SISTEMAS ERP (Enterprise Resource Planning) PLANEACION DE LOS

RECURSOS DE LA EMPRESA

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para

modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Lo más destacable de un ERP es que
unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este
modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma
de decisiones de forma más rápida. Con un ERP se tiene la empresa bajo control
y se incrementa la calidad de servicios y productos. La implantación de un ERP
conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye
por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

CARACTERÍSTICAS

1. El ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar

información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre
los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
2. La implementación de los ERP no son fáciles, se requiere de un largo
período de implementación, además de integrar varios factores que
conlleven al éxito de la puesta en marcha.
3. Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo
sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo, en la actualidad las
pequeñas y medianas empresas están incursionando en la
implementación de dichos sistemas.
4. Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda)
ya que indican que el cliente y el público en general no están directamente
involucrados
5. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en
una única aplicación.
6. ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para
todo el mundo todo el tiempo".
7. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un
eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de
decisiones y disminución de los costos totales de operación
8. Base de datos centralizada.
9. En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
10. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se
conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es
necesario.

VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS ERP

1. Control de las operaciones, eficiencia administrativa, productividad,
servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las
operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-
business, diferenciación.
2. La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para
proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el
espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una
falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo
alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en
los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP
ayuda a prevenir el abuso.
3. Beneficios operacionales: reducción de costos (derivados en
general de un mejor manejo de los inventarios y de los recursos
productivos); reducción del ciclo abastecimiento a partir de una mejor
planificación; mejoras de productividad; en la calidad de los datos y en
el servicio al cliente, en términos de calidad del producto, servicio y
cumplimiento de los plazos de entrega.
4. Beneficios gerenciales, derivados de la posibilidad de disponer de
información oportuna y de mejor calidad (mejor administración de
recursos; mejor toma de decisiones y de eficiencia del control).
5. Beneficios estratégicos, derivados de la posibilidad de disponer de
una plataforma informática como la de un ERP, capaz de adaptarse
fácilmente e integrar rápidamente nuevos procesos de negocios
(soporta planes de crecimiento presentes y futuros; soporta alianzas,
cambios, innovaciones en los negocios; soporta diferenciación de
productos; soporta vínculos con los agentes externos; facilita la
internacionalización de los negocios, y facilita el comercio electrónico).
6. Beneficios en la infraestructura de IT, derivados de la posibilidad de
disponer de una plataforma tecnológica con la capacidad de crecer al
ritmo que requiere la empresa (escalabilidad), adaptarse a los nuevos
requerimientos del negocio y a los cambios propios de la tecnología
informática (aumenta la flexibilidad, y mejora las capacidades de la
infraestructura de IT).
7. Beneficios Organizacionales, derivados de la posibilidad de contar
con una aplicación que pueda dar respuesta a necesidades más allá
de las originariamente definidas, que desafía a los usuarios para poder
sacar más provecho de su funcionalidad y que permite el intercambio
de conocimiento y de personal entre distintas organizaciones (soporta
los cambios organizacionales; facilita el aprendizaje del modelo de
negocios y amplía las habilidades de los empleados; promueve el
empoderamiento del personal; cambia la cultura a través de una visión
común; cambia el comportamiento de los empleados, y mejora la moral
y la satisfacción de los empleados).
 DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS ERP

1. Son muy costosos, Requiere cambios en la compañía y procesos para su

instalación, Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a
ellos, Hay pocos expertos en ERPs, Los beneficios se empiezan a ver a
largo plazo.
2. Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia
en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a
otros participantes.
3. La resistencia en compartir la información interna entre departamentos
puede reducir la eficiencia del software.
4. Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que
no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía
empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que
no están sincronizados con el sistema.

IMPLEMENTACION DE UN ERP

La implementación por lo general es larga y compleja ya que implica rediseñar

los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve
complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere
remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital
adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio
temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que
el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.
Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la
mejora del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo
plazo. También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y
aspectos clave como la optimización (El proceso de la optimización es una
herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del sistema de
ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas
que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la
expansión del software implementado; es importante ver a la optimización como
un proceso de mejora continua.
El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa
para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa
tiene bien estructurada y con una metodología bien definida la implementación
de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la
etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad
de que dicha implementación sea un éxito.

PRINCIPALES PROVEEDORES DE ERP

 Imagen 1. logo SAP. http://www.brandsoftheworld.com/logo/sap-4

 SAP: Fue fundada en 1972 en Alemania por cinco ingenieros de la IBM, siendo
hoy día la mayor empresa de su ramo. Está en el centro de la revolución
tecnológica actual. Como líder de mercado en software de aplicaciones
para empresas, SAP ayuda a las organizaciones a combatir los efectos
de la complejidad, generar nuevas oportunidades para la innovación y el
crecimiento, y mantenerse a la delantera de la competencia.
Para mayor información Visitar página web:
https://www.sap.com/latinamerica/about.html.

Imagen 2: Logo Oracle Colombia.

https://www.oracle.com/co/corporate/#info

 Oracle ofrece capacidades de vanguardia en software como servicio,

plataforma como servicio, infraestructura como servicio y datos como
servicio. Con 430.000 clientes en 175 países. Produce y vende aplicaciones
ERP desde 1987, siendo la mayoría de sus clientes empresas relacionadas a la
producción y consumo de productos, siendo así un adversario directo de SAP.

Para mayor información visite la página web:

https://www.oracle.com/co/applications/erp/products.html.

EJEMPLO: IMUSA, UNA EMPRESA DE TALLA MUNDIAL QUE SOPORTA

SU OPERACIÓN CON MYSAP ERP

La necesidad: La internacionalización del mercado en el que se desempeña ha

hecho que Imusa asuma el reto de ser una compañía más cercana a sus clientes,
pero siendo de talla mundial. En efecto, el hecho de competir en 15 mercados,
con un extenso portafolio de productos, incrementa la complejidad de la
operación, por ello Imusa se vio en la necesidad de contar con un sistema de
información robusto, integrado y en línea que le permitiera trabajar
colaborativamente, manteniendo la propuesta de servicio con todos los clientes
y acercando su capacidad de producción con la demanda de sus productos.
Al evaluar esta situación, la compañía desarrolló un Plan Estratégico de
Sistemas con el propósito de determinar las necesidades reales de cada uno de
los procesos al interior de la organización, buscando tener una base sólida para
una toma de decisiones más acertadas.
"Lo que nos obligó a tomar la determinación de implementar un ERP fue el nivel
de servicio y aprovisionamiento de materia prima y la necesidad de que estuviera
en línea con la oferta y la demanda. Lo que pretendíamos era acercar las
necesidades del mercado con la capacidad de producción nuestra" aseguró
María Elena Velásquez, Presidenta de Imusa.
Adicionalmente, al ser Imusa parte del grupo Arfel, del que recibe servicios
corporativos, se vio la necesidad de tener una plataforma de trabajo que
permitiera a futuro integración y optimización de los servicios ofrecidos.
Finalmente y después de visitar diferentes proveedores de software, Imusa tomó
la determinación de implementar el ERP ofrecido por SAP. "Elegimos a SAP
porque cumplía con los requerimientos y necesidades que se habían detectado
previamente y esto se reflejaba en lo robusto del sistema, en la cantidad de
aplicaciones existentes en el mercado, en variables de la industria como la
nuestra y también en las experiencias previas que THE BEST-RUN E-
BUSINESSES RUN SAPTM pudimos analizar antes de tomar la decisión"
agregó Velásquez.

Evolución Organizacional: Para la implementación de la solución de SAP se

conformó un equipo de trabajo integrado por unas 50 personas, entre las que se
encontraban líderes funcionales de Imusa, quienes fueron retirados de la
operación diaria para dedicarse el 100% al proyecto; funcionarios de las otras
compañías del grupo, consultores de Unisys especializados en cada módulo, un
Gerente de proyecto de Imusa, un Gerente de proyecto de Unisys, diferentes
asesores y la Junta directiva del proyecto.
Este equipo estuvo durante la primera etapa del proceso de implantación de las
soluciones SAP en Imusa en una especie de "casa estudio", es decir, en un lugar
especial que se creó para trabajar en la integración de los módulos y replantear
el negocio bajo unos lineamientos y reglas preestablecidas.
Al proyecto se le dio el nombre de "Pegaso: Evolución Organizacional" tomando
la figura mitológica y pensando en que la empresa conservara su esencia y
dinamismo pero con proyección a futuro, con una herramienta que al
implementarla apoyara las proyecciones de desarrollo estratégico de la
compañía.

La solución: El ERP de SAP implementado en Imusa incluyó los módulos de

Finanzas, Proyectos, Ventas, Calidad, Producción, Controling, Materiales y
Mantenimiento de planta; "una solución completa que hoy nos tiene muy
satisfechos" añade María Elena Velásquez, Presidenta de Imusa.
Los beneficios: Para María Elena Velásquez, "Imusa era una empresa muy
jerarquizada y orientada por procesos, era una organización muy plana, pero
ahora es democrática porque la información está disponible en todo momento,
lo que nos ha permitido anticiparnos a los acontecimientos y hacer procesos de
planeación más ajustados a la realidad del mercado". Otro de los beneficios que
hoy tiene Imusa con la implantación del ERP es que dispone de la información
en tiempo real: información oportuna y de calidad, que se trabaja desde la base
porque cada usuario es responsable de la calidad del dato que se ingresa al
sistema. También se ha ganado conocimiento del negocio, conocimiento sobre
niveles de inventarios, sobre el costo de servir y sobre las acciones
implementadas y su impacto en el momento real, esto ha permitido tener mayor
coherencia y un enfoque más estratégico.
La organización cambió en términos de pronóstico de demanda, anticipación a
necesidades futuras y manejo de pedidos. Además, los indicadores de gestión
se realizan ahora con mediciones más precisas, más reales. De acuerdo con
Jairo Echeverri, Coordinador en el Proceso de Mejoramiento Logístico de las
Áreas de Compras y Almacenes de Emma e Imusa, "la gestión de materiales
implementada en SAP ha ofrecido ventajas como respuesta a necesidades
reales a las áreas de producción, ventas y mercadeo. Además, de la integración
entre compras y planeación se han reducido los niveles de inventario y mejorado
el servicio para satisfacer las necesidades de los clientes". Para María Fernanda
Echeverri, Gerente de Mercadeo de Imusa, los beneficios han sido varios, entre
ellos el poder realizar negociaciones con los clientes de manera más óptima,
realizar promociones con estrategias diferentes a las que se utilizaban antes. En
efecto, ya que cada proceso está relacionado e integrado, se puede trabajar
profundizando en costos y gastos, analizando cada aspecto para tener un mejor
control presupuestal.

Gestión del cambio: El mayor reto para Imusa durante el proceso de

implementación de las soluciones SAP fue lograr el cambio de la cultura
organizacional. Por ejemplo, para minimizar el impacto entre los equipos de
trabajo se implementó un sistema de comunicación permanente sobre los
avances en el proyecto y se realizaron conversatorios y reuniones laborales
personalizadas, considerando las necesidades particulares de cada individuo,
"esto ayudó a que la gente estuviera más segura frente al proyecto,
disminuyendo el nivel de incertidumbre y logrando una mayor asimilación del
cambio en los métodos de trabajo, lo que nos permitió avanzar como empresa",
asegura Velásquez.

Lo que viene: Para continuar con su visión de ser una empresa de talla mundial,
Imusa buscará aprovechar la implementación del ERP de SAP para generar más
conciencia sobre una estrategia de valor, evaluando en dónde se encuentran los
elementos diferenciadores, cuáles son las líneas del negocio rentables y qué
clientes se deben crecer y mantener; siempre buscando que todo fluya en la
organización, dinamizando las gestiones del negocio y con la herramienta
adecuada que ya se tiene como soporte de este objetivo. Adicionalmente, Imusa
seguirá el proceso de sistematización y mejoras informáticas, realizando
implementaciones que garanticen más cercanía y proximidad con los clientes.
 SUITE DE GESTION

Según Susana Izquierdo, en su artículo “Diferenciando entre ERP y Suite de

Gestión”, La principal diferencia entre un ERP y una suite de gestión está en que
la primera contempla TODOS los aspectos del negocio, centralizados en una
única base de datos, con el único objetivo de simplificar el flujo de información
entre las distintas áreas de la empresa, mientras cuando hablamos de una suit
de gestión, nos referimos a un software que ayuda en la toma de decisiones en
un área/s concretas, sin contemplar todos los procesos de gestión empresarial
(generalmente, contabilidad y facturación).

Una SUITE DE GESTION, engloba algunos aspectos del negocio, dejando al

margen el resto de áreas sin posibilidad futura de interacción entre ellas.
Izquierdo Susana, junio 2008.

Ejemplo de una Suite de Gestión.

 CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las

relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una
única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus
clientes. Permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente dado
y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas.
Un CRM es una solución de gestión de las relaciones con clientes,
orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión
comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.
las empresas que utilizan CRM pueden hacer mejores segmentaciones, y
disponen de la información para un servicio de atención al cliente y
postventa de nivel superior.