Modelando

procesos: ejemplos

Modelamiento de procesos con

BizAgi
 Caso de aplicación

Tema: pproceso de requerimiento

q de suministros y útiles de
oficina.
Descripción del proceso:

El proceso inicia cuando un empleado de la institución envía un requerimiento de suministros. Una

vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del
empleado que efectúa la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o
aclaraciones o simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina.
Si se solicita algún cambio, la solicitud retorna al empleado que realizó el pedido quien revisará las
observaciones de su jefe.
 …Caso de aplicación

Si la solicit
solicitud
d es aprobada
aprobada, se en
enviará
iará al departamento de compras o logística que
q e se encargará
de los presupuestos y la selección de un vendedor.

Si ell vendedor
d d titiene alguna
l restricción
t i ió en ell sistema,
it ell d
departamento
t t dde compras d
deberá
b á
seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el
sistema generará y enviará una orden de compra y esperará a que el producto sea recibido con su
correspondiente factura.

E cualquier
En l i caso, ell sistema
it enviará
i á una notificación
tifi ió all empleado
l d que solicitó
li itó la
l compra con los
l
datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobación, rechazo o solicitud de
cambio) el sistema enviará una notificación al usuario.
usuario
 Objetivo y alcance del proceso

El proceso se centra en el control de los req

requerimientos
erimientos de ssuministros
ministros q
que
e efectúan los
empleados.

Alcance:
Inicia: con el requerimiento.

Termina: con el despacho o entrega.

Los presupuestos y la selección del vendedor serán incluidos en un subproceso.

Ingreso a BizAgi
Creando…
Nuevo proceso
Nombre del proceso
Pantalla inicial del modelador
Creando lanes y fases
Modelando el proceso

¿Si se grabara el modelo tal

como está, Qué mensajes
aparecerían?
Modelando el proceso

• El evento de inicio DEBE tener al menos una

transición de salida de tipo secuencia de flujo.
• Las compuertas (gateways) deben tener
transiciones de salida.
Modelando el proceso
Modelando el proceso
 Modelando el proceso

El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por lo
que es una tarea asíncrona.
asíncrona
 Tareas asíncronas

Las actividades asíncronas son actividades

automáticas que están diseñadas para llamar a
i t f
interfaces externas.
t E t interfaces
Estas i t f se usan para la
l
integración con otros sistemas existentes en la
organización.

Script tasks (tareas script):

Son tareas automáticas en que un script (un código de programa) es ejecutado por un servidor.
No tiene intervención humana.
Script tasks

Modificamos las tareas de

notificación a Script Tasks para que
se entienda que tras de ella no hay
una interface (una pantalla) sino una
actividad
ti id d automática
t áti que será á
ejecutada por el sistema.
 Link events
(eventos de enlace)
Transformamos los eventos de
“Productos recibidos” e eventos de
enlace.
Los eventos de enlace son un
mecanismo para conectar dos
secciones de un proceso. Se pueden
usar también para tareas repetitivas
(loops) y para evitar secuencias de
flujo muy largas.
Para enlazarlos ambos deben tener el
mismo nombre.
 Creación de un
Sub Proceso
Sub-Proceso
La actividad de “Solicitar presupuestos y seleccionar” la transformamos en un Sub-Proceso.
Tipos de Sub-Procesos
Colocamos un nombre al Sub-
Proceso
Ingresamos a armar el Sub-
Proceso
 El Sub-Proceso

La verificación del vendedor también será una tarea asíncrona que se debe configurar de la misma
forma que la tarea de generación de la orden de compra.
 Modificando las propiedades de
las tareas
Actividad Texto de ayuda Duración

Registrar la solicitud de Registrar la información de la 2 días

suministros solicitud
Aprobar la solicitud Aprobar la solicitud de los 3 días
suministros
Recibir productos Marcar los productos como recibidos 2 días
y registrar factura
Procesar factura Realizar el p
proceso interno p
para q
que 5 días
la factura sea pagada
Solicitar proformas Solicitar proformas y analizarlas 3 días

Seleccionar un vendedor Seleccionar un vendedor 3 días

Añadiendo descripciones y
tiempos a las tareas

Registramos el nombre de la
actividad.
ti id d

Registramos el tiempo estimado en

formato dd:hh:mm

Luego grabamos el
modelo.
Creando el modelo de datos
Creando el modelo de datos
Creando tablas maestras y
transaccionales
Creando campos en cada tabla
Colocando campos en Solicitud
de Productos
 Construyendo relaciones

Nombre De Para Relación

Solicitud_Productos Solicitud_Suministros Solicitud_Productos 1 a “n”

Una solicitud de suministros
puede incluir varios
productos
Presupuestos
p Solicitud_Suministros
_ Presupuestos
p 1 a “n”

Solicitud_vendedores Solicitud_Suministros Solicitud_vendedores 1a1

Para crear la relación entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la edición

de la lista de atributos de la Solicitud_Suministros y añadir el atributo.
Relacionando tablas
 Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades

Con este modelo creamos la relación entre entidades paramétricas y las tablas maestras
 Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
Nombre Desde Hacia Relación

Ciudad_entrega Solicitud_Suministros Ciudad 1a1

Tipo_producto Solicitud_Productos Tipo_Producto 1a1

Ciudad_vendedor Vendedor Ciudad 1a1

Vendedor Solicitudes_Vendedores Vendedor 1a1

Vendedor Presupuestos Vendedor 1a1

Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramétricas editando su lista de atributos y
añadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramétricas
paramétricas.
Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
 Añadiendo campos a las
entidades paramétricas

Luego de añadir
atributos el modela
resultante se verá
similar
i il a este.
 Añadiendo valores a entidades

Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opción Values.
Añadiendo valores a entidades
Creación de formularios
Creación de formularios sobre
el modelo

Nótese que sólo las actividades

donde se pueden crear
formularios están activas
 Creación de formularios sobre
el modelo
Seleccionamos la actividad de “Registrar solicitud de requerimientos”
 Añadiendo variables del
sistema
Añadimos un
campo en que
se grabará
siempre el
nombre
b d dell
usuario que
ingresó al
sistema que es
quien efectúa la
solicitud de
suministros.
suministros
 Armando el formulario

Arrastramos un elemento de grupo:

Arrastrando campos a cada
formulario
 Acceso a datos
Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automáticos y no son
editables Por lo tanto,
editables. tanto hay que cambiar su estado
estado.
Formularios
Arrastrando el tipo de producto
Armando detalle de productos
Añadiendo un formulario
dependiente

Para configurar un formulario de

ingreso
g de datos p
para los p
productos,
creamos un nuevo formulario
dependiente de este.
 Arrastramos los campos que se
requieren

Cerramos el formulario y grabamos los cambios.

Añadiendo el formulario
 Aprobación de requerimientos
En el diagrama de proceso marcamos la opción “Aprobar requerimiento”. La pantalla de aprobación
mostrará la misma información que la de “Requerimiento
Requerimiento de suministros
suministros” por lo que la copiamos con
“Copy Form” y cambiamos los campos editables a “no editables”.
Mostrando el formulario

Creamos un nuevo formulario con el

nombre “Aprobación de
Requerimientos”.
Formulario de aprobación

Campos marcados
como no editables

Grabamos y cerramos el
formulario
 Presupuestos
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso “Presupuestos” y marcamos la
primera actividad “Solicitar
Solicitar Presupuestos
Presupuestos”.
 Eventos de recepción de
proformas
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Recepción de Proformas” y copiamos el
formulario de “Solicitud
Solicitud de Presupuestos
Presupuestos” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos
al Formulario.
Campos para presupuestos
Añadimos un formulario para
nuevos presupuestos

Grabamos y cerramos el
formulario
 Selección de un vendedor o
proveedor
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Selección de un vendedor” y copiamos el
formulario de “Recibir p
proformas” con Copypy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos
p al
Formulario para añadir el campo de selección de vendedor.
 Validando selección
Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una selección de vendedor en el Sub-Proceso.
Ingresamos
g a las p
propiedades
p avanzadas de la colección Presupuesto,
p , opción
p Grid Validations.
Añadimos un contador de
selecciones
 Configurando validación

El contador está asociado al campop “Seleccionado” si este es igual

g a “YES”. Luego,
g , la validación indica
que si este valor no es 1, entonces aparecerá un mensaje.
 Modelo

Fuente: www.bizagi.com
 ¿Qué es PMI?

• Siglas
Si l para Project
P j Management
M I i
Institute.
• Organización mundial para la Gestión de Proyectos.
• Objetivo
Obj ti principal:
i i l establecer
t bl estándares
tá d profesionales
f i l para la
l
Gestión de Proyectos.
• Fundada
F d d en 1969,
1969 Pensilvania,
P il i EUA. EUA
• 360.000 certificados en el mundo.
• 250 capítulos
ít l en 70 países.
í
• http://www.pmi.org
 ¿Qué es el PMBOK®?

•Siglas para Project Management Body Of

Knowledge.
Knowledge
•Fundamentos de la Gestión de Proyectos en forma de
procesos y áreas de conocimiento
conocimiento.
•Aceptado como buenas prácticas en la Gestión de
Proyectos.
Proyectos
•Desarrollado por el PMI®.
•Disponible en 11 idiomas.
idiomas
 PMBOK. Estándar en Gestión
de Proyectos

El PMBOK ha sido reconocido cómo único estándar o

norma de procesos para la gestión de proyectos por:

ANSI
S (American National Standards Institute).
ISO (International Organization for Standarization).
IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers ).
 El Proyecto y la organización

Misión y visión • Las organizaciones

g establecen la misión y la
Objetivos estratégicos
visión y definen sus objetivos estratégicos.
• Para lograr estos objetivos estratégicos la
organización requiere construir productos y/o
Producto único
Servicio único ofrecer servicios.
• Los proyectos crean los productos y ofrecen los
servicios
i i que necesitait la
l organización
i ió para lograr
l
Portafolio
sus objetivos estratégicos.
Proyectos
y • Los proyectos son ejecutados por personas
aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas,
estándares y buenas prácticas.
Miembros de proyectos
Ciclo de vida de proyectos
Estándares y herramientas
Buenas
ue as pprácticas
áct cas
 Procesos para la gestión
de Proyectos

• Son procesos comunes a la mayoría de los proyectos.

proyectos
• Están asociados entre ellos por un propósito integrado.

• Se ordenan en una matriz de:

• 5 Grupos de Procesos
• 9 Áreas de Conocimiento

PMBOK®.
 Grupos de procesos

Procesos de
Procesos de Inicio
Seguimiento y control

Procesos de
Procesos de Planificación
Planificación

Procesos de Ejecución
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Ejecución
Procesos de Cierre
 Procesos de Inicio (Iniciación)

• Son procesos que definen el proyecto o una fase del proyecto y facilitan
la autorización formal para empezar uno nuevo.
• Se asigna al Gerente del Proyecto.
 Áreas de conocimiento

Integración Alcance Tiempos

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 1. Planificación del alcance 1. Definición de actividades
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Definición del alcance 2. Establecimiento de la secuencia de las actividades
Preliminar 3. Crear EDT 3. Estimación de recursos de las actividades
3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4. Verificación del alcance 4. Estimación de la duración de las actividades
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 5. Control del alcance 5. Desarrollo del cronograma
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 6. Control del cronograma
6
6. C t l Integrado
Control I t d ded Cambios
C bi
7. Cerrar el Proyecto

Costos Calidad RR H
R.R. H.H.
H
1. Estimación de costos 1. Planificación de la calidad 1. Planificación de los RR. HH.
2. Preparación del presupuesto de costos 2. Aseguramiento de la calidad 2. Adquirir el equipo del proyecto
3. Control de costos 3. Control de calidad 3. Desarrollar el equipo del proyecto
4. Gestionar el equipo del proyecto

Comunicaciones Riesgos
g Adquisiciones
1. Planificación de las comunicaciones 1. Planificación de la gestión de riesgos 1. Planificar las compras y adquisiciones
2. Distribución de la información 2. Identificación de riesgos 2. Planificar la contratación
3. Informes de rendimiento 3. Análisis cualitativo de riesgos 3. Solicitar respuesta de vendedores
4. Gestionar a los interesados 4. Análisis cuantitativo de riesgos 4. Selección de Vendedores
5. Planificación dela respuesta a los riesgos 5. Administración del contrato
6. Seguimiento y control de riesgos 6. Cierre del contrato
 Integración

5-6
Procesos de
Seguimiento y control
1. Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto.
y
Procesos de 2. Desarrollar el enunciado de Alcance
Planificación
del Proyecto Preliminar.
1-2 3
3. Desarrollar el Plan de Gestión del
Proyecto.
Procesos de Procesos de
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del
I i i
Inicio Ci
Cierre Proyecto
Proyecto.
7
4 5. Supervisar y Controlar el trabajo del
Proyecto.
Procesos de 6 Control integrado de cambios.
6. cambios
Ejecución
7. Cerrar el Proyecto.
 El Alcance

Procesos de
4-5
Seguimiento y control

Procesos de
1 Pl
1. Planificación
ifi ió del dl
Planificación
alcance
1-3
2 Definición
2. D fi i ió del
d l alcance
l
3. Crear el EDT
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre 4 Verificar
4. V ifi ell alcance
l
5. Controlar el alcance
Procesos de
Ejecución
 Tiempos

1. Definición de actividades.
Procesos de
2. Establecimiento de la
6
Seguimiento y control secuencia de las actividades.
Procesos de
3 Estimación de los recursos de
3.
Planificación las actividades.
1-5
4. Estimación de la duración de
las actividades.
Procesos de Procesos de 5. Desarrollo del cronograma
Inicio Cierre 6. Control del cronograma

Procesos de
Ejecución
 Costos

Procesos de
3 Seguimiento
g y control
1. E
1 Estimación
ti ió de
d Costos
C t
Procesos de
Planificación 2. Preparación del
1-2 Presupuesto de Costos
3. Control de Costos.
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre

Procesos de
Ejecución
 Riesgos

6 Procesos de 1. Planificación de la gestión de

Seguimiento y control riesgos.
Procesos de 2. Identificación de riesgos.
Planificación
3. Análisis cualitativo de
1-5
riesgos.
i
4. Análisis cuantitativo de
Procesos de Procesos de riesgos
riesgos.
Inicio Cierre
5. Plan de respuesta de
riesgos.
Procesos de 6. Control de riesgos.
Ejecución
 Calidad

Procesos de
3
Seguimiento y control

Procesos de
Planificación
1
1. Planificación de la calidad
1 calidad.
2. Aseguramiento de la calidad.
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre
3. Control de calidad.

2
Procesos de
Ejecución
 Recursos humanos

Procesos de
4
Seguimiento y control

Procesos de 1. Planificación de los RRHH.

Planificación
2. Adquirir/Contratar el equipo
1
del proyecto.
proyecto
3. Desarrollar el equipo del
Procesos de Procesos de proyecto.
Inicio Cierre
4. Gestionar el equipo del
2-3 proyecto.
Procesos de
Ejecución
 Comunicaciones

Procesos de
3-4
Seguimiento y control 1. Planificación de las
Procesos de comunicaciones.
Planificación
2. Distribución de la
1 información
información.
3. Informar el rendimiento.
Procesos de Procesos de 4. Gestionar a los
Inicio Cierre
interesados.
2
Procesos de
Ejecución
 Adquisiciones

5 Procesos de
Seguimiento y control
1. Planificar las compras y
adquisiciones
adquisiciones.
Procesos de
Planificación 2. Planificar la contratación.
1-2 3. Solicitar respuesta de
vendedores.
Procesos de Procesos de
4. Selección de vendedores.
Inicio Cierre 5 Administración
5. Ad i i t ió d dell contrato.
t t
3-4 6 6. Cierre del contrato.
Procesos de
Ejecución
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control