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No de FOLIO 1
NIT: 892.300.815-1

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

NOMBRE DEL PROYECTO O DE LA SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE OFICINA Y

NECESIDAD QUE SE INCLUYÓ EN EL PAPELERÍA CON DESTINO A LA FUERZA
PAA PÚBLICA ACANTONADA EN EL MUNICIPIO DE
CHIMICHAGUA – CESAR
FECHA DE ELABORACIÓN DEL NOVIEMBRE DE 2020
ESTUDIO PREVIO: (DD/MM/AAAA)
DEPENDENCIA SOLICITANTE SECRETARIA DE GOBIERNO
CONSIDERACIONES

De conformidad con lo señalado en los numerales 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, en

concordancia con el Artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, las Entidades Estatales
están obligadas a llevar a cabo estudios y documentos previos para los procesos de mínima
cuantía que deberán contener lo siguiente: 1. La descripción sucinta de la necesidad que
pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar identificado con
el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios. 3. Las condiciones técnicas exigidas. 4.
El valor estimado del contrato y su justificación. 5. El plazo de ejecución del contrato. 6. El
certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación A su efecto el artículo
2.2.1.1.1.6.1. Establece que La Entidad Estatal debe hacer, durante la etapa de planeación, el
análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde
la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. La
Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso.
ANÁLISIS DE SECTOR
1 ECONOMICO: Para efectos del presente proceso de selección no se hace necesario la
realización del análisis financiero del sector dado que de conformidad con lo dispuesto en el
Decreto 1082 de 2015, no es exigible la capacidad financiera del proponente debido a que el
pago para este tipo de procesos se realiza contra entrega de actas parciales o satisfacción del
servicio o bien contratado, el cual será verificado a través del supervisor designado. Por lo
tanto, los indicadores financieros que puedan llegar a establecerse dentro del análisis financiero
del sector no tendrán injerencia para efectos del proceso de evaluación de idoneidad

2. ASPECTO TECNICO. Los elementos o servicios que se pretenden adquirir son de

características técnicas definidas y ofrecidos en el mercado, no requiriéndose condiciones
técnicas agregadas por innovación, desarrollo técnico para crear productos finales, puesto que
los productos demandados por la entidad son terminados y listos para su uso por parte de la
entidad.

De la misma forma se aprecia por el comité técnico que los elementos o servicios requeridos
además de ser terminados y dispuestos para su uso, estos deben ser de suficiente calidad que
permita suplir la necesidad y dada la disponibilidad del mismo en el mercado es factible su
entrega en el plazo establecido en los presentes estudios.
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REGULATORIO: Sobre los bienes y servicios que se pretenden contratar no existe regulación
que limite su comercialización, ello toda vez que son de libre comercialización y venta en el
mercado local y nacional sin restricción legal, y todas aquellas personas naturales o jurídicas
que cumplan previamente con los requisitos legales de tipo comercial o tributario u otros que
regula la actividad podrán ofertar o contratar el bien o servicio requerido por la entidad que
permita cubrir su necesidad.

El estudio de la demanda se realizó analizando antecedentes de adquisición de bienes con

características técnicas similares a los que en la actualidad se requieren, para ello se analizan
procesos de la Entidad y de otras Entidades públicas que han realizado compras de los mismos
productos entre los cuales se encuentran los siguientes contratos encontrados en el Servicio
Electrónico de Contratación Pública: SECOP.
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DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

De conformidad con lo establecido por el artículo 2º de la Constitución Política de Colombia,

son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución;
facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica,
política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener
la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. El
Municipio constituye la célula básica de la organización territorial, y tiene por objeto dentro de
su régimen de autonomía, cumplir las funciones y presentar los servicios a su cargo, promover
el desarrollo de sus territorios y el mejoramiento sociocultural de sus habitantes.

La Administración Municipal, y la fuerza pública (policía nacional -ejercito) en cumplimiento de

su misión institucional y con el fin de garantizar sus obligaciones legales frente a los fines del
Estado, considera necesario que las dependencias de la Entidad: Estación de policía Municipal,
cuenten con los elementos esenciales de trabajo que requieren para su adecuado
funcionamiento. La adquisición de los elementos de papelería, escritorio y elementos
tecnológicos como computador y Scanner, resultan ser vitales para el correcto desarrollo de
las funciones de las dependencias que conforman la estructura de estas entidades, y por ende,
la carencia de los mismos, pueden provocar retardo en el ejercicio de sus actividades, en el
trámite de cada uno de los procesos como las diligencias administrativas que deben
desarrollarse para el apropiado funcionamiento de las Instituciones, así como el cumplimiento
de su aspecto misional.

Se ha determinado la necesidad de proveer a cada una de las entidades o instituciones de

manera oportuna y eficiente, equipos de apoyo como papelería, escritorio y tecnológicos
necesarios para su normal funcionamiento a fin de apoyar las labores, actividades y funciones
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que desarrollan las mismas, teniendo en cuenta que los elementos existentes son insuficientes
para atender las necesidades que las oficinas demandan, por ello es viable la suscripción de
un contrato de suministro que permita el cumplimiento y satisfacción de la necesidad
presentada.
Que el día se aprobaron los proyectos presentados por el ejército y policía nacional y en
reunión realizada en el despacho del alcalde, con los representantes de la fuerza pública que
tienen injerencia en el municipio, El El Subteniente de la estación de policía (E) CESAR, El
comandante, Comandante Distrito de Policía N5, El Investigador Grupo contra el crimen
organizado, se celebró el Comité de orden público del municipio de Chimichagua - Cesar,
donde se aprobó entre otras cosas: EL PROYECTO PRESENTADO POR EL EJERCITO
PARA COMPRA DE 4 LICENCIAS WINDOWS DE LEGALIZACION; 300 LAPIZ NEGRO HB
N°2; 300 LAPICERO TINTA NEGRA; 10 SACA GRAPAS MEDIANA; 10 ENGRAPADORA
TRITON GRANDE; 40 SILLAS PLASTICAS CON BRAZOS; 2 SCANNER SCANJET 5000; 2
COMPUTADOR DE ESCRITORIO CON LICENCIA; 2 REGULADOR ELECTRONICO DE
VOLTAJE; 50 RESMA DE PAPEL TAMAÑO OFICIO DE 75 GR; 50 RESMA DE PAPEL
TAMAÑO CARTA DE 75 GR: 50 TINTA EPSON ORIGINAL AMARILLO T544/L1110; 50 TINTA
EPSON ORIGINAL ROJO T544/L1110; 50 TINTA EPSON ORIGINAL AZUL T544/L1110: 50
TINTA EPSON ORIGINAL NEGRO T544/L1110.

De lo anterior se construyó el suministro de los elementos requeridos y que son objeto de esta
contratación.

De conformidad con la necesidad planteada, el Municipio de Chimichagua – Cesar, requiere

adelantar el presente proceso contractual con el fin de seleccionar al proponente idóneo
Persona natural o Jurídica, que disponga de los bienes determinados en el presente
documento. Para la solución a esta necesidad y al cumplimiento de las metas y objetivos
planteados, el municipio de Chimichagua – Cesar tiene dentro de su plan de adquisiciones, “LA
COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERIA Y ELEMENTOS DE OFICINA Y EQUIPOS
TECNOLOGICOS”.
LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR, DESCRIPCIÓN DEL OBJETO, Y
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
IDENTIFICACIÓN
MINIMA CUANTÍA
DEL CONTRATO
OBJETO “SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE OFICINA Y PAPELERÍA CON
DESTINO A LA FUERZA PÚBLICA ACANTONADA EN EL
MUNICIPIO DE CHIMICHAGUA – CESAR.”
PRESUPUESTO
Dadas las condiciones del proyecto y las actividades a desarrollar, la secretaría calculó
el costo de las actividades requeridas del proyecto en dicho valor teniendo en cuenta el
valor de los impuestos locales y nacionales, el valor de los costos directos de los
artículos teniendo en cuenta su precio final, todo lo anterior con el propósito de que se
logre el objetivo del presente contrato que no es otro que, el suministro de elementos
necesarios por la Policia Nacional.
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Para respaldar el presupuesto, la Secretaría, se consultó los precios que se manejan en

el mercado local, se realizaron dos cotizaciones en la región en locales que distribuyen
estos elementos y poseen la capacidad para suministrarlos.

PROMEDIOS
DESCRIPCION
VALOR PROMEDIO
UNIDAD CANT VALOR TOTAL
UNIDAD
LICENCIA WINDOWS DE LEGALIZACION UNIDAD 4 $ 780.000 $ 3.120.000
LAPIZ NEGRO HB N°2 UNIDAD 300 $ 600 $ 180.000
LAPICERO TINTA NEGRA UNIDAD 300 $ 950 $ 285.000
SACA GRAPAS MEDIANA UNIDAD 10 $ 4.100 $ 41.000
ENGRAPADORA TRITON GRANDE UNIDAD 10 $ 16.150 $ 161.500
SILLAS PLASTICAS CON BRAZOS UNIDAD 40 $ 35.500 $ 1.420.000
SCANNER SCANJET 5000 UNIDAD 2 $ 1.950.000 $ 3.900.000
COMPUTADOR DE ESCRITORIO CON LICENCIA UNIDAD 2 $ 1.881.000 $ 3.762.000
REGULADOR ELECTRONICO DE VOLTAJE UNIDAD 2 $ 52.000 $ 104.000
RESMA DE PAPEL TAMAÑO OFICIO DE 75 GR UNIDAD 50 $ 15.000 $ 750.000
RESMA DE PAPEL TAMAÑO CARTA DE 75 GR UNIDAD 50 $ 15.450 $ 772.500
TINTA EPSON ORIGINAL AMARILLO T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
TINTA EPSON ORIGINAL ROJO T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
TINTA EPSON ORIGINAL AZUL T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
TINTA EPSON ORIGINAL NEGRO T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
$ 24.196.000
TOTAL $ 24.196.000

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El valor estimado del contrato es la suma VEINTICUATRO MILLONES CIENTO

NOVENTA Y SEIS MIL PESOS ($24.196.000) M/L. con cargo a la disponibilidad
presupuestal número No. 1211-4 del 12 de Noviembre del 2020, expedido por la
Secretaría de Hacienda Municipal para la adquisición de los siguientes bienes y
servicios a los precios del estudio de mercado.

PROMEDIOS
DESCRIPCION
VALOR PROMEDIO
UNIDAD CANT VALOR TOTAL
UNIDAD
LICENCIA WINDOWS DE LEGALIZACION UNIDAD 4 $ 780.000 $ 3.120.000
LAPIZ NEGRO HB N°2 UNIDAD 300 $ 600 $ 180.000
LAPICERO TINTA NEGRA UNIDAD 300 $ 950 $ 285.000
SACA GRAPAS MEDIANA UNIDAD 10 $ 4.100 $ 41.000
ENGRAPADORA TRITON GRANDE UNIDAD 10 $ 16.150 $ 161.500
SILLAS PLASTICAS CON BRAZOS UNIDAD 40 $ 35.500 $ 1.420.000
SCANNER SCANJET 5000 UNIDAD 2 $ 1.950.000 $ 3.900.000
COMPUTADOR DE ESCRITORIO CON LICENCIA UNIDAD 2 $ 1.881.000 $ 3.762.000
REGULADOR ELECTRONICO DE VOLTAJE UNIDAD 2 $ 52.000 $ 104.000
RESMA DE PAPEL TAMAÑO OFICIO DE 75 GR UNIDAD 50 $ 15.000 $ 750.000
RESMA DE PAPEL TAMAÑO CARTA DE 75 GR UNIDAD 50 $ 15.450 $ 772.500
TINTA EPSON ORIGINAL AMARILLO T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
TINTA EPSON ORIGINAL ROJO T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
TINTA EPSON ORIGINAL AZUL T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
TINTA EPSON ORIGINAL NEGRO T544/L1110 UNIDAD 50 $ 48.500 $ 2.425.000
$ 24.196.000
TOTAL $ 24.196.000
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ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LOS ELEMENTOS A SUMINISTRAR:

Las siguientes son las caracteristicas o especificaciones tecnicas que debe cumplir el
contrataista a la hora de la entrega de los elementos para el cual fue contratado:

DESCRIPCION CANT UNIDAD

LICENCIA WINDOWS DE LEGALIZACION UNIDAD

4

LAPIZ DE GRAFITO NEGRO REFERENCIAS HB 2: Mina resistente a la

UNIDAD
rotura gracias a un encolado especial, Grado de dureza: HB 300

LAPICERO DE TINTA NEGRA: Bolígrafo con punta mediana y billa de

tungsteno de 1,0mm y cuerpo transparente, Tapa antiasfixiante y clip de UNIDAD
300
excelente sujeción

SACA GRAPAS MEDIANO: sacaganchos con cuerpo metal plástico UNIDAD

10
ENGRAPADORA TRITON GRANDE: Engrapadora de tira completa,
UNIDAD
Engrapadora metálica, para 25 Hojas, 24/6 - 26/6 10

SILLAS PLASTICAS CON BRAZOS: de 55 cm de largo y 60 cm de altura UNIDAD

40

SCANNER SCANJET 5000 UNIDAD

2

COMPUTADOR DE ESCRITORIO CON LICENCIA UNIDAD

2
REGULADOR ELECTRONICO DE VOLTAJE: Potencia pico 1000VA, voltaje
UNIDAD
de entrada 90v, voltaje de salida 120V. 2

RESMA DE PAPEL TAMAÑO OFICIO DE 75GR: Resma Papel Blanco 75 Gr

Tamaño Carta 500 Hojas, color Blanco, papel de caña de azúcar apto para UNIDAD
50
aplicaciones en oficinas, escuelas y hogar

RESMA DE PAPEL TAMAÑO CARTA DE 75GR: Resma Papel Blanco 75 Gr

Tamaño Carta 500 Hojas, color Blanco, papel de caña de azúcar apto para UNIDAD
50
aplicaciones en oficinas, escuelas y hogar

TINTA EPSON ORIGINAL: Producto: Tinta Epson Original

Referencia: T544120-AL
Modelo: 544
Color: Negro UNIDAD
50
Contenido: 65ml
Tipo: Original
Compatible Con Impresoras Marca: Epson
TINTA EPSON ORIGINAL: Producto: Tinta Epson Original
Referencia: T544120-AL
Modelo: 544
Color: Amarillo UNIDAD
50
Contenido: 65ml
Tipo: Original
Compatible Con Impresoras Marca: Epson
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NIT: 892.300.815-1

TINTA EPSON ORIGINAL: Producto: Tinta Epson Original

Referencia: T544120-AL
Modelo: 544
Color: Azul UNIDAD
50
Contenido: 65ml
Tipo: Original
Compatible Con Impresoras Marca: Epson

TINTA EPSON ORIGINAL: Producto: Tinta Epson Original

Referencia: T544120-AL
Modelo: 544
Color: Rojo UNIDAD
50
Contenido: 65ml
Tipo: Original
Compatible Con Impresoras Marca: Epson

CALIDAD

a) Cada elemento o producto a suministrar, debe cumplir con los requisitos contenidos
en las especificaciones técnicas anteriores.
b) El contratista deberá tener en cuenta que durante el suministro la Entidad podrá
solicitar el cambio de productos, cuando no cumplan con la calidad establecida en el
anexo especificaciones técnicas.
c) El contratista debe garantizar la no toxicidad de los elementos (colorantes, pinturas,
inmunizantes, aditivos o cualquier otro elemento utilizado) y será responsable,
inclusive con posterioridad a la ejecución del contrato, por la toxicidad de cualquiera
de los productos entregados tanto comestibles como de empaque.

En el presente proceso se ha dispuesto tener en cuenta un costeo de productos por

unidades de elementos de papeleria, elementos de escritorio y tecnologia, de buena
calidad y reconocimiento nacional en procura de garartizar su existencia y compra para
cumplir con el objeto del proyecto; es decir, productos de facil comercializacion y
adquisición.

Adicionalmente, debido a la variedad de marcas y precios de los productos que se

pretenden entregar y que existente en el Mercado, el contratista debe suministrar estos
productos guardando relación con la calidad y precio de los productos promedios que
se refieren en el estudio de mercado. El contratista no podra entregar producto de menor
precio, calidad.

El valor de los costos unitarios de cada producto guarda relación con el analisis de precio
de cada uno de ellos teniendo en cuenta las diferente ofertas y/o costo de los
proveedores o tiendas distribuidoras consultados, procurando un promedio o menor
valor de los mismos.

Todo el presente análisis procura asegurar la ejecución del objeto y tiene en cuenta el
análisis del mercado, promedio de productos, protocolo de entegra y presupuesto a
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efectos de que no se presente un desequilibrio económico en el presente asunto y que

se asegure la ejecución del mismo.

ASPECTOS GENERALES APLICABLES AL CONTRATO

LUGAR DE MUNICIPIO DE CHIMICHAGUA – CESAR

EJECUCIÓN
SUPERVISIÓN Será asumida por el/la secretaria de gobierno municipal o quien haga
sus veces.

Firma Original
YESID HERRERA MANCILLA
Secretaría de Gobierno Municipal