Herramientas para la organización

de la información
Google G Suite For Education
CONTENIDO
1. Objetivos

2. Primeros pasos Google Drive

3. Organización de archivos y carpetas

4. Compartir archivos

5. Almacenamiento

6. Resumen

7. Bibliografía

Objetivos
• Conocer la herramienta Google Drive.
• Descubrir sus funcionalidades.
• Explorar las diferentes opciones que ofrece.
Primeros pasos Google
Drive
En los inicios de las nuevas tecnologías, el coste de
almacenamiento era alto. El primer disco duro que
era del tamaño de un frigorífico, solo podía almacenar
5 Mb. Poco a poco fueron creciendo en capacidad y
disminuyendo en tamaño.
Cuando los ordenadores llegaron a los colegios los
discos duros estaban muy limitados y se hacía difícil
conservar los trabajos, pero con el tiempo siguieron
ampliando su capacidad y el coste de almacenamiento
fue decreciendo.
Antes de aparecer el almacenamiento en la nube, tal
y como hoy se conoce, se crearon dispositivos de
almacenamiento tipo NAS, que gestionaban los archivos
de una forma muy rápida, conectándose en red con
el resto de los ordenadores y permitiendo almacenar
hasta Terabytes.
Hoy en día, Internet ha permitido que el almacenamiento se
haga en la nube, pudiendo así hacer trabajos colaborativos
y despreocuparse de las copias de seguridad.
Herramientas como Google Drive, ofrecen de forma
gratuita almacenar hasta 15 Gb de forma particular, y en
caso de ser un centro educativo, el uso de esta herramienta
junto a G Suite for Education, permite a docentes y alumnos
un almacenamiento ilimitado, además de combinarla con
otras herramientas ofimáticas conocidas de Google.
Aunque en este tema se hará énfasis en Drive, no está de más
conocer algunas de las herramientas que hay en el mercado
compitiendo con ella. Se hace referencia a las siguientes:
• OneDrive https://onedrive.live.com/about/es-es/:
es la herramienta que propone Microsoft y que
enlaza perfectamente con el paquete Office360.
Lleva operando muchos años, aunque parece que
Microsoft le ha dado más importancia a otras
herramientas propias. Para usarla se necesita tener
una cuenta de Microsoft, ya sea de Outlook o de
Hotmail.
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• Amazon Simple Storage https://aws.amazon.
com/es/s3/: el gigante de las ventas por Internet
también dispone de un espacio en la nube para
alquilar. La peculiaridad de esta herramienta es
que se paga solamente por lo que se usa, es decir,
no hay un plan de pagos fijos al mes.
• iCloud https://www.icloud.com/: la herramienta de
almacenamiento de Apple está ligada a disponer de
un dispositivo oficial de la marca, y su uso con otros
dispositivos se ve bastante limitado.
• Dropbox https://www.dropbox.com/: uno de los
pioneros en almacenamiento en la nube, funcionando
desde 2007. Dispone de diversas opciones para que
los usuarios vayan ganando cuota de almacenamiento,
por ejemplo invitando a amigos a que usen su
herramienta. También dispone de herramienta de
escritorio para ordenador y App para móvil.
Para poder utilizar Google Drive, se debe tener (o crear)
una cuenta de correo electrónico de Gmail, por lo que, si se
trabaja con la Suite de Google for Education, ya se tendrá
esta cuenta, tanto los profesores como los alumnos.
Se verá un ejemplo de uso para comprender mejor la
utilidad de esta herramienta.
Imaginar que se envía un trabajo grupal a los
alumnos, se ha dividido la clase en grupos de 5 niños
y se les dice que tienen que preparar un documento
explicativo de cualquier tema.
Pero este trabajo es para casa y cuando los niños debaten
sobre cuándo pueden quedar, surgen problemas típicos
de disponibilidad, ya que entre extraescolares, música,
idiomas, deportes y otras aficiones, cada uno dispone
de un horario distinto y no es fácil coincidir. Ahora bien, a
todos les iría bien quedar a partir de las 8 de la tarde, pero
los padres a esas horas ya quieren que los niños estén en
casa para cenar.
Aquí es cuando el docente puede proponer el uso de
Google Drive, ya que solo hay que crear un documento
y compartirlo con todos, para que el resto de alumnos
tenga acceso a él y pueda trabajarlo, hacer anotaciones y
conversar con el resto de sus compañeros mediante chat.
De este modo, cada alumno puede comenzar el trabajo
a la hora que le venga bien, pero va a saber lo que han
hecho los demás, lo que hay pendiente y lo que tiene que
hacer él mismo. Habrá momentos en los que coincidan
los 5 y pueden hablar en directo sobre el trabajo.
Desde luego es una solución cuando es difícil quedar
en persona, pero no solo se soluciona este problema
inicial de disponibilidad, sino que además tiene otras
ventajas como la posibilidad de guardar el trabajo
y poder compartirlo con otros alumnos, creando un
gran banco de recursos que el profesor puede utilizar
en el futuro con otros alumnos.

Indicar también que, este tipo de tecnologías tiene
uno que otro detractor. Hay docentes que piensan
que se pierde el contacto con los compañeros y que
los alumnos no practican sus relaciones sociales. Sin
embargo, otros docentes opinan que ésta es la nueva
forma de relacionarse y que, sin duda alguna, el uso
de las nuevas tecnologías hay que aprovecharlo.
Se verán a continuación algunas de las ventajas de
Google Drive:
• Seguridad en los datos. Google tiene unos servidores
seguros y replicados en muchos puntos que hacen
que los datos estén a salvo y no se pierdan.
• Acceso desde cualquier dispositivo. Si se viaja o
se está continuamente en movimiento, no habrá
impedimento para tener acceso a los datos, ya que tan
solo se necesita un teléfono o Tablet con el cual usar
la app Drive, y conexión a Internet para acceder a ellos.
• Se puede trabajar en tiempo real con otros compañeros,
en un mismo documento, alojado en la nube.
En cambio, también hay algunas desventajas.
• Pérdida de datos por robo de la cuenta: se ha dicho
que los archivos están seguros en los servidores
de Google, pero si roban la cuenta o sencillamente
se deja abierta en algún equipo público, se estará
expuesto a perder los datos.
• Requiere de una conexión a Internet para acceder
a los datos desde el móvil, por tanto si se está sin
WiFi y sin datos, no se tendría acceso a ellos, por
lo menos a los más recientes ya que, si se tienen
sincronizados con los equipos o dispositivos, sí que
se tendrá una copia en local.
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Para acceder a Google Drive, se puede hacer a través
del gestor de correo de Gmail, buscando en la barra de
herramientas superior, a la derecha en el icono de los 9 puntos,
o directamente a través de la URL https://drive.google.com/.
Una vez dentro de Drive, se observa una barra de menús a
la izquierda, ocupando un 20 % del espacio, y un espacio
de trabajo que ocupa el resto, donde se podrán ver los
archivos y carpetas guardados. Siguiendo las opciones
del menú principal, están:
• + Nuevo: con este botón se pueden crear nuevas
carpetas, documentos, hojas de cálculo, presentaciones,
formularios, dibujos, mapas, Sites, etc. Es definitiva la
mayoría de aplicaciones de Google en la nube.
• Mi unidad: debajo de este botón cuelgan las
diferentes carpetas que se tengan creadas.
• Ordenadores: son los dispositivos con los que se
esté sincronizando la copia de Drive.
• Compartido conmigo: aquí se encontrarán las
carpetas que hayan compartido otras personas.
• Reciente: se trata de un acceso rápido a los archivos
que se hayan utilizado recientemente.
• Destacado: debido a que se pueden marcar archivos
como destacados, haciendo clic en este botón se
accederá a ellos de una manera más rápida.
• Papelera: la papelera contiene los archivos o
carpetas que se hayan eliminado recientemente.
• Copias de seguridad: en esta sección se mostrarían
las copias de seguridad que se tengan de los datos.
• Información sobre el almacenamiento: muestra
una pequeña barra de progreso con la capacidad de
disco que se esté ocupando y así tener constancia
de lo que queda libre.

Si se mira ahora en la barra de menú superior, se encontrará
un gran buscador que permite hacer búsquedas avanzadas
de documentos, con los siguientes parámetros:
• Tipo de archivo: devuelve resultados dependiendo
del tipo de archivo que se haya seleccionado.
• Propietario: devuelve las carpetas y archivos del
propietario que se haya introducido.
• Ubicación: devuelve resultados según su ubicación,
esta puede ser en alguna carpeta en concreto, en la
papelera, en los archivos destacados, etc.
• Fecha de modificación: devuelve resultados según
la fecha de modificación de los archivos.
• Nombre del elemento: la clásica búsqueda, según
el nombre que se haya puesto al archivo.
• Contiene las palabras: la búsqueda avanzada de
Drive permite buscar en el contenido de los archivos,
por tanto va a devolver archivos que contienen la
palabra introducida.
• Compartido con: se pueden encontrar los archivos
que se ha compartido con alguien específico.
• Tipo de seguimiento: por último también se pueden
obtener resultados de búsqueda por el tipo de
seguimiento de los archivos.
Organización de archivos
y carpetas
Como se ha visto, las carpetas que se creen colgarán de
lo que Drive llama “Mi unidad”. En el menú de la izquierda,
si se despliega este botón, se verán las carpetas en
formato árbol, y a la derecha en el espacio de trabajo, se
verán tanto las carpetas como los archivos sueltos.
La organización de carpetas y archivos a partir de ahí
depende de cómo lo quiera organizar el usuario, es decir,
uno puede crear las carpetas y archivos y guardarlos
donde quiera.
Al usar Google Classroom, el usuario de Drive tiene
creadas por defecto las carpetas de las clases, donde
podrá subir sus propios archivos para compartirlos con
los demás. Para crear una carpeta hay dos opciones,
crearla a través del botón “+ Nuevo”, situado en la barra
lateral, o haciendo botón derecho sobre el espacio
de trabajo (sin tocar ningún icono) - nueva carpeta - y
nombrándola como se desee.
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Si se hace clic con el botón derecho en una carpeta, se
podrá encontrar el siguiente menú:
• Abrir con: da la posibilidad de conectar otras
aplicaciones para abrir la carpeta o su contenido.
• Compartir: cuando se hace clic en compartir se
abre una ventana en la que se puede introducir una
dirección de correo electrónico para compartir con
esta persona la carpeta.
• Obtener enlace para compartir: si se quiere enviar
el acceso a la carpeta por email, por ejemplo, se
puede crear un enlace con esta opción.
• Mover a: con esta opción se puede cambiar la
ubicación de la carpeta por otra que se elija. En la
misma ventana de opciones se podrá crear una
nueva carpeta si así se quiere.
• Destacar: destacar una carpeta significa que se
verá listada en la opción de menú “destacados”.
Su utilidad es la de tener un acceso rápido a las
carpetas que más se necesiten.
• Cambiar color: con esta opción se puede cambiar
el color del icono de la carpeta. Hay 24 colores
básicos para elegir.
• Buscar en: esta opción permite hacer una búsqueda
en el contenido de la propia carpeta.
• Cambiar nombre: como su propio nombre indica, con
esta opción se puede cambiar el nombre de la carpeta.
• Ver detalles: esta opción ofrece información muy
interesante acerca del contenido y de la actividad
de la carpeta. Al hacer clic sobre el botón, se abre
una ventana en la parte derecha, que tiene dos
pestañas, detalles y actividad.
En actividad se puede ver un historial de los movimientos
de archivos que ha habido en la carpeta, así como ver si
se ha compartido con alguien a lo largo de su historia.
En detalles se pueden ver las fechas de creación, modificación
y apertura, así como la ubicación y el tipo de archivo. Permite
también añadir una descripción si así se desea.
• Descargar: si se quiere descargar la carpeta con
su contenido al disco duro del ordenador, se puede
usar esta opción que lo que hará es comprimir la
carpeta y descargarla al ordenador.
• Eliminar: esta opción elimina directamente la
carpeta. Hay que tener precaución porque no pide
confirmación, aunque aparece un icono de deshacer
durante unos segundos. Asimismo se puede ver
una carpeta eliminada en la papelera.
Los archivos comparten la mayoría de las opciones que
tienen las carpetas, añadiendo dos, que son:
• Vista previa: muestra una vista simple del contenido del
archivo, con un scroll que permite verlo en su totalidad.
• Hacer una copia: por último, esta opción duplica un
archivo y lo pega en la misma carpeta con otro nombre.

Compartir archivos
Una de las funcionalidades más agradecidas por los
usuarios y más potentes de Google Drive es la de
compartir archivos, la cual permite trabajar en grupo de
una manera segura y muy flexible.
Si se oprime el botón derecho en una carpeta y luego clic
en “compartir”, se abrirá una pequeña ventana con un
buscador. En este buscador se puede poner directamente
la dirección de correo de la persona con la que se quiera
compartir la carpeta, o su nombre y aparecerá una lista
de sugerencias en la que, si ya es un contacto, se podrá
elegir desde ahí directamente.
En esta misma acción, se pueden añadir más personas
antes de enviar la invitación a compartir la carpeta.
Justo a la derecha de donde se busca el nombre, se verá
un botón con opciones del tipo de compartición que se
quiere hacer, si se quiere que estas personas solo vean
la carpeta, o que puedan editarla, organizarla y añadir
archivos.
Justo encima de la opción de búsqueda, se encontrará
un botón que permitirá obtener un enlace para compartir.
Si se hace clic, se podrá configurar de forma que solo
puedan acceder a él las personas deseadas o, si se
quiere, se podrá hacer público.
Finalmente, con el botón “avanzado”, situado abajo a
la derecha, se puede evitar que los editores cambien el
acceso y añadan a nuevos usuarios. Asimismo, habrá
la opción de compartir en redes sociales de una forma
rápida y sencilla, el enlace a la carpeta.
Son buenas prácticas comenzar compartiendo con
el máximo de restricciones y el mínimo número de
personas, ya que vale la pena que alguien reclame el
acceso, antes que lamentar habérselo dado a la persona
inadecuada.
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Almacenamiento
El almacenamiento en Google Drive para los usuarios de
G Suite for Education, es limitado y gratuito. Para hacerse
una idea de lo que Google no está regalando, se verán a
continuación los planes de almacenamiento por cuenta, que
Google ofrece a entidades o personas que no son del ámbito
de la educación:
• 100 Gb: 1,99 € al mes más impuestos.
• 1 Tb: 9,99 € al mes más impuestos.
• 2 Tb: 19,99 € al mes más impuestos.
• 10 Tb: 99,99 € al mes más impuestos.
• 20 Tb: 199,99 € al mes más impuestos.
• 30 Tb: 299,99 € al mes más impuestos.
Resumen
En este tema se han visto en profundidad las
funcionalidades que Google Drive ofrece. Se insiste en
la idea de que Google tiene un gran compromiso con las
entidades educativas y así lo demuestra si se compara
la licencia de espacio gratis en Drive, con los precios de
sus planes de almacenamiento.
Drive es una de las herramientas más utilizadas hoy en
día para almacenar y compartir archivos en la nube. Ha
quedado constancia de la flexibilidad que tiene para
trabajar con otras herramientas ofimáticas, de forma
que se llega a convertir en un paquete de software
extraordinario.
Se han visto también otras herramientas punteras o
pioneras en su día, como Dropbox que, pese a que se
han mantenido en el mercado, no han podido frenar el
desarrollo de Google Drive.
Bibliografía
1. Gallo, M. & Gallo, M. Almacenamiento de datos
en la nube. Recuperado de http://media.axon.es/
pdf/98234_3.pdf.
2. Manual de uso básico de Google Drive. https://
www.bilib.es/fileadmin/user_upload/oficinamovil/
Documentos/Ofimatica/Googledrive/guiabasica/
Google_Drive_-_Manual_basico.pdf.
3. Manual de uso avanzado de Google Drive.
https://www.bilib.es/fileadmin/user_upload/
oficinamovil/Documentos/Ofimatica/Googledrive/
manualavanzado/Google_Drive_-_Manual_
avanzado.pdf.