TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL AUDIFARMA S.

A
Elaborado
DT/FE – ASR/ADF

FE-INVESTIGACIONYFE
Aprobado
DT/FE
Fecha:
DE-FE010 VS.01 02/03/2016

Unidad Administrativa: GG-1000 GERENCIA DE GENERAL Fecha de aprobación SGI:

Oficina Productora: GFE-6000 Gerencia Farmaco Epidemiología Versión:

TIEMPO DE
CÓDIGO SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES UBICACIÓN RETENCIÓN RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
SERIE/Subserie F/E AG AC CT E MT S
GFE-6000.03 ACTAS

Al cumplir el tiempo de Retención en el Archivo Central se conserva

GFE-6000.03.02 Actas de comité de Atención Farmacéutica E 1 2 CT
totalmente, porque refleja la toma de desiciones en la dependencia.

*Acta PC/Coordinadora nacionalFE/escritorio/cliente Coordinadora Nacional AF

Al cumplir el tiempo en el archivo Central se elimina por perder sus

GFE-6000.03.06 Actas de comité de Errores regional 1 1 x
valores primarios
Nube Dropbox ({"action": {"url": "https://www.dropbox.
com/invite?k=DKcbVUWmGihMrbx40MePUQIbCVhfvbat",
"name": "View folder", "@type": "ViewAction"},"@context":

A
"http://schema.org", "@type": "EmailMessage",
*Acta E-F "description": "shared folder invitation"}) Coordinadora Nacional AF

M
Al cumplir el tiempo en el Archivo Central se elimina por perder sus
GFE-6000.03.22 Actas de Reunión Entes Regulatorios INVIMA 1 4 x
valores primarios
coordinadora Nacional AF y
asitente AF

R
*Acta E-F PC/Coordinadora nacionalFE/escritorio/cliente

Al cumplir el tiempo en el Archivo Central se elimina por perder sus

FA
GFE-6000.08 ANALISIS FARMACOEPIDEMIOLOGICOS 2 1 x
valores primarios

*Registro de asistencia a capacitaciones E disco extraible FE Analista Procesos FE

*Informe si aplica E FTP y disco extraible FE

n I
Al cumplir el tiempo en el Archivo Central se elimina por perder sus
GFE-6000.61 ENTREVISTAS 1 4 x
valores primarios.

ió D
GFE-6000.61.01 Entrevistas a Funcionarios error de Medicación

cc AU
*F-FE012 Formato de Entrevista a funcionarios error de
E Equipo asistente AF Asitente AF
Medicación

GFE-6000.61.02 Entrevistas Farmacéutica de Farmacovigilancia

*F-FE004 Formato de Entrevista casos de Farmacovigilancia E Equipo asistente AF ASISTENTE DE AF

GFE-6000.61.03 Entrevistas Farmacéutica error de Medicación

ro DE
*F-FE005 Formato Entrevistas Farmacéutica casos por
E Equipo asistente AF Asitente AF
error de Medicación

Al cumplir el Tiempo de Retención en el Archivo Central se elimina;

GFE-6000.63 ESTADISTICAS 2 3 x
porque pierde sus valores primarios

GFE-6000.63.01 Estadísticas Ambulatorias

ep L
du
*Estadística E disco extraible FE Auxiliar FE

Estadísticas de Medicamentos de Alto Costo

GFE-6000.63.02

*Estadística
R UA E disco extraible FE Auxiliar FE

GFE-6000.63.03 Estadísticas Hospitalarias

*Estadística E disco extraible FE Auxiliar FE

su CT

GFE-6000.103 INFORMES
Se Conservan Totalmente; por ser información de vital importancia y
GFE-6000.103.01 Informes de Adherencia Ecopetrol 1 4 CT
de consulta Historica para la Entidad

*Informe E disco extraible FE Anallista de proceso FE

id LE

Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se eliminan

GFE-6000.103.02 Informes a Clientes 1 0 x
porque pierden sus valores primarios

Profesional
*Informe E disco extraible FE
especializado y analista
ib E

Después de cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se

GFE-6000.103.12 Informes de Gestión 3 0 x
eliminan; porque esta información se consolida en Control Interno

*Informe de indicadores E disco extraible FE Anallista de proceso FE

oh NT
a

GFE-6000.160 PROGRAMAS

Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se Conservan en

GFE-6000.160.01 Programa Atención Farmacéutica 1 4 CT x
Medio Técnico para su consulta.
Pr I

*Notificación por correo E Equipo Asistente AF Asistente AF

AD

*Formato de Reporte EM E
*Reporte para monitoreo Integral Farmacéutico E

Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se Conservan en

GFE-6000.160.04 Programa de Farmacovigilancia 2 8 CT x
Medio Técnico para su consulta.
ED

*Informe análisis de conclusiones casos de Farmacovigilancía E Equipo Asistente AF asistente AF

*Informe análisis errores de medicación E Equipo Asistente AF asistente AF

Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se Conservan en

GFE-6000.160.08 Programa de seguimiento 2 8 CT x
Medio Técnico para su consulta.
PI

QF APOYO RESPONSABLE DEL

*F-FE009 Estado de Situación E PC/Escritorio/Coordinadora nacionalFE/cliente PACIENTE

QF APOYO RESPONSABLE DEL

*Registros en auditor E Aplicativo seguimiento Farmacoteurapeutico Auditor PACIENTE
O

PROFESIONAL ESPEC Y
*Informes a clientes SFT E PC/ESCRITORIO/Coordinadora naci/cliente COORDINAION ATENCION FAR

Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se Conservan en

PR

GFE-6000.160.09 Programa de Tecnovigilancia 2 3 CT x

Medio Técnico para su consulta.

*F-FE013 Formato de Análisis de incidentes o eventos adversos Asistente de

E PC/escritorio asistente atención farmaceutica
asociados al uso de dispositivos médicos farmcoepidemiología

F-FE002 Formato de Reporte de problemas asociados a Dispositivos

E
médicos

*Análisis de tecnovigilancia E

GFE-6000.162 PROYECTOS
Al cumplir el tiempo de Retención en el Archivo Central, se Seleccionan
los Proyectos de Investigación que son relevantes para la ciencia y se
GFE-6000.162.02 Proyectos de Investigación 2 3 CT x x
Conservan Totalmente por adquirir valores secundarios; los demás se
eliminan
*F-FE001 Formato para la formulación del anteproyecto E
profesional
*F-FE011 Oficio solicitud Aval Comité investigaciones externas S/Jorge Machado/copias no controladas
E especializado
(si aplica)

*F-FE008 Formato para la evaluación de proyectos de

investigación
E

ELABORO:________________________ VALIDO:________________________________ APROBO: __________________________________

Iron Mountain Colombia S.A.S Jefe del área-Cargo Representante Comité de Archivo

CONVENCIONES
SOPORTE TIEMPO DE RETENCION AÑOS DISPOSICION FINAL
F: FISICO E: ELECTRONICO AG: ARCHIVO DE GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINA
MT: MEDIO TECNICO S: SELECCIÓN

“TODA COPIA DE ESTE DOCUMENTO CONSULTADA FUERA DEL APLICATIVO NO TIENE VALIDEZ DENTRO DEL SGC”