Analista Programador Universitario Carla Barattini WORD

Nociones Básicas para la Creación de un documento

Un Nuevo Documento
Para crear un documento nuevo debemos ir al Botón de Office – Nuevo .
Abrir Un Documento
Para abrir un documento creado anteriormente debemos ir al Botón de Office – Abrir .

Guardar Un Documento
Al guardar por primera vez un documento se nos solicitara darle un nombre. Pero para cuando guardemos las
modificaciones del mismo ya no se nos solicitara el mismo. Existen dos formas una es utilizando el icono
Guardar de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y otra es yendo al Botón de Office – Guardar
o Guardar como en caso de ser la primera vez.

Teclas de método abreviado de uso general

Presione Para
CTRL+C Copiar el texto u objeto seleccionado
CTRL+X Cortar el texto u objeto seleccionado
CTRL+V Pegar texto o un objeto
CTRL+Z Deshacer la última acción
CTRL+Y Rehacer la última acción

Teclas de método abreviado para mover el punto de inserción

Presione Para desplazarse

FLECHA IZQUIERDA Un carácter hacia la izquierda
FLECHA DERECHA Un carácter a la derecha
CTRL+FLECHA IZQUIERDA Una palabra hacia la izquierda
CTRL+FLECHA DERECHA Una palabra hacia la derecha
CTRL+FLECHA ARRIBA Un párrafo hacia arriba
CTRL+FLECHA ABAJO Un párrafo hacia abajo
MAYÚS+TAB Una celda a la izquierda (en una tabla)
TAB Una celda a la derecha (en una tabla)
FLECHA ARRIBA Una línea hacia arriba
FLECHA ABAJO Una línea hacia abajo
FIN Hasta el final de una línea
INICIO Al principio de una línea
RE PÁG A la pantalla anterior (desplazamiento)
AV PÁG A la pantalla siguiente (desplazamiento)
CTRL+FIN Al final de un documento
CTRL+INICIO Al principio de un documento

Método para la selección de texto

Realice con el mouse Para Seleccionar

Doble clic sobre la palabra Selecciona una palabra
Un clic sobre el margen izquierdo Selecciona la línea
Doble clic sobre el margen izquierdo Selecciona el párrafo
Triple clic sobre el margen izquierdo Selecciona todo el texto

Otra técnica sería: Seleccione el texto manteniendo presionada la tecla SHIFT y presionando la tecla que
mueva el punto de inserción.
Otra técnica es presionar el botón izquierdo del mouse desde donde se desea seleccionar y arrastrarlo hasta
llegar al final de la selección deseada.

Deshacer y Rehacer
Muchas veces nos arrepentimos de una acción que realizamos o simplemente nos equivocamos, tenemos una
forma rápida de volver nuestro trabajo a su estado anterior y es presionando la tecla deshacer.
Si en cambio luego de deshacer la acción cambiamos de idea podemos utilizar la tecla rehacer.
Ambas se encuentran en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

Corrección Ortográfica
 Se puede realizar con el botón derecho del mouse sobre las palabras que aparecen subrayadas en
rojo, posteriormente se debe elegir una de las opciones para la corrección o en caso de ser correcta
Omitir.

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 Otra opción es ir dentro de la banda de opciones a la solapa Revisar (dentro del grupo Revisión) y allí

hacer clic en Ortografía y Gramática en este caso se deberá Cambiar, Omitir o modificar
manualmente según corresponda a cada palabra.

Cambiar Mayúsculas y minúsculas

Cuando por error escribimos todo mayúsculas y queríamos minúsculas o viceversa, tenemos la opción de
corrección que nos da en la solapa Inicio (dentro del grupo Fuente) la opción Cambiar Mayúsculas y
Minúsculas . Allí tendremos varias opciones como Tipo Oración, minúsculas, MAYÚSCULAS, Poner
en mayúsculas cada palabra y Alternar MAY/min. Debemos seleccionar previamente antes de presionar en la
opción.

Cambiar el Idioma
Cuando necesitamos realizar correcciones en otro idioma podemos recurrir a cambiar el idioma de algunas
palabras o hasta todo el documento. Para ello debemos primero seleccionar y luego ir a la solapa Revisar

(dentro del grupo Revisión) y allí hacer clic en Definir idioma allí podemos elegir el que necesitemos
para una correcta corrección ortográfica.

Sinónimos
 Se pueden buscar sinónimos con el botón derecho del mouse sobre la palabra, aparecerá una lista de
opciones de la cual seleccionando con el botón izquierdo del mouse alguna cambiara automáticamente
la palabra original.
 Otra opción es ir a la solapa Revisar (dentro del grupo Revisión) y allí hacer clic en Sinónimos
pero previamente deberá haber seleccionado la palabra para que aparezca la lista de sus
sinónimos.

Buscar y Reemplazar
Muchas veces deseamos buscar algo un nuestro texto cuando este supera la página se nos complica la
búsqueda. Tenemos una opción rápida dentro de la solapa Inicio (grupo Edición) denominada Buscar
allí debemos escribir la palabra buscada. Si además queremos que la reemplace por otra podemos cliquear en
la solapa Reemplazar y escribir allí la palabra por la cual deseamos que la reemplace.

Alineación
Tenemos dos formas de darle una alineación a nuestro texto, ambas requieren la selección del texto:
 La primera y más sencilla es simplemente hacer clic sobre cualquiera de los iconos de Alineación.
Como ser Alinear a la derecha, Centrar, Alinear a la Izquierda o Justificar que se encuentran
dentro de la solapa Inicio (grupo Párrafo).
 Otra forma es ir dentro de la solapa Inicio (grupo Párrafo) al icono de Interlineado-Opciones de
Interlineado desde este lugar además de cambiar las Alineaciones también se pueden modificar las
Sangrias, el Espaciado, el Interlineado, etc.

Fuente
 La forma mas sencilla de cambiar la fuente de la letra es teniendo seleccionado el texto hacer clic
sobre la lista de Fuentes que nos muestra la solapa Inicio (grupo Fuente).
 Otra Forma es teniendo seleccionado el texto ir a la ventana de Fuente esto se realiza yendo dentro
del grupo Fuente a la pestañita que se encuentra a su derecha allí además de cambiar la fuente se
puede cambiar el estilo de fuente, el tamaño, el color, estilo de subrayado e inclusive darle efectos
especiales.

WordArt
Es una forma de introducir efectos especiales al texto. Una forma es hacer clic en la solapa Insertar (grupo

Texto) sobre el icono WordArt . Allí se debe elegir un Estilo y posteriormente escribir el texto deseado,
luego se podrán realizar otros cambios.

Letra Capital
La Letra Capital es la que aparece al principio de los cuentos. Para introducirla debemos ubicarnos delante de
la primer letra que es la que convertiremos a letra capital y posteriormente hacer clic en la solapa Insertar

(grupo Texto) sobre el icono Letra Capital allí se puede elegir la Fuente y la cantidad de líneas que se
desee que ocupe.

Imagen Prediseñada
Para colocar una Imagen en nuestro texto debemos ir a la solapa Insertar (Grupo Ilustraciones) se hace clic

en Imagen Prediseñada allí se debe elegir la categoría según lo que se desee y cuando se encuentre
la Imagen deseada realizar un clic sobre la imagen.

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Símbolos
Muchas veces no encontramos en el teclado los símbolos que necesitamos, pero tenemos la opción de buscar

en la solapa Insertar (grupo Símbolos) y al entrar nuevamente en Símbolo allí tenemos una amplia
variedad de Fuentes que nos muestran diferentes símbolos. Para insertarlo basta con realizar doble clic sobre el
elegido.

Mover
Para mover texto como imágenes tenemos varias opciones para todas debemos seleccionar previamente:

 Una es presionar sobre el icono Cortar (dentro de la solapa Inicio, grupo Portapapeles) y

posteriormente ir al lugar a donde se lo desea dejar y presionar el icono Pegar . Estas opciones
también se encuentran en el menú Edición.
 Otra opción es habiéndolo seleccionado previamente arrastrarlo con el puntero del mouse hasta el
lugar deseado.

Copiar
Para copiar texto como imágenes tenemos varias opciones para todas debemos seleccionar previamente:
 Una es presionar sobre el icono Copiar (dentro de la solapa Inicio, grupo Portapapeles) y

posteriormente ir al lugar a donde se lo desea dejar y presionar el icono Pegar . Estas opciones
también se encuentran en el menú Edición.
 Otra opción es habiéndolo seleccionado previamente presionar con la mano izquierda la tecla Control
y arrastrarlo con el puntero del mouse hasta el lugar deseado.

Tabulaciones
Para insertar las tabulaciones debemos primero buscar la que queremos sobre la parte superior izquierda de la
regla y posteriormente ubicarla sobre la regla en la posición deseada. Para mover la tabulación basta con
arrastrarla con el mouse y para eliminar la tabulación se debe arrastrar la misma hacia abajo (es decir hacia la
hoja). Una vez creadas hacemos uso de las mismas presionando la tecla Tab.

Para visualizar la regla se debe ir a la solapa Vista dentro del grupo Mostrar u ocultar se encuentra Regla.

Encabezado y Pie de Páginas

Un Encabezado y un Pie de Página harán que lo que coloquemos allí se repita en todas las hojas de ese
documento. Para colocar algo allí debemos ir a la solapa Insertar dentro del grupo Encabezado y Pie de

Página se encuentra Encabezado por un lado y Pie de Página por el otro. Podemos también
colocar la fecha y la hora del sistema con los iconos que aparecen dentro de la misma solapa pero en el grupo
Texto. Y por supuesto hacer que se numeren automáticamente todas las hojas haciendo clic en el icono

Número de Pagina .

Configurar la página
Para dar el tamaño del papel, la orientación y los márgenes a nuestro documento debemos ir a la solapa Diseño

de Pagina grupo Configurar página opción Tamaño, Márgenes, Orientación, etc.

Bordes de página
Para la inserción de los mismos debemos ir a la solapa Inicio dentro del grupo Párrafo ingresar al icono de

Bordes allí en la lista encontraremos Bordes y Sombreados desde allí podremos acceder a Bordes
de Pagina.

Bordes y Sombreados
Teniendo seleccionado el texto debemos ir a la solapa Inicio dentro del grupo Párrafo ingresar al icono de

Bordes allí en la lista encontraremos Bordes y Sombreados . Allí dentro debemos ir a la solapa
Bordes donde haremos la selección del Valor, estilo, color y ancho. Y posteriormente a la solapa Sombreado
donde haremos la selección del color de relleno y la trama.

Sangría
Tenemos cuatro tipos de sangrías: a Izquierda, a Derecha, de Primer Línea (corre la primer línea solamente)
o la Francesa (corre el resto de las líneas a excepción de la primera). Para hacer uso de cualquiera de ellas
tenemos tres opciones:
 La primera y más sencilla es simplemente correr los triángulos que se encuentran sobre la regla según
la sangría que se desee dejar.

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Comienzo de la primera línea del párrafo (sangría de primer línea)

Comienzo de las restantes líneas del párrafo (sangría francesa)

Margen izquierdo del párrafo (sangría izquierda) Margen derecho del párrafo(sangría derecha)

 Otra forma es ir a la solapa Inicio grupo Párrafo icono Interlineado - Opciones de

Interlineado y en la parte de Sangría encontraremos las Especiales y la de Izquierda y derecha.
 Otra forma es desde los iconos correspondientes

Columnas
Teniendo seleccionado el texto tenemos que ir a la solapa Diseño de Pagina grupo Configurar pagina y allí al

icono Columnas sobre la lista se seleccionara la cantidad de columnas deseadas y la forma de las mismas.

Numeración y Viñetas
Ya sea para numeración y viñetas tenemos varias formas de colocarlas una es al comienzo antes de tipear lo
que corresponde a la primera y la otra es cuando ya hemos tipeado todo y decidimos que corresponde numerar.
 Para introducirlas debemos ir a la solapa Inicio dentro del grupo Párrafo se encuentran Numeración
. Por otro lado también están las Viñetas . Y si queremos algo más complejo esta
Esquema Numerado que nos permitirá tener más de un nivel de jerarquía.

Imprimir
Para imprimir un documento primeramente deberíamos echar un vistazo para comprobar que a quedado de
nuestro agrado eso lo realizamos yendo al Botón de Office allí pasando por la opción Imprimir tenemos
Vista preliminar .
Posterior a esto imprimiremos para ello debemos ir al Botón de Office - Imprimir en donde podemos indicar
la cantidad de copias y que hojas deseamos imprimir en caso de no querer todo el documento. Otra opción es
presionar el icono Imprimir de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

Interlineado
El interlineado es el espacio entre línea y línea, muy pocas veces es modificado. Para cambiar el mismo
debemos tener seleccionado el texto e ir a la solapa Inicio grupo Párrafo icono Interlineado - Opciones
de Interlineado y en la parte de Interlineado encontraremos las siguientes opciones: sencillo, 1,5 líneas, doble
exacto, mínimo y múltiple.

Espaciado Anterior y Posterior

El Espaciado Anterior y Posterior se refiere al espacio que se desea entre el párrafo y su anterior o posterior.
Para cambiar el mismo debemos tener seleccionado el texto e ir a la solapa Inicio grupo Párrafo icono
Interlineado - Opciones de Interlineado y en la parte de Espaciado encontraremos que va desde 0
saltando de 6 en 6, a menos que nosotros indiquemos algún numero intermedio.

Tablas
Para introducir una Tabla en nuestro documento podemos hacerlo de dos formas:
 La primera y más sencilla es presionar sobre la solapa Insertar allí dentro del grupo Tablas tenemos

el icono Tabla se nos abrirá una tabla con cuadraditos donde deslizando el mouse podremos
indicar la cantidad de filas y columnas que queremos.
 Otra forma es ingresando por el mismo lugar pero esta vez dentro del menú que se abre en Tabla ir a
la opción Insertar Tabla allí debemos indicar la cantidad de filas y columnas que deseamos para
nuestra tabla.
Sobre la tabla se podrán aplicar prácticamente todas las funciones que se le dan al texto común, como por
ejemplo: fuente, alineación, etc.
La opción Tablas Rápidas nos permite ahorrarnos trabajo, seleccionado un modelo de los que vienen ya que
tiene seleccionado las fuentes, colores y formatos de la tabla.

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Autocorrección
Corrige automáticamente las palabras que comúnmente se escriben incorrectamente o para insertar texto que
utilice frecuentemente. Para crear una entrada de Autocorrección se debe realizar lo siguiente:
Ingresar al Botón de Office y a continuación en Opciones de Word, allí se encontrara en un cuadro de dialogo
donde deberá hacer clic en Revisión y a continuación hacer clic en Opciones de Autocorrección. Allí deberá
completar dos casilleros Reemplazar y Con. En la casilla Reemplazar se indicar la palabra que se desea
reemplazar y en Con: se indica la palabra con la cual queremos que se reemplace luego hacer clic en Agregar y
luego Aceptar.
De ahora en más cada vez que usted ingrese mal esa palabra será reemplazada automáticamente ni bien le deje
un espacio posterior.

Autotexto
Utiliza un texto ya definido y que lo podemos agregar automáticamente indicando su nombre y pulsando F3.
Para crear una entrada de Autotexto debemos seleccionar el texto (dándole todas las características deseadas)
ir a la solapa Insertar grupo Texto y allí haga clic en Elementos rápidos y a continuación en Guardar
selección en una galería de elementos rápidos, o presione Alt +F3. Complete con la información en el cuadro
de dialogo Crear nuevo bloque de creación.
 Nombre Escriba un nombre único para el bloque de creación.
 Galería Seleccione la galería en la que desea que aparezca el bloque de creación.
 Categoría Seleccione una categoría, como General o Integrado, o cree una nueva.
 Descripción Escriba una descripción del bloque de creación.
 Guardar en Seleccione el nombre de la plantilla en la lista desplegable.
 Opciones Seleccione Insertar contenido en su propia página para asegurarse de que el bloque de
creación se sitúa en una página distinta. Seleccione Insertar contenido en su propio párrafo para el
contenido que no debe formar parte de otro párrafo, aun cuando el cursor del usuario se encuentre en
medio de un párrafo. Utilice Insertar sólo contenido para el resto del contenido.
De ahora en mas cada vez que usted desee el Autotexto deberá ir a la solapa Insertar grupo Texto, hacer clic
en Elementos rápidos y a continuación en Organizador de bloques de creación. Si conoce el nombre del
autotexto haga clic en el mismo y luego Insertar.

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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La fusión o combinación de archivos para crear correspondencia consiste en relacionar un documento

principal, que contiene el texto común a todos los documentos, con una base de datos, que almacena
información que varía de un documento a otro. De esta manera se generan automáticamente tantos
documentos o impresiones distintas como unidades de información tenga la base de datos, sin necesidad de
tipiar cada documento.
Pasos a seguir para combinar correspondencia:
1. Crear el documento principal, que es el que almacena el texto en común.
2. Generar la fuente de datos, que es la que contiene la información que varia de un documento a
otro.
3. Definir los campos de combinación que son los que permiten que el procesador de palabras
reconozca el lugar (campo) en el cual deberá insertar la información tomada de la fuente de
datos.
4. Combinar el documento principal con la fuente de datos a través de los campos de combinación.

Entonces en la práctica:
1. Debemos abrir una hoja en blanco donde tipearemos el texto del documento que deseamos
combinar.
2. Ir a la solapa Correspondencia

3. Hacer clic en Iniciar Combinación de Correspondencia y seleccionar Cartas.

4. Luego hacer clic en Seleccionar Destinatarios
 Escribir una lista nueva

 Personalizar Columnas (para indicar los campos que necesitamos) Allí debemos
agregar o eliminar según necesitemos.
 Completamos con los datos nuestra Base de Datos. Para agregar un nuevo registro
debemos presionar en Nueva entrada.
 Al finalizar la carga de los datos presionar en Aceptar, inmediatamente se solicitara
el nombre para la Base de Datos.
5. Posteriormente debemos ir seleccionando en nuestro documento los datos que cambiaran y
buscando en Insertar Campo Combinado el nombre del campo que corresponda.
6. Solo queda ir al botón Finalizar y Combinar – Editar documentos individuales e indicar
Todos. Aparecerá un nuevo documento con la cantidad de hojas de acuerdo a la cantidad de
personas que combinamos para ese documento.