Gestión del correo electrónico

(y del tiempo)
Josep Vilalta
Business Productivity Advisor
josepv@micproductivity.com

Parc Tecnològic del Vallés

10 de Juny del 2011

Miembro de:
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)
# Correos
Electrónicos
Diarios:

• Menos de 50?
• Entre 50 y 100?
• Entre 100 y 150?
• Más de 150?
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

Tiempo incurrido en «procesar»

los correos electrónicos
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

¿Son importantes todos los correos electrónicos?

El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

Viajes y
desplazamientos.
¿Dónde está mi
correo?
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

Reuniones ineficientes:
Preparación,
convocatoria,
ejecución, tareas,
documentación,
seguimiento…
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

99,6%
El Perfil del Trabajador de la
Información (iWorker)

80%
Más datos:
Estresados por el mail
• 33% de los trabajadores
estresados por la cantidad de
correo electrónico recibido

• 28% cree que el volumen

de correo electrónico es
fuente de presión

• Solamente el 38% se
manifestó despreocupado (1)
(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
Más datos:
Dependientes del mail
• Un 50% de los empleados
lo revisa una vez cada hora
• Otro 35% cada cuarto de
hora
• Algunos trabajadores
entre 40 – 60 veces cada
hora (1)

□ 4 de cada diez empleados consultan el correo

electrónico corporativo durante sus vacaciones (2)

(1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley

(2) Estudio Visto Corporation
Mal uso del correo electrónico
• 70% de los trabajadores
utiliza mal el correo
electrónico

• Pérdida de tiempo en todos

los trabajadores

• 4.000 Millones de dólares

anuales
¿Productividad?
¿La herramienta me hace más productivo?

100% Funcionalidades de la herramienta

Potencial de uso (en mi compañía, departamento…)

- Cultura corporativa
- Hábitos personales
- Aprendizaje previo
50% - Usos específicos
- Perfil de usuario
- Formación
-…
Uso real

0%
¡Pongámoslo en práctica!
 Barra de Tareas Pendientes

Barra Tareas Pendientes:

-Calendario que marca en negrita los días con citas
-Próximas citas en el calendario
-Tareas y mensajes marcados como tareas
 Marcar los e-mails como tareas
Haciendo clic sobre la „bandera‟
de un mensaje lo convierte en
tarea y se muestra en la Barra de
Tareas Pendientes.

Opciones de Fecha de
Vencimiento realizando clic
con el botón derecho
Generar una cita a partir
de un correo

Arrastrando el correo hacia el calendario de la

«Barra de Tareas Pendientes» se generará una
cita para ese día con el texto del correo
electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho aparecerán
opciones para generar la cita.
Generar tarea a partir
de correo electrónico

Arrastrando el correo hacia la cinta de

Tareas se generará una nueva tarea con el
texto del correo electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho
aparecerán opciones para generar la tarea.
Barra de tareas en el calendario

Permite visualizar las tareas

con su fecha de finalización
en los días de las semana.
Reservar espacio en el calendario
para la realización de una tarea

Arrastrando desde la lista de

tareas hacia el calendario
se genera una cita en el
calendario con la misma
información que tenía la tarea.
 Mostrar dos husos horarios
en el calendario

Clic con el botón derecho sobre

la zona horaria del calendario.
Asistente de planificación
de reuniones
Visualización de las mejores
horas para mantener una cita
con todos los asistentes.
Enviar calendario como
correo electrónico

En la vista de Calendario se
selecciona «Calendario de correo
electrónico»

Se indica el nivel deseado

de información a enviar.

Se genera automáticamente un
correo electrónico formateado
con la información seleccionada.
 Crear reglas a partir
de correos electrónicos
Clic con el botón derecho en el
correo electrónico a partir del
cual queremos generar la regla
para mover correos de la misma
fuente a una carpeta.
 Mostrar los correos de una persona
con un color diferente al resto
Se selecciona el correo de la
persona a partir de la cual se
desean ver sus correos de un
color determinado y en la
pestaña «Vista» selecciona «Ver
configuración»

Crea un nuevo formato

condicional y escoge el
formato en «Fuente»

Escoge las condiciones

que debe cumplir para
Selecciona la opción que los correos de esta
«Formato condicional» persona aparezcan de
otro color
 Búsqueda
Escribe las palabras
que desees buscar

Se remarcan los resultados

en todos los elementos del
correo

No olvides que dispones de una pestaña

contextual para continuar refinando los
resultados de la búsqueda
Búsqueda avanzada
Dispones de los criterios de refiltrado
más habituales en la pestaña contextual
«Herramientas de búsqueda»

… o bien de una «Búsqueda

avanzada» si las condiciones
de la búsqueda son más
complejas
Utiliza las carpetas favoritas

Puedes arrastrar las carpetas que de correo

que desees al área de «Favoritos», para así
tener a mano las carpetas de correo que
más utilices.
 Carpetas de búsqueda
Las carpetas de búsqueda permiten tener
previamente los filtros que más utilices.
Haciendo „clic‟ con el botón derecho sobre
«Carpetas de Búsqueda» se abre el
asistente.

Aunque ya existen filtros preestablecidos

podrás especificar los criterios y las fuentes
de correo electrónico a mostrar en la
“Carpeta de Búsqueda”
 Asistente «Fuera de la oficina»

El acceso al asistente
(en Outlook 2010) se
encuentra en la
pestaña «Archivo»
(„backstage‟).

Puedes indicar el intervalo de

fechas entre las que se enviará
el mensaje de fuera de la
oficina.

Tienes la posibilidad de enviar

mensajes diferentes a
personas de dentro y fuera de
tu organización y dar formato
al mensaje.
Buenas Prácticas
 Buenas prácticas
El correo electrónico es un canal de comunicación
muy potente… ¡pero no es el único!

Utiliza diferentes canales de comunicación dependiendo del mensaje que quieras

comunicar: mensajería instantánea, correo electrónico, llamada de teléfono, conferencia de audio,
videoconferencia, reuniones presenciales, reuniones virtuales…
 Buenas prácticas
• Empieza a leer los correos desde los más nuevos a los
más antiguos
 De esta forma habrá
correos / conversaciones
que no tendrás que leer
de nuevo al estar
enlazados

 O bien, prueba la nueva

«Vista por conversación»
(Outlook 2010)
 Buenas prácticas
Usa colores para marcar: los colores (usados con criterio)
te ayudarán a mejorar la capacidad de tu memoria
(hasta un 78%, según Stabilo – www.stabilo.es y www.flipaencolores.es )
 Buenas prácticas
Si puedes procesar una acción en menos
de 2 minutos hazlo. Si no, priorízalo.

Regla de los minutos.

David Allen, Getting Things Done

 Buenas prácticas

4 D’s
• Bórralo

• Hazlo (2 min)

• Delégalo

• Planifícalo
David Allen, Getting Things Done
 Buenas prácticas

(6MB x 7 = 42MB (+ 6MB en mis Elementos Enviados)

¿Necesitan estar en copia todos estos contactos?

Ellos también gestionan muchos correos.
 Buenas prácticas

El correo electrónico no es un sistema de archivo

ni un gestor documental.
Extrae los documentos anexos en cuanto puedas y organízalos en un
lugar adecuado (y seguro): disco duro, unidad de red, repositorio
corporativo, document sets, gestor documental, intranet…
 Buenas prácticas

El “Para:” es lo
último que hay que
escribir

El título es muy
importante,
ayudará a la
persona que lo
recibe a saber el
tema del mensaje y
Intenta dar información «extra»
podrá priorizarlo.
de la acción que debe realizar el
(*) EOM
contacto que reciba el correo
electrónico:
- FYI / PTI
- URGENT
- READ ONLY / SÓLO LEER
- AR
 Buenas prácticas

No utilices emoticonos
en tus mensajes corporativos.
Buenas prácticas

Pregunta antes
de enviar un
archivo adjunto
pesado
 Buenas prácticas

Revisa el correo electrónico antes de enviarlo

Buenas prácticas

Sé breve en tus correos

electrónicos:
ten en cuenta que el
destinatario no podrá
dedicar mucho tiempo
a leerlo.
Buenas prácticas

No utilices acrónimos si
no estás seguro de que
todos los destinatarios
son capaces de
entenderlos.
Buenas prácticas
 Buenas prácticas
No olvides poner un texto „fuera de la oficina‟
 Buenas prácticas

Deja que el gestor de correo te ayude a organizar

Buenas prácticas

No olvides el teléfono
 Buenas prácticas

No escribas nada que no dirías cara a cara

 Buenas prácticas

Relee lo que… …has escrito

 Hechos
• Reducción de un 32% del tiempo en el correo
electrónico

• Reducción de un 33% buscando información

• Reducción del número de interrupciones de

hasta un 61%
¡GRACIAS!

Josep Vilalta
josepv@micproductivity.com

MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010

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