1.1. Características Generales de los Sistemas.

1.1.01. Concepto de Sistemas.

Según G. GÓMEZ. “Es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un
plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulación de
datos, energía o materia”.

Según F. CATACORA. “Es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan

por ciertos atributos identificables que tienen relación entre si, y que funcionan para lograr un
objetivo común”

Componentes de los Sistemas

1.1.02. Ubicación y Delimitación.

Todas las cosas que existen en el universo pueden considerarse sistemas: las células, las plantas,
el hombre, las sociedades, los planetas, las galaxias y por supuesto, las organizaciones, o cada una
de sus partes.

La delimitación de un sistema depende del interés de la persona que pretende analizarlo.

1.1.03. Clasificación

• Sistemas Naturales

• Sistemas Elaborados

• Sistemas Determinísticos

• Sistemas Probabilísticas

• Sistemas Físicos o Concretos

• Sistema Abstractos

• Sistemas Abiertos
 • Sistemas Cerrados

1.2.03. Leyes y Principios.

1.2.03.01. Principio de Equifinalidad.

Este principio consiste en la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un
mismo fin, lo cual permite una gran variedad de comportamientos.

1.2.03.02. Principio de Homeostasis.

La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al

contexto.

1.2.03.03. Ley de Requisito de Variedad.

Esta ley indica la cantidad de elementos de un sistema y, por el otro, sus potenciales interacciones
y el número de estados posibles que se producen a través de estos.

1.2.03.04. Principio de Entropía.

El desorden, la desorganización, la falta de estructura u organización al azar de un sistema se

conoce como entropía.

1.2.03.05. Teoría de la Recursividad.

Proceso que hace referencia a la introducción de los resultados de las operaciones del sistema en
él mismo. (Retroalimentación).

1.2.04. Enfoque de Sistemas.

• Método empírico – intuitivo Teoría General de Sistemas.

• Método Teoría deductiva de sistemas.

ENFOQUE DE SISTEMA ABIERTO Y SISTEMA CERRADO DESDE EL PUNTO DE VISTA

ADMINISTRATIVO.

Sistema Abierto (enfoque externo). Criterio Eficacia.

Sistema Cerrado (enfoque interno). Criterio Eficiencia.

LA TEORÍA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIONES.

Definición de sistema desde el punto de vista organizacional y de la administración, según G.

Gómez.

“Es una organización compuesta de hombres y máquinas empeñadas en una actividad coordinada
y dirigida hacia una meta, enlazados mediante sistemas de información e influidos por el ambiente
externo”.

1.3. Sistemas y Procedimientos.

1.3.01. Concepto.

Procedimiento: Puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones

concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una
actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Sistemas y Procedimientos:

Víctor Lazzaro define como: "el estudio y análisis de programas, políticas, formas, informes,
registros y equipo de una empresa, con el fin de estandarizar y simplificar las operaciones de la
misma".

1.3.02. Objetivos.

• Estandarizar las operaciones de las organizaciones.

• Simplificar las operaciones de las organizaciones.

• Lograr mayor eficiencia, efectividad y economía.

1.3.03. Clasificación.

De acuerdo al autor Víctor Lazzaro, se clasifican en:

Los de la Fábrica o Taller.

 Son aquellos identificados con la fábrica, el taller, el patio de mantenimiento y el proyecto
de construcción.

Los de la Oficina.

Son aquellos que se identifican con la función administrativa en el sentido más amplio,
como operaciones de oficina, tales como manejo de documentación, teneduría de libros,
contabilidad, informes, proyectos, programas de trabajo, presupuestos.

1.3.04. Actividades

1. Diseño de sistemas y procedimientos para el proceso de nuevos trabajos que serán

ejecutados posteriormente (planeación de procedimientos).

2. Preparación escrita, por primera vez, de los procedimientos para el proceso de trabajos
que han sido ejecutados.

3. Preparación, publicación y mantenimiento de manuales de sistemas y procedimientos.

4. Revisión, análisis y mejoramiento de sistemas y procedimientos.

5. Establecimiento y operación de control de los sistemas y procedimientos.

6. Aumentar la competencia de supervisores y administradores para que conozcan y

resuelvan sus propios problemas de sistemas y procedimientos.

1.4. El Departamento de Sistemas y Procedimientos.

Necesidad de Creación del Departamento de Sistemas y Procedimientos.

a) Los jefes de línea no tienen la preparación técnica específica que requiere la eficiencia del
servicio que ellos deberían; por ejemplo, las técnicas de selección de personal, de
organización.

b) Los jefes de línea o funcionales, aun en el caso de que tengan la preparación suficiente
que demanda la especialización, por lo general no tienen mucho tiempo para llevarla a
cabo, de ahí que requieran de segundas manos, los especialistas por ejemplo, diseño e
instalación de un sistema de información.

c) Por razones de uniformidad en su aplicación, conviene encomendarle los servicios

especializados a un técnico en la materia que directamente coordine y supervise el
trabajo.

Principios fundamentales que sirven de base a la función de los Sistemas y Procedimientos:

Primero: la norma de una organización de sistemas, así como el enfoque para construir tal
organización, deben ser hechos a la medida para la situación que exista en una compañía
específica.

El segundo punto fundamental consiste en que el proyecto del departamento de sistemas debe
prever las revisiones para el futuro conforme los objetivos se van logrando y de acuerdo con la
variación de situaciones. Esto asegura una flexibilidad esencial sin la cual el departamento pudiera
encontrarse a la zaga del progreso en conjunto de la compañía.

La tercera base fundamental consiste en que el departamento debe proporcionar un proceso

continuo de asesoría, programación y planeación de proyectos.

¿Cómo participa la función del departamento de sistemas y procedimientos en el desarrollo de la

empresa?

 Apoyo logístico
 Diagnósticos Administrativos
 Distribución de espacios
 Diseño, elaboración y control de formas
 Sistemas de información
 Proyectos especiales
 Estructuras organizacionales
 Estudios de cargas de trabajo
 Indicadores y/o estándares de gestión
 Propuestas de organización
 Manuales administrativos
 Simplificación administrativa
 Normatividad.