Calidad de la Data.

Florencia Caquetá, 19 de Septiembre de 2020.

Señor:
RED MULTISERVICIO DE COLOMBIA S.A

Cordial saludo,

De acuerdo con nuestro plan de trabajo, hemos efectuado una revisión al proceso de Gestión
Humana.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Validar la implementación de las políticas, procedimientos y directrices establecidas en la empresa
respecto al a creación de colocadores independientes y personal vinculado a nómina.

ALCANCE DE LA AUDITORIA
El desarrollo de la guía se enfoca en la verificación de las bases de datos del personal activo en los
aplicativos Bnet, Epayment y Manager.

Principales aspectos identificados:

1. Reporte de usuarios activos en los aplicativos

En verificación de la información de los reportes del personal activo en los aplicativos Bnet y
manager teniendo en cuenta la realidad del personal se evidenció:

Reporte Bnet-administrativo:
- Existe 32 usuarios de estrategias empresariales, personal de otras zonas y 16 usuarios no se
pudieron identificar, no existe registro de ellos en la empresa.
- 37 usuarios activos ya están retirados de la empresa, según la base de datos de Gestión Humana.
- La auxiliar mesa de ayuda TICs Caquetá Liliana Patricia Velásquez y Jhon Alexander Vargas
personal de E.E. tienen dos usuarios activos con diferentes números de cedula.

Reporte Bnet-venta:
- 22 personas retiradas tienen usuarios activos en el aplicativo.

Reporte Manager:
- 59 Usuarios activos de personal de nómina y 3 de contratos de aprendizaje presentan diferencias
en el centro de costos.
Se realizó confrontación de la información del reporte de BNET vs Manager y se evidenció que de
los 81 usuarios activos, 75 presentan diferencias en la fecha de creación.

En confrontación de los reportes de BNET y Manager vs la Base de datos de Gestión Humana se

evidenció que la información de todos los archivos es diferente y no coinciden.

Riesgo

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Perdida de la veracidad de la información y manipulación de los usuarios del personal retirado.

Recomendación
Que los procesos involucrados para la creación de los usuarios tengan más comunicación y relación
entre sí con el fin de tener un registro de la misma información real en los aplicativos de la
empresa.

2. Contratación de personal
Se realizó validación de los procedimientos de contratación del personal de nómina y comisión
para lo cual se evidenció incumplimiento en los ítems de los siguientes procedimientos:

PR-GH-02 Selección de personal

- Gestión Humana no realiza diligenciamiento del formato FO-GH-06 Seguimiento al reclutamiento.
“6.3 Pre selección de hojas de vidas
El Auxiliar de Gestión Humana revisa las hojas de vida que cumplen con los requerimientos del
perfil del cargo solicitado, diligenciando sus datos en el formato FO-GH-06 Seguimiento al
reclutamiento, procede a realizar la llamada telefónica al posible candidato.”

- La asistente de Gestión humana no es quien realiza las visitas domiciliarias al personal pre-
seleccionado, actualmente quien ejecuta esta actividad es el Asistente de SIG o la Jefe de
Gestión Humana.
“6.9 Visita domiciliaria
El Auxiliar de Gestión Humana debe realizar la visita domiciliaria en el formato FO-GH-49 Visita
Domiciliaria.”

PR-GH-01 Reclutamiento archivo hojas de vida

-No se deja registro de fecha y hora de recibido en las hojas de vida de los aspirantes a los cargos.
“5.3 En las hojas de vida, debe quedar registrada la fecha en que se reciben estas para control de
vigencia. Cuando se trate de hojas de vida enviadas por correo electrónico, la fecha de
registro es igual a la fecha de recibido del correo electrónico.”
-- No se tiene soporte de (FO-GH-09) Formato Acta de destrucción de las hojas de vida de los candidatos que
no fueron postulados.
“5.5 Las hojas de vida de candidatos que no fueron postulados, NO se podrán utilizar como papel
reciclable. Éstas se deben destruir dejando registro en el formato FO-GH-09 Acta de
destrucción.”

Riesgo
Incumplimiento a los procedimientos de contratación del personal a nómina y comisión.

Recomendación
Realizar modificación o ajustes a los procedimientos respecto a las actividades que se realizan en la
zona.

CONCLUSIONES

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En cumplimiento de las políticas vigentes para la creación de colocadores independientes y

personal vinculado a nómina y las bases de datos de colocadores activos en los aplicativos
Bnet y Manager se evidenció que no se está cumpliendo con las políticas establecidas por la
empresa y la información existente en los aplicativos respecto del personal no es verídica.

RECOMENDACIONES
- Hacer una completa revisión de las garantías y actualizar los soportes.
- Mantener actualizado la información del personal de la empresa en los aplicativos.
- Comprometer más al proceso de Gestión Humana para que ejecuten su labor haciendo uso
de los formatos y herramientas ya establecidas.

PLAN DE ACCION
- Realizar las correcciones pertinentes en el aplicativo Bnet - 15/10/2020.
- Se iniciara a implementar los formatos y se socializara con la gerencia para que autorice la
modificación del procedimiento respecto a las visitas domiciliarias - 15/10/2020.
- Se solicitara al personal los soportes de la documentación faltante de las garantías, ya se
hizo firmar los soportes del pagare del recaudador Yuver Imbachi - 15/10/2020

Atentamente,

Jefe de auditoría Asistente de Auditoria

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