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Requisitos para El Deposito de Balances 2016
Requisitos para El Deposito de Balances 2016
COMPONENTES
Los Estados financieros obligatorios dependen de cada país, siendo los componentes más
habituales los siguientes:
Estado de situación patrimonial (también denominado Estado de Situación Financiera,
Balance General o Balance de Situación)
Estado de resultados (también denominado Estado de Pérdidas y Ganancias o cuenta de
pérdidas y ganancias)
Estado de evolución de patrimonio neto (también denominado Estado de Cambios en el
Patrimonio Neto)
Estado de flujo de efectivo
Memoria
Los Estados Financieros resultan útiles para los usuarios ya que contienen datos que
complementados con otras informaciones como por ejemplo; las condiciones del mercado en
que se opera, permiten diagnosticar las políticas a seguir considerando nuevas tendencias
(limitaciones de los estados financieros). Asimismo, se dice que para la presentación de los
estados financieros se deberá considerar información real para ser más exactos con los
resultados.
CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION
GUION DE CLASES DE APLICACIÓN DE LEGISLACIÓN MERCANTIL, LABORAL Y
ADUANERA A LAS OPERACIONES EMPRESARIALES
PROFESOR: MORIS RODRÍGUEZ
La información financiera debe reunir determinadas características cualitativas con el fin de
proporcionar el cumplimiento de sus objetivos y, en consecuencia garantizar la eficacia en
su utilización por parte de sus diferentes destinatarios (usuarios).
Las características que deben reunir los estados financieros son:
1. Comprensibilidad: la información debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios,
no obstante también se deben agregar notas que permitan el entendimiento de temas
complejos, para la toma de decisiones.
2. Relevancia / sistematización: la información será de importancia relativa, cuando al
presentarse dicha información y omitirse por error, puede perjudicar e influir en las
decisiones tomadas.
3. Confiabilidad: la información debe estar libre de errores materiales, debe ser neutral y
prudente, para que pueda ser útil y transmita la confianza necesaria a los usuarios.
4. Comparabilidad: esta información se debe presentar siguiendo las normas y políticas
contables, de manera que permita la fácil comparación con periodos anteriores para
conocer la tendencia, y también permitirá la comparación con otras empresas.
5. Pertinencia: Debe satisfacer las necesidades de los usuarios.
ASPECTOS LEGALES
Las empresas están obligadas a presentar anualmente sus cuentas en el Registro de
Comercio (una diligencia conocida como "presentación de cuentas" o "depósito de
cuentas"), junto a la obligación de legalizar sus registros contables. La finalidad de estos
trámites es la de registrar y precintar la información de la empresa para que no se puedan
hacer cambios posteriores en su contabilidad, convertida en oficial por un registrador. La
consignación de estos datos en un registro públicamente accesible ayuda a proyectar una
imagen fiel del patrimonio y situación de la empresa ante cualquier agente público o privado
que quiera mantener negocios con ella, así como a la supervisión de su correcto
cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Dichos estados financieros, deben estar acompañados de sus notas y de certificación suscrita
por el representante Legal y el contador público, bajo cuya responsabilidad se hubieren
preparado. La certificación consiste en declarar que “se han verificado previamente las certi-
ficaciones contenidas en ellos, y que los mismos, se han tomado fielmente de los libros”.
Con la finalidad de darle publicidad a los estados financieros, exige el depósito de los
mismos dentro del mes siguiente a la fecha en la que han sido aprobados. Aquellas
sociedades que por ley están obligadas a tener revisor fiscal, deben allegar además con los
estados financieros, el dictamen correspondiente, al igual que aquellas donde este cargo
hubiere sido creado, o en su defecto, el dictamen haya sido emitido por contador público.
Requisitos de presentación de Balances Generales para las personas naturales cuyo
activo es igual o superior a los $34,000. (art. 441 Cód Com):
Dictamen del Auditor Externo y sus respectivos anexos (en hojas sueltas SI
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sin anillar ni perforar)
Fotocopia de NIT SI
Requisitos para presentación de Balances Generales practicados hasta el 31/12/2007 y
para Balances Iniciales practicados hasta el 31/12/2008:
Persona Persona Sucursal
Documentos
Natural Jurídica Extranjera
Fotocopia de NIT SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI
Fotocopia de NIT SI SI
Fotocopia de NIT SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Fotocopia de NIT SI SI SI
Notas:
Los Estados Financieros de comerciantes individuales con activo igual o superior a $
34,000.00 deberán estar firmados y sellados por Auditor Externo, debiendo estampar una
leyenda indicando que los estados financieros están conforme a los libros legales de la
empresa y que han sido preparados para propósitos legales.
Los comerciantes individuales que no hayan operado solo deberán presentar el Balance
General con una nota al pie indicando que la empresa está inactiva.
Los comerciantes sociales que no hayan operado deberán presentar el Balance General con
una nota al pie indicando que la empresa está inactiva y el informe del Auditor Externo
deberá expresar que la empresa no operó durante el ejercicio y que por lo tanto no emite
opinión.
Las Sociedades en Comandita Simple y las Sociedades Colectivas deberán presentar
únicamente el Balance General y el Estado de Resultados sin auditar.
No se admitirá que el dictamen del auditor y los anexos vengan anillados o perforados, ni en
ningún otro medio que dificulte su manipulación en el proceso de escaneo; la
documentación se deberá presentar en hojas sueltas y en una bolsa de Manila.
Los Estados Financieros y los documentos que se anexan deberán ser originales y su
contenido legible.
Derechos de Registro: $ 17.14
Previo al depósito de los estados financieros del año 2009, es necesario que las sociedades
de capital y las sociedades de personas con régimen de capital variable o de responsabilidad
limitada, hayan inscrito previamente el nombramiento del auditor externo que certifica los
estados financieros, de acuerdo a lo establecido en el art. 223 del Código de Comercio.
PROCESO DE FISCALIZACIÓN
En cuanto al proceso de fiscalización que ejecuta la Corte, el mismo puede resumirse de la
siguiente manera:
El ejercicio de la auditoría está sujeto a planificación anual, por lo que todas las Direcciones
de Auditoría tienen la atribución y responsabilidad, de elaborar sus planes de auditoría en
relación con las entidades y organismos del sector público, sobre los que ejercen control.
Paso 1
Asignación de la Entidad a Auditar y Notificación de la Auditoría
Se comunica oportunamente a la autoridad máxima de la Institución a ser fiscalizada, que la
Corte de Cuentas realizará auditoría; se le solicita que provea la información pertinente, para
planificar dicha acción de control.
Paso 2
Planificación
Con base a la información provista por la entidad y organismo a auditar, se elabora el
“Memorándum de Planeación”, que contiene los objetivos, alcance y tipo de auditoría a ser
realizada, así como los procedimientos a aplicar, el personal que desarrollará la misma, los
costos y duración de la auditoría.
Paso 3
Ejecución
La ejecución de una acción de control, ya sea auditoría o examen especial, se realiza por
parte de los auditores, con plena independencia ante la entidad u organismo fiscalizado,
utilizando técnicas contenidas en normas de auditoría emitidas por la Corte de Cuentas, con
el propósito de recopilar información a través de los procedimientos de auditoría que se
encuentren contenidos en los programas respectivos, a efecto de obtener evidencias para
fundamentar las conclusiones y recomendaciones.
En el transcurso de la auditoría, se comunica a la administración, por medio de “Cartas de
Gerencia”, las observaciones o deficiencias detectadas, a efecto de que mientras los
auditores aún se encuentran desarrollando su trabajo, se presenten las evidencias
sustentatorias que las subsanen y se atiendan las recomendaciones que se hagan a la entidad
fiscalizada.
Paso 4
Elaboración del Borrador de Informe
Después de recibir y analizar las respuestas a las “Cartas de Gerencia”, se procede a elaborar
el borrador del Informe de Auditoría.
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Paso 5
Lectura del Borrador de Informe de Auditoría
Se convoca a los titulares de la entidad y a los empleados que presuntamente aparecieren
señalados, a una lectura del borrador de informe de auditoría, fijando un tiempo prudencial
de cinco días, para que si hubiere desacuerdo con su contenido, brinden las explicaciones o
presenten las pruebas adicionales, que sirvan para subsanar las observaciones y hallazgos
establecidos.
Hasta este momento no existe un informe definitivo de auditoría.
Paso 6
Elaboración del Informe Definitivo de Auditoría
Después de haber sido analizadas, las pruebas o evidencias presentadas en la lectura del
borrador del informe por la entidad auditada, podrían desvanecerse algunas deficiencias y/o
modificarse los resultados de la auditoría.
Realizado esto, se produce informe definitivo de auditoría, el cual se notifica y se traslada a
las siguientes instancias, respectivamente:
A la máxima autoridad de la entidad u organismo auditado y a los servidores que resultaren
relacionados con los hallazgos de auditoría.
Centr
o Nacional de Registros
ACTA 01-2015
REGISTRO DE COMERCIO, DEPARTAMENTO DE BALANCES