TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1)
proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura
y cierre de la auditoría.

MEMORANDO CONVOCATORIA APERTURA DE AUDITORIA INTERNA

Para: Grupo de Contratos Superintendencia de Servicios Públicos

De: Oficina de Control Interno Superintendencia de Servicios Públicos
Asunto: Reunión de apertura Auditoría Interna proceso de Contratación
Objetivo: Verificar la gestión transversal adelantada por el Grupo de contratación para
satisfacer las necesidades que permiten cumplir los fines institucionales
Criterios: Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y
Resolución 0312 de 2019
Fecha: 16 de septiembre de 2020 8:00 am
Equipo Auditor: MARIA ALEXANDRA CARVAJAL URIBE- Auditor Líder
JUAN TORRES – Auditor

Agradecemos suministrar la documentación e información necesaria y requerida por el

auditor para llevar a cabo la auditoria del proceso indicado.

Asistentes:
Nombre Dependencia Correo Firma
Ronald Gordillo Contratos ronald@sspd.com Ronald
Tatiana Alba Contratos tatiana@sspd.com Tatiana
Maria A. Carvajal Control Interno maria@sspd.com Maria Alexandra
Uribe
Juan Torres Control Interno juan@sspd.com Juan

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado

Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del

documento
AS-M-001 MANUAL DE CONTRATACIÓN Versión 9
AS-M-002 MANUAL DE SUPERVISIÓN E Versión 4
INTERVENTORIA
AS-PR- PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y Versión 5
001 SERVICIOS
 AS-R-001 NORMOGRAMA PROCESO ADQUISICIÓN DE Versión 4
BIENES Y SERVICIOS
AS-F-051 FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO A LA Versión 2
EJECUCIÓN CONTRACTUAL
AS-F-045 FORMATO SEGUIMIENTO EJECUCIÓN Versión 2
PRESUPUESTAL

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría.

 Escucha activa
 Observación
 Encuestas y entrevistas.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).

Requisito Pregunta
DOCUMENTACION ¿Los procedimientos ✓
– MANUAL DE documentados, forman parte
CALIDAD del manual de calidad?
DOCUMENTACION ¿La metodología ✓
– PROCESO DE documentada, es adecuada
CONTRATACION para la aprobación de
documentos?
PERSONAL – ¿Cuál es el procedimiento que Proceso AS-PR-001
PROCESO DE se está llevando a cabo para la
CONTRATACION selección de contratistas en la
entidad?
RECURSOS PLAN ¿Cuáles son las cuantías para 143.314.758.544,00
ANUAL DE la contratación de la vigencia
ADQUISICIONES 2020?
DOCUMENTACION- ¿El expediente contractual del X
PROCESO DE Sistema de Contratación
CONTRATACION SECOP es acorde al
expediente físico?
DOCUMENTACION- ¿Todos los estudios previos de X
SIGME los contratos incluyen la matriz
de Identificación de Peligros y
Evaluación de Riesgos, Matriz
de Aspectos e Impactos
Ambientales?
DOCUMENTACION- ¿Cuándo fue la última 2020
MANUAL DE actualización del manual de
CONTRATACION contratación?
DOCUMENTACION- ¿Cuándo fue la última 2019
MANUAL DE actualización del manual de
SUPERVISION supervisión e interventoría?
PERSONAL- ¿Cuántos miembros del equipo 8
 PROCESO DE de contratación se dedican a la
CONTRATACION elaboración de minutas
contractuales?
RECURSOS-PLAN ¿Cuántos contratos de 652
ANUAL DE prestación de servicios se
ADQUISICIONES suscribieron para el mismo
periodo en la vigencia anterior?

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 16-09-2020 Auditor (es): MARIA ALEXANDRA
CARVAJAL
Proceso Auditado: Contratación Auditado (s): RONALD GORDILLO
Evidencias Criterios de
No. Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
de Auditoría Auditoría
1 Manual de ISO 9001:2015 No se evidencia en el X
Supervisión Numeral 6.1 ISO manual de supervisión
14001:2015 Numeral directrices para la
6.1 DECRETO 1072 mejora continua del SG-
DE 2015 Art. SST a los responsables
2.2.4.6.34 de supervisar contratos
en las diferentes áreas
de la entidad.
2 Formato NTC ISO 9001:2015 El formato se encuentra X
Información 7.5.3.2 literal c. sin bloqueo de
de seguridad de celdas por
seguimiento a lo que permite modificar
la ejecución y/o eliminar campos.
contractual
3 Formato NTC ISO 9001:2015 El formato no cuenta X
Seguimiento 9.1.3. literal f. con variables para medir
información el indicador de
presupuestal proveedores
4 Manual de NTC ISO 9001:2015 Los flujogramas son X
Contratación 7.5.2 literal b. muy extensos y no
permite su visualización
completa
5 Normograma NTC ISO 9001:2015 Se encuentran X
numerales 7.1.5.2., registradas todas las
7.5., 9.1., 9.2., 10.2. y normas vigentes
10.3. aplicables al proceso.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se evidencia una oportunidad de mejora en el Manual de Supervisión AS-M-002

V.4 con respecto a las directrices establecidas para dar alcance en el proceso de
supervisión de los contratos en cuanto al cumplimiento legal correspondiente a los
temas ambientales y de seguridad y salud en el trabajo, la aplicación de estas
directrices se llevará a cabo a partir de la contratación del año siguiente, con base
a lo anterior, es importante generar una acción para abordar esta oportunidad.
  Aplicar requisitos de protección de formatos para evitar cambios (eliminación o
adición) no intencionados de los campos a diligenciar y de los títulos de
documentos, según lo definido en el documento MC-I-001 INSTRUCTIVO PARA
LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SIGME.
 Redefinir variables del indicador de "Desempeño de proveedores" para que se
mida, analice y evalúe el nivel de satisfacción de la entidad con respecto a la
prestación de servicios o entrega de bienes por parte de proveedores externos.
 Mejorar la información contenida en los diagramas de flujo de los procedimientos
según modalidades de selección incluidos en el manual de contratación para que
sean completamente visibles
 Buenas prácticas en el manejo y actualización del Normograma.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

REUNION DE CIERRE DE AUDITORIA INTERNA

Para: Grupo de Contratos Superintendencia de Servicios Públicos

De: Oficina de Control Interno Superintendencia de Servicios Públicos
Asunto: Reunión de cierre de Auditoría Interna proceso de contratación
Objetivo: Se verificó la gestión transversal adelantada por el Grupo de contratación
para satisfacer las necesidades que permiten cumplir los fines institucionales
Criterios: Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, Decreto 1072 de 2015 y
Resolución 0312 de 2019
Fecha: 16 de septiembre de 2020 4:00 pm
Equipo Auditor: MARIA ALEXANDRA CARVAJAL URIBE- Auditor Líder
JUAN TORRES – Auditor

Se agradece la participación del área, del líder del proceso de colaboradores

funcionarios y contratistas en el desarrollo de la auditoria.
Se informan de los hallazgos encontrados y se responden dudas e inquietudes.

Asistentes:
Nombre Dependencia Correo Firma
Ronald Gordillo Contratos ronald@sspd.com Ronald
Tatiana Alba Contratos tatiana@sspd.com Tatiana
Maria A. Carvajal Control Interno maria@sspd.com Maria Alexandra
Uribe
Juan Torres Control Interno juan@sspd.com Juan

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.
Dado que se trata de un documento académico y que no es posible obtener evidencias de
hechos no existentes, y por consiguiente saber si se pone en riesgo o no el servicio, se
me dificultó generar los resultados y determinar el nivel de los hallazgos, sin embargo, me
pareció un ejercicio muy completo para analizar el verdadero desarrollo de una auditoria.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto de
aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.