Universidad de Cuenca

Manejo de Caja Chica

en Entidaes Públicas
Realizado por:
Ximena Calle
Darwin Carchi
Joseline Collaguazo
Cristina Méndez
Magaly Pacheco
Curso:
CS-05-01
 Concepto de Caja Chica

No Previsibles

Puede ser Institucional

Finalidad o para Proyectos y
pagar Urgentes Programas
obligaciones

Es obligatoria la apertura
Valor Reducido para Instituciones del
Sector Público
 Límites

Despachos Ministeriales,
máximas autoridades del • Hasta 500,00 USD
sector público

Unidades de Producción
del Sector Público • Hasta 500,00 USD
Universidad de Cuenca
desembolsos de gastos
Unidades de Transporte, presupuestarios de hasta
abastecimientos,
mantenimiento y/o • Hasta 300,00 USD $40,00 por cada transacción
construcciones

Unidades Administrativas
en General
• Hasta 200,00 USD
 Destino

El Fondo de caja Chica se podrá utilizar para

Adquisición de:
> Suministros y Materiales
Fondos para Unidades de Transporte
> Insumos
> Adquisición Oportuna de partes pieza, insumos y
> Útiles de Aseo repuestos
> Fotocopias > Compra de Suministros, Materiales para mejor
> Mantenimientos Menores conservación y Mantenimiento de los Vehículos y
Bienes en general
> Otros de carácter imprevisibles y urgentes
 Prohibición

• Pago de bienes y Servicios en beneficio

personal
• Anticipo de Viáticos, Subsistencias,
Alimentación.
• Sueldos, Horas Extras.
• Préstamos, donaciones, multas,
agasajos
• Arreglos florales.
• Compra de Activos Fijos
• Decoraciones de Oficinas
• Insumos de Cafetería
• En general gastos sin carácter de
previsible y urgentes o de menor cuantía
Caja chica institucional
 Objetivo
Las Entidades Operativas Desconcentradas obligatoriamente aperturarán el
fondo fijo de Caja Chica Institucional en las respectivas Unidades
Administrativas que no manejan presupuesto bajo su dependencia, que
prestan servicios a la comunidad.
Es un monto permanente y renovable utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes, que no hayan sido considerados en la
programación normal de pagos y que tengan la característica de
imprevisibles.
 ¿Cuándo se crea?
Los responsables de la Unidad Financiera de la
Entidad Operativa Desconcentrada deberán
como máximo aperturar la Caja Chica
Institucional hasta la segunda semana de enero
de cada año.
La apertura del Fondo deberá registrarse en el
formulario diseñado para el efecto (AF- 1)
 ¿Cuándo cierra?
En los casos que exista cambio de custodio o el cierre de la Unidad
Administrativa. Para tal efecto la Unidad responsable del fondo
solicitará la documentación correspondiente (formulario AF – 1 )
y de existir saldos el responsable del fondo deberá depositar de
inmediato los recursos disponibles determinados en la
liquidación, en la cuenta colectora de la institución o en la cuenta
que la entidad mantenga en Banco Central del Ecuador.
 Aumenta
Cuando de generé la transferencia de
los valores para la Caja Chica a la
cuenta personal del servidor
responsable en la Unidad
Administrativa.
Cuando de realice la reposición de Caja
Chica, al haber consumido al menos el
60% del monto establecido.
Disminuye
El responsable del Fondo realizará
los desembolsos mediante pagos en
efectivo, exclusivamente podrán ser
utilizados en ocasiones urgentes
El responsable de caja chica,
solicitará en el mes de diciembre la
liquidación del fondo para la
determinación de saldos del
ejercicio fiscal.
 Registro
Los códigos utilizados para la denominación caja chica institucional es:
Cuenta Mayor Cuenta Nivel 1 Cuenta Nivel 2 Descripción de
la cuenta
112 13 01 Caja chica
institucional

Todo pago realizado con el fondo de caja chica debe tener el respaldo del
respectivo formulario, en el que debe constar el valor en números y letras,
el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que
autoriza el gasto y del responsable del manejo y custodia del fondo
Caja chica por Programas y
Proyectos
 112. 13.02. FONDO DE CAJA CHICA
POR PROGRAMAS Y PROYECTOS.
Su registro se realiza por : Aumenta cuando :
● Comprar suministros y materiales ● Se haya utilizado mas del 60% de
de cuantías menores que sean su valor (reposición)
de manera urgente o inesperados ● Se cambia el monto máximo de
para llevar a cabo los programas apertura de acuerdo a la
o proyectos. actividad que se destinara.
112. 13.02. FONDO DE CAJA CHICA POR PROGRAMAS Y
PROYECTOS.
Disminución por: Cierre por :
● Pago de suministros y ● Cumplir el fin para el que fue
materiales que se adquirieren creado a pedido de la persona
para los programas o que solicito su apertura.
proyectos. ● Cuando este fondo no se ha
● Si se trata de un elemento que utilizado durante mucho tiempo
se encuentra directamente ● Cuando no se esté utilizando
relacionado con el programa se para los fines que fue creado.
consideraría un costo.
REPOSICIÓN
Se realizará cuando haya
consumido al menos el 60% del
monto establecido por cada
entidad
Antes de realizar la reposición se
necesitará presentar:
- Formularios
- Comprobantes de venta originales
- Documentos donde se justifique
los pagos realizados con este fondo
 AF-1

Unidades dependientes
de EOD
● La unidad dependiente solicitará
la reposición del fondo al EOD,
para la cual deberá presentar los
habilitantes de las compras, las
cuales deberá detallarse en el
formulario AF-1.

EOD.- Entidad Operativa Desconcentrada es unidad ejecutora de la

UDAF. Es decir, la EOD es la unidad desconcentrada con
atribuciones y competencias para realizar funciones administrativas
y financieras.
 AF-2

Unidades dependientes
de EOD

Para la reposición la EOD

emitirá una liquidación de
compra a nombre del
responsable del manejo de Caja
Chica.
Antes de la reposición se
deberá presentar el AF-2 y
demás documentos de soporte
Demás entidades del sector público

● Estas tendrán sus propios FORMULARIO

formularios siempre que dispongan

de un reglamento interno.
Por ejemplo, la Universidad de Cuenca en su reglamento se establecen
políticas como:

○ Hasta el 25 de cada mes se deberá realizar la reposición del

fondo.

○ El formulario que la entidad tiene RESUMEN DE CAJA CHICA, con

la que se podrá efectuar las reposiciones a mas de los
documentos que deben ir adjuntos.
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GRACIAS
BIBLIOGRAFÍA
● Ministerio de Finanzas, (2012). Acuerdo No. 086. Recuperado de
https://www.finanzas.gob.ec/wp-
content/uploads/downloads/2012/08/Acuerdo-086.pdf
● Consejo Universitario de la Universidad de Cuenca, (2017). Reglamento de
fondos de reposición y fondos para fines especificas de la Universidad de
Cuenca. Recuperado de
http://dspace.ucuenca.edu.ec/handle/123456789/28024