Foro Contextualización Archivística

Programa de formación Organización de Archivos de Gestión SENA

1. ¿Qué es un documento?

En términos generales (DRAE) se refiere a (1) diploma, carta, relación u otro

escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos, (2)
escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como
tales para probar algo (3) cosa que sirve para testimoniar un hecho o informar de
él, especialmente del pasado. Un resto de vasija puede ser un documento
arqueológico.

En términos archivísticos un documento es Información registrada, cualquiera que

sea su forma o el medio utilizado (AGN, Acuerdo 027 de 2006).

2. ¿Es igual un documento a un documento de archivo? justifique su respuesta

Un documento de archivo se refiere a un registro de información producida o

recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones. (LEY 594 DE 2000).

Haciendo referencia estricta al documento como tal (Una carta suscrita por un
particular, una fotografía, etc.,) los documentos si pueden ser iguales, toda vez
que el documento como tal no sufre ninguna modificación en cuanto a su
contenido al hacer parte de un archivo.

La diferencia radica más bien en el tratamiento que se le da a un documento de

archivo respecto a un documento que no lo es, toda vez que para que corresponde
a la entidad hacer un control al contenido del mismo para ingresarlo al archivo, que
podría ser en este caso únicamente el archivo de gestión.

Así por ejemplo una carta suscrita por un particular es un documento desde el
momento en que genera, y su esencia no cambia al ingresar al archivo de una
entidad, sólo cambia la condición formal del registro.

3. ¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?

Las características de los documentos de archivo son su carácter seriado

(resultado de acciones repetitivas según orden natural), carácter de unicidad,
carácter de objetividad o ingenuidad (no son elaborados para la posteridad sino
que son resultado del quehacer de las instituciones), autenticidad (capacidad de
probar su origen o autor) e integridad (integro, completo en el todo y en sus
partes).

4. ¿Porque son importantes los Archivos en las organizaciones?

Porque permiten conservar los archivos documentales de la entidad de forma
adecuada y tener acceso oportuno a la misma siempre que se requiera, evitando
dificultades asociadas a la perdida de documentos.
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5. ¿Cúal es el objeto y el campo de aplicación del acuerdo 042 de 2002?

El objeto del Acuerdo 042 de 2002 es establecer los criterios que deben seguirse
para la organización de los archivos de gestión.

Su campo de aplicación son las entidades del Estado en sus diferentes niveles de
la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas
que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594
de 2000.

6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos en Colombia, su objeto y el ámbito de

aplicación?

Corresponde a la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones”, reglamentada parcialmente por los
Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.

Su objeto (Art. 1°) es establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado.

El ámbito de aplicación (Art. 2°) comprende a la administración pública en sus

diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por dicha ley.