LECTURA 7

Objetivos Ambientales y Planificación para

Lograrlos

Contenido
1. Objetivos Ambientales y Planificación para Lograrlos
2. Apoyo
3. Competencia
4. Toma de Conciencia
5. Comunicación
6. Información Documentada

Objetivos Ambientales y Planificación para Lograrlos

La definición de los objetivos ambientales permite a la Organización concretar las orientaciones

definidas en su política ambiental, planificar acciones que permitan alcanzarlos, ejecutar y seguir su
realización, así como su monitoreo y medición, con vistas a evaluar el grado de consecución de esos
objetivos. En consonancia con los compromisos establecidos en la política, los objetivos deben definir
los resultados a alcanzar.

Por definición (ISO 14001:2015) un objetivo ambiental es un “resultado a lograr, establecido por la
Organización y coherente con su política ambiental”.

Los objetivos pueden ser definidos a nivel estratégico, táctico y operacional.

Por objetivos de nivel estratégico se entienden objetivos genéricos de alto nivel y que se aplican a toda
la Organización.

Los objetivos de nivel táctico y operacional pueden incluir objetivos referidos al nivel de las unidades
funcionales, tales como direcciones, departamentos, divisiones, unidades de negocio u otras, así como
objetivos definidos para funciones relevantes.
Por relevantes se entienden niveles y funciones que pueden tener impacto en el desempeño de la
Organización.

Los objetivos a establecer deben tener en cuenta los aspectos ambientales significativos, los requisitos
legales y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento y los R&O
determinados. Sin embargo, esto no implica la definición de un objetivo para cada aspecto ambiental
significativo o para cada R&O determinado.

Es importante que los objetivos ambientales proporcionen una indicación clara y objetiva a las
personas, debiendo comunicárselos.

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Según la norma ISO 14001:2015, debe mantenerse información documentada sobre los objetivos
ambientales, debiendo ser éstos:

 Coherentes con la política ambiental: los objetivos albergan resultados deseados, intenciones
y compromisos de la política ambiental, por lo que deben estar alineados y ser coherentes con
ella, o sea, cubrir la globalidad de los compromisos y orientaciones de la política.

 Medibles: debe haber un medio inequívoco para determinar si éstos han sido o no alcanzados.
Los métodos de medición pueden ser cualitativos o cuantitativos. Pueden usarse los indicadores
de medición determinados por la Organización como necesarios para la evaluación del
desempeño y que permitan evaluar también el cumplimento de los objetivos. La norma ISO
14001:2015 requiere específicamente la medición de los objetivos, si ello es posible, lo que
significa que reconoce que hay situaciones en las que no es practicable definir un objetivo
medible.
 Monitorizados: Deben definirse plazos para la consecución de los objetivos ambientales y los
mismos deben ser seguidos. El seguimiento debe ser coherente con el plazo final para su logro y
con las acciones planificadas, asegurando la posibilidad de adoptar medidas cuando sean
detectadas desviaciones. Los objetivos cuya consecución pueda estar asociada a inversiones
estructurales (tales como instalaciones o equipos) pueden implicar plazos de realización
prolongados. La Organización debe definir el seguimiento periódico que considere necesario
para verificar si los objetivos están siendo alcanzados, estos deben ser coherentes con el plazo
final definido.
 Comunicados: los objetivos deben ser comunicados a la Organización y a las personas que
trabajan bajo su control y que tienen la capacidad de influir en su alcance. En la definición de los
objetivos es buena práctica que se involucren las personas responsables o que van contribuir a
la consecución del resultado esperado. Así, todos los que participan en la definición de los
objetivos quedan comprometidos con el fin a alcanzarlos y se potencia la motivación de las
personas involucradas.
 Actualizados: los objetivos ambientales deben ser coherentes con el contexto de la
Organización, con las expectativas y necesidades de las PI, y con los R&O. Siempre que existan
cambios, los objetivos deben ser reevaluados y si es necesario redefinidos para mantenerse
actualizados. Es importante mantener la flexibilidad necesaria para la redefinición de los
objetivos en determinadas condiciones, para que no se vuelvan elementos de frustración y,
consecuentemente, de desmotivación para las personas.

Es importante que los objetivos sean realistas, es decir, soportados por una justificación aceptable
basada en condiciones previsibles y por la evidencia de la asignación de recursos adecuados para
alcanzar esos objetivos. En la definición de los objetivos, la Organización, debe basarse en un análisis
de datos, para poder definir indicadores apropiados y objetivos medibles y realistas.

Cuando los objetivos son ambiciosos, pueden establecerse objetivos o metas intermedias y sus
respectivas acciones a modo de obtener ganancias, aunque pequeñas, a lo largo del proceso de su
implementación. Estas ganancias contribuyen a la motivación el equipo y, así, la mejora y alcance global
del objetivo se vuelve más fácil.

Para alcanzar los objetivos ambientales es fundamental plantearse la cuestión “¿cómo alcanzaremos
estos objetivos?”. Consecuentemente, debe ser implementada una planificación. La norma ISO
14001:2015 es clara en cuanto a lo que esta planificación debe determinar:

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  Definir lo que se va a hacer.
 Con que recursos.
 Quién es responsable.
 Cuando será concluido.
 Como son evaluados los resultados, incluyendo los indicadores necesarios para medir los
avances.

Todos los objetivos deben estar soportados por acciones, siendo claro cómo se pretende que sean
alcanzados.

El enfoque “5W2H” (Who – What – When – Where – Why – How – How much) es un modo útil de
gestionar objetivos y está alineado con la norma, definiendo:

 ¿“Que” debe hacerse? / ¿“Como” se va hacer?

 ¿“Cuales” los recursos necesarios? / ¿“Cuánto cuesta”?
 ¿“Quién” es responsable?
 ¿“Cuando” debe hacerse?

También se pueden contestar las siguientes cuestiones:

 ¿“Donde” debe hacerse?

 ¿“Porque” debe hacerse?

En la medida de lo posible, las acciones para alcanzar los objetivos ambientales deberían integrase en
los procesos de negocio y ser coherentes con las acciones estratégicas.

A pesar de no ser exigido un plan documentado, la Organización debería determinar qué información
documentada necesita para asegurar una correcta planificación, ejecución y seguimiento de los
objetivos. Ello puede garantizarse mediante planes de acciones, actas de reunión, registros informáticos
o en papel, como tablas de seguimiento de objetivos, informes de seguimiento, etc.

Dependiendo de la dimensión y complejidad de la Organización, puede que sea apropiado la

disponibilidad y mantenimiento de planes formales, así como llevar a cabo revisiones de seguimiento,
para proporcionar confianza en el proceso de planificación.

La Organización mantiene información documentada relativa a los objetivos ambientales.

Los objetivos son coherentes con la política ambiental, contribuyendo éstos a la consecución de los
resultados deseados del SGA y a los compromisos de la Organización incluyendo la mejora del
desempeño ambiental.

Los objetivos tienen en cuenta los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros
requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento y los R&O. Son medibles y
monitorizados a intervalos adecuados y compatibles con los procesos de toma de decisión que
garantizan el alcance de los mismos, en caso de que sean identificadas desviaciones.

La Organización demuestra el modo en que responde a los objetivos ambientales, a través del
seguimiento de los resultados de las acciones planificadas.

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Apoyo
Recursos

La Organización determina y pone a disposición los recursos necesarios para el establecimiento,

implementación, mantenimiento y mejora continua del SGA.

Conocidos los resultados deseados, expresados en objetivos, la Organización debe considerar los
recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGA. Los recursos pueden
ser humanos, naturales, infraestructuras, tecnológicos, financieros, entre otros.

Las Organizaciones utilizan los recursos para lograr sus objetivos. En ese sentido, pueden
considerarse las capacidades y las restricciones de los recursos existentes y complementarlos con
recursos externos, cuando sea necesario.

Deben ser consideradas las siguientes cuestiones cuando se evalúa la sección Recursos de la norma:

 ¿Tengo los recursos adecuados para lograr los resultados deseados, incluyendo la mejora
continua?
 ¿Tengo el equipo adecuado?
 ¿Los recursos están siendo bien utilizados?
 ¿La productividad es buena?
 ¿Las estructuras de soporte son adecuadas?

La complejidad e interacción de las actividades y la competencia y experiencia necesarias para su

realización exitosa deben igualmente ser consideradas en la definición de los recursos necesarios
al SGA.

La norma ISO 14001:2015 requiere que la Organización determine los recursos necesarios y que
los asegure.

Los resultados demuestran que la Organización está logrando los resultados deseados con los
recursos que determinó como necesarios y que proporciona para el SGA.

La eficacia de la determinación de los requisitos relacionados con los recursos es verificada a través
de:

 Indicadores de análisis del desempeño ambiental.

 Reclamaciones de las PI.

La existencia de fallos sistemáticos en el alcance de los resultados deseados o el incumplimiento de

las disposiciones planificadas, pueden indicar deficiencias en la determinación o provisión de
recursos.

La Organización demuestra que revisa periódicamente las necesidades de recursos para establecer
y mantener el SGA.

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Competencia
La Organización determina, adquiere, desarrolla y asegura las competencias de las personas necesarias
para el buen desempeño ambiental y para el cumplimento de los requisitos legales y otros requisitos
suscritos por la Organización de obligado cumplimiento.

Las personas son recursos esenciales para el desempeño del SGA, la mejora del desempeño ambiental
y el cumplimento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado
cumplimiento.

La norma utiliza la expresión “personas que realizan trabajos bajo el control de la Organización” para
referirse a todas las personas que pueden tener impacto en el SGA, sean ellas internas o externas, pero
que estén actuando bajo su control.

Están incluidas las personas que trabajan en la Organización en régimen de trabajo temporal o aquellas
que realizan procesos y funciones contratados a proveedores externos, y para las cuáles puede ser
necesario determinar o especificar competencias.
Pueden ser también personas de empresas del mismo grupo económico.

Es fundamental que las personas posean competencias relacionadas con las funciones,
responsabilidades y autoridades que les han sido atribuidas para que tengan éxito, y contribuyan a un
SG eficaz y a la mejora.

La Organización debe determinar las necesidades de formación asociadas a sus aspectos ambientales y
al SGA para asegurar las competencias a este nivel.

Es necesario determinar los requisitos de competencia para las personas cuyo trabajo puede causar un
impacto significativo en el medioambiente.
Esas personas necesitan conocer ese impacto y disponer de la competencia adecuada para saber cómo
debe actuar.

Del mismo modo, todas las personas que tienen funciones, responsabilidades y autoridades definidas
en el SGA deben ser competentes. Especifica claramente que debe darse especial atención a las
competencias necesarias para:

a) Determinar y evaluar los aspectos ambientales y los requisitos legales y otros requisitos
suscritos por la Organización de obligado cumplimiento.
b) Contribuir para el logro de los objetivos ambientales.
c) Responder a situaciones de emergencia.
d) Realizar auditorías internas.
e) Realizar evaluaciones de cumplimiento.

Adicionalmente, al nivel de la planificación y control operacional, cuando la Organización determina el

tipo y extensión de control requerido, debería considerar las competencias requeridas para el mismo,
ya sean competencias técnicas de la Organización para definir los controles apropiados, o sean las de
las personas que trabajan bajo su control o sus contratados.

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Competencia se define como la “capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr
los resultados previstos”.

La Organización debe determinar cuáles son las competencias que necesita en el ámbito del SGA, y
garantizar que las personas posean esas mismas competencias. La competencia requerida debe ser
demostrada con base en su educación, formación y experiencia.

La norma ISO 10018 – Gestión de la Calidad – Directrices para la participación activa y competencia de
las personas, puede ser utilizada para un enfoque más sistematizado a este tema. En ella se explicita
que es una buena práctica que las competencias sean determinadas en función de las responsabilidades
y autoridades atribuidas, y que los requisitos de competencia pueden también incluir el cruce con la
estrategia organizativa, los valores de la Organización, planes de negocio, políticas y reacciones de las
PI. La guía APCER para la ISO 9001:2015 ejemplifica algunas de las buenas prácticas propuestas en la
norma ISO 10018.

La Organización puede implementar un proceso de evaluación de los niveles actuales de competencia

de las personas, identificando cualquier limitación o laguna. La aplicación de métodos de evaluación del
desempeño, la información de retorno de las PI, las auditorías internas, la ocurrencia o ausencia de no
conformidades internas, son ejemplos de entradas para ese proceso de evaluación.

Cuando una persona asume nuevas funciones en la estructura, la Organización debería garantizar la
reevaluación de sus competencias para esas nuevas funciones, así como la necesidad de entrenamiento
adicional en el SGA o en los aspectos ambientales.

Cuando sea aplicable, la Organización debe tomar medidas para que las personas adquieran las
competencias necesarias y evaluar la eficacia de las acciones adoptadas para desarrollar esas
competencias.

La norma ISO 14001:2015 da ejemplos de acciones aplicables: formación, orientación como el coaching,
o mentoring, reasignación de las personas, reclutamiento interno o contratación de personas externas
competentes. La eficacia de las acciones emprendidas debe ser determinada.

Las Organizaciones deben conservar información documentada, registros, como evidencia de las
competencias. Un certificado de participación en un curso puede no ser una evidencia suficiente de la
competencia de la persona, pudiendo ser necesario complementarlo con evidencia de que aprobó en
una evaluación de conocimientos, o en una evaluación efectuada en el contexto del trabajo que evalúa
que la persona sabe aplicar esos conocimientos. En el caso de un trabajador promovido, otra evidencia
posible sería, por ejemplo, los registros de los formadores internos implicados en su formación en el
puesto de trabajo, que confirman que ese trabajador adquirió las competencias necesarias y se
encuentra apto para desempeñar las funciones requeridas por el puesto de trabajo de forma autónoma.
Las evaluaciones de desempeño eventualmente existentes pueden ser también una fuente de
información sobre las competencias adquiridas y aplicadas por las personas.

La Organización determina los requisitos de competencias para las personas que realizan trabajos bajo
su control, cuya ejecución afecta al desempeño ambiental, a la eficacia del SGA y al cumplimiento de
requisitos legales y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento (ej.: perfil
de competencias, evaluación del desempeño)

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La Organización asegura que las personas tienen la competencia requerida.

La Organización retiene evidencias de la competencia de las personas, con base a la educación,

formación y competencia.

Cuando las personas no tienen la competencia requerida, la Organización emprende acciones para que
adquieran esa competencia. Para ello, determina las necesidades de formación asociadas a los aspectos
ambientales y al SGA.

La eficacia de las acciones para adquirir competencias se evalúa y se demuestra.

Ejemplos de evidencias posibles:

 Planes de acciones para la adquisición de las competencias, cuando son identificadas

limitaciones, deficiencias o lagunas, y provisión de los recursos para su implementación.
 Planes e impartición de formación sobre el SGA y los aspectos ambientales de la Organización.
 Observación y entrevistas con los colaboradores para verificar sus competencias.
 Análisis de la eficacia de las acciones implementadas para alcanzar la competencia necesaria,
bajo la forma de: resultados de la evaluación del desempeño, identificación de mejoras en el
desempeño ambiental, en los impactos ambientales, en los productos y servicios, cumpliendo las
obligaciones de cumplimiento y eficacia de las acciones correctivas.
 Matrices de competencias que definan, para cada colaborador, sus competencias sirviendo así
de base para designar y proporcionar los equipos de proyecto con las competencias necesarias
para salir al paso de los requisitos del cliente.
 Planes de desarrollo de competencias acordados con las personas revisados y actualizados.

Toma de Conciencia
Las personas comprenden y son conscientes de su contribución para la eficacia del sistema y la mejora
del desempeño ambiental.

Esta sección requiere que las personas sean conscientes de la política ambiental de la Organización, de
los aspectos ambientales significativos asociados a su trabajo y de los impactos reales o potenciales con
estos relacionados. Requiere, también, que sean conscientes de su contribución para la eficacia del SGA,
donde están incluidos los beneficios de la mejora del desempeño ambiental y las implicaciones de las
no conformidades con los requisitos del SGA, incluyendo también las que se derivan del incumplimiento
de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento

En el contexto de la norma, la designación “consciente” significa tener el conocimiento, entender y

mantener presente en la conciencia, actuando en conformidad.

Tal como en la sección de “Competencia”, esta sección se aplica a las personas que realizan trabajos bajo
el control de la Organización. El resultado deseado es que las personas sepan ejecutar sus tareas y
actividades de forma que estas contribuyan al alcance de los resultados deseados del SGA y para la
mejora del desempeño ambiental, siendo conscientes del impacto que puede causar una desviación de
su actividad cara a las disposiciones planificadas.

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Las Organizaciones necesitan identificar las formas más adecuadas de asegurar que las personas son
conscientes. Pueden usarse diferentes medios para promover esa conciencia: acciones de
sensibilización, entrenamiento on-the-job, comunicación, auditoría interna, reuniones individuales o de
equipo, presentaciones en grupo, sesiones de debate, entrevistas de evaluación, u otras formas. Iniciar
la toma de conciencia en la fase de integración de las personas recién llegadas a la Organización es una
buena práctica.

Para la toma de conciencia de las personas con respecto a los puntos anteriores, puede incluirse:

 Promover la discusión de la política ambiental para mejorar su comprensión, su importancia y

sus beneficios para la Organización.
 Enseñar a las personas la relación entre la política, los planes y controles operacionales y su
actividad.
 Implicar a las personas en la determinación y análisis de los aspectos ambientales,
informándolas y entrenándolas en los criterios utilizados para determinar la significancia y en
los resultados obtenidos.
 Alinear las actividades de las personas con los objetivos organizativos.
 Explicar las responsabilidades individuales en el funcionamiento eficaz de los procesos del SGA
y en la mejora de su desempeño ambiental.
 Involucrar a las personas en la planificación de las actividades y controles operativos y definir
sus responsabilidades para la obtención de los resultados deseados.
 Informar a las personas sobre las no conformidades, incluyendo las relacionadas con el
incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la Organización de
obligado cumplimiento, que les son asociadas y enseñarles a interpretarlas como experiencias
útiles de aprendizaje, para prevenir su repetición o potenciales no conformidades similares
(“Lecciones aprendidas”).

Cuando la norma habla de la toma de conciencia sobre la política ambiental no pretende, con eso, que
las personas se aprendan de memoria el texto de la política o que lleven una copia con ellas. Pretende
solamente que sepan de su existencia, de su finalidad y que entiendan cuál es su papel en el alcance de
los objetivos ambientales y en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por
la Organización de obligado cumplimiento.

Comunicación
La Organización tiene los procesos necesarios para comunicar interna y externamente información
relevante y fidedigna para el SGA.

La Organización debe desarrollar, implementar y mantener uno o más procesos de comunicación

necesarios para la comunicación interna y externa.

La norma no define cuantos procesos de comunicación deben existir. En función de la Organización y

de su contexto puede establecerse un proceso único que abarque todas las entradas, salidas y
actividades de comunicación, o pueden ser establecidos procesos de comunicación distintos, como, por
ejemplo, para comunicación interna y externa o comunicación con las autoridades. Del mismo modo, la
Organización puede incluir procesos de comunicación asociados a otros procesos.

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Un ejemplo de ello es incluir, en los procesos de compra, los requisitos para el proceso de comunicación
de requisitos ambientales relevantes a proveedores externos.

Corresponde a la Organización decidir sobre el proceso o procesos que quiere mantener y determinar
la necesidad de tener información documentada sobre los mismos, ya sea al nivel de documentos o sea
al nivel de registros. Se recuerda que la norma ISO 14001:2015 requiere que sea mantenida la
información documentada necesaria como evidencia de la comunicación, o sea, deben ser mantenidos
registros que evidencian la comunicación relevante.

El proceso de comunicación es un proceso bidireccional. Así, el establecimiento de este proceso debe

permitir que la Organización proporcione y obtenga información relevante, resaltando aquella
relacionada con sus aspectos ambientales significativos, el desempeño ambiental, los requisitos legales
y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento y las recomendaciones de
mejoras.

En el ámbito de los procesos de comunicación, la Organización debe determinar:

a) Qué comunicar:
a. Sobre el SGA, los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros requisitos de
obligado cumplimiento, sus actividades, los resultados obtenidos incluyendo el
desempeño ambiental y mejoras, información sobre los aspectos ambientales de los
productos y servicios que adquieran o comercializan.
b. Cuál es la información relevante a obtener del exterior para asegurar el mantenimiento
del SG incluyendo la gestión del cambio, tales como actualización de los requisitos legales
y otros requisitos suscritos por la Organización de obligado cumplimiento, conocimiento
sobre nuevas tecnologías, comunicación proveniente de las PI relevantes.

b) Cuándo comunicar: periódicamente, en respuesta a solicitudes externas, en función de los

tiempos definidos por las obligaciones de cumplimiento etc.

c) A quién comunicar: a sus personas, a sus clientes, a sus proveedores y partners, a entidades
legales y a otras PI en el SGA.

d) Cómo comunicar: personalmente, por carta u oficio en reunión, por newsletter, en el site o
redes sociales, publicidad, en catálogos de productos, folletos, en los media, informes públicos,
etc.

El proceso de comunicación debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos de obligado
cumplimiento que incluyan los requisitos de comunicación y reporte que deben ser asegurados por la
Organización. Algunos ejemplos de requisitos legales asociados a la comunicación: notificación previa
de traslado de residuos, documento de aceptación de residuos, registro anual de residuos industriales,
hospitalarios, aceites usados, informes de monitorización de efluentes gaseosos o líquidos,
comunicación de monitorización de emisiones determinada por las entidades reguladoras o de acuerdo
con licencias y autorizaciones, comunicación con las autoridades en el ámbito del proceso de
autorización, planificación de respuesta ante emergencias, etc.

Ejemplos de comunicación, respecto a los requisitos legales y otros requisitos que la Organización
determinó cumplir: declaraciones EMAS, informes de sostenibilidad, cálculo de la huella de carbono o

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huella hídrica, comunicación al cliente de la procedencia de una materia prima incluida en una cadena
de custodia asociada a la sostenibilidad de recursos, como lo son el material forestal, pescado, aceite de
palma u otros.

Debe ser asegurada la comunicación en el ámbito de las obligaciones de cumplimiento de requisitos

legales y otros requisitos de acuerdo con los requisitos determinados para esa comunicación, en cuanto
a su contenido y calidad de la información, tiempo y medio de presentación. A fin de facilitar el control
de la comunicación de las obligaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, la
misma puede ser planificada en una tabla, con indicación de la respectiva obligación de cumplimiento,
del contenido, forma y periodicidad de la información, así como las responsabilidades de la recogida,
tratamiento, envío y control de la información.

La Organización debe asegurar la calidad de la información a comunicar, correspondiente a su

coherencia y fiabilidad. La comunicación debe ser transparente, apropiada al público a quién se destina,
precisa, rigurosa, verdadera, basada en hechos y perceptible por las PI. Esto implica que los procesos
conducentes a la implementación de este requisito estén articulados con la recogida y tratamiento de
datos en el ámbito del SGA.

Una Organización que comunica de forma transparente es una Organización que está dispuesta a
comunicar el origen de la información presentada, como la ha obtenido, que no excluye información
relevante y que no la presenta para, intencionalmente, causar interpretaciones engañosas sobre lo que
está siendo comunicado.
Evidentemente, la Organización no tiene que comunicar todo a todas las PI, pero cuando lo hace, debe
asegurase de que lo está haciendo de forma transparente.

La Organización debe asegurar, en función de las necesidades y expectativas de las PI relevantes, que la
comunicación satisface esas necesidades y que es perceptible, es decir, que la comunicación se hace de
manera que va a ser comprendida por el receptor a quien se destina. Esto implica que, para
determinadas PI, la comunicación tenga que ser bastante técnica, mientras que para otras puede ser
necesario utilizar un lenguaje común y aclarar algunos de los conceptos para que la información pueda
ser comprendida

El proceso de comunicación debe asegurar que la Organización responde a las comunicaciones

relevantes sobre su SGA, tales como cuestiones planteadas por PI u otras, opiniones positivas o
negativas, incluyendo reclamaciones ambientales. Todas las comunicaciones deberían ser objeto de
tratamiento adecuado, debiendo darse una respuesta clara en lo que respecta a las reclamaciones.

El análisis de la información procedente de reportes de información de las PI que comunican sus puntos
de vista puede ser una fuente de información relevante para identificar oportunidades de mejora para
el SGA.

La Organización puede considerar la elaboración de un plan de comunicación interno y externo que

incluya toda la comunicación desarrollada, sea esta relevante para el SGA o para los procesos de negocio
de la Organización.

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Información Documentada
El concepto de información documentada ha sido introducido en el Anexo SL de las directivas de la ISO,
refiriendo, que se incluye información en cualquier formato y medio de soporte, papel, magnético, disco
de ordenador u óptico, imagen, muestras, proveniente de cualquier fuente.

El concepto de información documentada engloba aquello que anteriormente era conocido como
documentos, formatos y registros. La norma ISO 14001:2015 aclara que, no es requerido que las
Organizaciones sustituyan la terminología usada en la anterior edición (documentación, protocolos)
por el nuevo término “información documentada”.

Donde, en las anteriores ediciones eran mencionados registros, para hablar de documentos que
evidenciaban la conformidad con requisitos, ahora es usada la expresión “conservar información
documentada”. Por otra parte, cuando se hace referencia a la necesidad de documentos utiliza la
expresión “mantener información documentada”.

La norma ISO 14001:2015 hace referencia también que claramente la información documentada debe
ser la suficiente y adecuada para asegurar un sistema eficaz, evitando la burocratización innecesaria y
la que no contribuye ni para la eficacia del sistema ni para el desempeño ambiental. Hace referencia que
también puede ser aprovechada información documentada creada para otros fines, y que la información
documentada del SGA puede estar integrada con otra información documentada. Le corresponde a la
Organización determinar cuál es la información que soporta su SGA, en que medios, cuales son las
fuentes, y cuáles son los formatos.
Al determinar la información documentada que va mantener o conservar, además de aquella que es
requerida por la norma, la Organización debería considerar su dimensión, tipo de actividad, procesos,
productos y servicios, la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros
requisitos de obligado cumplimiento, la complejidad de los procesos y sus interacciones y, finalmente,
la competencia de las personas que realizan trabajos bajo su control.

La Organización puede optar por crear documentación adicional con el propósito de aportar
transparencia, responsabilidad, continuidad, coherencia, para efectos de formación o para facilitar el
proceso de auditoría.

La norma ISO 14001:2015 define, en diversas secciones, cual es la información documentada que
requiere y que la Organización debe asegurar.

Información documentada que la organización Debe mantener según la norma ISO 14001:2015:

 Alcance del SGA.

 Política ambiental.
 Riesgos y oportunidades que necesitan ser abordados.
 Aspectos e impactos ambientales, criterios para determinar la significancia y aspectos
ambientales significativos.
 Requisitos legales y otros requisitos.
 Objetivos ambientales.
 Información documentada en la medida adecuada para tener confianza de que los procesos están
siendo ejecutados según lo previsto.

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  Evidencias de competencia de las personas.
 Evidencias de la comunicación.
 Resultados de la evaluación del desempeño y de la eficacia del SGA.
 Evidencias de los resultados de la evaluación del cumplimiento.
 Evidencias de la implementación del programa de auditoría y de los respectivos resultados de
las auditorias.
 Evidencias de los resultados de la revisión por la dirección.
 Evidencias del análisis de causas de las no-conformidades y cualquier acción posteriormente
tomada.
 Registros de no conformidad y acciones correctivas.
 Registros resultantes del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos de obligado
cumplimiento.
 Información documentada que la Organización determina que necesita conservar como
evidencia de la conformidad para con las disposiciones planificadas y para asegurar la eficacia
del SGA.

Creación y Actualización

Esta sección define los requisitos y las actividades que aseguran la correcta creación y actualización
de la información documentada. Al aplicar este requisito, los documentos del SGA estarán:

 Identificados y descritos, como por ejemplo con un título, referencia, fecha, autor, versión o
edición, descripción del tipo de documento, etc.
 En un formato y soporte adecuados al uso: papel, formato electrónico, instrucciones en una
aplicación informática, en un esquema gráfico, etc.
 Revisados y aprobados asegurando que son adecuados: se puede hacer evidencia de la
revisión y aprobación a través de firma, introducción en un software o colgando en una
carpeta de archivos específicos, por una persona autorizada, etc.

Es buena práctica que la Organización determine reglas para la aplicación de este requisito, de
modo uniforme, es decir, que establezca como son creados y actualizados sus documentos.

Aunque no es un requisito que estas reglas sean mantenidas como información documentada, la
Organización puede considerar hacerlo para que sean conocidas y seguidas por los elementos
involucrados, asegurando su comunicación eficaz a través de la información documentada.

Control de la Información Documentada

La documentación del SGA debe controlarse. El control de la documentación debe asegurar que la
información documentada está disponible en el lugar y momento apropiado, y se adecua al uso
previsto. Por ejemplo, los procedimientos operativos están disponibles en el ordenador de la línea
de operación, o en papel en el despacho del supervisor, fácilmente accesibles a quién necesita de
consultarlos.

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 La Organización debe asegurar su protección. La información documentada debe estar protegida
de pérdida de confidencialidad, de cambios indeseados, uso indebido, extravío, deterioro o
eliminación, a través de reglas definidas y aplicadas a tal efecto. Si el soporte de la información
documentada es digital, el control pasa por establecer reglas de acceso y niveles de permiso de
lectura o escritura, backups, etc.

Claramente las operaciones que aseguran el adecuado control de los documentos, que la
Organización debe implementar a través de prácticas definidas, las cuáles son presentadas en la
figura siguiente:

Distribución,
acceso, Almacenaje y Control de Conservación y
recuperación y protección cambios disposición
uso

La información documentada de origen externo que la Organización determina como necesaria

para el SGA, debe controlarse del mismo modo. Ejemplo: legislación normas, comunicación con
entidades oficiales, pliegos de condiciones, fichas de materiales, etc.

Se pueden utilizar herramientas de gestión documental, soportadas por “workflows” de edición,

revisión y validación.

En el caso de utilizar soportes digitales, puede ser necesario revisar los controles de acceso
(contraseñas / logins) y niveles de permiso, para garantizar que se mantienen apropiados. La
Organización tendrá que considerar como se protegen esos sistemas cuando las contraseñas se
pierdan, y como se preserva la información en el caso de una interrupción de acceso al sistema.

La Organización debe determinar sus reglas para la aplicación de este requisito. No se requiere que
estas reglas sean mantenidas como información documentada, así mismo la Organización puede
considerar hacerlo.

El traslado de información de soportes físicos a soportes digitales implica que las Organizaciones
tengan un mayor conocimiento de las metodologías de control de la información documentada
almacenada en soportes digitales, como pueden ser los permisos de acceso, metodologías de
backup, protección de servidores y redes informáticas, para garantizar la seguridad y la integridad
de la información.

El material presentado en este documento ha sido preparado por la Dirección de Proyectos Learning de la Escuela de Negocios
Neumann y constituye una recopilación de información para la Maestría en Gestión Minera y Ambiental. Todas las fuentes se
encuentran debidamente citadas en los sílabos de las asignaturas, así como en las diferentes notas al pie en este documento. La
Escuela no se atribute los derechos de autor de las fuentes consultadas.

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