ESTUDIO PREVIO

(Licitación Pública, Selección Abreviada,

Concurso de Méritos)

Fecha de la radicación: Septiembre 2020.

PARA CONTRATAR BIENES __ SERVICIOS _X_

A continuación, presento el Estudio Previo requerido conforme a lo dispuesto en el artículo 25 numerales 7 y 12 de la Ley
80 de 1993, artículo 8 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 1082 de 2015 y
demás normas Civiles y Comerciales para adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del contrato.

Se podrán consultar los documentos físicos en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado Carrera 6 N° 6 -
91 segundo piso Oficina Asesora Jurídica, Teléfono: 3282888 Ext. 324 / 215. O a través de la página web del Sistema
Electrónico para la Contratación Pública - SECOP - www.colombiacompra.gov.co y/o www.archivogeneral.gov.co

1. DEPENDENCIA SOLICITANTE: GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es un establecimiento público del Orden Nacional, adscrito al
Ministerio de Cultura, y dentro de sus funciones y obligaciones está encargado, entre otros, de la custodia, resguardo y
protección del patrimonio documental del País, colocándolo al servicio de la comunidad,
Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado cuenta con las siguientes instalaciones físicas: Carrera 6 N° 6-91,
Casa Adjunta Carrera 7 N° 6c-26, Archivo Santander Calle 18 Sur N° 28-59 y Bodega 1G - Parque Industrial San Diego Bodega
1G – Funza – Cundinamarca.
Que de conformidad con la NTCGP 1000:2009 - NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA, como gestión de
los recursos, Las Entidades debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para: a) implementar y mantener el Sistema
de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, y b) aumentar la satisfacción del cliente
mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Que de conformidad con el título 4 capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único del Sector Trabajo) todo empleador o
contratante debe realizar el mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo con los informes de
inspecciones y con sujeción a los manuales de uso.
Que desde la definición del plan de acción y la consolidación del plan de mantenimiento, el Grupo de Recursos Físicos propende
por mantener los bienes e infraestructura de la entidad en condiciones seguras y adecuadas que permitan el cumplimiento de los
objetivos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, hasta la disposición final de los mismos.
Que los bienes fiscales o patrimoniales son aquellos que pertenecen a sujetos de derecho público de cualquier naturaleza u
orden y que, por lo general, están destinados al cumplimiento de las funciones públicas o servicios públicos, en los que se
encuentran entre otros, los edificios, equipos y enseres.
Que el sistema de seguridad y de control de acceso de la Entidad se divide en un sistema y dos subsistemas, el sistema general
de la Entidad que administra y controla el acceso y vigilancia de los edificios de la sede centro, es decir los dos edificios
principales Norte y Sur y el edificio Casa Adjunta, mientras que a la par operan dos subsistemas, el primero que administra y
controla el acceso al espacio del Sistema Integrado de Seguridad y el segundo para la sede Funza. Este último subsistema se
encuentra en garantía y mantenimiento preventivo-correctivo hasta el año 2022, por lo que no se considera el mismo para el
presente proceso de contratación.
Que el mantenimiento del sistema de seguridad implica realizar chequeos periódicos de todos los elementos que componen la
instalación (cámaras, detectores, sensores biométricos, talanqueras, software de administración, ordenadores, controladoras de
red, switch, etc.) para verificar y garantizar su adecuado funcionamiento.
Que si prevenimos posibles fallos del sistema de seguridad, estamos anticipándonos y evitando situaciones indeseadas y que
puedan afectar la seguridad de los bienes y demás personas que diariamente laboran en la Entidad; por ejemplo, si una de las
cámaras o detectores del perímetro de seguridad no funciona, tenemos una importante brecha que puede ser utilizado por los
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Concurso de Méritos)

intrusos.
Que el Mantenimiento preventivo del sistema de seguridad se busca anticipar la posible aparición de fallos del sistema de
seguridad y prevenimos que aparezca la avería.
Mientras que el mantenimiento correctivo va encaminado a reparar o sustituir los elementos del sistema de seguridad que no
funcionan correctamente, para lo cual se hace uso de los elementos definidos en la bolsa de repuestos y el recambio de
elementos que en la actualidad están presentando fallas operacionales.
Que la revisión y mantenimiento de los servidores y de equipos activos y pasivos de la red que permite la operación del sistema
de seguridad y control de acceso es prioritario para garantizar que los sistemas operen, entre dichos componentes se
encuentran los almacenamientos de video, así como del centro de control y monitorización. Su correcto sostenimiento garantiza
la continuidad en la grabación de imágenes, verificación de control en los accesos y por lo tanto del servicio que las mismas
prestan al centro de monitoreo y control de la Entidad.
Que adicionalmente, es preciso realizar el reemplazo (mantenimiento correctivo) de algunas de las cámaras que actualmente se
encuentran operando en el piso 2 y sótano 2, considerando la obsolescencia y fallas en la operación de las mismas lo cual no
permite un monitoreo adecuado de dichas áreas.
Que de conformidad con lo anteriormente expuesto y en procura de mantener en óptimas condiciones de funcionamiento, los
equipos que componen el sistema de seguridad y control de acceso, de contar con operatividad permanente de los mismos, se
requiere adelantar un proceso de contratación que permita obtener atención especializada para realizar los referidos
mantenimientos tanto preventivo y correctivo de la Sede Centro del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,.
Que la presente contratación, se encuentra contemplada dentro del Proyecto de Inversión: Fortalecimiento de la planeación y
gestión institucional en el Archivo General de la Nación/ Producto/rubro: Sedes mantenidas/ Actividad de la cadena de valor:
Intervenir la infraestructura física y los sistemas que la conforman/ Objeto: Mantenimientos preventivos y correctivos del sistema
de control de acceso y seguridad de las instalaciones del Archivo General de la Nación, de conformidad con el Estudio Previo.

El mantenimiento en mención se encuentra definida en el Plan Anual de Adquisiciones de la presente vigencia.

3. OBJETO A CONTRATAR CON ESPECIFICACIONES, AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDAS

PARA SU EJECUCIÓN:

Prestar el servicio de Mantenimientos preventivos y correctivos del sistema de control de acceso y seguridad de las instalaciones
del Archivo General de la Nación.

VALOR ESTIMADO
DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS REQUE- UNIDAD DE ME- CANTIDAD
ITEM
RIDOS DIDA REQUERIDA

Valor Unitario esti- VALOR TOTAL ESTIMA-

mado CON IVA DO CON IVA
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Concurso de Méritos)

Mantenimiento preventivo y correctivo, sistema de control de

acceso, sede Centro.

Cantidad Descripción Marca

1 Maquina de rayos x SMITHS
8 Lectora biometricas bioentry plus biostar 2
Supre-
1 ma MANTENIMIENTO 1 $ 5.652.433,33 $ 5.652.434,00
2 Torniquetes bidireccionables Digicom
1 Torniquete tipo clip Digicom
1 Switch 24 puertos HP
4 Controladoras de acceso LNL 1320 Lenel
1 Computador de administracion visitantes Lenovo
1 Software de visitantes visitor management Lenel
2 Botones de apertura y emergencia para torniquetes

Mantenimiento preventivo y correctivo, sistema de seguridad,

SIS.

Cantidad Descripción Marca

35 1408 AXIS
2 Q6024 AXIS
2 17 1405 AXIS MANTENIMIENTO 1 $ 7.210.000,00 $ 7.210.000,00
6 1425 AXIS
5 Servidores de grabación LNVR VIDEO
SUITE HP
1 Servidor de administración HP
4 Estaciones de trabajo
2 Switch poe 48 puertos HP

Mantenimiento preventivo y correctivo, sistema de control de

acceso, SIS

Cantidad Descripcion Marca

31 Lectoras bioentry plus Suprema
3 MANTENIMIENTO 1 $ 9.393.333,33 $ 9.393.334,00
1 Lectora biomini Suprema
17 Controladoras de acceso Lenel
1 Software de gestion Onuard Lenel Lenel
1 Software deadministracion Bioconect Bioconect
1 Arco detector CEIA

Desmonte de camaras existentes con fallas de operación, y

suministro, instalación y configuración de CAMARA IP MINI-
4
DOMO METALICO 6MP@20FPS LENTE MOTO. 2,7-13,5 UNIDAD 13 $ 1.439.333,33 $ 18.711.334,00
MM IP67 IK10 WDR H.265+ IR 50M 5 IVS ePoE
Desmonte de camaras existentes con fallas de operación, y
suminsitro, instalación y configuración de CAMARA IP MINI-
5 DOMO METALICO UNIDAD 2 $ 1.392.666,67 $ 2.785.334,00
2MP@1/2.8PULGADAS50/60FPS LENTE MOTO. 2,7-13,5
MM IP67 WDR H.265+ IR 50M PoE
Suministro, instalación y configuración de Switch 24 puertos
6
195 W POE Cisco serie 250 UNIDAD 2 $ 4.880.273,33 $ 9.760.547,00

7 Suministro e instalación Patch Panel 24 puertos categoria 6A UNIDAD 3 $ 291.913,33 $ 875.740,00

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8 Suministro e instalación Organizador 2U Para rack UNIDAD 3 $ 90.203,33 $ 270.610,00

Suministro, instalación y certificación de Punto de red LAN a

9 30 metros categoría 6a incluye JACK HDJ CAT 6A COLOR UNIDAD 15 $ 926.666,67 $ 13.900.000,00
AZUL, PATCH CORD 10G, MOD8, 3FT (1METRO), AZUL

Suministro e instalación graficadora GPU Memory 4 GB

GDDR5
Memory Interface 128-bit
Memory Bandwidth 80.0 GB/s
NVIDIA CUDA Cores 640
System Interface PCI Express 2.0 x16
Max Power Consumption 68 W
Thermal Solution Ultra-Quiet Active Fansink
Form Factor 4.376” H × 7.97” L, Single Slot, Full Height
Display Connectors DVI-I DL + 2x DP 1.2
Max Simultaneous Displays 3 Direct, 4 DP 1.2
10
Multi-Stream UNIDAD 1 $ 3.419.000,00 $ 3.419.000,00
Max DP 1.2 Resolution 3840 x 2160 at 60 Hz
Max DVI-I DL Resolution 2560 × 1600 at 60 Hz
Max DVI-I SL Resolution 1920 × 1200 at 60 Hz
Max VGA Resolution 2048 × 1536 at 85 Hz
Graphics APIs Shader Model 5.0,
OpenGL 4.53
DirectX 11.24
Vulkan 1.03
Compute APIs CUDA, DirectCompute,
OpenCL™

·Suministro e instalación monitor Industrial. level LCD panel,

suitable for continuous 24/7
operation
· Physical resolution of 1920×1080
11
· High fidelity digital processing for a brilliant and vivid video UNIDAD 1 $ 1.850.000,00 $ 1.850.000,00
· 8ms fast response time for no motion blur, judder or
ghosting
· Built-in speakers

Suministro e instalación Gabinete para Montaje en Pared,

12 Puerta de Cristal Templado, Cuerpo Fijo con Rack 19" de 9 UNIDAD 1 $ 730.000,00 $ 730.000,00
Unidades

13 Suministro e instalación soporte doble para monitor UNIDAD 1 $ 336.500,00 $ 336.500,00

BOLSA DE INSUMOS Y REPUESTOS DE MANTENIMIEN-

14 GLOBAL 1 $ 2.410.418,00 $ 2.410.418,00
TO

VALOR TOTAL ESTMADO $ 77.305.251,00

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Concurso de Méritos)

4. MODALIDAD, JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA SELECCIÓN:

Se seleccionará al contratista a través del proceso de SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA, de conformidad con lo
establecido en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Lo anterior, teniendo en cuenta la Circular 002 del 10 de enero de 2020 expedida por el Archivo General de la Nación, la cual establece
las cuantías de contratación para la vigencia 2020, estableciendo que la Selección Abreviada de Menor Cuantía corresponderá a los
procesos de selección cuya cuantía sea desde $24.578.485 hasta 245.784.840, rango dentro del cual se encuentra el proceso que nos
ocupa.

Para el presente proceso de selección abreviada de menor cuantía, la oferta más favorable se determinará teniendo en cuenta: (a) la
ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o formulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y
precio que representan la mejor relación costo - beneficio.

Al presente proceso de selección le son aplicables los principios y normas de la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993, la
Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto1082 de 2015, Ley 1882 de 2018 y demás normas
concordantes o complementarias. Para aquellos aspectos no regulados expresamente en las normas anteriores, se aplicarán las normas
comerciales y civiles pertinentes

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACIÓN DEL MISMO:

PRESUPUESTO OFICIAL

EL presupuesto oficial para el presente proceso es SETENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS CINCO MIL DOSCIENTOS
CINCUENTA Y UN PESOS M/CTE (77.305.251), incluido IVA y los demás valores y costos directos e indirectos en que incurra
el contratista para el cumplimiento del contrato.

Para determinar el presupuesto oficial se solicitó propuesta económica a las siguientes empresas: SECURITY TECH CONTROL
SAS, COMPUMARKETING DE COLOMBIA S.AS y CS SEGURIDAD ELECTRONICA E.U., de las cuales se recibió cotización
de las mismas. Para el cálculo del mismo se utilizó el método de Media Aritmética considerando la baja dispersión obtenida de
las cotizaciones aportadas..

Así mismo, para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de selección haciendo el cálculo de la
media aritmética y se optó por el siguiente método:

Análisis del sector económico X

Consulta a proveedores de los productos o servicios X
Se acudió a estudios de entidades que provean información de precios
Análisis Históricos de los bienes y/o servicios adquiridos por la Entidad
Estudios de entidades que hayan adquirido bienes y/o servicios objeto
de contratación
Otra. ¿Especifique cuál?

6. CRITERIO PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE:

De acuerdo a lo establecido en el numeral 2 del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el Articulo

2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, se realizará para una selección objetiva en Ia cual Ia escogencia se hará respecto al
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ofrecimiento más favorable para la Entidad y a los fines que esta busca, sin tener en consideración factores de afecto o interés y en
general cualquier clase de motivación subjetiva.

Para el presente Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía, la oferta más favorable se determinará teniendo en cuenta:
( a) la ponderación de elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos
de calidad y precio que representen la mejor relación costo-beneficio.

Para su Calificación se tendrá en cuenta Ia ponderación de los factores técnicos y económicos indicados en el documento requisitos
técnicos habilitantes y ponderables, los cuales una vez calculados para cada oferta, se escogerá la que resulte ser la más ventajosa
para Ia Entidad, buscando la calidad de los servicios y bienes a contratar.

Se tendrá en cuenta el documento "Requisitos habilitantes técnicos, ponderables y financieros habilitantes", el cual hace parte
integral del presente proceso.

7. ANALISIS DE LOS RIESGOS:

El Decreto 1082 de 2015 se refiere al Riesgo previsible puesto que es un concepto que se deriva de las normas ya
citadas contenidas en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto número 4170 de 2011, Los cuales se determinarán de
acuerdo con el bien o servicio a contratar teniendo en cuenta los riesgos previsibles. Se aclara que el análisis de
riesgos se encuentra en el ANEXO 3 DEL DOCUMENTO DENOMINADO ANALISIS DEL SECTOR.

8. GARANTIAS:

De conformidad con las normas legales vigentes en materia de garantías en la contratación estatal, especialmente de lo establecido en los
artículos 2.2.1.2.3.1.1. y 2.2.1.2.3.1.2., del Decreto 1082 de 2015, clases de garantías, los oferentes y el contratista, según
corresponda, con una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz esté aprobada por la
Superintendencia Financiera de Colombia , deberán constituir garantía única, que ampare los siguientes riesgos:

AMPARO PORCENTAJE BASE VIGENCIA

Vigente por el plazo de ejecución del contrato y
Valor del con-
CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO (20)% seis (6) meses más, contados a partir del
trato
perfeccionamiento del contrato.

Vigente por el plazo de ejecución del contrato y

Valor del con-
CALIDAD DEL SERVICIO (20)% seis (6) meses más, contados a partir del
trato
perfeccionamiento del contrato

CALIDAD Y CORRECTO Vigente por el plazo de ejecución del contrato y

Valor del con-
FUNCIONAMIENTO DE LOS (20)% un (1) año más, contados a partir del
trato
BIENES perfeccionamiento del contrato

PAGO DE SALARIOS PRESTACIONES Valor del Vigente por el plazo de ejecución del contrato y
SOCIALES E INDEMNIZACIONES (5)% contrato treinta y seis (36) meses más, contados a partir
LABORALES del perfeccionamiento del contrato

RESPONSABILIDAD CIVIL Vigente por el plazo de ejecución, contados a

200 SMMLV
EXTRACONTRACTUAL partir del perfeccionamiento del contrato
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9. CONDICIONES DEL CONTRATO:

a. Plazo de E j e c u c i ó n : Hasta el 30 de Diciembre del 2020, contado a partir de la suscripción del Acta de inicio entre el
supervisor y el contratista, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

b. Vigencia del Contrato: N/A

c. Lugar de Ejecución: Las partes acuerdan que el lugar de ejecución será la ciudad de Bogotá D.C., en la sede principal del AGN, esto
es, en la Carrera 6 No. 6 – 91.

d. Valor del Contrato: SETENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS CINCO MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y UN PESOS
M/CTE (77.305.251), incluido IVA y los demás valores y costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el
cumplimiento del contrato.

e. Forma de pago del Contrato: El AGN cancelará el valor del contrato que resulte del presente proceso de selección, previo giro de
PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así:

Se efectuarán pagos mensuales con corte al 30 de cada mes, de manera proporcional a los servicios efectivamente prestados y a los
repuestos e insumos efectivamente adquiridos por el AGN, de acuerdo con el cronograma aprobado y propuesta económica presentada
por el proponente en el proceso contractual, los cuales se deberán relacionar en el informe correspondiente del contratista y la debida
certificación de recibo a satisfacción emitida por el supervisor del contrato del cumplimiento de las obligaciones contractuales.

NOTA 1. En todo caso el pago estará sujeto a la programación, aprobación y giro del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC,
situación que el contratista deberá conocer y aceptar.
NOTA 2. Para dar cumplimiento al derecho a turno, contemplado en el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, se deberá presentar
toda la documentación necesaria para los pagos.
NOTA 3. Si los documentos en mención no se presentan o son devueltos por falta de información o mal diligenciados, la Entidad
contará hasta con treinta (30) días más para realizar el pago.
NOTA 4. Para efectos de retenciones y contribuciones se aplicarán las que se encuentren vigentes durante la ejecución del contrato,
teniendo en cuenta el régimen contributivo que corresponda.
NOTA 5. La entidad no reconocerá pagos sobre pedidos o entregas de elementos o prestación de servicios que no hubieren sido
previamente requeridos o autorizados por el supervisor del contrato o quien ejerza su apoyo.
NOTA 6. El contratista deberá acreditar el pago de los aportes establecidos en el Artículo 50 de la ley 789 de 2002 y demás
normas que lo modifiquen, reglamentan o complementen, lo cual se hará mediante certificación expedida por el revisor fiscal o
el representante legal si no tiene revisor fiscal. Los pagos se realizarán a través de la cuenta de ahorros y/o corriente que disponga el
contratista acorde con la certificación expedida por la entidad financiera aportada por el contratista.

f. Obligaciones del Contratista:

OBLIGACIONES GENERALES

1. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas del presente contrato y de la ejecución del mismo de conformidad con
lo establecido en la Ley 80 de 1993.
2. Responder por la calidad y cumplimiento del objeto contractual.
3. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas por el
supervisor.
4. Mantener confidencialidad en el manejo de la información de aquellos eventos que por su naturaleza lo estima la entidad.
5. Responder por la entrega de los documentos producidos en cumplimiento de las obligaciones contractuales.
6. Cumplir de manera oportuna con los requisitos exigidos para el trámite de pago, suministrando certificación bancaria
actualizada (no mayor a 30 días de expedición) que contenga el tipo de cuenta ahorros/corriente, número de cuenta, entidad
bancaria y sucursal, con el fin que la Entidad pueda realizar los correspondientes pagos.
7. Mantener informado al supervisor del contrato sobre el desarrollo de las actividades que afecten el desarrollo del objeto
contractual y buscar mecanismos de solución directa de las discrepancias que lleguen a surgir.
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8. Entregar los bienes y servicios contratados de manera inmediata y con la disponibilidad requerida por la entidad.
9. Desarrollar el contrato acorde con lo establecido en el Artículo 5 de la Ley 80 de 1993.
10. Constituir y mantener vigente la Garantía Única que impone la celebración del contrato, en los términos establecidos en el
mismo, la cual deberá ser cargada en la plataforma de SECOP II y entregada en físico en la Entidad en un término no superior
a dos (2) días hábiles una vez celebrado el Contrato.
11. Dar cumplimiento a los requisitos establecidos en los estudios previos, en la Invitación Pública y la propuesta presentada los
cuales hacen parte integral del contrato.
12. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones injustificadas.
13. Ejecutar el objeto del presente contrato, disponiendo de suficiente capacidad técnica y administrativa.
14. El contratista deberá acreditar mediante certificación, el Pago de Aportes de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, expedida
por el Revisor Fiscal de la empresa o el Representante Legal de la misma, en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de
2002, la Ley 828 de 2003 y la Ley 1150 de 2007, del mes correspondiente de la debida ejecución del contrato.
15. Desempeñar las demás actividades relacionadas con el objeto contractual que le sean asignadas por el supervisor del
Contrato o por el ordenador del gasto.
16. Realizar todas las actividades requeridas en el SECOP II para garantizar la oportuna publicación de los documentos del
proceso de contratación y su ejecución. Dentro de las actividades que se deben realizar se encuentran: aprobación del
contrato, cargue de garantías en la plataforma, informes, entre otros.
17. Conocer y aplicar todos los lineamientos que sobre el manejo de la plataforma SECOP II emita Colombia Compra Eficiente.
18. Las demás que se encuentren estipuladas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:

Además de los derechos y deberes consagrados en el artículo 5º de la ley 80 de 1993, el contratista, se obliga
con el AGN a:

1. Presentar un plan de trabajo acompañado del cronograma de actividades a realizar, dentro de los cinco (5) días siguientes al cum-
plimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, para aprobación por parte del supervisor.

2. Presentar para revisión y aprobación al supervisor del contrato previo inicio de actividades, el protocolo de bioseguridad definido
por parte del contratista para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19.

3. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de seguridad y control de acceso para los diferentes paneles y dis-
positivos campo-sensores descritos en el documento técnico del proceso y cumplir con las rutinas de mantenimiento y la periodici-
dad definida en el mismo.

4. Diligenciar el formato GRF-F-09 suministrado por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, denominado: “hoja de
vida de bienes, equipos, software y vehículos”, en el cual deberá consignar los trabajos de mantenimiento y reparación realizados
a cada uno de los equipos objeto del contrato.

5. Proporcionar con cada informe técnico la secuencia fotográfica donde se pueda evidenciar el cumplimiento de la rutina de mante-
nimiento.

6. Realizar control financiero estricto y exacto de cada uno de los mantenimientos a ejecutar y controlar el presupuesto de tal manera
que no sobrepase el valor del contrato.

7. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato imparta el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a
través del Supervisor del contrato e Informar al Supervisor del Contrato de manera inmediata, sobre todas las anomalías que se
detecten en materia de mantenimiento y plantear alternativas de solución.

8. Prestar el servicio de atención de llamadas, durante las veinticuatro (24) horas y los siete (7) días de la semana, incluidos fines de
semana y/o festivos, sin costo adicional, en caso de requerirse atención a situaciones de emergencia que se presenten con los
bienes y equipos objeto de mantenimiento.
9. Ejecutar el contrato con personal idóneo, y supervisado por el contratista, mantener al personal debidamente uniformado con la
imagen corporativa de la empresa en un lugar visible y ajustarse a la normatividad y procedimientos internos que el Archivo Gene-
ral de la Nación Jorge Palacios Preciado, tiene para el control de acceso a las instalaciones, horarios de trabajos e identificación de
los trabajadores.
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Concurso de Méritos)

El contratista deberá suministrarle al supervisor del contrato un listado con los nombres, números de identificación, y la afiliación a
la ARL de las personas que ingresaran a las instalaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, con el fin de
llevar a cabo la ejecución del objeto contractual.

10. El contratista deberá atender los requerimientos ambientales y realizar la disposición final ó aprovechamiento de residuos peligro-
sos de conformidad con lo dispuesto en el documento técnico.

11. Entregar al supervisor del contrato previo inicio de actividades, los certificados de trabajo en alturas del personal que lo apoyará en
la ejecución del contrato, de acuerdo con la normatividad vigente.

12. Cumplir durante la ejecución del contrato con todas las normas de seguridad industrial, para lo cual deberá contar con un experto
en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo a fin de que acompañe todos los procedimientos de mantenimiento y
realice permisos de trabajo, ATS e inspecciones pre-operacionales y demás requeridos para ejecutar las labores en forma segura.
Adicional a lo anterior se requiere que el contratista cuente con el Sistema de Gestión de seguridad y Salud en el Trabajo bajo los
lineamientos de la Resolución N° 1111 del 2017, para lo cual el contratista deberá aportar previo al inicio del contrato el Manual del
Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo, así como los diferentes programas, procedimientos, manuales, formatos e instructi-
vos de las actividades objeto del contrato.
13. Realizar la respectiva Demarcación o Señalización provisional del Sitio de Trabajo con cinta de peligro (cinta plástica de señaliza-
ción) o cerramientos provisionales evitando molestias en la circulación de personas.
14. Entregar un informe técnico final, físico y en medio magnético, donde se enuncie la totalidad de las actividades realizadas y las su-
gerencias para el mejoramiento de los equipos a futuro. (Requisito sine qua non para la cancelación del último pago y la respectiva
liquidación del contrato).

15. Proveer a los empleados los elementos de protección personal que deban utilizarse para el cumplimiento de las actividades labora-
les que desarrolle en las instalaciones del Archivo General de la Nación.

16. Cumplir los protocolos de bioseguridad adoptados y adaptados por el Archivo General de la Nación durante el tiempo que perma-
nezca en las instalaciones de la Entidad y en el ejercicio de las labores que esta le designe.

17. Reportar al Archivo General de la Nación cualquier caso de contagio de COVID 19 que se llegase a presentar en su lugar de traba-
jo o su familia. Esto con el fin de que se adopten las medidas correspondientes.

18. Adoptar las medidas de cuidado de su salud y reportar al Archivo General de la Nación las alteraciones de su estado de salud, es-
pecialmente relacionados con síntomas de enfermedad respiratoria.
19. Suministrar e instalar los elementos contenidos en el BOLSA de insumos y repuestos de ser necesario, los cuales deben ser nue-
vos, no remanufacturados y acordes con las especificaciones técnicas requeridas y estén en correcto estado. Si las partes o piezas
no cumplen con las características solicitadas, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, se abstendrá de recibir los
mismos, debiendo el contratista dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, reemplazarlos por otros con iguales o mejores carac-
terísticas de calidad solicitadas. Todo insumo o repuesto a instalar debe ser autorizado por el supervisor del contrato.

20. Únicamente se pagará el costo de los repuestos efectivamente utilizados y aprobados por el supervisor del contrato, de acuerdo
con los precios ofertados por el contratista.

21. Asumir el costo de los repuestos que instale sin previa autorización del supervisor del Contrato.

10. OBLIGACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

1. Garantizar al contratista el acceso a las instalaciones del Archivo General de la Nación, cuando así lo requiera para la ejecu-
ción del contrato.
2. Informar al contratista sobre los aspectos técnicos que éste requiera para la debida y oportuna ejecución del contrato.

3. Supervisar al contratista en la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual.

4. Recibir a satisfacción y verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean entregados por el contratista, cuando estos
cumplan con las condiciones establecidas y en especial las especificaciones técnicas contenidas en el documento técnico.
 ESTUDIO PREVIO
(Licitación Pública, Selección Abreviada,
Concurso de Méritos)

5. Cancelar al contratista la suma establecida en la oportunidad y forma prevista, sujeta a la disponibilidad del PAC.
11. Supervisión:

El AGN ejercerá la supervisión del presente contrato a través del Coordinador del Grupo de Recursos Físicos para los ÍTEMS 1, 4, 5, 6,
7, 8, 9, 10, 11,12 y 13 y el Coordinador del Grupo de Sistemas para el ITEM 2 y 3 , o quienes designe el Ordenador del Gasto, y los
correctivos aplicables para cada ítem que requiera del uso de la bolsa de repuestos ,que deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Exigir y verificar el cumplimiento de las obligaciones y supervisar que el contratista cumpla con el objeto del contrato dentro del plazo y
condiciones establecidas.
2. Verificar que el contratista deje al día todos los documentos a su cargo en el archivo correspondiente, tanto en soporte análogo como
digital.
3. Convocar al contratista a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.
4. Proporcionar los medios disponibles y la información que faciliten la ejecución del contrato.
5. Informar a la Oficina Asesora Jurídica el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones por parte del contratista para adelantar las
acciones legales pertinentes.
6. Allegar a la Oficina Asesora Jurídica los informes y actas (a que haya lugar) en original, certificados y soportes o copias de los mismos
para que reposen en el expediente del contrato, en un término no superior a 10 días calendario siguientes a la presentación de la
certificación de cumplimiento del mes correspondiente;
7. Proyectar y suscribir las actas a que haya lugar;
8. Verificar de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, y dejar constancia en el informe final del
cumplimiento de las obligaciones del contratista del pago de los aportes como cotizante al Sistema General de Seguridad
Social Integral (Salud, Pensiones) y ARL (de ser el caso), durante la vigencia del contrato, para lo cual se deberá establecer una correcta
relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido canceladas, durante la ejecución del contrato. En el evento
en que no se hubieren realizado totalmente los aportes correspondientes, el AGN retendrá las sumas adeudadas al sistema y procederá a
efectuar el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas dando prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

12. VIABILIDAD PRESUPUESTAL

PROYECTO PRODUCTO/RUBRO ACTIVIDAD OBJETO RECURSO VALOR

Propios – 20
Fortalecimiento de la Sedes mantenidas Intervenir la Mantenimientos $ 35.863.011
planeación y gestión infraestructura física y preventivos y correctivos
institucional en el los sistemas que la del sistema de control de
Archivo General de conforman acceso y seguridad de las
la Nación instalaciones del Archivo
General de la Nación.
Mantenimiento preventivo Propios - 20
Fortalecimiento en la Servicios de gestión de Implementar la $19.254.247
y correctivo al sistema
capacidad de documentos del estado infraestructura SIS.
respuestas a las tecnológica que soporte
solicitudes de la consulta de los
archivos de las documentos de los
entidades liquidadas archivos de las
a nivel nacional entidades liquidadas
Mantenimiento preventivo Nación – 11
Fortalecimiento en la Servicios de gestión de Atender de consultas $19.859.730
y correctivo al sistema
capacidad de documentos del estado de las entidades SIS.
respuestas a las liquidadas
solicitudes de
archivos de las
entidades liquidadas
a nivel nacional
Mantenimiento preventivo Propios - 20
Fortalecimiento en la Servicios de gestión de Atender de consultas $2.328.263
y correctivo al sistema
capacidad de documentos del estado de las entidades SIS.
respuestas a las liquidadas
 ESTUDIO PREVIO
(Licitación Pública, Selección Abreviada,
Concurso de Méritos)

solicitudes de
archivos de las
entidades liquidadas
a nivel nacional

Valor del Proceso

de Proceso de
Excepción
Entidad Contratación su- Contratación
Aplicable al
Acuerdo Comercial Estatal perior cubierto por
Proceso de
cubierta al umbral del el Acuerdo
Contratación
Acuerdo Comercial
Comercial
Chile
Alianza
México SI NO NO NO
Pacífico
Perú
Canadá SI NO NO NO
Chile SI NO NO NO
Corea SI NO NO NO
Costa Rica SI NO NO NO
Estados Unidos SI NO NO NO
Estados AELC SI NO NO NO
México SI NO NO NO
El Salvador
Triángulo
Guatemala
Norte SI NO NO SI
Honduras
Unión Europea SI NO NO NO
Comunidad Andina SI NO NO NO
Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación
Fuente: M-MACPC-14 https://www.colombiacompra.gov.co/content/acuerdos-comerciales-en-los-procesos-de-contratacion-publica

Firmado digitalmente
JULIHTBANA
por JULIHTBANA
DAVILA BAUTISTA DAVILA BAUTISTA
Firma: _________________________________________________
Cargo: Coordinadora (E) Grupo de Recursos Físicos
Nombre: Julihtbana Davila Bautista

Fecha de Impresión: 09/2020

Proyectó: Edgardo Paternina - GRF

 ESTUDIO PREVIO
(Licitación Pública, Selección Abreviada,
Concurso de Méritos)

Revisó: Juan Carlos Matamoros - GRF