva (Gestión
y trámite, organización), tercera edad (transferencia, disposición) y destino final
(preservación a largo plazo y valoración).
Para comprender más sobre este importante tema, consulta el Anexo 3 - Video
http://www.imagui. Ciclo vital del documento, y la lectura del Anexo 4 - Ciclo Vital del documento.
com/
Actividad individual, duración aproximada: 3 horas
A
continuación, usted completará con un dibujo y una breve descripción el Anexo 5 - Esquema del Ciclo
Vital del Documento, teniendo en cuenta la lectura del Anexo 4 - Ciclo Vital del Documento. Para el
desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:
 Debe desarrollarlo en una hoja tamaño carta, cuadriculada o blanca según lo indique su
instructor.
 Márgenes (3cm superior, 2cm inferior, 3cm izquierdo, 3cm derecho).
A continuación, comparta su reflexión con el grupo, en el debate que promoverá su instructor y

consigne los resultados en el portafolio de evidencias.
3.3.4 Clasificación de la documentación recibida
Una de las funciones de las unidades de correspondencia es la recepción de la información, como ya lo

vimos en la actividad anterior, pero esta vez conoceremos un poco mejor los documentos que pueden
ser recepcionados por esta unidad y sus características, para ello consulte en compañía de su instructor,
el Anexo 6 - Procedimientos y herramientas para el recibo y despacho de la correspondencia.

A
continuación elabore una historieta en donde evidencie el procedimiento para el recibo y despacho de
la correspondencia.
Para el desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

instructor.
Socialice su historieta con sus compañeros y luego previo visto bueno de su instructor consígnela en el
portafolio de evidencias
3.3.5 Administración de Comunicaciones Oficiales
Las acciones y responsabilidades de los funcionarios en cada institución frente al trámite de las
comunicaciones, gira entorno a una gestión documental estandarizada, tanto en sus conceptos como
en sus procesos, transformando aquello que antes era trabajo con papel al que se le prestaba el servicio
de custodia, en lo que ahora es una profesión que requiere de atención intelectual y técnica, con el fin
de obtener archivos ordenados y clasificados para su posterior conservación y consulta.
Actividad individual, duración aproximada: 2 horas.

De acuerdo a lo anterior, consulte el material del Anexo 7 - Administración de las Comunicaciones

Oficiales y realice un ensayo de dos páginas, en donde se evidencie la importancia de las
Comunicaciones oficiales para una empresa.
 Debe desarrollarlo en hojas blancas tamaño carta.

A continuación, comparta su reflexión con el grupo, en el debate que promoverá su instructor y

consigne los resultados en el portafolio de evidencias.
3.3.6 Canales o medio de ingreso de los documentos
Los documentos tienen varias vías para lograr ingresar y salir de la

organización, entre ellos encontramos:
Fax: es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de

documentos a distancia utilizando por lo general las líneas telefónicas.
Este acto de enviar un fax, se puede realizar a cualquier parte del mundo
en la medida que tanto el emisor como el receptor, tengan un aparato de
estos, sin embargo, en la actualidad casi no es utilizado debido a que el
papel químico que utiliza es fotosensible y por lo tanto los documentos
enviados por fax deben ser multicopiados para evitar la pérdida de la
https://www.thinglink.com
información que contiene.
Mensajería: Empresa cuyo fin es hacer llegar mensajes y paquetes lo más rápido posible.
Correo tradicional: El servicio postal es un sistema dedicado a transportar documentos escritos y otros
paquetes de tamaño pequeño alrededor del mundo. Todos los documentos enviados a través del
sistema postal son llamados correo a correspondencia, un sistema postal puede ser privado o estatal.
Página Web: Es un documento electrónico diseñado para world wide web (internet) que contiene algún
tipo de información como texto, imagen, vídeo, animación, u otros, allí se establecen vínculos que
permiten comunicarse con los administradores de dichas páginas.
Correo electrónico: También conocido como e-mail, es un servicio que permite el intercambio de
mensajes a través de sistemas de comunicación electrónica.
Correo Tradicional: Sistema dedicado a transportar documentos escritos, así como paquetes de tamaño
pequeño o mediano (encomiendas) alrededor del mundo. Todo envío a través del sistema postal es
llamado correo o correspondencia.

Después de conocer estos términos, realice un paralelo que le permita reconocer los pros y los contras
al manejar el correo electrónico y el correo tradicional. Después realice un debate con sus compañeros
por grupos GAES, en donde definan qué canal es el más eficaz para recibir la información en una
organización.
instructor.
Una vez llegado a un acuerdo, escogerán un vocero que exponga sus conclusiones ante sus demás
compañeros. Anexe la evidencia del paralelo y el canal más eficaz considerado por el grupo en su
portafolio, previo visto bueno de su instructor.
3.3.7 Unidad de Correspondencia
La unidad de correspondencia es aquel lugar en donde se reciben,

clasifican, radican, registran y entregan los documentos y
comunicaciones, tanto internas como externas. Para conocer más
sobre el tema, consulte el Anexo 8 - Formatos para la gestión de la
correspondencia.
Actividad individual, duración aproximada: 3 horas https://www.thinglink.com
En el material de apoyo Anexo 8 - Formatos para la gestión de la correspondencia, diligencie los

formatos propuestos relacionados a continuación, completando 5 registros por cada formato:
1. Rotulo marcación carpetas

2. Formato marcación cajas archivo central
3. Formato Préstamo de Documentos
4. Formato solicitud eliminación primaria
5. Despacho de correspondencia Urbana
6. Formato correspondencia enviada
7. Formato control entrega de paquetes
Para esta actividad, usted requiere de los siguientes materiales:
• 7 octavos de cartulina de colores diferentes

• Regla
• Esfero
A continuación y de acuerdo con las indicaciones de su instructor consigne los resultados en el
portafolio de evidencias.
3.3.8 Normatividad
Se debe tener en cuenta que para el recibo y despacho de la correspondencia se toman los lineamientos
del Acuerdo 060 del 2001, en donde se establecen los parámetros para realizar los diferentes procesos
de forma estandarizada. Para conocer cómo se realizan cada uno de estos trámites consulte el material
de apoyo denominado Anexo 9 - Acuerdo 060 de 2001.

Con base en la consulta del Anexo 9 - Acuerdo 060 de 2001, resuelva las siguientes preguntas:
1. Según el artículo primero, ¿cuál es el objetivo de dicho acuerdo?
2. ¿Qué es una comunicación oficial?
3. Defina que es una unidad de correspondencia
4. Según el artículo cuarto, ¿cualquier persona que reciba correspondencia está autorizado para
firmarla si, no porque?
5. ¿Qué entiende por radicación de comunicaciones oficiales? y describa el paso a paso del
procedimiento para radicar dichas comunicaciones. Consulte el articulo Segundo y Quinto.
6. ¿Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y por qué se anulan?
7. ¿Qué control se debe hacer con las comunicaciones oficiales?
8. ¿Qué deben hacer las empresas para lograr la conservación documental?
9. Explica en qué caso se radica o no se radica una comunicación oficial recibida.
10. ¿Qué procedimiento se realiza con las comunicaciones oficiales enviadas? Explique el paso a
paso
11. ¿Qué ley reglamenta las comunicaciones oficiales por correo electrónico y cuál es su propósito?
Para el desarrollo del taller tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

 Elabore la evidencia solicitada en hojas de tamaño carta, cuadriculada o blanca según lo indique
su instructor.
 Consigne la evidencia en su portafolio.
Socialice su reflexión con el grupo, en la retroalimentación que promoverá su instructor.
3.3.9 Proceso de la Gestión Documental
Es un instrumento archivístico que formula y documenta a

corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos, encaminados a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad, en todo su ciclo vital, con
el objetivo de facilitar su utilización y conservación. Este
proceso debe ser ejecutado por:
http://ccvalledupar.org.co/sistema-de-gestion-
documental/
1. Toda entidad pública (Instituciones educativas

distritales)
2. Personas naturales o jurídicas que presten función publica
3. Partidos o movimientos políticos
4. Grupos significativos de ciudadanos ( Sindicatos)
5. Organismos y entidades estatales (Departamento Nacional De Planeación, Instituto Nacional
Penitenciario Y Carcelario – Inpec…)
En este proceso se realizan una serie de pasos que permiten el flujo de la información dentro de una
institución garantizando la conservación documental. Este camino de acción es encabezado por la
unidad de correspondencia, en donde tiene gran incidencia el asistente administrativo. Para conocer
más sobre cada uno de estos pasos, consulte el Anexo 10 - Guía para la elaboración del Plan de Gestión
Documental” y el video del Anexo 11 - procesos para elaborar un Plan de Gestión documental.

Luego de consultar el Anexos 10 - Guía para la elaboración del Plan de Gestión Documental, reúnase
con su grupo GAES y elaboren un plegable en donde se evidencie cómo se gestiona cada proceso paso a
paso en una organización. También puede consultar el Anexo 12 - Normatividad PGD.
Para esta actividad son necesarios los siguientes materiales:
 1 pliego de papel cuadriculado o bond

 Marcadores
 Regla
 Pintura
 Pinceles
 Pegante
Una vez terminado su gráfico, cada grupo debe socializarlo y dar una breve explicación ante sus
compañeros. Finalmente, tomar una foto del mismo y anexarlo a su portafolio.
3.3.10 Sistemas de Ordenamiento
Toda organización requiere un sistema de organización

y administración eficaz de sus documentos, en esta
actividad denominada Sistemas de ordenamiento o
también conocido como sistema de clasificación
archivística.
http://miguelito-yendy.blogspot.com/
Consulte el material de apoyo Anexo 13 - Sistemas de ordenamiento, tenga en cuenta las siguientes
instrucciones para el desarrollo de la actividad:
 Debe desarrollarlo en una hoja tamaño carta cuadriculada o blanca según lo indique su
instructor.
Realice los ejercicios propuestos en el Anexo 14 - Ejercicios sistemas de ordenamiento y consignarlos

en el Anexo 15 - Gavetas para la organización.
Socialice su reflexión con el grupo, en la retroalimentación que promoverá su instructor.
3.3.11 Seguridad y salud ocupacional en el área de archivos
La administración de un archivo requiere una serie de medidas de control

que conlleven a evitar la pérdida de documentos y a garantizar la
seguridad. El mayor denominador encontrado en los archivos son las
condiciones desfavorables a las que están expuestos, tanto los
documentos como las personas que allí laboran, lo cual, en muchos
casos, se derivan situaciones de riesgo. https://www.slideshare.net/diegotorres/a
plicacin-del-sgsst-aplicacin-del-sistema-de-
Actividad grupal, duración aproximada: 1 horas

Consulte el material de apoyo Anexo 16 - Seguridad y salud ocupacional en el área de archivos, reúnase
con su grupo GAES y elaboren una infografía en donde se evidencie los elementos y la aplicación de la
seguridad y salud ocupacional en el área de archivo.
Tenga en cuenta las siguientes instrucciones para el desarrollo de la actividad:
 Esta actividad debe realizarse de manera grupal

 La creatividad es un factor determinante en el alcance del objetivo propuesto
Al finalizar el instructor realizara la retroalimentación y aclaración de algunas inquietudes.
PÍLDORA ORTOGRÁFICA
Uso de ADONDE, A DONDE, ADÓNDE, A DÓNDE, DONDE, DÓNDE
Muchas veces se duda en la utilización de estas formas locativas, aunque su uso es sencillo si se conocen
e identifican claramente sus elementos, sus funciones, equivalencias y significados.
Además de las diferencias fonológicas y semánticas existentes entre estas formas (a donde y adonde son
átonas y enunciativas, mientras que a dónde y adónde son tónicas e interrogativas o exclamativas), son
varias las distinciones que desde una perspectiva gramatical pueden establecerse entre ellas.
Recuerde que, gramaticalmente, los adverbios son palabras que complementan el significado del verbo.
En este caso concreto, la manera correcta de escribir adónde / adonde / a donde, depende de sus
correspondientes reglas de ortografía, a continuación, lo señalamos esquemáticamente:
Adónde Adonde
Esta palabra es un adverbio interrogativo o Es un adverbio relativo que se escribe junto y sin
exclamativo. Por tanto, se escribe junto y con tilde tilde, siempre y cuando exista un antecedente
(adónde), pues forma parte de una pregunta o de explícito en la oración; es decir, cuando aparece
una exclamación, ya sea en su estilo directo o enunciado el sitio o lugar dentro de la frase:
indirecto: La librería adonde vamos está cerca
¿Adónde fuiste de vacaciones? / ¡Adónde voy a ir! El parque adonde vamos está justo ahí
[Oraciones interrogativa y exclamativa directas]
No sé adónde quieres que vaya
[Interrogativa indirecta, sin signos de
interrogación]
A donde
También es un adverbio relativo, pero, en este caso, se escribe separado y sin tilde, cuando carezca de
antecedente explícito en la oración; esto es cuando no aparece enunciado el lugar al que se refiere:
Quiero ir a donde tú vayas.
A donde tú vayas, iré yo.
Como vemos, en estas dos últimas oraciones, se omite el lugar y, por ello, la forma adverbial, como
hemos mencionado, se escribirá en dos palabras y sin acentuar.
Donde Dónde
Expresa ‘en el lugar en que’. Expresa ‘en qué lugar’.
Es un adverbio pronominal relativo. Funciona Es un adverbio pronominal interrogativo directo o
como conjunción subordinante temporal cuando indirecto.
no tiene antecedente. También puede ser adverbio pronominal
Allí está el jardín donde se cayó tu primo exclamativo.
La casa está donde yo te indiqué Dónde está mi abrigo. No sé dónde está mi abrigo
Actividad individual, duración aproximada: 1 horas.

Escoge la respuesta correcta que corresponde al espacio que hay en cada oración, de acuerdo a la
lectura anterior:
Dime __________ va a parar este sendero. ¿_____________ va toda esa gente?

a. donde a. Adónde / A dónde / Dónde
b. adonde / a donde b. Adonde / A donde
c. adónde / a dónde / dónde c. Donde
¿_________ están los niños? Han localizado la casa _________ permaneció
a. Donde secuestrada tres meses.
b. Dónde a. dónde
c. Adónde / A dónde b. adonde / a donde
d. Adonde / A donde c. donde
d. adónde / a dónde
Bajó a la playa, _____________ fue a buscarlo Iré __________ la gente me aprecie de verdad.
su padre. a. adónde / a dónde
a. adónde / a dónde b. adonde / a donde /donde
b. dónde c. dónde
c. donde/ adonde / a donde
Muchos feligreses recorren el camino ¿Hacia ________ van los refugiados?
___________ se registraron los últimos pasos de a. adonde / a donde
Jesús. b. adónde
a. dónde c. dónde
b. adónde / a dónde d. donde
c. adonde / a donde
d. donde
No veo un sitio tranquilo ___________ pueda ¿___________ está tu casa?
descansar un rato. a. Adonde / A donde
a. dónde b. Adónde / A dónde

b. donde c. Donde
c. adonde / a donde d. Dónde
d. adónde / a dónde
3.4 Transferencia del conocimiento
Actividad grupal, duración aproximada: 10 horas
Felicitaciones estimado aprendiz:
Luego de haber construido toda una serie de conocimientos teóricos y prácticos, en conjunto con sus
compañeros e instructor, es momento para que demuestre todo lo que ha asimilado acerca de esta
guía. Por lo tanto, desarrolle el taller de transferencia de conocimientos No. 6 “Aplicación del
procedimiento de la gestión documental” propuesto y consérvelo dentro de su portafolio de evidencias.
Este atento a la estrategia de revisión y valoración que plantee su instructor.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento : 1. Utiliza los útiles, papelería, Instrumento: Cuestionario.

elementos, mobiliario y equipos
requeridos para la recepción y Técnica: Preguntas
despacho de documentos teniendo
Sobre la producción y normas
en cuenta las políticas de la
técnicas para la elaboración de
organización.
documentos requeridos en el
2. Opera los equipos y aplicativos desarrollo social de la empresa.
para el recibo y despacho de
documentos internos y externos,
de acuerdo con el manual de Instrumento: Lista de chequeo
Evidencias de Desempeño: operación.
Técnica: Observación Sistemática
3. Direcciona los documentos de
acuerdo con el destinatario o Digitación y redacción de textos
dependencia correspondiente. aplicando las normas técnicas
colombianas.
4. Utiliza los elementos de
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad industrial y
Evidencias de Producto: salud ocupacional durante el Instrumento: Archivo Físico o digital
desempeño de sus funciones.
Técnica: Compilado documental
5. Aplica el procedimiento para la
radicación de los documentos por Realizar un archivo (físico o digital) de
despachar, utilizando la tecnología los diferentes documentos

disponible. comerciales requeridos por la
organización
6. Registra los documentos internos
y externos por despachar,
aplicando el manual de gestión
documental y la tecnología
disponible.
7. Distribuye las copias de los

documentos por enviar de acuerdo
con las normas internas y la
legislación vigente.
8. Aplica técnicas de plegado y

embalaje para el despacho de los
documentos, de acuerdo con las
normas técnicas y las de correo y
mensajería.
9. Comprueba el registro de los

documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con las
normas y la legislación vigente.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en una institución.
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: Son archivos administrativos, los archivos de gestión y los archivos
centrales de las instituciones.
ARCHIVO PARTICULAR: Son aquellos archivos que conservan un conjunto de documentos producidos
o pertenecientes a personas naturales.
ARCHIVOS PRIVADOS: Son los archivos que custodian documentos producidos por organizaciones de
carácter privado.
ARCHIVOS PUBLICOS: Son los archivos formados en las instituciones del Estado.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Fuster Ruíz, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los
conceptos. [En línea] En: Anales de Documentación, 2, 1999. pp. 103-120
<www.um.es/fccd/anales/ad02/AD07-1999.pdf> [Consulta: 15 Mar. 2001]
García Caballero, Ricardo; Martín Galán, Bonifacio. Herramientas para la gestión de los documentos
electrónicos en los nuevos servicios de información y documentación [En línea]
<www.cobdc.org/7es/home-cas.htm> [Consulta: 11 Mar. 2001]
García-Morales Huidobro, Elisa. Gestión documental en Intranet [En línea]

<www.inforarea.es/Documentos/expinte1.pdf> [Consulta: 13 May. 2001]
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Mabel Esperanza Instructora 01 agosto del 2018

Fernández Herrera
Articulación con
la Media y
Instructor Poblaciones
Edwin Alberto Ramírez Especiales
Instructora 05 de diciembre del 2018

Adriana Marcela Vargas
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)

Gestión de Formación Profesional Integral Procedimiento Desarrollo Curricular Guía de Aprendizaje

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Gestión de Formación Profesional Integral Procedimiento Desarrollo Curricular Guía de Aprendizaje

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 10

 Denominación del programa de formación

 Código del programa de formación

 Nombre del proyecto

 Fase del proyecto

 Resultados de aprendizaje a alcanzar

21060100804 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la

21060100802 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en

21060100803 Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la

45 horas (35 horas presenciales, 10 horas trabajo independiente)

“Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo”

TEMAS QUE SE VERÁN EN ESTA GUÍA

 Procedimientos y herramientas, manuales o automatizadas, para el recibo y el despacho de

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 REFLEXIÓN INICIAL

PREOCUPACIÓN POR EXTRAVÍO DE DOCUMENTOS EN SECRETARÍA DE

Hay preocupación en la Administración Distrital por la pérdida de importantes

En las averiguaciones efectuadas por la Secretaría de Educación se encontraron varias irregularidades,

Actividad individual, duración estimada 1 hora

a. ¿Considera importante el correcto manejo de la información dentro de una entidad? Justifique

c. En el artículo se habla de un mal control de préstamos de documentos, ¿Qué mecanismo

Para su desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

 Esta actividad debe realizarse de manera individual.

3.2 CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Actividad Individual, duración estimada: 2 horas

NOMBRE DEL DOCUMENTO UTILIDAD INTERNO EXTERNO

3.3 APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN)

3.3.1 Archivo y tipos de Archivo

Según Ismeria Oca, especialista en archivo, las empresas públicas o privadas

Actividad Grupal, duración aproximada: 4 Horas.

 En un pliego de papel periódico perfeccione el mapa conceptual que se encuentra en el Anexo 1

3.3.1.2 Consulte nuevamente el Anexo 1 - Conceptualización Y Normatividad Archivística Para La

ELEMENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN UTILIDAD GRÁFICO

3.3.2 Gestión de la Correspondencia

Actividad Grupal, duración aproximada: 4 Horas.

1. ¿Qué son los servicios postales?

Para su desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

Actividad individual, duración aproximada: 3 horas

A continuación, comparta su reflexión con el grupo, en el debate que promoverá su instructor y

3.3.4 Clasificación de la documentación recibida

Una de las funciones de las unidades de correspondencia es la recepción de la información, como ya lo

Actividad individual, duración aproximada: 3 horas

Para el desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

3.3.5 Administración de Comunicaciones Oficiales

Actividad individual, duración aproximada: 2 horas.

De acuerdo a lo anterior, consulte el material del Anexo 7 - Administración de las Comunicaciones

Para el desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

 Debe desarrollarlo en hojas blancas tamaño carta.

A continuación, comparta su reflexión con el grupo, en el debate que promoverá su instructor y

3.3.6 Canales o medio de ingreso de los documentos

Los documentos tienen varias vías para lograr ingresar y salir de la

Fax: es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de

Actividad individual, duración aproximada: 3 horas

Para el desarrollo tenga en cuenta las siguientes instrucciones:

3.3.7 Unidad de Correspondencia

La unidad de correspondencia es aquel lugar en donde se reciben,

Actividad individual, duración aproximada: 3 horas https://www.thinglink.com

En el material de apoyo Anexo 8 - Formatos para la gestión de la correspondencia, diligencie los

1. Rotulo marcación carpetas

Para esta actividad, usted requiere de los siguientes materiales:

Dime va a parar este sendero. ¿___ va toda esa gente?