Foro temático 1 “Política Archivística”

 ¿Son aplicadas las normas de legislación documental al interior de las empresas en

Colombia? ¿Porqué?

En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el rastreo, almacenamiento y
organización de documentos en todas las empresas e instituciones es por ello que, en el año
2000, entra en vigencia la Ley 594, por medio de la cual se decreta la Ley General de
Archivos, y se establecen las políticas que reglamentan la función archivística del Estado y de
las entidades de carácter privado que cumplen funciones públicas. En mi opinión personal
considero que hoy en día al fin se le está dando la importancia que merecen los archivos ya
que años atrás simplemente el archivo era un cuarto oscuro y sin iluminación donde
simplemente se apilaban en desorden cientos y cientos de documentos que, debido a las
precarias condiciones de almacenamiento, estos simplemente se echaban a perder. Cosa
diferente hoy en día donde la mayoría de las empresas públicas y privadas acatan y ponen en
práctica la Ley 594 del 2000 donde podemos ver espacios totalmente acondicionados e
idóneos para el almacenamiento y conservación de los documentos.

b. Cuál es la importancia de la documentación en las empresas privadas?

Los archivos siempre han estado presentes a lo largo de la existencia del ser humano, solo
que antes solo se daba importancia a los documentos que databan de cientos o miles de
años, cosa muy distinta hoy en día donde se reconoce a la archivística como una profesión de
mucha importancia en las empresas y/o instituciones estatales o privadas, donde se busca la
preservación del patrimonio documental de las mismas. Los archivos son considerados como
uno de los activos más importantes de una empresa, ya que representan su memoria,
guardan su historia de forma ordenada, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos
pasados que servirían para corroborar situaciones que se hallan realizado en el giro ordinario
de sus actividades empresariales. Además, permiten uniformidad en el manejo de la
información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de
documentos. La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia
a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que
partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información,
elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general,
una deficiente administración. Debido a la mala organización de los archivos se dañan los
documentos, ocurren accidentes, incendios y se pierde valiosa información de las empresas.