TIPS para nuevos mandatarios locales respecto

del Sistema General de Regalías - SGR

El Departamento Nacional de Planeación en su condición de administrador del Sistema de Monitoreo,
Seguimiento, Control y Evaluación – SMSCE, presenta a continuación una serie de recomendaciones a tener
en cuenta por los mandatarios locales frente al ciclo de gestión de proyectos financiados o cofinanciados con
recursos del SGR.

Formulación, estructuración y presentación de proyectos

Antes de utilizar los recursos del Sistema General
de Regalías (SGR), identifique los proyectos
aprobados en su entidad territorial y los
compromisos adquiridos a 31 de diciembre de
2015 con el lleno de los requisitos legales. Así
podrá tener claro el estado de estas inversiones y
el saldo de recursos disponibles para la aprobación
de nuevos proyectos.
Previo a la formulación de proyectos de inversión,
consulte aquellos que ya fueron estandarizados
por el DNP en diferentes sectores (Ej.
construcción de vías urbanas, colegios,
bibliotecas; dotación tecnológica, entre otros). La
utilización de proyectos estandarizados puede
ahorrarle aproximadamente un 70% de los costos
de estructuración de los proyectos.
Debe diligenciar la totalidad de la información
requerida del proyecto en la Metodología General
Ajustada (MGA).
Las necesidades identificadas en el proyecto de
inversión deben ser consistentes con el alcance
del mismo.
Los proyectos, particularmente aquellos en Fase
3 (factibilidad) deben contar previamente para su
ejecución con la caracterización de la población e
identificación clara de sus beneficiarios.
Los proyectos deben contar con indicadores de
resultado que sean atribuibles a las actividades
realizadas y al alcance del mismo y estos deben
ser consistentes con las actividades y productos
aprobados por el respectivo Órgano Colegiado
de Administración y Decisión (OCAD).
Las unidades de medida establecidas en la MGA
deben ser coherentes con las actividades
contempladas en el proyecto.
Los estudios y diseños se deben anexar según la
fase del proyecto. Los planos deben estar
firmados, legibles y en la escala apropiada, con sus
respectivas memorias de cálculo.
En el presupuesto de los proyectos se debe incluir
el valor de la interventoría contractual o apoyo a
la supervisión, según sea el caso y anexar el
análisis de precios unitarios. Las actividades
relacionadas deben corresponder al análisis de
precios.
El valor y el nombre del proyecto registrado en la
carta de presentación y en el banco de proyectos
(SUIFP–SGR) 1debe coincidir con el registrado en
la MGA y con las certificaciones anexas.
Las fuentes de financiación deben ser
consistentes con lo indicado en la carta de
presentación y en la MGA.
Todos los proyectos que sean presentados a los
OCAD para su evaluación, viabilización,
priorización y aprobación deben estar
previamente cargados en el (SUIFP –SGR) para
surtir el proceso correspondiente. Se debe
verificar que los anexos sean accesibles, legibles y
correspondan efectivamente al documento que
está cargando.
La presentación de proyectos a los OCAD se
debe realizar por los alcaldes, gobernadores o el
gobierno nacional, a excepción de los siguientes
casos: a) proyectos con enfoque diferencial que
pueden ser presentados directamente por los
representantes de las comunidades; b) Proyectos
ante el Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación
que pueden ser presentados por entidades del
Orden Nacional, y c) Proyectos a ser financiados
con recursos del SGR de los que son beneficiarias
las Corporaciones Autónomas regionales que
son presentados por sus representantes legales.

Verificación de requisitos de proyectos

Para la verificación de requisitos tenga en cuenta el Acuerdo de la Comisión
Rectora vigente al momento de presentación del proyecto.
Las Oficinas de Planeación municipales y departamentales realizan la
verificación de requisitos en proyectos de inversión financiados con
asignaciones directas, y del 40% del Fondo de Compensación Regional,
denominadas asignaciones específicas.
Fondos de Compensación Regional (60%) y de Desarrollo Regional son los
únicos sobre los que el DNP verifica requisitos, bien sea aquellos que le son
remitidos por la secretaría técnica de los OCAD regionales o los que ingresan
por ventanilla única.
COLCIENCIAS, sólo verifica requisitos a los proyectos de impacto regional
que se financien con recursos del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Recuerde que el plazo para la verificación de requisitos es de 5 días. La verificación de requisitos debe contar con un documento que soporte esta
revisión por la entidad competente.
Los proyectos de impacto regional que se financien con recursos de los

1 Ley 1530 de 2012, artículo 73

www.sgr.gov.co
Evaluación, Viabilización, Priorización y Aprobación de proyectos
La Secretaría Técnica de cada
OCAD debe convocar con 7 días
hábiles de anterioridad a las
sesiones ordinarias (cada dos
meses) y extraordinarias, a sus
miembros e invitados permanentes:
autoridades de las minorías étnicas
y en el caso de los OCAD
regionales, a los congresistas.
La Secretaría Técnica de cada
OCAD debe garantizar el control
de apropiaciones para la aprobación
de proyectos, así como el control de
la disponibilidad de recursos para la
solicitud de giro.
Las entidades territoriales deben
garantizar la destinación de
recursos para proyectos que
beneficien a las comunidades
minoritarias asentadas en su
territorio, conforme a la Ley.
Los recursos aprobados deben ser
consistentes con la vigencia
indicada en la información del
proyecto.
Para la aprobación de proyectos
que requieran recursos de vigencias
futuras, se debe contar con
autorización del respectivo
OCAD, previa autorización de
cupos máximos por el Consejo
Superior de Política Fiscal - CONFIS..
Los proyectos de inversión
presentados al OCAD, que cuenten
con cofinanciación de recursos del
Presupuesto General de la Nación
deben enviarse al DNP para su
viabilidad.
Para las decisiones del OCAD, cada
nivel de gobierno contará con un
voto. Estas decisiones se adoptan
por mayoría calificada de 2 de los 3
votos.
En todos los proyectos de inversión
que se presenten a consideración
de los OCAD debe darse aplicación
del Sistema de Evaluación por
Puntajes según el Acuerdo 32 de
2015 de la Comisión Rectora del
SGR.
Los proyectos de inversión deben
aprobarse en los términos
formulados y registrados en el
Banco de programas y proyectos
SUIFP – SGR.
Los proyectos que se financien con
recursos del SGR deben haber sido
aprobados por el OCAD respectivo
de manera previa a su ejecución.
Si bien el concepto del comité
consultivo no es vinculante, este
debe solicitarse. En caso que el
OCAD, tome decisiones que se
separen de las recomendaciones de
dicho Comité, éstas deben estar
sustentadas.
Las Secretarías Técnicas deben
publicar en el aplicativo SUIFP-SGR
y comunicar a los ejecutores y
beneficiarios de los recursos, los
Acuerdos expedidos por los
OCAD, dentro de los 2 días hábiles
siguientes a la aprobación del Acta
de la sesión correspondiente, la cual
debe expedirse dentro de los 5 días
siguientes a la sesión.
Sólo pueden designarse como
ejecutores de un proyecto a
entidades públicas, instancia a quien
le corresponde adelantar la
contratación de la obra, y de la
interventoría contractual. Así
como, la designación de un
funcionario que adelante las labores
de supervisión.
Los OCAD podrán decidir 2 la
instancia que adelante la
contratación de la interventoría
contractual.
La entidad designada como
ejecutora debe aceptar tal
designación y comunicarla a la
Secretaría Técnica del OCAD.
Las Secretarías Técnicas de los
OCAD deben remitir en original el
expediente del proyecto aprobado
a la entidad pública designada como
ejecutora y deben conservar copia
en sus archivos. Garantizando la
consistencia de la información
registrada en el SUIFP-SGR con los
soportes presentados durante las
etapas de presentación,
formulación, viabilización y
aprobación de los proyectos y sus
respectivos ajustes.
Las secretarías técnicas de los
OCAD deben hacer pública y
mantener actualizada, en la página
web de su respectiva entidad, la
información relacionada con los
proyectos presentados, viabilizados
y aprobados por el OCAD, así como
el ejecutor designado para los
mismos.
Las Secretarías Técnicas deben
mantener actualizado los estados
de los proyectos en el SUIFP-SGR,
esto permite que el proyecto migre
exitosamente al sistema GESPROY
-SGR.
Se debe garantizar la consistencia
de la información registrada en el
SUIFP-SGR con los soportes
presentados durante las etapas de
presentación, formulación,
viabilización y aprobación de los
proyectos y sus respectivos ajustes.
Los OCAD deben rendir un informe
3
público de gestión semestral , el cual
especificará el número de
proyectos aprobados, los puntajes
obtenidos por estos, el impacto y la
pertinencia de los mismos, así como
su estado de ejecución.

Ejecución de Proyectos
El ejecutor del proyecto debe incorporar los
recursos de inversión del SGR al capítulo
independiente del presupuesto de la entidad,
discriminando uno a uno los proyectos una vez
estos hayan sido aprobados por el OCAD y
aceptada su designación.
La Secretaría Técnica del OCAD, previa solicitud
del ejecutor, debe expedir la certificación de
cumplimiento de requisitos para la ejecución y
previos a la apertura del proceso de selección,
según el Acuerdo vigente al momento de la
verificación.
Los ejecutores de los proyectos cuentan con 6
meses para cumplir los requisitos previos al inicio
de la etapa contractual. El OCAD puede extender
el plazo por 6 meses o liberar los recursos para
financiar nuevos proyectos.
La entidad ejecutora debe aplicar las normas de
contratación estatal en la ejecución de los
proyectos de inversión.
Para estructurar el proceso de contratación la
entidad ejecutora debe garantizar que los
estudios previos y los pliegos sean consistentes
con el proyecto aprobado.
Se debe publicar la información del proceso
contractual en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública (SECOP).
Los contratos deben ser concordantes con el
proyecto aprobado.
La entidad ejecutora debe velar por la
constitución de las garantías en monto, cobertura
y plazo.
Las modificaciones contractuales deben ser
reportadas en el aplicativo GESPROY-SGR.
Cuando las condiciones de ejecución del proyecto
varíen frente a lo aprobado por el OCAD, el
ejecutor antes de continuar con la obra o
inversión debe realizar su ajuste y en los casos en
los que se requiera, contar con la aprobación del
respectivo OCAD o de la entidad pública
designada como ejecutora, según los Acuerdos
de la Comisión Rectora. Dicho ajuste debe ser
cargado en el SUIFP-SGR.

2 Ley 1530 de 2012, parágrafo primero artículo 28

3 Artículo 41 de la Ley 1744 de 2014.
maparegalias.sgr.gov.co
Ejecución de Proyectos
Es responsabilidad de la Entidad designada como ejecutora, el cumplimiento del como ejecutora, con base en los informes de avance presentados por el
alcance y objetivos del proyecto, así como de la ejecución eficiente y eficaz de contratista y la interventoría contractual.
los recursos del SGR.
La entidad ejecutora debe asegurar la custodia del archivo físico del proyecto
Las entidades ejecutoras deben velar por el cumplimiento de los indicadores desde la aprobación hasta su liquidación y cierre.
formulados para la medición del proyecto.
Recuerde que la ejecución de proyectos culmina con la expedición del acto
Se debe controlar la ejecución del proyecto según la programación indicada, administrativo de cierre y su registro en el aplicativo GESPROY-SGR.
con el fin de evitar retrasos.
La entidad ejecutora debe remitir la información solicitada por el Sistema de
La información de la programación y avances de ejecución de los proyectos Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (SMSCE) en los plazos y
debe mantenerse actualizada en el GESPROY – SGR por la entidad designada condiciones estipulados.

Manejo financiero a través de cuentas maestras

El DNP dispuso para el manejo de los recursos del SGR de una herramienta informática4 para
el reporte de información mensual por las entidades ejecutoras de los saldos y movimientos,
excedentes de liquidez y medidas cautelares de embargo a estos recursos, así como del uso
de los recursos asignados por concepto de fortalecimiento.

Los recursos del SGR deben manejarse sólo en las cuentas maestras autorizadas 5 o
registradas6 por el DNP, para ese fin.

El giro de recursos provenientes de los fondos del SGR se realiza por proyecto siempre y
cuando se encuentre contratado, información que debe encontrarse registrada en el
aplicativo GESPROY-SGR; lo anterior, exceptuando las asignaciones directas y el 40% del
FCR (Asignaciones específicas).

Los convenios con los bancos, mediante los cuales se constituye la cuenta maestra deben
cargarse en el Aplicativo de Cuentas del SGR.

Las cuentas bancarias donde se administran recursos del SGR deben generar rendimientos
financieros, estar exentas de Gravámenes a Movimientos Financieros (GMF) y utilizar las
trasferencias electrónicas como único mecanismo para el movimiento de recursos (cuentas
maestras).

Los rendimientos financieros derivados de los recursos del SGR diferentes de asignaciones
directas, se deben reintegrar a la Cuenta Única administrada por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, según el procedimiento 7señalado por éste.

Los recursos del SGR, no pueden mezclarse (no hacen unidad de caja) en una misma cuenta
con otros recursos de su municipio o departamento

Los recursos del SGR sólo pueden ser girados a los contratistas registrados como tales en los
diferentes aplicativos del SMSCE.

Los recursos del SGR, así como las rentas incorporadas en el Sistema, son inembargables. En
el evento en que se apliquen medidas cautelares, le corresponde a la entidad afectada, realizar
las gestiones pertinentes ante el despacho judicial.

Las entidades deben seguir el procedimiento establecido por el DNP para la cancelación de las
cuentas autorizadas y registradas, y efectuar el reporte de las cuentas hasta que se surta
dicha cancelación en el aplicativo dispuesto por el DNP (Circular 007 de 2012).

4 Aplicativo web de cuentas “Reporte de información de cuentas y excedentes de liquidez de recursos del SGR”.
5
6
7
Para el manejo de los recursos de asignaciones directas del SGR
Para el manejo de los recursos de los fondos del SGR (FDR, FCR y FCTeI)
Circular externa 014 de 2014 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
www.sgr.gov.co
Reporte de Información en el marco de la ejecución de proyectos
En desarrollo del SMSCE el DNP
realiza procesos de recolección,
consolidación, verificación, análisis y
retroalimentación de información a
través de un conjunto de sistemas de
información en línea que permite la
gestión de información de los
proyectos aprobados (GESPROY –
SGR) y manejo de cuentas (Cuentas
SGR), que además son objeto de
consulta por los órganos de control y
al público en general a través
maparegalias.sgr.gov.co
Para el acceso a estos sistemas de
información, los gobernadores y
alcaldes electos, deben solicitar por
oficio dirigido a la mesa de ayuda del
SGR, a través del correo
infosgr@dnp.gov.co, la creación de los
nuevos usuarios de la entidad para el
Representante legal, Tesorero o
Secretario de Planeación, aportando
la documentación respectiva
referenciada en la página principal de
ingreso a los aplicativos 8. Consulte la
9
Circular 234 de 2015 expedida por
el DNP.
El reporte de la información de
aprobación y ejecución de proyectos,
presupuestal y financiera debe
realizarse en los plazos establecidos:
i) En los primeros 15 días de cada mes
para la información de los
movimientos de la cuenta (aplicativo
Cuentas-SGR) y de programación y
ejecución de los proyectos (aplicativo
GESPROY-SGR); y ii) dentro del mes
siguiente al trimestre para la
información presupuestal
(Categorías FUT-SGR).
La información reportada al SMSCE
debe ser consistente, actualizada,
validada y corresponder con los
soportes documentales que reposan
en la entidad, toda vez que ésta
información será de conocimiento
público, a través de la plataforma
Mapa regalías.
Recuerde que el aplicativo GESPROY-
SGR es una herramienta de gestión
de los proyectos de inversión
aprobados por el OCAD, por
consiguiente, la entidad ejecutora
debe mantener la información de los
proyectos actualizada en este
aplicativo.
La información registrada en los
aplicativos GESPROY-SGR y Cuentas
SGR que no se encuentra en estado
aprobado y enviado no se considera
enviada al DNP. La sola elaboración de
los registros no valida su contenido. que demuestren su cumplimiento.
El desconocimiento de los aplicativos Con el objeto de fortalecer los
y del deber de reportar la información instrumentos de apoyo a la gestión y
no exime a la Entidad de la obligación la efectividad en el reporte de la
de registro de la información ni del información requerida por el SMSCE,
inicio de procedimientos la Comisión Rectora ha asignado
administrativos por el DNP (ej. recursos del SGR a las entidades
suspensión de giros) que se deriven territoriales para estos fines, lo cuales
de su incumplimiento. han sido empleados en la adquisición
de bienes o servicios, para el
La entidad ejecutora debe mantener mejoramiento de la infraestructura
la información actualizada en los tecnológica, incluido el suministro de
aplicativos, independientemente del la misma y la contratación del recurso
estado de contratación para la humano.
ejecución del proyecto.
El DNP ha dispuesto de una mesa de
La información presupuestal y ayuda (571 3815000 ext 3971 /
financiera debe reportarse a través de 74) y infosgr@dnp.gov.co para dar
las categorías del SGR en el asistencia técnica general a las
Formulario Único Territorial - FUT entidades ejecutoras u orientar sus
(Ingresos, Gastos y Transferencias), inquietudes sobre los recursos del
en los términos y plazos establecidos SGR al área competente.
por la Contaduría General de la
Nación. Recuerde que cumplido el El DNP mide trimestralmente la
término para reporte extemporáneo, gestión de los proyectos de las
el aplicativo se cierra definitivamente.entidades ejecutoras a través de un
índice en términos de transparencia,
Las entidades ejecutoras deben eficacia, eficiencia y medidas de
diligenciar y allegar oportunamente el control, cuyos resultados son de
Plan de Mejora que se establece en la público conocimiento.
visita de seguimiento o evaluación del
SMSCE, y aportar los documentos

Acciones de Control del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación – (SMSCE)

a) Procedimientos Preventivos
Ÿ Son causales para iniciar procedimiento preventivo: no registrar información; no
ejecutar las acciones de mejora y ejecutar acciones que representen inminente
peligro de uso indebido de los recursos de regalías.
Ÿ En el procedimiento preventivo la entidad tiene únicamente 5 días para rendir
explicaciones.
Ÿ La medida de suspensión preventiva de giros no es una sanción y no tiene término
de duración; se mantiene hasta que la Entidad acredite que superó la causal que dio
origen a la medida.
Ÿ Para el levantamiento de la medida preventiva simplemente debe acreditar que
subsanó la causal que le dio origen.
Ÿ Si tiene dudas sobre el procedimiento preventivo se encuentra disponible el correo
procedimientopreventivo@dnp.gov.co
b) Procedimientos Correctivos y Sancionatorios
Ÿ Las medidas correctivas y sancionatorias son: la suspensión de giros, la no
aprobación de proyectos con cargo a los recursos de los Fondos del SGR, la
desaprobación del proyecto con su consecuente devolución de recursos, la
imposición de multas y la designación de un gestor temporal.
Ÿ Si el representante legal acepta la notificación electrónica en las actuaciones
administrativas, debe manifestarlo expresamente, indicando el correo electrónico
al cual se enviarán las actuaciones.
Ÿ El representante legal puede solicitar ser escuchado en versión libre en el
procedimiento correctivo y sancionatorio en cualquier momento.
Ÿ Cualquier información sobre el trámite de los procedimientos correctivos y
sancionatorios, pueden comunicarse al teléfono (071) 3815000 ext. 370, o al
correo pacs@dnp.gov.co

c) Reportes a Órganos de Control

Ÿ Los incumplimientos de naturaleza contractual, presupuestal y contable que se evidencien en la labor del SMSCE serán reportados a los Órganos de Control teniendo en
cuenta que el DNP no tiene competencia sobre los mismos.
Ÿ Las presuntas omisiones a las funciones que le correspondan a los OCAD o sus Secretarías Técnicas serán objeto de reporte a Órganos de Control.
Ÿ Las decisiones que se profieren dentro de los procedimientos administrativos que se adelanten en el marco de las labores del SMSCE se informan a los Órganos de control.
Ÿ Las entidades ejecutoras o beneficias de recursos del SGR pueden conocer los reportes efectuados a Órganos de Control a través de
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/ControlSGR.aspx

Como soporte de la información señalada, debe consultar en la página de internet www.sgr.gov.co, el link normativa, en donde encontrará la
reglamentación que sobre el Sistema General de Regalías se ha expedido, tales como leyes, decretos, acuerdos, circulares y resoluciones, así
como los procedimientos aplicables.

Ver: https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n.aspx
www.sgr.gov.co
8
9 Orientaciones del SMSCE en el ciclo de los proyectos de inversión