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1. Información Archivo Central - Sede Abedules

1.1 Identificación General

Actividad Económica Almacenamiento del Archivo General de Empresas Públicas de Armenia ESP
Ubicación Carrera 23 Calle 8-00 Esquina Barrio Granada
Municipio Armenia Departamento Quindío
Teléfono 7411780 extensión 1401-1402

Funcionarios
Cantidad
Distribución por Cargo
Masculino Femenino Total
Administrativo 2 2
Operativo 1 1
Pasantes 2 2
Total trabajadores 5
Encargado Gestor de Recursos Cargo Gestor de Recursos

1.2 Ubicación

La topografía del terreno donde está ubicada la sede abedules es plana. La

Características
geológicas del suelo región presenta alta sismicidad, con antecedentes de sismos de gran
magnitud.
Materiales de la
Concreto reforzado
construcción
Acueducto, alcantarillado, energía, telefonía, internet, (Recolección de
Servicios públicos
residuos sólidos).
Subgerencia, Proceso
Área Ubicación
Oficina - baño Parte central primer piso
Distribución de áreas
Almacenamiento Zona de entrada, trasera, segundo piso
Baño y cafetería Detrás de las oficina- parte lateral
Norte Calle 8, sur casa no. 8-14,
Vecinos Infraestructura esquinera oriente Carrera 23, occidente casa no.
23-37
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1.3 Comando de Incidentes Archivo Central - Sede Abedules

Estructura Funcional
Sistema Comando de Incidentes
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Comandante del Incidente

Oficial de seguridad

Oficial de Enlace

Oficial de Información
Pública

Sección de Sección de
Sección de Sección de Logística
Operaciones Administración Finanzas
Planificación

Ver: “Estructura Sistema Comando de Incidentes de Empresas Públicas de Armenia ESP” GTH D
003, documento que tiene establecidos los responsables de cada cargo
2. Recursos
2.1. Inventario de recursos para atención de emergencias Archivo Central - Sede Abedules

Tipo Capacidad Cantidad Ubicación

Solkaflam 10 LB 1 Ofician archivo
Solkaflam 3.700 GR 1 Oficina Archivo segundo nivel
Solkaflam 3.700 GR 1 Área de Archivo segundo nivel
2 Extintor - Agua 2,5 galones 1 Depósito de archivo - izquierda
2 Extintor – Agua 2,5 galones 1 Depósito de archivo - Derecha

2.2. Elementos Específicos Para Atención De Emergencias

Elemento Cantidad Ubicación

Juego de Inmovilizadores 1 Oficina
Camilla Rígida 1 Oficina
Botiquín 1 Oficina

3. Metodología Identificación de Amenaza, Análisis de Vulnerabilidad y calificación del riesgo

Los planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias deben orientar su objetivo al
control y prevención de las amenazas más características de la empresa, por ello de su adecuada
identificación y calificación, dependerá la eficiencia de los procesos diseñados en el plan.
Se entiende como amenaza el elemento o situación que pueda generar una emergencia al interior de
la empresa y riesgo como la posibilidad de ocurrencia del evento.
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Las amenazas se pueden clasificar conforme a su fuente generadora de acuerdo con la siguiente
distribución:
De origen técnico: incendio, explosión, derrame de sustancias peligrosas, etc.
De origen social: Terrorismo, atentados, asaltos, etc.
De origen natural: Terremotos, inundaciones, huracanes, etc.
Las amenazas se clasifican por el nivel de riesgo, o posibilidad real de ocurrencia, de acuerdo a los
siguientes valores:

Posible: Evento que nunca ha sucedido y que sería excepcional que se presentara, sin descartar su
ocurrencia. Se destaca con color verde
Probable: Evento del cual existen antecedentes en la empresa o en otro lugar con condiciones
similares. Se destaca con color amarillo
Inminente: Evento instrumentado o con información que lo hace evidente y detectable. Se destaca
con color rojo

Para aplicar este instrumento se sugiere efectuar un estudio de las emergencias ocurridas
anteriormente y las que se podrían presentar en el futuro, además de efectuar inspección física e
cada área para efectos de indicar con precisión si la amenaza evaluada es posible para la empresa,
es probable o es inminente.

Una vez identificadas las amenazas significativas para la empresa, se clasifican jerárquicamente
iniciando por las inminentes, luego por las probables y por último las posibles.

Esta clasificación permitirá efectuar el análisis de vulnerabilidad empresarial frente a las

emergencias.

3.1. Tipos de Amenazas

Naturales Tecnológico Social
 Fenómenos de remoción en  Incendios.  Hurto.
masa.  Explosiones.  Asaltos.
 Movimientos sísmicos.  Fugas.  Secuestros.
 Inundación.  Derrames.  Asonadas.
 Lluvias torrenciales.  Fallas estructurales.  Terrorismo.
 Granizadas.  Fallas en equipos y  Concentraciones
 Vientos fuertes. sistemas. masivas.
 Otros dependiendo de la  Intoxicaciones.  Otros.
geografía y clima.  Trabajos de alto riesgo.
 Otros.  Riesgos externos.
 Otros.
3.2 Identificación, descripción y Análisis de las amenazas

En el análisis de amenazas se desarrollarán en dos pasos:

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3.2.1 Calificación de la amenaza

Evento Comportamiento Color asignado
Posible Es aquel fenómeno que puede suceder o que es factible
porque no existen razones históricas y científicas para
decir que esto no sucederá.

Probable Es aquel fenómeno esperado del cual existen razones y

argumentos técnicos científicos para creer que sucederá.

Inminente Es aquel fenómeno esperado que tiene alta probabilidad

de ocurrir.

3.2.2. Análisis de Vulnerabilidad

Correspondiente a su predisposición intrínseca de ser afectado o a ser susceptible de sufrir una

pérdida. Es el grado estimado de daño o pérdida de un elemento o grupo de elementos expuestos
como resultado de la ocurrencia de un fenómeno de una magnitud o una intensidad dada y se valora
desde cero (0) a uno (1) o pérdida total*.

Los elementos bajo riesgo están representados en las personas, los recursos y los procesos que
pueden verse afectados con la ocurrencia de un incidente o evento

3.2.2.1 Vulnerabilidad en las personas

 Organización para empresas: se cuenta con una organización para la prevención y atención de
desastres en la empresa; se reúnen periódicamente los integrantes de esta organización, se
tienen funciones definidas, existen comisiones técnicas y un plan de prevención y preparación
para desastres.
 Capacitación y entrenamiento: Se cuenta con un programa de inducción en el Plan de
Emergencias para el personal nuevo, y de re inducción para todo el personal. Existe un
cronograma de capacitación básica y especializada según las amenazas para todos los
integrantes de la organización.
 Dotación completa: se cuenta con equipos de protección personal de acuerdo con las amenazas
para todos los integrantes de la organización, se cuenta con los elementos de comunicación
requeridos, se tienen elementos de señalización e identificación, se cuenta con botiquines,
camillas, puestos de primeros auxilios.
Cada ítem se califica:
 (0) se tiene suficiencia en la organización
 (0.5) Se está en proceso
 (1) se carece completamente o no se cuenta con el recurso
Al realizar la sumatoria de los ítems se califica:
 0,0 a 1,0: Vulnerabilidad Baja. Color verde.
 1,1 a 2,0: Vulnerabilidad Media. Color Amarillo.
 2,1 a 3,0: Vulnerabilidad Alta. Color Rojo.
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3.2.2.2 Vulnerabilidad de los recursos

Los recursos se analizan desde dos campos: las construcciones (edificios, obras civiles, vías,
puentes y servicios públicos) y la maquinaria y equipos utilizados por la organización para la
respuesta en caso de desastre. Para cada uno de estos campos se califica la instrumentación, la
protección física y los sistemas de control.
 Instrumentación: hace referencia a los aparatos utilizados para medir o vigilar los peligros
o amenazas y el monitoreo se entiende como la información (datos) permanentes que producen
los aparatos para observar cualquier cambio de la amenaza que pueda generar una situación de
riesgo.
 Protección física: Es la barrera o diseño estructural que disminuye los efectos que pueda
ocasionar la amenaza.
 Sistema de control: es el equipo instalado o normas administrativas para responder ante la
presencia de una amenaza con el fin de disminuir los efectos.
En maquinaria el mantenimiento, las inspecciones periódicas, y los indicadores de funcionamiento se
han de considerar de vigilancia y control. Sistemas de control si la maquinaria tiene válvulas y
sistemas de seguridad eléctrica o electrónica y se siguen las normas del fabricante.

Cada variable se califica:

 (0) Cuando se dispone de los elementos

 (0,5) Cuando se hace en forma parcial
 (1) Cuando se carece o no se cuenta con el recurso

Al realizar la sumatoria de los elementos se califica:

 0,0 – 0.5 Vulnerabilidad Baja. Color Verde.

 0,5 – 1.0 Vulnerabilidad Media. Color Amarillo
 1,1 – 2.0 Vulnerabilidad Alta. Color Rojo
3.2.2.3 Vulnerabilidad en los procesos
Los procesos se entienden como el desarrollo de las actividades sociales y productivas de los
elementos bajo riesgo, involucrados bajo un conjunto ordenado de normas y procedimientos. Se
analizan tres variables:
 Procedimientos de recuperación: son las actividades previamente concebidas que permitan,
ante una amenaza o un desastre, poner en funcionamiento nuevamente los procesos, ya sean
por si mismos o a través del pago de seguros o de otra forma de financiación. Igualmente se
debe considerar la recuperación ambiental, física y psicosocial.
 Servicio alterno: entendido como el proceso existente. Mecanismo o sistema paralelo que
permite realizar la misma función temporalmente en la fase de impacto o recuperación en un
desastre, disponibilidad de sitios alternos para reubicación, tanto propia como contratada y
personal experto de apoyo.
 Servicios públicos: entendida como aquella actividad de servicios básicos y esenciales para
satisfacer necesidades de la sociedad y comunidad.

Cada variable se califica:

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 (0) Cuando se dispone de los elementos

 (0,5) Cuando se hace en forma parcial
 (1)Cuando se carece o no se cuenta con el recurso

Al realizar la sumatoria de los elementos se califica:

 0,0 – 0.5 Vulnerabilidad Baja. Color Verde.

 0,5 – 1.0 Vulnerabilidad Media. Color Amarillo
 1,1 – 2.0 Vulnerabilidad Alta. Color Rojo
4. Cuantificación del Riesgos:

La calificación del riesgo propuesta en esta metodología es de carácter cualitativo. En el rombo

que se ofrece, se identifican 4 factores: la amenaza, y los 3 factores de vulnerabilidad: Las
personas, los recursos y los procesos. De acuerdo con la calificación del análisis de amenaza y la
vulnerabilidad se definen los rombos con los colores correspondientes a su calificación.

El riesgo se considera:

Alto:Cuando 3 o 4 figuras en el rombo tienen color rojo.

Medio: Cuando hay 1 o 2 figuras rojas o 4 amarillas.
Bajo:Cuando hay 1 a 3 amarillas y los restantes verdes.

 Riesgo Alto: Significa que el 75 al 100% de los valores que representan la vulnerabilidad y la
amenaza están en su punto máximo para que los efectos de un desastre representen un cambio
significativo en la sociedad, la economía, la infraestructura y el medio ambiente.

 Riesgo Medio: Significa que el 50 al 75% de los valores que representan la vulnerabilidad son
altos y la amenaza es alta, también es posible que 3 de todos los componentes sean calificados
medios, por lo tanto, las consecuencias y efectos sociales, económicos y del medio ambiente
pueden ser de magnitud, pero se espera sean inferiores a los ocasionados por el riesgo alto.

 Riesgo Bajo: Significa que el 25 al 50% de los valores calificados en la vulnerabilidad y la

amenaza representan valores intermedios, o que el 70 al 100% de la vulnerabilidad y la
amenaza están controlados. En este caso se espera que los efectos sociales, económicos y del
ambiente representen pérdidas menores.

1. Ilustración Calificación Nivel del riesgo

5. Identificación de Las Amenazas y calificación de las vulnerabilidades de la sede aseo

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5.1 Amenazas identificadas de la Sede:

 Movimiento Sísmico
 Fenómenos Climáticos Vendavales, Tormentas eléctricas
 Incendio
 Explosión
 Accidentes de tránsito
 Asaltos y robos
 Colapso Estructural
5.2 Análisis de la vulnerabilidad y calificación del riesgo frente a las emergencias de la sede
aseo.
A continuación, se presenta la calificación del nivel de riesgo tanto para las amenazas como para la
vulnerabilidad de la sede.
Movimientos
Amenaza Explosion Tempestades
Elementos Sísmicos Pandemia Robos Incendio
Calificación es Inundaciones
Bajo Riesgo Sismo
Capacidad
útil inminente inminente Probable Posible Probable Probable
Organización 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1.0
Personas Capacitación 0.5 0.0 0.5 0.5 0.5 1.0
Dotación 0,5 0.0 0.5 0.0 0.5 0.5
Subtotal 1.5 0.5 1.5 1.0 1.5 2.5
Materiales 0.5 0.0 0.5 0.0 0.5 0.0
Recursos
Edificación 0.5 0.5 1.0 0.0 0.5 0.5
Equipos 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5
Subtotal 1.5 1.0 2.0 0.5 1.5 1.0
Servicios 0.0 0.0 0.0 0.0 0.5 0.5
públicos
Sistemas y Sistemas 0.5 0.0 0.5 0.5 0.5 0.5
Procesos alternos
Procedimient 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5
os de
recuperación
Subtotal 1.0 0.5 1.0 1.0 1.5 1.5
Elementos Amenaza Accidentes de Colapso de
Bajo Riesgo Calificación transito estructura
Subtotal Nivel De Capacidad
Riesgo útil
Posible Probable
Organización Bajo
Medio 0.5 Medio 0.0Bajo Medio Medio
Personas Capacitación 0.5 0.5
Dotación 1.0 0.5
Subtotal 2.0 1.0
Materiales 0.5 0.0
Recursos Edificación 0.5 0.5
Equipos 0.5 0.5
Subtotal 1.5 1.0
Servicios 0.0 0.5
públicos
Sistemas y Sistemas 0.5 0.5
Procesos alternos
Procedimiento 0.5 0.5
s de
recuperación
Subtotal 1.0 1.5

Subtotal Nivel De
Riesgo

Bajo Bajo
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5.3 Interpretación de los resultados

Se evidencia que en general los factores de riesgo encontrados en el análisis de vulnerabilidad son
de nivel Medio y bajo, con presencia de una amenaza inminente.

5. Consolidado de Estrategias de Intervención

Plan de acción para las medidas de mitigación de la vulnerabilidad no estructural y funcional

Elementos Capacidad Responsables de

Medidas propuestas Frecuencia
bajo riesgo útil instalada ejecución
Personas

Organización
Subgerente
para    Reunir al Comando de incidentes de la sede Trimestral
Técnico
Emergencias
Capacitación    Reunir la brigada de emergencias en la sede Líder brigada de
Bimensual
y/o de Abedules la sede y SST
Entrenamiento    Socialización del plan de emergencias al Subgerencia
personal Técnica/
·   Realizar como mínimo un simulacro según las Semestral Subgerencia de
amenazas detectadas en el análisis de Aguas /Oficina
vulnerabilidad SG-SST
  Realizar formación, divulgación y preparación Anual Oficina SG-SST
ante este tipo de amenazas para una buena
atención en caso de emergencias al personal
de la sede.
 Capacitación en seguridad vial de acuerdo al
Plan Estratégico de Seguridad Vial
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Elementos Capacidad Responsables de

Medidas propuestas Frecuencia
bajo riesgo útil instalada ejecución

   Realizar a capacitación al personal en riesgo

público.
   Verificar dotación básica para los brigadistas Anual Oficina SG-SST
   Verificar la dotación de los botiquines de los Oficina SG-SST
Dotación
vehículos, área administrativa y operativa. Semestral Brigadistas de
Según GTH-R-019 la Sede
Oficina SG-SST
Vigilancia y    Realizar inspección de la señalización de
Anual Brigadistas de la
Monitoreo rutas evacuación y puntos de encuentro. Sede
Brigadistas de la
   Revisar los extintores según GTH-R-012 Mensual Sede
Oficina de SST
• Realizar inspecciones periódicas y Copasst
Trimestral
mantenimientos de techos, pisos, canales Brigadistas de la
Recursos Sede
Obras de
Protección    realizar jornadas de orden y aseo que
Físicas permitan seleccionar los elementos y materiales Trimestral
que se puedan dar de baja para retirarlos.
Líderes de los
Conforme a procesos
   Mantenimiento preventivo a todos los Cronogram
equipos. a de los
equipos
Procesos y
Servicios Gestión
sistemas de    Verificar el estado de las redes eléctricas Anual
Públicos Recursos
recuperación
   Verificar las pólizas de seguros en caso de
terremoto, incendio, explosión, atentados
terroristas, entre otros.
Procesos y sistemas de

   Verificar que las pólizas de seguros de los

equipos y todos los bienes en general se Subgerencia
recuperación

encuentren vigentes, así como que todos los Administrativa

Recuperación bienes se encuentren incluidos en las pólizas.
   Verificar las pólizas de daños a terceros por
emergencias internas que afecten a los vecinos
o a los Usuarios, visitantes y transeúntes.
   Realizar el proceso de recuperación Cada que
Gestion Talento
emocional o psicológica de los funcionarios
después de una emergencia
se requiera Humano

Nota: Si se presenta una emergencia en vía pública, se deberá de activar los organismos de respuesta
de la ciudad (Bomberos 119, Cruz Roja 132), simultáneamente se le debe de dar aviso al jefe inmediato.

7. Plan de evacuación Archivo Central - Sede Abedules

Los dos objetivos principales de una organización de emergencias son la preservación de la vida y la
propiedad.
Los integrantes del grupo de brigada, dentro del plan de evacuación deben ser capaces de evacuar a las
personas que estén en peligro inmediato y ayudar en la evacuación ordenada del personal de visitantes
de las áreas de riesgo.

Alarma
Como alarma de evacuación se ha determinado una alarma sonora (sirena) que serán accionadas bajo
la orden del COE, esta señal de evacuación se ha determinado mediante la activación de un pito.
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7.1. Rutas de evacuación y punto de encuentro

Área Coordinador Salida de Emergencia Sitio de Encuentro

La sede cuenta con dos salidas; pero la

Toda el área Auxiliar Vivienda lado izquierdo
salida principal es la puerta parqueadero
de la sede Administrativo hacia la Carrera 23
Carrera 23

2. Ilustración Ruta de Evacuación Archivo Central – Sede Abedules

3. Ilustraci ón Punto de
Encuentro Archivo Central – Sede Abedules

Punto de encuentro

8. Tipología de las emergencias

Nivel I. Es un accidente menor que se resuelve fácilmente con los recursos propios y normales del
bloque o la zona donde se presente.
Nivel II. Es un estado de emergencia que compromete una mayor porción de la empresa afectada en
forma crítica la función o la seguridad de la persona. Determinado la magnitud de la emergencia se
activará parcial o totalmente el plan. Así mismo ocurrirá con los grupos operativo y logístico de
emergencia. Eventualmente se requiere ayuda externa.
9. Documentos anexos para cumplimiento
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De acuerdo con la emergencia presentada y conforme a la tipología de la emergencia se deberán

activar los protocolos establecidos así:

Anexo Nombre del Documento Codigo

1 Teléfonos de Instituciones de Ayuda Externas GTH D 002
2 Estructura Sistema Comando de Incidentes de Empresas Públicas de Armenia ESP GTH D 003
3 Protocolo de actuación en primeros auxilios (Anexo Plan de Emergencias) GTH PR 001
4 Protocolo de actuación de evacuación (Anexo Plan de Emergencias) GTH PR 002
5 Rutina Operativa para Atención de Emergencias Médicas - Evacuación de lesionado GTH PR 015
6 Protocolo Operativo para la atención de Emergencia Sismo GTH PR 014
7 Protocolo Operativo para la atención de Emergencia en conato de Incendio GTH PR 013