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ISSN 1317-8822 • Año 10 • N° 1 • Enero - Junio 2011• Pg: 85-94
Gestión de Costos en los Proyectos:... • Oliveros Villegas, Miguel Ángel y Rincón de Parra, Haydee Cecilia
Resumen
Abstract
Cost Management in Projects: a theoretical approach taken from
the best practices of The Project Management Institute
Cost management is one of the key knowledge areas of project management, which consists of
estimating, budgeting and cost control. The present work intends, after a literature review, to
describe the processes that integrate the management of project costs from the perspective of
best practices recognized by the Project Management Institute (translated into Spanish, Project
Management Institute, in Guide to the Fundamentals of Project Management.
Key words: Project, Project Management, Cost Management, Estimating, Budgeting and Cost
Control, Project Management Institute.
1 Este artículo describe los resultados parciales del Proyecto de Investigación financiado por el CDCHTA. Código: E-308-10-09-C
2 * Profesor de la Escuela de Administración y Contaduría Pública de FACES –ULA. Licenciado en Administración con Especialización
en Gerencia de Proyectos y Especialización en Gerencia de Recursos Humanos. E-mail: oliverosm@ula.ve
** Profesora titular de la Cátedra de Contabilidad de Costos de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad
de los Andes (Venezuela). Licenciada en Contaduría Pública. Magíster en Gerencia de Empresas, Mención Industrial. Doctora en
Ciencias Administrativas de la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez de Venezuela. Miembro activo de los Programas
de Promoción para el Investigador (PPI y PEI). Autora de varios artículos publicados en revistas arbitradas e indexadas. Participante
con ponencia en congresos nacionales e internacionales. E-mail: haydocc@yahoo.com
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De las definiciones anteriores se interpreta Pennsylvania de los Estados Unidos, que asocia
que los costos implican desembolso de dinero, a profesionales relacionados con la Gestión de
no obstante, desde el punto de vista contable Proyectos.
lo que realmente se debe imputar como costo
de un producto, actividad, programa, proyecto La Guía de los Fundamentos de la Dirección
o cualquier objeto de costo, debe abarcar de Proyectos (también conocida como PMBOK,
cualquier desembolso de dinero, así como por sus siglas en inglés: Project Management
partidas que no impliquen tal desembolso, Body of Knowledge) desarrollada por el Project
como por ejemplo, la depreciación de equipos Management Institute “es un manual que
y maquinarias, amortización de patentes y incluye una descripción de cada una de las
otras. áreas de conocimiento y el detalle de procesos
específicos” (González y Martínez, 2008:15)
Cabe resaltar, que es muy importante reconocidos como las mejores prácticas en la
conocer los costos de los proyectos, así gestión y/o dirección de proyectos.
como gestionarlos de manera adecuada, para
que el proyecto sea completado conforme al Para el Project Management Institute,
la gestión de costos “incluye los procesos
presupuesto aprobado y con ello, lograr la
involucrados en estimar, presupuestar y
optimización de sus costos.
controlar los costos de modo que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado”
Además, una adecuada gestión de los costos
(p. 165). Se resume, que la gestión de
influye -de manera directa- en el éxito de los costos abarca tres grandes áreas, como son:
proyectos, pues, de ello depende el alcance, Estimación, Presupuesto y Control de Costos.
calidad, entrega oportuna y finalización
satisfactoria de los proyectos. En la Figura N° 1, que se muestra en la
página siguiente, se presenta el esquema
En ese sentido, desde la perspectiva de general de la gestión de los costos según
las mejores prácticas reconocidas por el esta metodología, con sus respectivas áreas
Project Management Institute en su Guía de los de conocimiento, así como sus procesos,
Fundamentos de la Dirección de Proyectos, identificando las entradas; herramientas y
en las páginas siguientes se presenta los técnicas; y las salidas.
lineamientos teóricos de la gestión de costos
de los proyectos. 2.1.1 Estimación de Costos
Es la primera etapa en la gestión de los
costos, en la que se hace una aproximación
2. Gestión de Costos de los Proyectos de los costos de las actividades y tareas a
realizar para completar el proyecto. Este
El Project Management Institute (2008) proceso posee seis (06) entradas, utiliza nueve
es una organización internacional sin fines (09) herramientas y técnicas y tiene como
de lucro fundada en 1965, con sede principal resultados tres (03) salidas, lo que se refleja
en la ciudad de Philadelphia, Estado de en la Figura N° 2.
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Figura 1
Descripción general de la gestión de los costos del proyecto
Figura 2
Estimar los Costos: entradas, herramientas y técnicas y salidas
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del cliente para los planos de distribución en prepara una vez finalizados los diagramas de
planta; diagramas eléctricos unifilares; planos flujo, la distribución de planta, así como la
de estructura; planos isométricos de tubería y información de los equipos más importantes
partidas de materiales. En otras palabras este a ser considerados. Su precisión oscila entre
es un estimado basado en las especificaciones -15% y +30%.
de diseño que definen el proyecto para su
construcción. Este es utilizado normalmente Estimados definitivos: se llevan a cabo a
como guía en la evaluación de ofertas recibidas partir de ingeniería muy definida y su precisión
para el otorgamiento del contrato. La precisión está entre -5% y +15%.
oscila entre -10% a +10%.
En este mismo orden de ideas, Chamoun
Estimado Clase I: es un estimado de costo (2002) identifica de manera genérica dos tipos
detallado en la Fase de Ejecución. Se realiza de estimados de costos: estimados de costos
después que las especificaciones básicas de iniciales-aproximados y estimados detallados.
diseño han sido preparadas y por lo menos algún En el primer caso, se preparan en las etapas
trabajo detallado de diseño mecánico ha sido tempranas del proyecto de manera que el
completado. Normalmente se prepara durante la cliente conozca si el alcance del mismo es
compra de materiales y/o la fase de erección del económicamente viable. Por otro lado, los
proyecto. Su recisión está entre -5% y +5%. estimados detallados se obtienen a medida que
se conozca la información detallada con las
Por su parte, la American Association of especificaciones y a partir de allí, establecer el
Cost Estimators (AACE) define tres tipos de Presupuesto Base.
estimados, a saber:
2.2 Determinación del presupuesto
Estimados de orden de magnitud: Determinar el presupuesto, es un proceso
se realizan sin la disposición detallada de la que implica sumar los costos estimados de
información de ingeniería. También se conoce las actividades del cronograma o paquetes
como estimados conceptuales, pues, no están de trabajo individuales para establecer una
sustentados en recuentos de materiales. Se línea base de costo total, a fin de medir el
espera que este tipo de estimado tenga una rendimiento del proyecto (Project Management
precisión entre -30% y +50%. Institute, 2008). La Figura N° 3 muestra las
entradas, herramientas y técnicas, y salidas
Estimados para presupuesto: se del proceso.
Figura N° 3
Determinar el Presupuesto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
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Según Gido y Clements (2007), el proceso largo del tiempo y sirve como base contra la
de elaboración del presupuesto consiste en cual comparar el desempeño del proyecto en
dos etapas, en la primera se asignan los costos tiempo y costo” (p.124), así como también
estimados a cada paquete de trabajo en la poder determinar la eficiencia en la gerencia
Estructura Desagregada de Trabajo (EDT); de los costos.
y en la segunda, el presupuesto se distribuye
para cada paquete de trabajo mientras éste 2.1.2 Control de Costos
dure. El control de costos está implícito en
la comparación de los costos reales de los
Existen dos métodos para establecer el proyectos con los presupuestos de costos.
presupuesto para cada paquete de trabajo A tal efecto, Palacios (2007) sostiene que el
del proyecto: el método arriba–abajo y el control de costos “implica hacer una revisión
método abajo–arriba. En el primero, los costos contable de los costos acumulados en el
totales del proyecto se revisan en relación proyecto y hacer las comparaciones versus
con el alcance del trabajo para cada paquete el presupuesto definitivo de trabajo. Esto
de trabajo y una proporción del costo total se permite determinar las variaciones, tomar los
asigna a cada paquete de trabajo. El segundo, correctivos necesarios y aprender las lecciones
se basa en una estimación de los costos de pertinentes” (p. 647).
las actividades detalladas asociadas a cada Según el Project Management Institute
paquete, luego se suman para determinar el (2008), el control de costos del proyecto
costo del proyecto. “monitorea la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y
Una de las ventajas de trabajar con gestionar cambios a la línea base de costo”
presupuesto de costo es obtener el Presupuesto (p. 179). La Figura N° 4 muestra las entradas,
Base, que de acuerdo a Chamoun (2002) “es herramientas y técnicas y salidas del control
una gráfica del presupuesto acumulado a lo de costos.
Figura 4
Control de costo: entradas, herramientas y técnicas y salidas
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Existen diferentes métodos para llevar a obtiene luego de relacionar los costos reales
cabo el control de los costos, entre ellos, el aportados por el departamento contable de
Método del Valor Ganado (Earned Value). la organización con respecto a las actividades
Según Palacios (2007) “este método consiste realizadas.
revisar no sólo lo que se ha gastado en un
proyecto, sino combinando con lo que se ha b) Costo Presupuestado del Trabajo
hecho” (p. 647). Planificado (BCWS; Budget Cost of Work
Scheduled): representa la cantidad de dinero
Por su parte, Chamoun (2002) expresa de dinero que se había presupuestado en el
que el Método del Valor Ganado se utiliza estimado de costos para la fecha. También se
“para medir integralmente el desempeño del denomina BAC (Budget At Completion).
proyecto, tanto en tiempo como en costo… El
Valor Ganado es el porcentaje del presupuesto c) Costo Presupuestado del Trabajo
equivalente al avance del trabajo actualmente Realizado (BCWP; Budget Cost of Work
terminado” (p. 196). Performed): se obtiene calculando la cantidad
del presupuesto que debió haberse consumido
Los autores antes citados, consideran que en virtud de las actividades realizadas y
para comprender a detalle cómo funciona planificadas al inicio (también se conoce como
el método, hay que definir los siguientes Valor Ganado).
aspectos: Gráficamente se pueden representar estos
conceptos de la siguiente manera:
a) Costo Actual del Trabajo Realizado
(ACWP; Actual Cost of Work Performed): se
Figura N° 5
Presupuesto Base con Porcentaje de Avance
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Al comparar los resultados obtenidos en el Por lo general, en los proyectos que tienen
Método del Valor Ganado se tiene: un alcance pequeño, los procesos de estimación
y presupuesto de costo se consideran uno solo
• Si BCWS > BCWP; significa que el proyecto debido a la estrecha relación entre ambos
está retrasado. procesos. Igualmente, el nivel de detalle y
• Si BCWS < BCWP; significa que el proyecto aplicación de las herramientas aquí descritas
está adelantado.
obedecerán a la naturaleza del proyecto y a
• Si BCWP > ACWP; significa que el proyecto
las competencias del equipo de trabajo del
está dentro del presupuesto.
proyecto.
• Si BCWP < ACWP; significa que el proyecto
está sobre el presupuesto.
En gran medida, el éxito en la gestión de
los costos en los proyectos resulta del proceso
3. Consideraciones finales de su estimación, ya que es el punto de partida
para determinar el presupuesto y proceder
En la dirección o gerencia de proyectos es luego a su control. Así pues, la calidad de
indispensable realizar una adecuada gestión los estimados de costos es el resultado de
de sus costos, la cual dependerá del equipo la experiencia de sus estimadores, aunado
de trabajo seleccionado para tal fin y de la a la adecuada delimitación del alcance del
complejidad del mismo. De acuerdo a esta proyecto, la identificación y descripción de las
complejidad implica el esfuerzo de una persona actividades, sus relaciones de precedencia y
o un equipo de personas. duración específica, entre otras.
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México.
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Edición. Prentice – Hall. México.
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Andrés Bello. Caracas.
• Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA). (1999). Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital
(GGPIC). Coordinación de Recursos Técnicos PDVSA. Venezuela.
• Project Management Institute (2008). Guías de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Cuarta
Edición. PMI Publications. Pennsylvania.
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