MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE Código:

TRABAJO, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO.

Versión: 1 DOCUMENTO CONTROLADO Fecha: 11 de febrero

Proceso: de 2020
Elaboró: Duby Deicy Revisó: Natalia Roldán.
Aprobó:
Serna Jaramillo
Cargo: Cargo: Cargo:

NOMBRE DE CARGO: ÁREA:

Auxiliar Administrativa. Administrativa

JEFE INMEDIATO: SUPERVISA A:

Directora Administrativa y financiera. Todos los cargos

MISIÓN DEL CARGO: Planear, organizar, controlar, dirigir, calcular y ejecutar las actividades
administrativas y financieras de la empresa, bajo la supervisión y aprobación de la directora
Administrativa. Verificar que las coordinadoras de proyecto cumplan con las entregas al cliente de
acuerdo a lo requerido y pactado por él. Programar y controlar las actividades financieras y
contables de la empresa, así como estar pendiente de que las coordinadoras de proyecto,
contacten el personal necesario para el cumplimiento adecuado de cada proyecto.

PERFIL DEL
CARGO

FORMACIÓN BÁSICA
Tecnóloga en gestión empresarial,
Primaria X Tecnológica X Área
administración o áreas afines.
:

Secundaria X Convalidació Empírico con cinco (5) años

n Experiencia en gerencia y/o administración de empresas

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Diplomado o seminarios en administración, manejo efectivo de equipos de trabajo, contabilidad.

IDIOMAS
Inglés básico

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS.
Sistemas de información básicos (office), correo electrónico, redes sociales.

EXPERIENCIA
Mínimo dos (2) años en cargos administrativos, contables y/o financieros.
 HABILIDADES
 Criterio analítico APTITUDES COMPETENCIAS NIVEL
 Verbal REQUERIDO
 Organización
 Numérica
CENTRALES O
 Recursividad  Razonamiento
CORPORATIVAS
 Servicio al cliente Lógico
 Habilidad investigativa - identificación con la 5
organización.
 Creatividad
 Toma de decisiones - orientación al cliente.
 Habilidad administrativa 5
 Criterio de negocios - orientación al logro.
5
 Compromiso - flexibilidad.
5
 Manejo de relaciones
interpersonales
SABER Y DEL SABER
 Trabajo en equipo HACER.
 Actitud hacia la crítica -Precisión y exactitud en el
 Trabajo sobre presión desarrollo de actividades.
5
 Manejo de la autoridad -Agilidad y cumplimiento
 Retroalimentación en la ejecución de
actividades.
 Liderazgo -Organización en el 5
 Empatía desarrollo de actividades.
-Actitud de servicio.

SER 5

- Trabajo en equipo.
- Autocontrol 5
- Organización.
- Preocupación por el
orden.
- Compromiso. 5
5
5
5

CARACTERÍSTICAS FISICAS ESPECIALES PARA DESEMPEÑAR EL CARGO:

 Buen estado de salud en general.
 Sentidos en buen estado de funcionamiento.

FUNCIONES DEL CARGO

 Conocer y cumplir el reglamento interno de trabajo, haciendo uso de la motivación y sanciones
disciplinarias, aplicando las sanciones a quienes no cumplan con las normas de la empresa.
 Armar muestras con material final para producción.
 Asegurarse que las unidades despachadas estén completas y cumplan con los criterios de
calidad.
 Atender dudas de los armadores respecto a cada proyecto.
 Buscar nuevos y mejores proveedores.
 Calcular el tiempo de cada pieza.
 Calcular el valor de las piezas según tiempo.
 Chuzar para que trabajen más y mejor.
 Clasificar, empacar y guardar los troqueles después de usados.
 Comprar herramientas y materiales.
 Comunicar las mejoras o cambios que se le hagan al proceso de armado.
 Comunicarse con los armadores al menos dos veces cada día (seguimiento)
 Conocer la información de cada proyecto antes de que llegue.
 Conocer y comunicar al personal los datos de eficiencia y rendimiento esperados en cada
proyecto.
 Contactar y programar proveedores.
 Cotizar según cuadro.
 Despiece por tiempo de armado.
 Determinar los tiempos de armado de cada pieza para tener el rendimiento esperado.
 Diseñar el cuadro cotizador.
 Elaborar e imprimir facturas.
 Empacar las unidades listas.
 Establecer los criterios de calidad para cada pieza.
 Hacer buen uso de los espacios de la empresa y ayudar en su mantenimiento.
 Hacer buen uso de los materiales y herramientas.
 Hacer cumplir las normas de la empresa.
 Hacer seguimiento avance proveedores.
 Informar constantemente los avances del proceso.
 Informar estado de la producción y desempeño del personal.
 Informar las anormalidades o imperfecciones que identifique en el material.
 Informar los inconvenientes que se pre3sentes durante el proceso de armado.
 Inscribir cuentas para pago a los clientes y proveedores.
 Llenar formatos inscripción proveedores.
 Llevar control de ingresos y egresos por mes.
 Llevar control de ingresos y egresos por proyecto.
 Llevar registro del inventario que entra y sale de cada proyecto.
 Mantener el espacio de trabajo limpio y organizado.
 Mejorar y optimizar el método de armado.
 Mejorar y optimizar los métodos de armado.
 Programar pagos personal y proveedores.
 Programar transportes y mensajería.
 Realizar la gestión de cobro de facturas.
 Realizar los ensayos y muestras con el material final (auditoría)
 Realizar reunión de retroalimentación al finalizar cada proyecto.
 Revisar que los materiales estén completos y en buen estado.
 Seleccionar herramientas y materiales para cada proyecto (auditoría)
 Tener siempre claro las fechas de entrega de cada proyecto y las posibilidades de cumplimiento.
 Tener siempre claro las unidades entregadas y las faltantes de cada proyecto.
 Verificar que los materiales, herramientas y métodos sean los adecuados para cada proyecto.
 Administrar los recursos económicos de la empresa.
 Desarrollar las políticas y objetivos propuestos por el personal directivo.
 Velar por el oportuno cumplimiento de los requisitos y exigencias legales relacionadas con el
funcionamiento y actividades de la empresa.
 Controlar el buen funcionamiento del área contable de la empresa
 Administrar y velar por la consecución y el buen aprovechamiento de los recursos económicos,
humanos y físicos de la organización
 Dar opciones de mejora en aspectos administrativos y financieros
 Planear, gestionar, indicadores por áreas o por puestos de trabajo.
 Cronograma de actividades semanal.
 Solicitar reporte diario a las coordinadoras de proyecto, de las entregas por parte de los
armadores. (auditoría)
 Estructura de metas.
 Reunión mensual (el 05 de cada mes), para entregar informe a los directivos, con el objetivo de
presentar el informe de gestión, acciones de mejora y evaluaciones de proyectos.
 Control de inventario.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

 Es el responsable ante la gerencia de las compras que se realicen en la organización
 Es responsable por los equipos suministrados por la organización para el desarrollo de sus
funciones como son: un computador, un teléfono, una impresora multifuncional y toda la
información derivada del proceso administrativo, además de que los materiales siempre estén
en buen estado.
 Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente

FUNCIONES RELACIONADAS AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

 Procurar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad
 Aportar en la formulación de políticas y objetivos de la organización.
 Evaluar el personal de la empresa.
 Promover el mejoramiento continuo de la empresa aportando opciones de mejora.
 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones
o diferencias y proponer acciones de mejora a lo detectado.
 Participar en los procesos con responsabilidad, seriedad y cumplimiento.
 Dar y verificar el total cumplimiento de las políticas de prevención en lavado de activos, acoso
laboral, gestión ambiental y demás políticas establecidas en la compañía.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES RELACIONADAS AL SISTEMA DE GESTIÓN EN

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTAL

 Apoyar la correcta implementación del SG en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiental en la

organización.
 Ser partícipe de las actividades del SG programadas.
 Servir de apoyo en la gestión de recursos financieros, humanos y técnicos para el correcto
funcionamiento del sistema
 Cumplir con las normas de seguridad industrial, seguridad y salud en el trabajo y ambiental
aplicable a la organización.
 Ser ejemplo en cuanto a cumplimiento de normas en Seguridad y salud en el trabajo y Ambiental.
 Aportar con opciones de mejora al sistema de gestión
 Cuidar su salud, evitando realizar actos inseguros y reportando toda aquella condición insegura
en el desempeño de sus funciones.
 Aportar en el cuidado integral del ambiente y del personal a su cargo.
 Procurar el financiamiento de los programas implementados en la organización.
 Todas las consignadas en los programas del sistema de gestión implementados en la
organización a nivel de dirección.
 Reportar los incidentes y accidentes de trabajo que se presenten en el lugar de trabajo.
 Dar ejemplo al personal, participando de las capacitaciones, pausas activas y simulacros de
evacuación organizados dentro de la compañía.

CONDICIONES
El cargo se desarrolla en ambiente únicamente de oficina.
 Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentado y caminar dentro de la oficina
para trabajos de la jornada diaria.
 RIESGOS
 Ergonómicos
 Eléctricos
 Psicolaboral
 Físicos
 Naturales
 Público

ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

Utilizar los EPP básicos como es el descansa pies, pausas activas de acuerdo a lo establecido en la ley.