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Conducción de reuniones
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1.- La discusión. Técnicas para el

intercambio de información.
¿Qué vamos a trabajar en este apartado? Vamos a enfrentarnos a la reunión y

deberemos, según la intención de nuestra intervención y de la reunión en concreto, usar
las técnicas más adecuadas para organizar y dirigir la discusión y el intercambio de
información que se producirá durante el desarrollo de la misma.
Dentro del epígrafe Técnicas de discusión o intercambio de información se haya un

conjunto de técnicas basadas en la interacción entre los diferentes integrantes de un
grupo, normalmente con una finalidad productiva, que se usarán para conseguir una
correcta evolución del grupo hacia su objetivo común.
Para conseguir el objetivo propuesto o cubrir la finalidad principal del grupo, se utilizan
medios como la discusión, la confrontación de opiniones, el análisis, la libre expresión de
ideas y opiniones, la solicitud de informes a personas expertas, etc. Existen gran
cantidad de técnicas o medios para llevar al grupo al objetivo que lo fundamenta, para
conseguir cubrir su finalidad principal.
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1.1.- La Asamblea.
¿Has escuchado alguna vez de la técnica "Asamblea"?. En
este apartado de la unidad podrás aprender qué la asamblea
así como la organización de la misma.
La asamblea es una de las forma de discusión o intercambio

de información, formada por el grupo completo. Cumple con
diferentes funciones y si se prepara y dirige de forma
tpsdave adecuada, es uno de los medios más importantes para
proporcionar información oficial o de relevancia al grupo, así
como confirmar el compromiso respecto a acciones o actividades que se han organizado
o se tienen intención de programar y realizar.
Estará formada por un auditorio donde se encuentran la mayoría de miembros del grupo
y una mesa directiva, donde se encuentran los coordinadores de la asamblea. Las
personas que forman la mesa directiva son las encargadas de transmitir el orden del día
a las que forman el auditorio.
En la asamblea se utilizan las disertaciones, los paneles, los debates y los simposios
como métodos (quizás los más conocidos) para dirigirla.
Las asambleas se desarrollan siguiendo los siguientes pasos o reglas:
El grupo cuenta con una dirección (generalmente elegida por él mismo),

compuesta por personas expertas, que son las encargadas de poner a disposición
del auditorio el material específico, trasladar la información y dotarse de las
herramientas necesarias para el desarrollo de la misma.
La función de moderador o moderadora recaerá sobre una persona elegida por el
grupo o por la dirección.
La información debe transmitirse de forma activa al auditorio, de forma que se
fomente la participación y el debate.
Las conclusiones generales y el discurrir de los trabajos y debates se anotarán en un

acta. De esta forma quedarán recogidos y servirán de punto de partida para futuras
asambleas o para que las partes integrantes actúen en función de lo tratado en
asamblea.
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que se articula la figura de una persona moderadora, encargada de
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1.2.- El Brainstorming o lluvia de

ideas.
Y ¿qué otras técnicas existen que podamos utilizar?
Vemos que podemos utilizar diferentes formas de

discusión entre las que deberemos elegir a la hora de
planificar una reunión o, caso de ser invitado a participar
en alguna, conocer su funcionamiento.
El Brainstorming, se refiere a una actividad genérica

englobada en el ámbito de lo creativo, fundamentado en
la generación de ideas, tanto de forma individual como en
grupo. En esta técnica, utilizada en grupo, los
participantes participan aportando idas o soluciones a
un problema, dando su aportación personal con
absoluta libertad. El coordinador o coordinadora expone
una situación o problema y los diferentes miembros del
ClkerFreeVectorImages
grupo aportan ideas en busca de soluciones. Son
sesiones planificadas donde se explican las reglas de
funcionamiento a los miembros del grupo que participan en la sesión y donde se busca la
espontaneidad y libertad en la exposición de las ideas, obteniendo el mayor número de
posibles soluciones al problema, de ideas de las que partir para obtener la solución
definitiva o mejor posible. Una vez explicado el problema, los participantes inician una
lluvia de ideas en la que se irán exponiendo, sin restricciones, todas las posibles
soluciones que se irán anotando a la vista del grupo.
Estas ideas provocarán, casi con seguridad, la generación de nuevas ideas o

soluciones, produciéndose una retroalimentación dentro del grupo. Una vez que ya no
hay nuevas ideas para aportar, el grupo pasa a estudiar las ideas propuestas con el fin de
decidir la solución más eficaz. Esta discusión se puede realizar por comisiones, tanto
repartiendo el problema en diferentes apartados, como haciendo la discusión completa en
diferentes comisiones para luego poner en común los resultados de cada una de ellas y
llegar a un consenso final. El Brainstorming nos ofrece muchas potencialidades y se
muestra como una técnica altamente productiva. Esta técnica favorece el desarrollo de la
creatividad del grupo, el descubrimiento de conceptos nuevos y soluciones para los
problemas, contribuye a superar el conformismo y anima al grupo a actuar.
Las principales ventajas que podemos extraer de ella son:
Se obtiene un número alto de ideas en poco tiempo y con pocos recursos.

Se consigue el mayor número de alternativas o soluciones para abordar el
problema.
Es una técnica que facilita la participación de todos los miembros del grupo.
Estimula la creatividad del grupo y de sus miembros.
Facilita y favorece la cohesión del grupo.
Promueve la cooperación entre los miembros del grupo a través del intercambio de
ideas y de la selección de la mejor solución.
Favorece el respeto hacia las ideas de otras personas.
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1.3.- Los Corrillos.
Quizás sea una de las más habituales y

utilizadas de forma habitual en ámbitos
educativos.
Consiste en dividir al grupo en

subgrupos pequeños, con lo que se
facilita la discusión. El coordinador o
coordinadora prepara las preguntas sobre
el tema que se va a tratar y las entrega a
los diferentes subgrupos escritas, en
Prawny (CC0)
tarjetas, de forma oral, etc. Cada subgrupo
deberá discutir sobre el tema en cuestión,
siguiendo la guía de las preguntas propuestas por el coordinador o coordinadora y con el
fin de llegar a conclusiones. Posteriormente, cuando se ponen en común los informes de
cada subgrupo, se llega a la conclusión final.
Esta técnica se utiliza y es útil para:
Facilitar a los miembros del grupo la posibilidad de informar sobre sus intereses,
necesidades, sugerencias, inquietudes y puntos de vista.
Fomentar la intervención e los participantes durante su intervención en el pequeño
grupo.
Alentar y propiciar la división del trabajo y la responsabilidad.
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1.4.- El Cuchicheo.
¿Existen técnicas para trabajar en parejas?
Si, en este apartado veremos a qué técnica
nos referimos.
Si analizamos las técnicas que hemos visto

hasta ahora, observamos que hemos
desarrollado un recorrido que nos lleva de
técnicas para intervención con grupos más
numerosos a grupos más pequeños durante
la discusión de los problemas y la búsqueda
de soluciones. Pues bien, bajamos un
peldaño más y analizamos ahora una White77
técnica que se realiza por parejas.
En la técnica del cuchicheo se realiza una presentación, dividiendo al grupo en parejas

que discutirán sobre el tema propuesto y tendrán que llegar a una solución. Para
conseguirlo deberán dialogar en voz baja, evitando molestar a los demás compañeros y
sin realizarse traspaso de información u opiniones a otras parejas de discusión. Para
que la técnica sea eficaz deberemos:
Plantear al grupo una pregunta concreta que evite que la discusión se desvíe del
tema.
La conclusión o solución que aporte cada pareja deberá de haberse tomado por
unanimidad de ambos participantes de la pareja.
Se acotará un tiempo determinado para la discusión, variable en función de la
dificultad del tema a tratar y la pregunta planteada. Pasado el tiempo de discusión
la pareja expondrá la conclusión a que ha llegado.
Esta técnica es útil para conocer los que piensan los diferentes miembros del grupo
sobre una cuestión concreta y sin verse influenciados por la opinión de la mayoría. Se
utiliza para proponer actividades de grupo como viajes, talleres, visitas, etc. A su vez
permite comprobar el grado de aceptación de estas actividades entre los miembros del
grupo, lo que nos permitirá elegir las de mayor consenso.
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Incorrecto
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1.5.- El Debate.
Ya sabes que un debate es una situación en la que se discute, por parte de un grupo más
o menos numeroso, sobre un tema.
Para nosotros y nosotras, el debate como técnica

es aquella en la que todo el grupo discute sobre
una situación, acontecimiento o tema concreto
que resulte importante, polémico o simplemente
interesante. Generalmente se lleva a cabo
después de la realización de una actividad de
interés general y de amplia participación (acudir a
una exposición, asistencia a una obra de teatro,
ver una película,...) o de tener conocimiento de un
problema importante y que afecta al grupo como
tal o a sus miembros en particular.
ClkerFreeVectorImages Para la realización del debate se cuenta con un

moderador o moderadora que es la persona
encargada de abrir el foro, explicar el tema o temas a tratar y regule la participación y el
intercambio de opiniones. Esta persona deberá tomar anotaciones de las participaciones
de los diferentes miembros del grupo para sacar conclusiones.
El debate presenta las siguientes ventajas:
Permite la expresión libre de todos los miembros del grupo.

Facilita que se amplíe la información a todos los miembros del grupo.
Tiene una función enriquecedora, ya que permite contrastar la visión de cada uno
con la de los demás miembros del grupo.
Podemos utilizar el debate para solucionar problemas, para sensibilizar al grupo sobre
una cuestión concreta, para llegar a la toma de decisiones con amplio consenso y para
solventar situaciones que requieran de una decisión que vaya contra una anterior
tomada por el grupo.
Buscaremos que el debate sea productivo y útil para el grupo para lo que, durante la
planificación y el desarrollo del mismo, cuidaremos de que las personas participantes
tengan derecho a participar obteniendo turnos de palabra por parte de la persona
moderadora, se disponga de un tiempo limitado para cada exposición, intentaremos no
apartarnos del tema, evitaremos las referencias personales e intentaremos que nos se
produzcan diálogos entre personas participantes. Si no conseguimos mantener un cierto
orden y nivel de participación durante el desarrollo del debate, esta técnica no será
efectiva.
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En el siguiente enlace te mostramos una visión general del debate que
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1.6.- La Mesa redonda.

¿Has oído hablar de que consiste la Mesa Redonda?
Consiste en un grupo de personas reducido que se

reúne para estudiar una tema, tratar un asunto o
resolver un problema concreto. El problema se
aborda mediante la discusión, de forma informal,
pero con la presencia de una persona encargada de
moderar las intervenciones si fuese necesario. Se
pretende que la conversación se produzca de forma
natural entre los integrantes de la mesa redonda y
que los participantes puedan discutir libremente,
aportando diferentes visiones sobre el problema o
asunto a tratar.
OpenClipartVectors
Cada participante expondrá su punto de vista y
escuchará el de los demás, abriéndose así una discusión que debe llevar a deducir unas
recomendaciones o acuerdos sobre el tema discutido o tratado.
Es conveniente establecer un tiempo máximo de duración que podría estar entre los
60-90 minutos, aunque dependiendo del tema y de los integrantes de la mesa, este
tiempo podría ser mayor.
La mesa redonda, como técnica de discusión, es útil para reflexionar sobre un tema y
para enfocar la discusión hacia distintos puntos de vista y presenta una serie de
ventajas, como:
Facilitar la participación de todos los miembros de la mesa.

Permitir el intercambio fluido de ideas mediante la discusión entre los miembros de
la mesa.
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1.7.- Otras técnicas de discusión.

A continuación, veremos otras muchas técnicas de discusión.
Evidentemente, existen otras muchas técnicas de

discusión que podemos utilizar, así como múltiples
variaciones y adaptaciones de las que hemos visto
hasta ahora. Vemos en este apartado, de forma muy
rápida, algunas de ellas:
Panel. Un grupo de personas expertas en una

materia se reúnen ante un grupo para dialogar
sobre un tema determinado, contestando a las
respuestas del grupo bajo la dirección de una Joergelman
persona que ejerce el papel de moderadora.

Philips 66. Un grupo numeroso se divide, para discutir sobre un tema, en grupos
de seis personas que disponen de 6 minutos para realizar las deliberaciones y
llegar a una conclusión. Las conclusiones de cada grupo se pondrán, por parte de
la persona que ejerce la coordinación en la pizarra para que todos los miembros
del grupo puedan verlas. En ese momento será el gran grupo el que debatirá,
partiendo de las soluciones expuestas por los diferentes grupos.
Simposio. Consiste en un conjunto de charlas, presentaciones o exposiciones
sobre diferentes temas y expuestas por personas especialistas en los mismo que
tratan de integrar una visión completa del tema central. Los tiempos de las charlas
se establecen previamente y se controlan, no durando, generalmente, más de 20 ó
30 minutos.
Estudio de casos. Consiste en analizar un caso concreto que puede tener varias
soluciones, conclusiones o alternativas y se desarrolla pasando por una fase
preliminar (presentación del caso), fase eclosiva (exposición de opiniones,
impresiones, alternativas,...), fase de análisis y fase de conceptualización.
Es de muy importante que no olvidemos que, cuando afrontemos la dirección

o coordinación de cualquier técnica de discusión de las aquí expuestas,
debemos preparar bien el caso a tratar, conocer la técnica que vamos a
utilizar (a ser posible haberla experimento antes, tanto en el rol de
coordinación como en el de participante), animar a la participación, formular
preguntas adecuadas evitando dar opiniones propias y juicios de valor. Una
correcta dirección de las técnicas nos facilitará la obtención de conclusiones
y nos permitirá una correcta toma de decisiones y una mayor cohesión en el
grupo.
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2.- La reunión como trabajo en

grupo.
Cecilia necesita adquirir conocimientos más específicos sobre el grupo y las

reuniones, su funcionamiento, estructura, etc. A lo largo de esta unidad vamos a
adentrarnos en una de las vertientes del funcionamiento en grupo que nos vamos a
encontrar, constantemente, en nuestra vida diaria, tanto en su lado más personal, como
en el profesional: las reuniones. El trabajo en grupo va adquiriendo un nivel de
importancia y desarrollo que nos lleva, de un modo directo, a vernos inmersos en un
universo de reuniones con las que intentamos dar forma y sentido a ese trabajo en
grupo.
Vamos a estudiar la reunión como actividad que se realiza colectivamente con un

propósito determinado y en un momento, tanto temporal como espacial, preestablecido.
Para empezar, vamos a definir reunión.
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una situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que
Vemos en esta definición como quedan recogidos los tres elementos básicos que
caracterizan toda reunión, que serían los que hacen alusión a que es una actividad, a
su carácter concreto en el espacio y el tiempo y en lo referente a objetivos.
Una reunión es una actividad. Lo es porque toda reunión supone una interacción,
comunicación y participación, además se da en una situación de grupo, ya que una
reunión puede producirse sin necesidad de que exista un grupo, pero si tiene que
existir, al menos, una situación de grupo.
Una reunión tiene un espacio y tiempo determinado. Cada reunión tiene una
definición concreta en lo referente a espacio y tiempo y, una vez cumplidos los
propósitos de la reunión o finalizado su tiempo, esta termina y los participantes se
separan.
Una reunión busca conseguir un objetivo específico. Las reuniones deben
tener objetivos claros y definidos previamente. Olvidar este elemento aspecto nos
lleva a reuniones sin sentido que no consiguen nada útil y que no llegan a
conclusiones o toma de decisiones.
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3. Incorrecto
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2.1.- Tipos de reuniones y su

función.
¿Qué tipos de reuniones conoces? A continuación, te presentaremos algunos tipos de
reuniones.
Estudiamos la reuniones con el objetivo de poseer

más y mejores estrategias en el desarrollo de
nuestra actividad profesional, por lo que nos
vamos a centrar en las reuniones de trabajo, no
obstante, podemos decir que existen diferentes
tipos de reuniones y de clasificaciones (en función
del número de participantes en la reunión, de las
características del grupo que se reúne, etc).
Nosotros, vamos a estudiar los diferentes tipos de

Unsplash reuniones clasificadas en función de sus
objetivos, donde nos encontramos con la
siguiente clasificación:
Reuniones amistosas. Son las que se realizan con el grupo de amigos y el

objetivos es encontrarse con los otros, estar junto, conversar, etc. El motivo de que
se produzcan es la amistad y no hay reglas preestablecidas, sino que se actúa de
forma espontánea.
Reuniones formativas. Tienen como finalidad la adquisición de conocimientos,
habilidades, conductas y capacidades. También pueden tener el propósito de
ayudar a la adquisición de ciertas actitudes o para crear opinión.
Reuniones informativas. Tienen como finalidad transmitir y/o recibir información.
La información se completa con la realización de preguntas y sus respuestas.
Reuniones consultivo-deliberativas. Tienen la finalidad de estudiar o analizar
propuestas o soluciones a problemas que se plantean. En este tipo de reuniones
se busca la toma de decisiones.
Reuniones para llegar a un acuerdo. También conocidas como reuniones de

estrategia o de negociación, tienen la finalidad de llevar a un punto de encuentro a
las partes que están opuestas o en desacuerdo. Hay un interés por encontrar un
acuerdo para superar una situación conflictiva o para que el grupo siga
funcionando.
Reuniones centradas sobre el grupo. Se realizan para analizar el
funcionamiento del grupo y tienen la finalidad de sensibilizar a sus miembros sobre
los fenómenos que ocurren en el interior o sobre alguno de sus problemas o
conflictos. En estas reuniones interesan más las relaciones interpersonales que el
contenido que se trata y, para su realización, se utilizan técnicas de dinámica de
grupos con la intervención de una persona como animadora, realizando las
funciones de coordinación de la reunión.
Reuniones de trabajo. Tienen la finalidad de tomar decisiones y/o resolver
problemas. Este tipo de reuniones son una herramienta muy importante para
realizar una gestión participativa dentro de una organización, ya que implica
procedimientos de análisis, por una parte, y de participación, por otra.
Reuniones para intercambiar experiencias o puntos de vista en torno a un
tema o problema. Tienen similitud con las de recogida de información y, en
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algunos aspectos, con las de trabajo. Su finalidad es que los participantes

expresen su opinión, sus conocimientos y experiencias en torno a un tema o
problema, de forma que resulte provechoso para el resto de los participantes. Se
trata de conseguir un enriquecimiento común sobre la base de la experiencia
propia.
Reuniones creativas o para generar ideas. Son, quizás, las menos frecuentes y
su finalidad es proponer ideas. En este tipo de reuniones se utilizan técnicas
específicas de mayor complejidad.
Reuniones de significación. La gente se reúne para plantear problemas o
cuestiones existenciales, tales como el sentido de la vida o de la muerte. Son
reuniones de reflexión en las que hay intercambio de experiencias y suelen
producirse en un ambiente de amistad o fraternidad.
Como hemos comentado, vamos a centrarnos en las reuniones de trabajo, objetivo de

estudio de este apartado, pero no olvidaremos que, muchos de los aspectos que vamos
a estudiar o que ya hemos estudiado en los apartados anteriores, son de aplicación a
cualquier de los tipos de reuniones que hemos presentado. Nuestra participación como
animador en una reunión o como miembro del grupo, puede mejorar si tenemos en
cuenta estos factores, con lo que ayudaremos al desarrollo de reuniones más eficaces.
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2.2.- Las reuniones de trabajo.
Como hemos apuntado, vamos a centrarnos, de alguna

forma, en las reuniones de trabajo como objetivo de
este apartado. Sin embargo, los conocimientos que aquí
veremos podrán ser adaptados a casi cualquier tipo de
reunión en las que participemos, tanto como simples
miembros del grupo de reunión, como si ejercemos
StartupStockPhotos
funciones de coordinación.
En nuestra sociedad las reuniones son constantes y se producen en todos los ámbitos
sociales, formativos o laborales, por lo que merece la pena pararnos a estudiar los
medios, procedimientos y técnicas para que las reuniones sean productivas y se
desarrollen en ambientes gratificantes.
Para alcanzar los propósitos de una reunión de trabajo es necesario lograr un grado
adecuado de participación, eficacia, productividad, integración y creatividad en el grupo
de trabajo, con el fin de facilitar la toma de decisiones y la resolución de problemas.
Participación. Se utilizan técnicas con el objetivo de que todos los miembros del
grupo participen activamente e intervengan en el proceso de toma de decisiones.
Eficacia. La complejidad de las cuestiones que nos ocupan nos llevan a una
exigencia de organización de modo que puedan aprovecharse al máximo las
potencialidades de cada uno de los miembros del grupo, así como la potencialidad
de la concurrencia simultánea de las mismas en el trabajo conjunto.
Productividad. La reuniones de trabajo tienen que ser productivas en relación a
los objetivos que se proponen, produciendo soluciones y decisiones.
Integración. Se busca lograr un modo de pensar y de actuar que exprese el
espíritu de equipo, sin que esto signifique, en absoluto, la anulación o limitación del
pensamiento, opiniones o pareceres personales. Se tratará de lograr zonas de
acuerdo mínimos lo más amplias posibles que posibiliten el desarrollo adecuado
del trabajo del grupo.
Amistad. Mediante una correcta comunicación y un uso adecuado de la
empatía, podemos mejorar el clima de amistad entre los miembros del grupo, lo
que produce reuniones más gratificantes, ayuda a mejorar las relaciones y mejora
el rendimiento grupal.
Creatividad. Se busca la capacidad para hacer propuestas operativas y
realizables, creando para ello un espacio adecuado para la creación colectiva,
basada en la complementariedad de los miembros del grupo de trabajo.
Vamos ahora a estudiar las técnicas que podemos utilizar para conseguir que estos
objetivos se cumplan en mayor grado y que el grupo de trabajo funcione al mayor nivel
posible de rendimiento y las reuniones sean eficaces. Vamos a conocer la técnica de
reuniones de trabajo como un conjunto de pautas de actuación que buscan el mejor
funcionamiento de las reuniones del grupo de trabajo. La aplicación de la técnica de
reuniones de trabajo se desarrolla en tres fases, cada una de ellas con unas tareas
específicas:
Antes: Preparación de la reunión.

Convocatoria en tiempo oportuno.
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Temas a tratar, orden del día o temario.

Preparación del material de la reunión.
Contenido de la convocatoria de la reunión.
Durante: Desarrollo de la reunión.
Acogida.
Inicio de la reunión.
Presentación de los temas a abordar.
Diálogo y discusión.
Utilización del método analítico.
Final de la reunión.
Después: Actividades posteriores.
Realización de lo acordado.
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2.3.- Antes, la preparación de la

reunión.
Puede parecer obvio, pero no es menos
importante hacer hincapié en la importancia de
preparar las reuniones adecuadamente,
comenzando por realizar una valoración sobre si
la reunión es necesaria o si se pueden
conseguir los objetivos por otros medios más
eficaces. Es de suma importancia esta
preparación anterior y resulta de suma
irresponsabilidad convocar una reunión sin
saber bien lo que se va a tratar en ella.
StartupStockPhotos
Para realizar una correcta preparación de una
reunión deberíamos atender a cuatro cuestiones principales:
1.- Establecer los objetivos y motivos de la reunión. Toda reunión se realiza

para algo y debe tener un objetivo definido. A veces, al plantearnos el objetivo de
la reunión nos damos cuenta que ese objetivo puede cubrirse, de mejor forma, por
otros medios diferentes a la reunión. Una vez establecida la necesidad de realizar
la reunión deberemos definir claramente sus objetivos, lo que nos llevará a
establecer el orden del día o temario de la reunión. Buena parte del éxito de una
reunión se basa en que las personas que van a participar en la misma sepan de
qué van a tratar.
2.- Preparar el material o documentación destinado a la reunión. Además de
elaborar el orden del día y hacer una convocatoria adecuada en tiempo y forma,
también hay que preparar el material y documentación necesarios para el
desarrollo de la reunión en consecución con los objetivos propuestos. Hay dos
tipos de documentos principales en una reunión:
a. Los documentos de trabajo destinados a los participantes, que habrá

que entregar a los participantes con suficiente antelación como para que
puedan ser estudiados o revisados.
b. Los documentos que la persona encargada de la coordinación o

alguna de las personas participantes han de presentar durante la reunión
(gráficos, informes, presentaciones, etc.
3.- Realizar la convocatoria en tiempo oportuno. Es el aviso en el que se

hace saber cuándo se va a desarrollar la reunión y el orden del día de la
misma y consta de:
Fecha, lugar, hora y duración prevista de la reunión. Deberá determinarse

facilitando la asistencia a los miembros, con un horario adecuado, así como un
lugar adaptado al número de personas y que reúna las condiciones adecuadas.
Orden del día, anunciando los puntos sobre los que se tomarán decisiones.
Facilitaremos que se adopten decisiones y la preparación previa de la reunión por
todos los participantes, haciendo que sea más fácil el desarrollo de la reunión.
4.- Ayudar a crear una buena atmósfera y dinámica grupal. Es muy importante
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considerar los factores del entorno físico y psicosocial antes de planificar la reunión.
Debemos cuidar el espacio físico dónde vamos a celebrar la reunión y que disponga
de las condiciones necesarias y adecuadas, aspectos materiales como disponer de
bebidas, sillas y mesas adecuadas, elementos técnicos para las exposiciones,
pizarra o rotafolios, etc. deberán ser tenidos en cuenta y resueltos con anterioridad
al inicio de la reunión. Con respecto al entorno psicosocial, será muy importante
hacer una planificación que nos pueda llevar a un ambiente cordial y amigable; este
clima de amistad facilita la consecución de objetivos. Sería conveniente planificar la
reunión teniendo en cuenta que será nuestro objetivo este ambiente amigable.
Insistimos en la necesidad de planificar adecuadamente cada detalle de la reunión,

teniendo siempre en cuenta el objetivo para la que se realiza. Si tenemos el objetivo y
objetivos siempre presente, será más fácil que lleguemos a una reunión efectiva.
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2.4.- Durante, la celebración de la

reunión. 1ª Parte.
Llegado a este punto es importante que observemos
que, una reunión no es sólo un conjunto de personas
que se reúnen con un propósito determinado, sino que
podemos obtener mucho más que esto si entendemos
lo más profundo de lo que ocurre en el funcionamiento
de las mismas.
Para conseguir el logro de que las reuniones sean lo

StartupStockPhotos
más productivas y gratificantes, conviene que
tengamos en cuenta algunos aspectos básicos y es que
no es suficiente con contar con un buen animador, coordinador o facilitador del grupo,
sino que es necesario que utilicemos procedimientos adecuados, que vendrán dados
desde la misma forma de iniciar la reunión y que cuidaremos durante todo el desarrollo
de la misma.
1.- Forma de Iniciar la reunión. Es un momento crucial para la formación del ambiente
grupal, siendo predecible el fracaso de una reunión en los 10-15 primeros minutos. Para
conseguir un clima adecuado que favorezca el desarrollo de la reunión hay que
proponerse, expresamente
Producir una pequeña distensión inicial con el fin de crear buena disposición al
diálogo y al trabajo en grupo y que ayude a que se produzca el tránsito hacia la
reunión.
Motivar al grupo suficientemente para que exista una voluntad de trabajo y logro de
objetivos de la reunión.
2.- Presentación de los temas a tratar. Hay que plantear quién va a hacer la
presentación de cada uno de los temas a tratar. Si lo hace el coordinador es posible que
la presentación sea más clara, pero evita que el resto aprenda a presentar los temas que
se deben discutir. En cualquier caso sería bueno seguir algunas recomendaciones:
Comenzar planteando claramente el tema, delimitándolo de manera clara, concisa

y comprensible para todos, evitando, tanto la retórica y reiteración, como la
esquematización excesiva.
Hacerlo de manera atractiva e interesante ayuda a motivar para la participación, no
excluyendo el apoyo en medios visuales (pizarra, rotafolios, proyector,...)
3.- Forma de dialogar. Una reunión es, sobre todo, diálogo y discusión o mejor dicho,
discusión dialogante. Hacemos un especial hincapié en el diálogo como comunicación
bidireccional, convirtiéndose en tarea de quien conduce, coordina o anima la reunión,
conseguir una buena interacción-comunicación entre todos los miembros del grupo. En
cuanto a los aspectos formales para el diálogo o discusión, se puede actuar de dos
formas:
El coordinador establece un turno de intervenciones concediendo la palabra según

orden de petición.
Los miembros del grupo se moderan a sí mismos, facilitando la espontaneidad. Si
el grupo funciona bien y es pequeño, esta forma de dialogar es más ágil y
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amistosa.
4.- Calidad de la comunicación. Dentro de los grupos existen barreras que dificultan la
comunicación, como la falta de claridad de las expresiones, la falta de coherencia del
lenguaje, la incapacidad para concretar ideas o la tendencia a criticar y reprobar las
afirmaciones y conductas de otras personas. Si no superamos los obstáculos en la
comunicación intragrupal, el rendimiento del grupo será bajo. Sugerimos algunas
estrategias para superarlos:
Crear una atmósfera favorable a la comunicación para lo que hay que saber
escuchar a los otros, respetarlos en lo que tienen de diferentes, estar disponible
para los otros, dar importancia al calor humano en el grupo, fomentar la sinceridad,
etc.
Comprender que, acerca de cada problema, no hay un solo punto de vista y que
nadie es poseedor de toda la verdad, lo que nos permitirá enriquecernos con los
puntos de vista de los otros.
Evitar prejuicios sobre los otros y creer en sus posibilidades y potencialidades,
estando dispuestos a recibir algo nuevo o diferente.
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2.5.- Durante la celebración de la

reunión. 2ª Parte.
Ya hemos visto lo aspecto que inciden
directamente sobre la calidad de la
comunicación en la reunión, ahora continuamos
con los factores propios a la propia reunión
como tal.
5.- Calidad de las reuniones. Además de que

haya una actitud dialogante y una buena
comunicación, hay otros elementos que
contribuyen a mejorar la calidad de las
StartupStockPhotos reuniones como:
El estímulo: Debemos mantener siempre el estímulo a los demás y conseguir que

los miembros del grupo se estimulen entre sí. Evitaremos "derrotar" a los
compañeros en una discusión, no se trata de una competición, sino de conseguir
con el diálogo no menospreciar a los más lentos o que menos intervienen y
tengamos en cuenta sus aportaciones, etc.
Maduración del grupo: La mayor madurez de un grupo contribuye a su mejor
producción. Contribuiremos a esa madurez desde la aceptación de lo que somos,
como individuos y como grupo. Evitaremos situaciones de superioridad de un
individuo sobre el grupo y valoraremos todas las aportaciones, solicitándola a los
miembros.
Espíritu de grupo: Nos referimos ahora al nivel emocional de la relación en el
grupo, lo que tiene que ver con el espíritu de grupo. Dentro del grupo hablaremos
de nosotros, nos dirigiremos a todo el grupo y no a personas individuales y, sobre
todo, no nos excluiremos en los momentos que toca hacer crítica al grupo o a los
resultados.
Escucha activa: Es fundamental, durante el transcurso de las reuniones, que
practiquemos una escucha activa, dejando terminar a los miembros en sus
intervenciones y no dando por sentado lo que quieren transmitir. Así mismo,
admitiremos la discrepancia y las diferencias de pareceres, respetando las ideas y
las creencias de los demás.
Intervenciones constructivas: Haremos propuestas y mantendremos un tono
esperanzador, que permita liberar las potencialidades de los miembros. Para ello,
fundamentaremos nuestras aportaciones e intentaremos basarlas en las de otros,
utilizaremos argumentos, huyendo del uso de calificativos, evitaremos el uso de
expresivos "no estoy..." cuando discrepemos, usaremos un lenguaje asertivo y no
monopolizaremos la palabra. Son algunos ejemplos de intervenciones
constructivas, pero podríamos poner muchos más.
6.- Método analítico. Se presenta, probablemente, como el método más efectivo para
conseguir reuniones eficaces, pero, a la vez, como el más complejo de realizar y que
requiere más experiencia para poner en práctica. Cuenta de las siguientes fases:
Definición del problema: Se trata de delimitar, con claridad el problema a tratar,

buscando la mayor exactitud posible.
Análisis del problema: Juzgar el problema y averiguar por qué es así.
Elaboración de soluciones: Es el momento, una vez conocido el problema y
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delimitado, de elaborar las posibles soluciones.

Toma de decisiones: Continuando con el proceso, llega el momento de tomar
decisiones y decidir cuál es la solución a aplicar de las posibles que
encontrábamos, una vez valoradas convenientemente. Las decisiones se pueden
adoptar por unanimidad, votación, consenso o por una vía intermedia.
Actuación: Una vez tomada la decisión hay que proceder a actuar, programando lo
que se va a realizar.
7.- Final de la reunión. Toda reunión hay que terminarla de forma expresa, no dejándola
morir, siendo ideal que termine una vez que se han concluido todos los temas a tratar.
En cualquier caso, deberemos terminarla una vez finalizado el tiempo previsto.
Igualmente, se documentará lo tratado confeccionando un acta de la reunión donde
queden reflejados los debates y acuerdos de la reunión.
8.- Evaluación de la reunión. Finalmente habrá que realizar la evaluación de la reunión,

lo que nos permitirá reuniones más eficaces en el futuro y un mejor conocimiento del
grupo.
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2.6.- Tipología de los participantes

en las reuniones.
Ya hemos visto que un grupo es mucho más que la
suma de los individuos que lo componen, sin
embargo, hay aspectos en los grupos en los que se
proyectan las características personales. Esto lo
vemos en el rol o roles que cada miembro
desempeña en el grupo.
Son muchos los estudios que han profundizado en la

importancia de los roles y su influencia sobre el grupo
y su funcionamiento. De la misma manera, se han
realizado diferentes clasificaciones de roles, siendo
una de las más aceptadas la de Marton Deusthc, que
diferencia los roles en tres grandes grupos:
McLac2000
Roles centrados en la tarea.

Roles centrados sobre el mantenimiento del grupo.
Roles individuales.
En las reuniones, como grupo de trabajo, vamos a encontrar diferentes roles unidos a
los diferentes miembros. Ya hemos visto en unidades anteriores cómo estos roles
afectan al grupo y cómo podremos hacer para potenciar los roles más positivos, utilizar
la figura del líder o integrar a los miembros que desempeñan roles que les llevan al
aislamiento a la situación de conflicto con el resto del grupo.
Nos vamos a centrar, por su importancia para las reuniones, en el estudio de los roles
facilitadores o colaboradores y los roles boicoteadores o negativos.
Los roles son desempeñados de una manera más o menos espontánea pero, de la
misma forma, mediante el adiestramiento y conocimiento del tema, podemos ser
conscientes de nuestros roles y capaces de mejorarlos o corregirlos. Podemos
mejorarnos en el ámbito personal con respecto a nuestra relación con el grupo.
Igualmente, como animadores de grupo, debemos conocer todo lo referentes a los roles
de los miembros del grupo, lo que nos facilitará la realización de las funciones tendentes
a que el grupo crezca o trabaje de forma productiva.
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2.7.- Roles facilitadores o

colaboradores.
Ya conocemos los roles y vamos a centrarnos en los roles de grupo desde el punto de
vista concreto de las reuniones.
Esto nos lleva al estudio de los roles

facilitadores o colaboradores que son
aquellos que ayudan en la tarea y el buen
funcionamiento del grupo. Los
desempeñan, prácticamente, todos los
miembros del grupo y los principales son:
El iniciador: Tiene iniciativas,

sugiere y propone ideas,
procedimientos, temas para la
discusión. Hace propuestas y
sugerencias. PublicDomainPictures (CC0
El alentador: Es el que estimula al
grupo para una actividad mayor o de
más calidad. Es entusiasta, amistoso, buen compañero y solidario, reconoce los
aportes de los otros, aceptando sus contribuciones.
El activador: Impulsa al grupo hacia la adopción de decisiones, induce a la acción
y al cumplimiento de lo propuesto. Busca concretar, sobre todo cuando se pierde
el tiempo y la discusión se enreda.
El opinante: Propone ideas aportando su punto de vista, opinión y sugerencia
sobre el tema que se trata.
El interrogador: Hace preguntas, busca orientación, pide aclaraciones o solicita
información autorizada y la presentación de datos.
El informante: Es una fuente de información para el grupo, dispone de más datos
para el tratamiento de los temas y toma de decisiones. Da información y expone
experiencias.
El compendiador: Reúne ideas, sugerencias y comentarios. Es la persona capaz
de sintetizar, en el momento oportuno, el trabajo que se está realizando en la
reunión.
El integrador o coordinador: Aclara las relaciones entre las diversas ideas y
aportaciones, extrae ideas claves de las diferentes contribuciones y las integra en
un todo significativo. Articula e integra las propuestas de diversos miembros o
subgrupos.
El orientador: Ayuda a que el grupo no pierda su dirección respecto de sus
objetivos, haciendo notar los puntos en que el grupo se aparta del tema u objetivo.
El evaluador: Somete el logro del grupo a evaluación o pone en duda la
factibilidad, la lógica, los hechos o el procedimiento de una sugerencia o de algún
aspecto que discute el grupo. Ayuda a valorar la viabilidad de las propuestas o
decisiones.
El conciliador-armonizador: Distrae el clima para aliviar tensiones producidas por
situaciones de conflicto, sabe hacer bromas o tiene ocurrencias en momentos
oportunos, busca los puntos comunes que existen entre los que tienen posiciones
encontradas y trata de armonizar las diferencias.
El transigente: En situación de conflicto en la que se ven involucradas sus
opiniones, cede su posición totalmente o en parte para ponerse de acuerdo con el
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grupo o para que su funcionamiento sea más armonioso.

El técnico en procedimientos: Acelera la actividad grupal haciendo cosas
reclamando tareas rutinarias como distribuir sillas, organizar el espacio, etc.
El registrador: Anota todo lo que se va tratando, sugerencias, ideas, acuerdos y
decisiones del grupo. Actúa como secretarios y redacta las actas de las reuniones.
El facilitador: Intenta mantener abiertas las vías de comunicación alentando la
participación de otros o regulando las comunicaciones (por ejemplo, el tiempo de
intervención ante intervenciones demasiado extensas).
El seguidor pasivo: Sin hablar, participa del grupo, acepta las propuestas de los
otros escuchando las discusiones y decisiones grupales. Suelen ser personas
tímidas pero que están verdaderamente interesadas en las tareas y vida del
grupo.
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2.8.- Roles boicoteadores o

negativos.
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En la situación opuesta a los roles que hemos visto en el punto anterior, nos
encontramos ahora con roles negativos o
boicoteadores, que dificultan la labor del grupo,

llegando a provocar, incluso, su disolución. Son aquellos
que perturban el buen funcionamiento del grupo y
obstaculizan el trabajo en las reuniones. Suelen
manifestar la búsqueda de intereses personales, pero lo
más frecuente en estos roles negativos son conductas y
comportamientos que expresan problemas de
personalidad (agresividad, competitividad, etc.) o falta de
capacidad (les lleva a hacer comentarios irrelevantes). Olichel
Tienen un significado emocional negativo para el

funcionamiento del grupo.
El dominador: Quiere que todos se plieguen a sus exigencias, manipulando al

grupo o a alguno de sus miembros mediante el chantaje, la astucia, la adulación o
el miedo. Intenta manipular al grupo para llevarlo en la dirección que desea, pero
haciendo creer que es decisión del grupo.
El negativista u obstructor: Lleva la contraria a todo el mundo, adoptando una
actitud negativa respecto de las cuestiones que se tratan. Discuten por tonterías o
nimiedades.
El desertor: Se mantiene al margen de lo que se dice y lo que se hace, no
participa y cuchichea con otros. Cuando interviene expresa lo que a él le interesa,
aunque no esté relacionado con el tema.
El agresor: Aquel que, de manera permanente, manifiesta hostilidad al grupo o a
sus miembros, critica o censura menoscabando a los otros y siente envidia de los
que hacen buenas aportaciones. Es uno de los roles más negativos en el grupo,
puesto que perturba su funcionamiento, deteriora las relaciones interpersonales y
atenta la cohesión del grupo.
El obstinado: Ignora el punto de vista de los demás y es incapaz de cualquier
retroalimentación con los otros, manteniendo, sistemáticamente, inamovible su
punto de vista.
El charlatán: Habla de todo, aunque esté fuera de tema y no deja intervenir a los
demás. Le gusta utilizar el grupo como auditorio o habla sin saber bien lo que dice
con el objetivo de hacerse notar. Interrumpe y, a veces, se embarca en monólogos
interminables.
El sabelotodo: Creen que los saben todo y son irritantes para el grupo a causa de
su petulancia. Se manifiestan como los únicos capacitados y hablan de todo como
si fueran expertos.
El pasota: Es el que no se interesa en nada y no le importa nada. No participa en
nada, ningún tema le interesa y es indiferente.
El de ideas fijas: Tiene manías que repite sin cesar, es monotemático e incapaz
de salir de las dos o tres ideas que maneja, mostrándose impasible ante las
propuestas que puedan hacer los demás.
El conferenciante: Aprovecha cualquier oportunidad para expresar sus
sentimientos o ideas, sin importarle el interés para el grupo. Lo que pretende es
llamar la atención hacia su persona.
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3.- Hablar en público.
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3.1.- ¿Cómo afrontar el miedo al

hablar en público?
¿Conoces estrategias para afrontar este miedo? En esta

apartado de la unidad podrás obtener algunas estrategias.
Es muy importante tener preparada la interevención antes

de llevarla a cabo. Para ello, es necesario buscar
información, consultar autores, fuentes, etc. para que el
fill
público tome conciencia de que sabemos de lo que estamos
hablando.
Es conveniente apoyar la intervención con un esquema del discurso, mediante la

planificación y secuenciación de los objetivos, investigar cuáles son los propósitos
comunicativos; en fin, estender, convencer, enseñar, etc.
Algunas de estas frases son: "no podré", "es imposible para mi", etc. y
tenemos que afrontarlas y modificarlas por las siguientes frases: "puede", "soy
capaz"... Una estrategia también muy útil es buscar lor ojos de una persona
que nos transmita tranquilidad, confianza, seguridad...
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es que no debemos aprendernos de

memoria la intervención. Esto puede ser un arma de doble filo, ya que un pequeño lapsus
u olvido podría echar al traste toda la intervención, incrementando de esta manera
nuestra ansiedad y estrés. También es importante afrontar las situaciones que se brinden
para hablar en público, huir de ellas no sería una buena idea. Nos puede ser de gran
ayuda, para este tipo de situaciones, practicar con personas que sean de nuestra
confianza, o bien delante de un espejo.
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3.2.- Pensamientos negativos que

pueden perjudicarnos a la hora de
hablar en público.
La mente desempeña un papel fundamental en nuestra vida cotidiana, por lo que, cuando
sentimos y padecemos miedo a hablar en público, una serie de pensamientos e
imágenes negativas nos pueden paralizar, asfixiar, hacernos temblar; o si por el contrario
podemos dominarlos, conseguimos dar un mayor sentido a nuestra intervención.
A continuación vamos a señalar algunos de estos pensamientos:
Pensamientos negativos
Los demás pensarán que digo solo tonterías.
Nunca sabé hacerlo, no soy capaz de hablar...
Lo hago todo mal y no podré aprender nunca.
No llegaré nunca a hablar como fulanito
Fracasaré con la intervención porque se oirá mal y nadie me

entenderá.
A continuación tenéis una serie de trucos que no debéis olvidar a la hora de hablar en
público:
Colocar el micrófono a la altura correcta (si lo hubiera) y comprobar que hay sonido
en toda la sala.
Organizar bien la introducción, el desarrollo y la conclusión de la exposición.
No abuses de los gestos y la expresión corporal.
Interactúa con los oyentes para hacerlo más ameno.
Si vas con retraso, resumen partes menos importantes.
Mantener la cabeza elevada y mirar al frente.
etc.
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Condiciones y términos de uso de

los materiales
Historial de actualizaciones
Versión: 01.01.03 Fecha de actualización: 09/01/19
Actualización de materiales y correcciones menores.
Versión: Fecha de actualización: Autoría: María Trinidad

01.01.00 17/12/15 Martínez Fernández
Ubicación: No especificada.
Mejora (tipo 1): Hemos arreglado pequeñas erratas y enlaces rotos. Le hemos dado
accesibilidad a los materiales (FPaD)
Ubicación: En toda la unidad
Mejora (tipo 1): Incluir definiciones en la unidad referidas a los contenidos.
Ubicación: Incluir sección 3. Hablar en público. ¿Cómo afrontar el miedo y los
pensamientos negativos
Mejora (tipo 2): Atendiendo a la normativa que regula nuestro ciclo formativo no se
hace referencia a los contenidos relacionados con la importancia de la comunicación
en las reuniones así como al criterio de evaluación se ha demostrado la importancia
de la capacidad de exponer ideas de manera clara y concisa. De ahí, la importancia
de incluir un nuevo punto, hablar en público, cómo afrontar este miedo así como los
pensamientos negativos que perjudican esta práctica.
Versión: 01.00.00 Fecha de actualización: 14/05/14
Versión inicial de los materiales.
41 de 41 05/04/2019 15:33

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1.- La discusión. Técnicas para el

¿Qué vamos a trabajar en este apartado? Vamos a enfrentarnos a la reunión y

Dentro del epígrafe Técnicas de discusión o intercambio de información se haya un

La asamblea es una de las forma de discusión o intercambio

El grupo cuenta con una dirección (generalmente elegida por él mismo),

Las conclusiones generales y el discurrir de los trabajos y debates se anotarán en un

que se articula la figura de una persona moderadora, encargada de

1.2.- El Brainstorming o lluvia de

Vemos que podemos utilizar diferentes formas de

El Brainstorming, se refiere a una actividad genérica

Estas ideas provocarán, casi con seguridad, la generación de nuevas ideas o

Las principales ventajas que podemos extraer de ella son:

Se obtiene un número alto de ideas en poco tiempo y con pocos recursos.

1.3.- Los Corrillos.

Quizás sea una de las más habituales y

Consiste en dividir al grupo en

Esta técnica se utiliza y es útil para:

Si analizamos las técnicas que hemos visto

técnica que se realiza por parejas.

En la técnica del cuchicheo se realiza una presentación, dividiendo al grupo en parejas

Para nosotros y nosotras, el debate como técnica

ClkerFreeVectorImages Para la realización del debate se cuenta con un

El debate presenta las siguientes ventajas:

Permite la expresión libre de todos los miembros del grupo.

En el siguiente enlace te mostramos una visión general del debate que

1.6.- La Mesa redonda.

Consiste en un grupo de personas reducido que se

Facilitar la participación de todos los miembros de la mesa.

1.7.- Otras técnicas de discusión.

Evidentemente, existen otras muchas técnicas de

Panel. Un grupo de personas expertas en una

persona que ejerce el papel de moderadora.

Es de muy importante que no olvidemos que, cuando afrontemos la dirección

2.- La reunión como trabajo en

Cecilia necesita adquirir conocimientos más específicos sobre el grupo y las

Vamos a estudiar la reunión como actividad que se realiza colectivamente con un

una situación de grupo, en un momento y espacio determinados y que

2.1.- Tipos de reuniones y su

Estudiamos la reuniones con el objetivo de poseer

Nosotros, vamos a estudiar los diferentes tipos de

Reuniones amistosas. Son las que se realizan con el grupo de amigos y el

Reuniones para llegar a un acuerdo. También conocidas como reuniones de

algunos aspectos, con las de trabajo. Su finalidad es que los participantes

Como hemos comentado, vamos a centrarnos en las reuniones de trabajo, objetivo de

2.2.- Las reuniones de trabajo.

Como hemos apuntado, vamos a centrarnos, de alguna

Antes: Preparación de la reunión.

Temas a tratar, orden del día o temario.

2.3.- Antes, la preparación de la

1.- Establecer los objetivos y motivos de la reunión. Toda reunión se realiza

a. Los documentos de trabajo destinados a los participantes, que habrá

b. Los documentos que la persona encargada de la coordinación o

3.- Realizar la convocatoria en tiempo oportuno. Es el aviso en el que se

Fecha, lugar, hora y duración prevista de la reunión. Deberá determinarse

Insistimos en la necesidad de planificar adecuadamente cada detalle de la reunión,

2.4.- Durante, la celebración de la

Para conseguir el logro de que las reuniones sean lo

Comenzar planteando claramente el tema, delimitándolo de manera clara, concisa

El coordinador establece un turno de intervenciones concediendo la palabra según

2.5.- Durante la celebración de la

5.- Calidad de las reuniones. Además de que

El estímulo: Debemos mantener siempre el estímulo a los demás y conseguir que