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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ZORAIDA COMAYAN BENITEZ

DANIELA TUMAY CALDERON
DISNEY SANCHEZ ARANGO
ROLANDO VALLEJO TANGARIFE

CENTRO AGRINDUSTRIAL PARA FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE

CASANARE- SENA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
YOPAL CASANARE
2020
 2
PRIMER CONGRESO REGIONAL DE INNOVACIÓN ACADEMICA

ZORAIDA COMAYAN BENITEZ

DANIELA TUMAY CALDERON
DISNEY SANCHEZ ARANGO
ROLANDO VALLEJO TANGARIFE

DOCENTE

OTTY SARMIENTO BARRIOS

CENTRO AGRINDUSTRIAL PARA FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE

CASANARE- SENA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
YOPAL CASANARE
2020
 3

Yopal 30 noviembre de 2020

Dedicado a los Aprendices Sena, que

su sed de conocimiento, nunca sea
saciada.
 4
AGRADECIMIENTOS

Queremos agradecer a los instructores y a las personas que con sus esfuerzos colectivos,
han conseguido la culminación de este trabajo y la trasferencia de sus conocimientos, que
su empeño y esfuerzo, no es en vano.
 5
TABLA DE CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 7
2.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 8
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................. 8
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................ 9
3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................ 9
3.2 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 9
4. MARCO TEÓRICO....................................................................................................... 9
5. DESARROLLO DEL PROYECTO ............................................................................. 10
5.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO............................................. 10
Selección de fecha y lugar del evento ........................................................................... 10
6. Seleccionar los temas y/o actividades que se van a desarrollar ...................................... 11
6.2 DETERMINAR EL NÚMERO Y PERFIL DE LOS ASISTENTES ....................... 12
6.2 CRONOGRAMA ................................................................................................... 13
6.3 DETERMINAR LOS RECURSOS (TECNOLOGICOS, FISICOS, ECONOMICOS
Y TALENTO HUMANO). .......................................................................................... 14
CONCLUSIONES ........................................................................................................... 17

Índice de tablas.
Tabla 1 Número de asistentes y sus características. ____________________________________________13
Tabla 2 Cronograma de actividades. ________________________________________________________13
Tabla 3 Análisis de presupuesto. ___________________________________________________________16

Tabla de ilustraciones
Grafica 1 Organigrama __________________________________________________________________11
 6
RESUMEN

El presente trabajo tiene como fin el desarrollo de la organización de un evento, los

aprendices Sena, deberán planificar, organizar, dirigir y supervisar el cual será de carácter
académico. Ya que la educación de calidad es pilar, junto con el desarrollo científico,
tecnológico e innovación para un progreso económico y social sostenible en la ciudad de
Yopal. En el presente caso de estudio propone una intervención curricular, utilizando la
opinión y punto de vista de alumnos y Profesionales en diferentes áreas, para reunir y
analizar sus respuestas, para generar innovación sin afectar la cultura regional.
 7
INTRODUCCIÓN

A continuación, nos encontraremos con un proyecto de “Organización de un evento”, el

cual tendrá que ser desarrollado por los Aprendices Sena, planificarlo y ejecutarlo, con el
fin de adquirir sus conocimientos, en lo que al ámbito empresarial y administrativo
respecta. Será desarrollará un programa teórico en base a un “Congreso Académico”, el
cual sería el primero en la región, donde se reunirían profesionales de diferentes áreas,
culturales, científicas, académicas entre otras. Para socializar y difundir sus saberes, e
incentivar a la comunidad estudiantil, al crecimiento académico, cultural y personal, así
pues se ha desafiado a las instituciones educativas a mantenerse al día con el mundo, en
cambio continúo, entrenando la capacidad de los estudiantes para desarrollarse en la
complejidad y traducir su conocimiento en virtudes y capacidades.
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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Con el fin hacer conciencia dirigida al progreso y al desarrollo de una tendencia a la

disciplina académica, se opta por planificar y realizar un evento educativo y profesional,
reuniendo a los mayores exponentes municipales para difundir sus conocimientos, para
promover sinergias entre profesionales, estableciendo nuevos proyectos y propiciando
ecosistemas que promuevan y convoquen la comunicación entre hacedores de política,
investigadores, innovadores, emprendedores, y la comunidad académica.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Desarrollar y adquirir los conocimientos básicos a la hora de organizar eventos.

Adquirir las habilidades y destrezas necesarias para planificar, organizar, dirigir y

supervisar la organización de un evento.
 9
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Al identificarse la falta de innovación académica en la región, la pérdida del interés hacía la

vida académica, el uso erróneo de las tecnologías, al no conocer su gran potencial, y la
ferviente decadencia de nuestra cultura. Propone y decide por parte de la comunidad
educativa, organizar un evento, que reúna a grandes exponentes de diferentes áreas, en este
primer congreso de innovación educativa se pretende atender la problemática, para destacar
las necesidades de las instituciones aportando nuevas ideas y proyectos, para su
mejoramiento potenciando a la región de Yopal. Lo más evidente es que se trata de hacer
cambios en un ámbito en donde hay algo que está establecido, fijado para permanecer. Y
con esto nos referimos a la decadencia ética, moral, cultural y académica que estamos
viviendo.

3.2 JUSTIFICACIÓN

La carente falta de interés e innovación en la región de Yopal, capital de Casanare, nos ha

generado inmensas preocupaciones acerca de esta problemática, y en nuestro afán de
contribuir a la construcción de un país mejor, hemos optado por proponer la organización
de un evento de talla regional, en el que asistirán importantes exponentes de la tecnología,
la ciencia y la educación, así como algunos invitados políticos, estos últimos con el fin de
que adopten medidas que incentiven al progreso educativo de la región. Nuestro mayor y
gran propósito con este primer congreso regional de innovación académica, es generar las
primicias que den origen a nueva visión educativa en el que la comunidad estará
directamente involucrada, generando en ella, una nueva perspectiva fascinante, acerca de la
importante que es la educación.

4. MARCO TEÓRICO
 10
En esta sección hemos propuesto la teoría básica de la administración, sus primicias las
cuales son planificar, organizar, dirigir y supervisar, para la realización de la guía de
“Organización de eventos”, Ya que gracias a este proceso, podemos proyectar como será,
donde y cuando, se organizara el evento, nos brinda las pautas para definir las funciones y
deberes de cada área que está involucrada en el evento, nos permite direccionar el evento,
marcando un rumbo un trazo, con el cual buscaremos cumplir con metas y objetivos. Y al
supervisar estaremos al tanto de cualquier circunstancia, o sucesos que vayan dando origen
en el trascurso del evento. Así en base a la teoría de las 4 pilares de la administración
ejecutar correctamente nuestro proyecto de organización de eventos.

5. DESARROLLO DEL PROYECTO

(Escribe aquí los resultados más significativos del proyecto.)

5.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

Selección de fecha y lugar del evento

9 - 11 diciembre 2020
Auditorio Sena, Restaurante Sena

Definir comités y funciones de los mismos

Coordinador general:
1 representar el evento legalmente.
2 planear, organizar, dirigir y controlar las actividades operarias y administrativas.
3 coordinar las labores de gerencia.
4 generar el proyecto de presupuesto del evento.

Comité Administrativo: se encarga de manejar los dineros, realiza en presupuesto, hace

las compras, comercializa, gestiona y rinde cuentas.
 11

Comité Logístico: Se encarga de maneja y administrar todos los recursos humanos,

financieros y materiales. Elige el sitio apropiado para el congreso, montaje de tarimas,
montaje de luces y sonido, decoración y ambientación del sitio, revisar que el protocolo se
cumpla y distribuir los diferentes objetos físicos.

Comité de relaciones públicas: Le corresponde divulgar el congreso mediante una muy

buena campaña publicitaria para proyectar la imagen positiva del evento, allí incluye:
fotografías, volantes, avisos prensa, radio y televisión. En conclusión, su tarea es la
promoción, divulgación y atención.

Comité Académico: Se encarga de conseguir información de los conferencistas, hacer

contacto con ellos, coordinara las conferencias, discursos y conclusiones, y por ultimo
editara las memorias.

Grafica 1 Organigrama

6. Seleccionar los temas y/o actividades que se van a desarrollar

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MIERCOLES, 9 diciembre 2020

• 7:00 am- 8:00 am Llegada y organización de los invitados

• 8:00 am – 9:00 am Discurso de bienvenida y breve descripción del objetivo
principal de nuestro congreso
• 9:00 am – 10:00 am Inauguración del congreso, con un espectáculo de baile de
flamenco
• 12:00 pm – 2:00 pm Almuerzo
• 4:00 pm – 5:00 pm Conferencia sobre los cuatro pilares de un cambio:
Innovación, novedad, transformación y reforma

JUEVES, 10 diciembre 2020

• 7:00 am – 9:00 am Familiarización del tema con los expertos, los cuales explicaran
con mayor detalle nuevos métodos e instrumentos tecnológicos para adaptarlos a las
instituciones.
• 9:00 am – 10:00 am Foro educativo, en el cual se pretende que lo estudiantes
interactúen con los especialistas de una manera mas informal, que nos brinden su
punto de vista, opciones y/o propuestas para un mejor desarrollo educativo en Yopal
• 12:00 pm – 2:00 pm Almuerzo

VIERNES, 11 diciembre

• 7:00 am – 9 am Debate
• 12:00 pm – 2:00 pm Almuerzo
• 4:00 pm – 5:00 pm Convención
• 7:00 pm – 9:00 pm Brindis, cena de gala y cierre del congreso

6.2 DETERMINAR EL NÚMERO Y PERFIL DE LOS ASISTENTES

Tipo de Asistentes Número de Asistentes Descripción

Público en general 100 60% Son estudiantes destacados, 30
% Son docentes y coordinadores
10% Políticos.
Expositores 5 Personas de prestigioso currículo,
dispuesta a exponer sus ideas y
propuestas
Delegados 10 Personas que se encargan, por
elección o designación, a
representar una actividad colectiva,
 13
una persona, empresa o institución.
Invitados Especiales 10 Son eminencias en su especialidad,
y suelen participar como oradores
en alguna conferencia o en alguna
actividad.
Acompañantes 10 Persona que no participa en el
programa técnico, científico o
académico, pero que acompaña al
Tabla 1 Número de asistentes y sus características. participante.
TOTAL 135

6.2 CRONOGRAMA

DESARROLLAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DENTRO DEL EVENTO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
VIERNES 11
HORA MIERCOLES 9 dic. JUEVES 10 dic. LUGAR
dic
Demostraciones Debate entre
7:00-9:00 AM Bienvenida tecnológicas para la tradición y
las instituciones la innovación

9:00-12:00 Inauguración del

Foro educativo
AM congreso Auditorio
Sena
12:00-2:00
Almuerzo Almuerzo Almuerzo
PM

4:00-5:00 PM Conferencia x Convención

Brindis, cena
de gala y Restaurante
7:00-9:00 PM x x
cierre del Sena
congreso
Tabla 2 Cronograma de actividades.
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6.3 DETERMINAR LOS RECURSOS (TECNOLOGICOS, FISICOS,

ECONOMICOS Y TALENTO HUMANO).

RECURSOS HUMANOS
-Coordinadores académicos y docentes
-Equipo de logística
-Conferencistas
-Asistente contable
-Conductores
-Equipo de publicidad y comunicaciones

RECURSOS TECNOLOGICOS
-Videobeam
-Cámara fotográfica
-Cámara de video
-Equipos de aumento de audio

RECURSOS FISICOS
-Auditorio
-Hotel

Recursos económicos
-Presupuesto dispuesto por la administración municipal.

ANALISIS DE PRESUPUESTO.

VALOR VALOR
ITEM DETALLE CANTIDAD
UNITARIO TOTAL
Talento humano
Coordinador $ $
1. 1
académico 1.000.000 1.000.000
$ $
2. Conferencista 3
1.000.000 3.000.000
Asistentes $ $
2. 10
logísticos 90.000 900.000
Asistente $ $
3. 1
financiero 300.000 300.000
4. Conductores 5 $ $
 15
150.000 750.000
Eq. $ $
5. 5
Comunicaciones 150.000 750.000
$
Subtotal:
6.700.000
Invitados

Tiquetes aéreos $ $
8. 10
invitados 300.000 3.000.000

Alojamientos $ $
9. 10
invitados 300.000 3.000.000
Transporte de
aeropuerto - lugar $ $
10 5
congreso – de 200.000 1.000.000
vuelta Invitados
$
Subtotal:
7.000.000

Imagen, convocatoria y materiales impresos

$ $
11 Invitaciones 135
3.000 405.000

Envió de $ $
12 135
invitaciones 2.000 270.000

Libretas de $ $
13 150
anotaciones 5.000 750.000

Impresión de
plegables de $ $
14 50
programación, 20.000 1.000.000
tamaño oficio
Impresión de $ $
15 2
pendón 300.000 600.000
$
Subtotal
3.025.000
Infraestructura
 16
Alquiler de
$ $
16 salones y 1
- -
auditorios

(videobeam, $ $
17 10
computadores) 20.000 200.000

Amplificación $ $
18 8
audio 50.000 400.000
$ $
20 Registro video 4
100.000 400.000
Registro $ $
21 4
fotográfico 100.000 400.000
$
Subtotal
1.400.000
Logística

Transportes $ $
22 3
adicionales 100.000 300.000

$ $
23 Refrigerios 150
30.000 4.500.000
Evento de $ $
24 1
inauguración 2.000.000 2.000.000
$ $
25 Evento de cierre 1
4.000.000 4.000.000
$
Subtotal
10.800.000
$
GRAN TOTAL
27.525.000
Tabla 3 Análisis de presupuesto.
 17

CONCLUSIONES

En este trabajo hemos podido concluir que para “Organizar un evento”, debe hacerse
previamente un planificación exhaustiva, en la que no se pase por alto ni el más mínimo
detalle y en el que se tenga en cuenta los posibles acontecimientos inesperados que
pudieran ocurrir, con el fin de efectuar a la perfección este proceso, de desarrollo una
temática de análisis, en cual se estudió, que tipo de necesidad se tiene y en base a ella
definir qué clase de evento se realizaría, quienes serían su participantes, en lugar se haría,
cuáles serían su actividades y el tiempo de duración, para ello también se realizó un estudio
de presupuestos y se formalizo un cronograma que estipularía las actividades a realizar.

El desarrollo de esta actividad nos permitió como Aprendices, adquirir el conocimiento o

aprendizaje, para el día de mañana cuando nos estemos enfrentando al entorno laboral,
estemos en la capacidad de ejecutar cualquier objetivo, incluso si este se tratase, de la
organización de un evento, contar con estas bases, es un salvavidas, ya que tarde o
temprano en las organizaciones y en las áreas administrativas se tendrán que realizar
eventos ya sean estos de talla pequeña, mediana o de gran importancia.
 18
BIBLIOGRAFÍA

Páginas de internet consultadas.

https://www.venuesplace.com/es/idea/333-como-organizar-un-congreso-paso-a-paso