SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDA

INSTRUCTIVO METODOLOGÍA ADMINISTRACIÓ

Elaborar el mapa de riesgos hace parte de todo el proceso de administración del riesgo. Entendido éste como todo aspecto o suceso q
objetivo es elevar la capacidad y la calidad en el funcionamiento de la institución, gara

ETAPA 1 Establezca el contexto de su proceso (usuario de metodología) en la Universidad y con el entorno de acuerdo a los
siguientes factores generadores de riesgo:

FACTORES DE RIESGO INTERNOS: FACTORES DE RIESGO EXTERNO

Talento Humano Economicos
Sistemas de Información Socioculturales
Recursos Financieros Orden Público

Identificación del Procedimientos y reglamentación Legales y Normativos

Riesgo Comunicación Tecnológicos
Infraestructura Ambientales
Salud Ocupacional

Los factores de riesgo le ayudaran a determinar las causas que originan el riesgo, para ello podrá utilizar el diagrama
causa - efecto

ETAPA 2 El riesgo se mide de acuerdo al impacto y la probabilidad para ubicarlo en la matriz de priorización inicial

PROBABILIDAD: Frecuencia que podría presentar el riesgo.

3. ALTA: Es inevitable que el riesgo se presente
2. MEDIA: Es factible que el riesgo se presente
1. BAJA: Es muy poco factible que el riesgo se presente

IMPACTO: Forma en la cual el riesgo afecta los resultados del proceso.

Análisis del Riesgo
3. ALTO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en alto grado al proceso.
2. MEDIO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado medio al proceso tendría .
1. BAJO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado bajo al proceso

Nota: Cada proceso deberá individualizar la escala de calificación del riesgo basado en información objetiva y/o datos
históricos.

ETAPA 3
Una vez ubicados los riesgos en la matriz de priorización, se identifica si existen controles asociados, si son aplicados,
están documentados y son efectivos, con el fin de determinar la posición del riesgo en la matriz de vulnerabilidad.

Control: Es toda acción que tiende a prevenir o mitigar los riesgos, significa analizar el desempeño de los procesos,
evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado. Los controles proporcionan un modelo operacional de
seguridad razonable en el logro de los objetivos. Tipos:

Tipos de Control:

Valoración Dirección: se diseñan para crear guías que permiten el cumplimiento de los resultados.
del Riesgo Detectivo: se diseñan para identificar si resultados indeseables han ocurrido después de un acontecimiento.
Preventivo: está diseñado para evitar o limitar la posibilidad de materialización de un riesgo.
Correctivos: se diseña para corregir los resultados indeseables que se han observado
 Tipos de Control:

Valoración Dirección: se diseñan para crear guías que permiten el cumplimiento de los resultados.
del Riesgo Detectivo: se diseñan para identificar si resultados indeseables han ocurrido después de un acontecimiento.
Preventivo: está diseñado para evitar o limitar la posibilidad de materialización de un riesgo.
Correctivos: se diseña para corregir los resultados indeseables que se han observado

Calificación del Control

Calificación Situación:
1 Documentados, aplicados y efectivos
2 Aplicados, efectivos y No documentados
3 Aplicados y No efectivos
4 No aplicados
5 No Existen controles

ETAPA 4 De acuerdo a los nivel de exposición del riesgo, el proceso (usuario de la metodologia) establecerá si corresponde:

o Acciones preventivas de acuerdo al tipo de tratamiento, para lo cual deberá seguir el procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora SGC-PRO-006

o Plan de mitigación, para lo cual deberá emplear el formato de Plan de mitigación

Acciones Preventivas
Se deberá tener en cuenta:

- Recursos asignados en el presupuesto

- Relación costo - beneficio
- Accion que conlleve a "Compartir" se deberá concertar previamente con el proceso o entidad - involucrada.
- Accion que conlleve a "Transferir" se deberá concertar previamiente con la entidad involucrada y contar con las
autorizaciones administrativas pertinentes.

Tratamiento del Riesgo:

o Evitar: Implementar acciones direccionadas a prevenir la materialización del riesgo

o Reducir: Implementar acciones orientadas a disminuir la probabilidad y el impacto del riesgo
o Transferir: Implementar acciones que permitan traspasar las pérdidas a una entidad externa.
o Compartir: Implementar acciones que permitan la cooperación entre los procesos.
o Asumir: Aceptar el riesgo

Manejo del Riesgo

Plan de Contingencia
Se deberá tener en cuenta:

- Recursos asignados
- Relación costo - beneficio
- Planes de contingencia que se hayan formulado previamente o actividades que el proceso ha establecido con
anterioridad.

Indicador de Monitoreo de Riesgo

Se debe formular un indicador que permita monitorear el comportamiento del riesgo respecto al tratamiento y las
acciones emprendidas.

Seguimiento al Mapa de riesgos

Se hará a traves del formato "seguimiento", y podrá ser realizada a través de procesos de autoevaluación, auditorias de
calidad, evaluación de la Oficina de Control, comité de calidad y auditorias externas por parte de organismo
certificadores, entes de control u otro que lo requiera.
EMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ODOLOGÍA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
te como todo aspecto o suceso que afecte el buen cumplimiento de la misión de los procesos o procedimientos de la institución. El
onamiento de la institución, garantizando la eficiencia y la eficacia de los procesos.

Caracterice el riesgo de acuerdo a los conceptos siguientes:

Riesgo: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que impacte el alcance de los objetivos y resultados de la Institución o empresa

Clase: determine qué clase de riesgo es el identificado, de acuerdo a la siguiente clasificación: Estratégico, Imagen, Operacional, Financiero, Contable,
Presupuestal, Cumplimiento, Tecnología, Información, Transparencia, Laborales, Ambiental, Derechos Humanos.

Descripción: se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.

Consecuencias: corresponde a los efectos ocasionados por el riesgo.

Causas: Es lo que origina el riesgo, son el punto de partida para el planteamiento de acciones preventivas. Las causas se deben establecer a partir de
los factores internos y externos que se establecieron en el contexto. Para determinar las causas se podrá utilizar el diagrama causa - efecto.

Matriz de Priorización inicial

3. ALTA 3 6 9
PROBABILIDAD

2. MEDIA 2 4 6

1. BAJA 1 2 3

1. BAJO 2. MEDIA 3. ALTA

IMPACTO

Esta matriz de priorización no tiene en cuenta los controles asociados a la prevención o mitigación del riesgo

MATRIZ DE VULNERABILIDAD DEL CONTROL

9 9 18 27 36 45

6 6 12 18 24 30
PRIORIZACIÓN INICIAL

4 4 8 12 16 20

3 3 6 9 12 15

2 2 4 6 8 10
 PRIORIZACIÓN
2 2 4 6 8 10

1 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Documentados, Aplicados Aplicados, Efectivos y No

Aplicados, No efectivos No aplicados No existen
y Efectivos documentados

VALORACIÓN DEL CONTROL

NIVEL
OPCIÓN DE
EXPOSICIÓN TRATAMIENTO ACCIONES A TOMAR
RIESGO

Se deberá implementar inmediatamente las acciones preventivas que conlleven a evitar,

reducir, transferir o compartir el riesgo de acuerdo al procedimiento del Sistema de Gestión
GRAVE Evitar de Calidad.
Reducir
Riesgos con calificación Transferir Las acciones preventivas tomadas deberán conllevar a implementar nuevos controles que
superior o igual a 10 Compartir prevengan la materialización del riesgo y a mitigar el impacto.
Se debe implementar el plan de contigencia frente a a estos riesgos.

Se deberá implementaracciones preventivas que conlleven a reducir, transferir o compartir

el riesgo de acuerdo al procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
MODERADO Reducir
Se deberá implementar acciones preventivas que conlleven a mejorar o documentar los
Transferir
Riesgos con calificación entre 4 controles existentes.
y9 Compartir
La implementación de un plan de contingencia estará sujeto a las necesidades del usuario de
la metodología

LEVE
Se debe realizar seguimiento a los riesgos con el fin de verificar su impacto, probabilidad y la
Asumir
Riesgos con calificación inferior valoración de los controles.
o igual a 3
 Proceso:
CONTEXTO Objetivo:

IDENTIFICACIÓN

No
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN

El personal no desarrolla las

Desempeño inadecuado de las
competencias requeridas para
1 Laboral competencias del personal
adecuado desempeño del cargo
seleccionado.

Dar cumplimiento a las

Implementación del decreto 1072
2 Laboral
del 2015 en la ejecución SG-SST
directrices relacionadas con el
decreto 1072 del 2015 antes de
los tiempos establecidos en
cuanto a SG-SST.

Debido a la situación de crisis

Desmotivación del personal económica financiera se ha
3 Financiero
generado un ambiente de
insatisfacción en el clima laboral

Interrupciones del proceso académico

4 Laboral Poca Retención del personal
debido a la rotación del personal
 Interrupciones del proceso académico
4 Laboral Poca Retención del personal
debido a la rotación del personal
 MAPA D
GESTIÓN HUMANA

Coordinar y apoyar las actividades de selección, inducción, capacitación, administración y retiro de todo el personal

CACIÓN ANÁLISIS

CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO

No tener personal disponible

para la operación, pocas
opciones.
Bajo desempeño en el
Aparentemente BAJA ALTO
proceso
documentalmente cumplen pero
en el desempeño no alcanzan
los logros

Falta de los recursos para la

La seguridad y salud de los
implementación del decreto
trabajadores. ALTA ALTO
1072 del 2015 en la ejecución
del SG-SST

Falta de los recursos para el

cumplimiento de las La seguridad y salud de los
obligaciones laborales trabajadores. ALTA ALTO
Problemas de comunicación y
trato entre las personas

Prestación inadecuada del

Cambio continuo recurso humano.
Licencias continuas por enfermedades,
accidentes no laborales, renuncias
Funcionarios de reemplazo no
idóneos.
servicio educativo.
Aumento de la deserción escolar.
Conflicto en la convivencia MEDIA ALTO
escolar.
Bajos resultados académicos y
de formación estudiantil.

Cambio continuo recurso humano.
Licencias continuas por enfermedades,
accidentes no laborales, renuncias
Funcionarios de reemplazo no
idóneos.
Prestación inadecuada del
servicio educativo.
Aumento de la deserción escolar.
Conflicto en la convivencia MEDIA ALTO
escolar.
Bajos resultados académicos y
de formación estudiantil.
 MAPA DE RIESGOS

iro de todo el personal de la Institución Educativa, asegurando su integridad y buscando el aprovechamiento y mejoramiento d

SIS VALORACIÓN

TEMPORALIDA
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TIPO DE
Estado D DEL
INICIAL (Máximo 3 controles) CONTROL
CONTROL
Entrevistas y proceso por
Otra Detectivo
psicoorientación

Aplicados - No Prueba Psicológica Otra Detectivo

3 3
efectivos
Verificación documental y
Otra Preventivo
experiencia laboral

Socializar el sistema de
seguridad y salud en el Otra Preventivo
trabajo institucioanal.
Documentados
9 Aplicados y 1 Hacer seguimiento a la
Efectivos investigación de accidentes Otra Preventivo
de trabajo.

Establecer alianzas con la

Otra Preventivo
ARL.

Psicóloga que acompaña y

Otra Correctivo
orienta los casos

Aplicados - No Actividades recreativas,

9 3 Otra Preventivo
efectivos encuentros

Las medidas aplicadas por

el proceso Administrativo y
Otra Direccion
contable para gestión de
recursos

Controles y acciones a través

Dirección Académica y Coordinación Otra
de Convivencia

6
Documentados
1 Psicóloga que acompaña y Otra Preventivo
Aplicados y Efectivos
orienta los casos
 Documentados
6 Aplicados y Efectivos
1 Preventivo

Procedimeinto de recursos humanos,

Otra
reclutamiento

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 CODIGO
VERSION
FECHA
Actualizado:

iento y mejoramiento de su talento para el cumplimiento del Horizonte Institucional.

TRATAMIENTO

NIVEL DE RIESGO
VULNERABILIDAD TIPO ACCIÓN

Aplicación prueba de
conocimiento para el personal
EVITAR docente y administrativo.
MODERADO MODERADO TRANSFERIR
COMPARTIR
Acompañamiento docente por
parte de Dirección General

Hacer seguimiento a la matriz

de riesgos.

EVITAR
MODERADO MODERADO TRANSFERIR Informar a los Directivos los
COMPARTIR avances del SG-SST.

Preauditoría al SG-SST.

Ante la situación económica

dificil del colegio, acudir a
créditos con entidades
financieras

EVITAR REDUCIR Búsqueda de socio financiero

GRAVE GRAVE TRANSFERIR que ayude al apalancamiento
COMPARTIR del colegio

Dialogo con el personal

explicando la situación para
ponerlos en contexto

Búsqueda de docentes con alto

nivel de inglés en otras zonas del
pais, reforzar competencias de los
que se queden.
EVITAR Mayor seguimiento a docentes a través
MODERADO MODERADO TRANSFERIR de la Dirección Académica y
COMPARTIR coordinadores
 EVITAR
MODERADO MODERADO TRANSFERIR
COMPARTIR

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NTO

PLAZO
EJECUCIÓN

Dec-18

Dec-18

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NOVIEMBRE DE 2018
NOVIEMBRE DE 2018