PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE SENA

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE.

 Denominación del Programa de Formación: Gestión administrativa.

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto: Asistencia en el diseño de acciones de mejora para la gestión administrativa en empresas del área de
influencia del CAFEC.
 Fase del Proyecto: Ejecución.
 Actividad de Proyecto: Proyectar documentos organizacionales y comerciales teniendo en cuenta los procesos, procedimientos y
actividades de la empresa.
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación
vigente.

Transcribir textos aplicando las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la
precisión; los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas
y acrónimos, de acuerdo con el orden de la solicitud.

 Duración de la Guía: 100 horas

2. PRESENTACIÓN
Estimados aprendices, reciban mi más caluroso saludo de bienvenida al desarrollo de esta competencia. Las intencionalidades
formativas de la misma están formuladas en términos de comprender las funciones del proceso administrativo, adquirir, las habilidades
que el futuro egresado SENA , requerirá frente al manejo y funcionamiento de los múltiples aspectos relacionados con las funciones de
planeación, organización, dirección y control.

Adquirir la capacidad de apropiarse del conjunto de conocimientos del proceso administrativo, aplicar el pensamiento administrativo en
el contexto social y en los procesos de transformación que inciden en la calidad de vida de los integrantes de la organización y su
entorno, fortalecer su capacidad de convivencia con respeto, solidaridad, tolerancia y libertad respetando la dignidad humana, y
perfeccionar la capacidad de expresar los procesos administrativos apoyados en las relaciones interpersonales y sus efectos en el
desarrollo de las empresas.

Igualmente con el desarrollo de esta guía, ustedes adquirirán conocimientos, destrezas y habilidades, en cuanto a la elaboración de
documentos organizacionales aplicando la normatividad vigente. Así mismo, desarrollarán la capacidad de redactar documentos de una
manera ágil, teniendo en cuenta las reglas de ortografía, semántica y redacción.

A partir de su capacidad de autoaprendizaje y con ayuda del instructor, usted debe comprender el contenido de la guía técnica
colombiana GTC-185 y aplicarlo en la clasificación y elaboración de documentos organizacionales.
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Para el desarrollo de esta actividad elaborará una prueba de conocimientos previos, para poder identificar las
fortalezas y debilidades de los aprendices en cuanto a redacción, digitación y transcripción de documentos teniendo
en cuenta las normas técnicas vigentes.

El instructor del resultado de la actividad, mediante mesa redonda y con ejemplos, hará reconocimiento de la
importancia de la adquisición de habilidades y destrezas en cuanto a la lectura, redacción, digitación y transcripción
de documentos organizacionales. El cual garantiza el éxito en cada uno de los aprendices en el sector productivo
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

En el entorno administrativo se utiliza documentos administrativos, que son aquellos que permiten la gestión diaria de
cada empresa; como es obvio, está presente en cualquier empresa o unidad de producción. De ahí la importancia de
desarrollar un sistema de gestión documental, el cual evidencia cada una de las actividades que se desarrollan en las
diferentes áreas funcionales de la empresa.

En esta guía de aprendizaje conoceremos conceptos y aplicaciones de los siguientes aspectos, definidas con las
siguientes preguntas:

a. ¿Cuáles son los documentos organizacionales?

b. ¿Qué normas regulan la elaboración y presentación de documentos organizacionales?
c. ¿Qué normas regulan la clasificación y organización de archivos?
d. ¿Cómo se archivan los documentos organizacionales?
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

 Individualmente mediante lectura regulada y aprendizaje autónomo, elaborar resumen de normas de gramática.
 Cada aprendiz realizará exposición y ejercicios didácticos sobre normas de gramática. Previamente, asignado el
tema por el instructor.

Para facilitar el aprendizaje en cuanto a presentación y elaboración de documentos empresariales nos remitiremos a la
Guía Técnica Colombiana - GTC 185, Documentación Organizacional; como herramienta básica en este primer proceso
de formación. Dado lo anterior se recomienda la lectura, apropiación y práctica de cada una de las normas en ella
expuestas.
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 1. CARTAS1

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o
en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda
que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie página, las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del
texto. ( más información en ; http://estilosgtc185.blogspot.com.co/2012/05/el-sol-ltda-nit-125.html )

1.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACION

La carta y oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinario, para ello se
recomienda tener en cuenta:

 Tratar un solo tema por comunicación

 Redactar en forma clara , precisa, concreta y concisa
 Usar un tratamiento respetuoso y cortés
 Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
 Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
 distribuir el texto de acuerdo con su extensión

1.2 UTILIZACION DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

 Regular o aclarar una situación
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
 Dar respuesta a una comunicación recibida
 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
 Solicitar detalles sobre un asunto determinado
 Impugnar o corregir una situación
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes

1.3 CLASES DE CARTAS Y OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:

 Organizacionales ; se producen en el desarrollo de las actividades de la organización

 Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
 Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un leguaje informal

1
GTC – 185 ; Documentación Organizacional; ICONTEC, 2012
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 2. MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las
dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la
organización.
2.1 Características de Redacción y Presentación
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización

 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en

Primera persona del plural
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
 Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
a. Utilización del Memorando
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
 Informar sobre un hecho en forma breve
 Expresar necesidades
 Hacer requerimientos
 Regular o aclarar una situación
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
 Dar respuesta a una comunicación recibida
 Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado
 Impugnar o corregir una situación
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes
 Solicitar o remitir información, documentos y objetos
 Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
 Hacer llamados de atención, entre otros.

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 2. CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de
personas tanto interna como externamente.
a. Características de Redacción y Presentación
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones normas, lineamientos y políticas y la
circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Tratar un solo tema

 Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
 Usar un tratamiento respetuoso y cortés
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
 Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización y
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

b. Clases de Circulares

i. La circular general se dirige a un grupo específico de personas

ii. La carta circular está dirigida en forma personalizada

c. Partes

 Encabezado
 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Encabezamiento y destinatarios
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas responsables
 Líneas especiales
 Identificación de páginas subsiguientes
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 3. ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo,
legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas
del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar
o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

 Toda acta debe ll evar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o
extraordinario.
 Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir
detalles intrascendentes.
 Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse entiempo presente.
Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.
 Se recomienda no redactar las con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
 Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud
expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
 Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso
de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
 Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando
sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

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 4. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

5.1 CERTIFICADOS

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho
o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento,
ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

 calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos;

 registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y
 becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentosde identidad, entre
otros.

5.2 La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

 tiempo de servicio,
 - experiencia,
 - salarios u honorarios
 clases de trabajo,
 - jornada laboral, entre otros

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés
c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
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5. SOBRES

El sobre tiene el proposito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.

CARACTERISTICAS DE LA PRESENTACION

Al registrar los datos del destinatario, estos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma
clara y completa.
 Se recomienda que el sobre tenga impreso el membre de la organización
 Se recomienda que el sobre coincida el color, calidad y diseño con la papelería de la organiación
 Para el diseño de sobres grandes, ser recomienda tener en cuenta las zonas.

6.
INFORMES
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
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 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

 Cada aprendiz elaborará un documento para ser revisado y corregido.

 Elaborar ejemplos de documentos organizacionales teniendo en cuenta la GTC 185 y temas planteados por el
Instructor (el aprendiz tiene la autonomía de elaborar el contenido; este debe ser redactado correctamente,
utilizando las herramientas de gramática necesarias.( 2) Mínimos 20 renglones.
 Elaborar cartas ( 3) estilo bloque extremo, de carácter organizacional (solicitar o remitir información, dar respuesta
a una comunicación recibida e informar sobre un hecho).
 Elaborar cartas ( 3) estilo bloque, de carácter oficial (confirmar un evento pendiente e invitación a una reunión).
 Elaborar cartas (3) estilo semibloque con sangría, de carácter personal (ofrecer agradecimientos o condolencias y
solicitar detalles sobre un asunto determinado).
 Elaborar memorandos (3) en bloque extremo o bloque que cumplan los siguientes objetivos: informar sobre un
hecho, hacer requerimientos, impugnar o corregir una situación y convocar a una reunión.
 Elaborar circulares ( 3) de carácter general en bloque extremo que cumplan los siguientes objetivos: actualización
de hoja de vida y capacitación.
 Elaborar cartas( 3) circulares en bloque sobre evaluación de personal y presentación de nuevo servicio.
 Elaborar acta ( 3 ) de comités, de asambleas, junta directivas, reuniones administrativas, de baja de inventarios, de
entrega y de sociedades.
 Elaboración de informes( 3 ) (ejecutivo, corto y extenso).
 Elaborar ( 3 ) certificados de paz y salvo; y de estudios.
 Elaborar dos (3) constancias laborales.
 Elaborar dos (3) sobres comerciales.
 Elaborar dos (3) correos electrónicos
 Elaborar dos (3) tarjetas protocolarias
 Archivar los documentos organizacionales teniendo en cuenta la normatividad vigente

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  . Identifica los aspectos generales Técnica:. Lista de chequeo:

para la elaboración y presentación
de las comunicaciones de acuerdo Instrumento: Formato de evaluación y
a la GTC 185 seguimiento de etapa lectiva
 Identifica las partes que componen
las comunicaciones según GTC
185

Evidencias de Desempeño:  Elaboración de : Técnica: valoración de desempeño.

Retroalimentación, charlas por Documentos propuestos en Instrumento: lista de chequeo de desempeño
videoconferencia, por chat o medio virtual. actividades de transferencia de
conocimiento.

Evidencias de Producto: Realiza documentos organizacionales, Técnica:

. por medio de la digitación, redacción y
transcripción de los mismos

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
•ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.
•ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que concentran los
archivos de trámite.
•ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo
vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio
del valor primario o de gestión de éstos
•ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector
privado como del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos.

•ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

•CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar.

•CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los
ciudadanos deberá efectuarse permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
•CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.
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 •FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de vida institucional sin un criterio archivístico
determinado de organización y de conservación.

•FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o
actividades.

•GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
•PRODUCCION DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en
óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
•REGISTRO: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamente.
•TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital.
TVD: Tablas de valoración documental historia institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento y finalización (en caso de
liquidación) de la institución señalando los actos administrativos de reestructuración.
•VALORES: Son cuestiones de principios que sostenemos de acuerdo con nuestras convicciones; los valores son vitales, se
desarrollan con el sistema ético individual. Los valores son tan importantes que constituyen la guía personal de la vida, es creación
propia de cada individuo y es para su uso exclusivo.

7. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

1. CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. McGraw-Hill. Segunda edición.

2. LERMA, Héctor Daniel. Metodología de la Investigación. Ecoe Ediciones Ltda. Segunda edición.
3. WERTHER, William B. Jr. Administración de Personal y de Recursos Humanos. McGraw-Hill. Quinta Edición-
4. PALACIO M, Amalia. Retos de la Gestión Secretarial y de la Asistencia Administrativa. Aires Editores Asociados Ltda. Primera
edición.
5. Material de apoyo plataforma Black Board
6. Programa de Formación.
7. Proyecto de formación.
8. NTC 1486, Presentación de trabajos
9. GTC 185, Norma técnica para la elaboración de documentos.
10. http://www.biblioteca.sena.edu.co
11. http://www.monografias.com/
8. http://www.crearempresa.com.co/
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Fabio Hernán Valencia V, Instructor SENA Coordinación 17 marzo 2020

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Felipe Vallejo instructor Coordinación 17 marzo 2020
Autor (es)

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