Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - NTC Profesor: PAULA JOHANNA SUAREZ ROJAS
ISO 9001(1916547)

Taller Realización de la auditoría interna Aprendiz: ERIKA LISED TICORA TELLEZ

AA3 C.C. 1023895938

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

DATOS DE APERTURA PROCESO AUDITORIA INTERNA

Empresa CAFÉ Representante: Erika Lised Ticora

GAITANA
S.AS
Dirección: CRA 2 # Cargo: Gerente
103 - 05
Teléfono: 3019090190 E-mail: ticoer@cafegaitanaibg.com

De: H.S.E.Q

E-mail: Auditoriagestión2019@gmail.com
 Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Helver Restrepo Fecha: junio 30 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoría interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de CAFÉ GAITANA
S.A.S, en los procedimientos de elaboración y presentación de los
productos.
ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios de la empresa del
departamento de producción de la Calidad de la empresa
CAFÉ GAITANA S.A.S

Criterios de Auditoria

 SGC de MRC
 Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativa de MRC
 Norma ISO 9001:2008
 Requisito ISO (ejemplo ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001)
 Estatutos internos de la empresa
 Requisitos reglamentarios
 Guías contables base en la preparación de un estado financiero
 Reunión de Apertura: 01 de agosto de 2019
Hora: 8:30 am
Reunión de Cierre: 01 de agosto de 2019
Hora: 5:30 pm

Con un cordial saludo,

Me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de H.S.E.Q realizará la

Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el
alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están
aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la elaboración del producto
final, proceso del producto final y análisis de elaboración consignadas en cada uno
de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el coordinador de procesos y el personal acto en este
departamento, el día 1 de agosto del presente año, con una duración de 7 horas,
en la empresa CAFÉ GAITANA S.A.S. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor
comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 31 de Julio de 2019. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será
auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación,
condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de
disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se
conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por
parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en
español.

Atentamente;

H.S.E.Q
 INDICADORES

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable Área: Superintendencia de Logística
Asistentes:
 Gerencia General
 Secretaria de Gerencia
 Superintendencia de Logística
 Supervisor de Logística
 Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES EQUIPO AUDITOR DE GERENCIA DE CALIDAD

NOMBRE CARGO FIRMA

ERIKA TICORA GERENTE XXXXXX

DAVID CALDERON INGENIERO DE PROCESOS XXXXXXX

ISABELLA RESTREPO REPRESENTANTE DE GERENCIA XXXXXXX

AUDITADOS

NOMBRE CARGO FIRMA

ANGELA MARTINEZ COORDINADORA DE LOGISTICA XXXXXXX

SARA CARDENAS COORDINADOR DE INVENTARIOS XXXXXXX

WILLIAM MORA ANALISTA ADMINISTRATIVO XXXXXXX

FERNANDO ROMERO ANALISTA FINANCIERO XXXXXXX

IAN GOMEZ FISICOQUÍMICO XXXXXXX

STEVEN HENAO AUXILIAR INVENTARIOS XXXXXXX

 Proceso y Actividades

Fecha: 1 de agosto 2019

Procesos y/o Actividad Auditor Cargo Hora

Reunión de apertura Erika Ticora Gerente 8:30 a. m.

Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2
5,3 5,4 5,5 Paola Marín Secretaria General 8:45 a. m.

Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Luis Cortes Coordinador de plantas 10:30 a. m.

Almuerzo 12:30 m

Administración. RR.HH.: 6,2 8,2,3 Viviana López Gerente de Gestión RR. HH 2:00 p. m.

Medición y análisis de mejora Marlon Serrano Ingeniero de proceso 4:00 p. m.

Reunión de cierre Erika Ticora Gerente 5:30 p. m.

OBSERVACIONES:
La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español. Favor
devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al E-mail audi@audi.com.co Cualquier duda
comunicarse al celular: 3014120087. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos),
4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4
(Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.
 b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado
Política de Logística y
1 Servicio al Cliente
Política de Gestión
2 Financiera
Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio
Manual de
3 Procedimientos. Cap.
Compras y Logística.
Manual de Procedimientos de
Laboratorio
Manual de Documentos de
Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
Observaciones del documento
Última actualización 20 de noviembre
2017
Última actualización 10 de febrero 2017
I-EL-002
Carpetas de Protocolos e
Instructivos
Última actualización 19 de marzo
2018
M-PC-002
Versión abril de 2018
M-DR-005
Libros de registro
Versión abril de 2018

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Estrategias de comunicación en Auditoria

Se debe conseguir una comunicación con el auditado que sea:
Clara
Sencilla
Fluida
Sincera

Tipos de Comunicación que se utilizaría en el momento de la auditoria

Descendente: Proviene del Líder de la Auditoria al grupo auditor
Ascendente: Del grupo auditor para informar resultados del proceso y
solicitud de apoyo del Líder de la Auditoria.
Horizontal o lateral: Es la comunicación con el auditado.
 Comunicación transversal: comunicación participativa de todos los
elementos integrantes del proceso auditor. (retroalimentación)

Objetivos de la Comunicación
Lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos en la programación y
planeación de la auditoria.
Generar confianza en el proceso por parte del auditado como una
herramienta de
apoyo en el mejoramiento de la gestión organizacional.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.

LISTA DE CHEQUEO

Lista de verificación Cumplimiento Evidencia y Observaciones

¿Manual de Calidad? copias controladas del manual

SI de calidad
¿Se encuentran documentadas las claramente señaladas en el
respuestas? SI manual de calidad
¿Se encuentran comunicado cada
uno de los empleados de la NO no hay evidencia de la comunica
empresa?
¿Procedimientos operativos?
NO
¿Existe evidencia documentada del Se da por entendido que cada
conocimiento de manuales, normas, NO uno conoce sus funciones, pero
instructivos y procedimientos de los no se documenta
productos?
Instrucciones de trabajo paso a paso SI
¿Están identificados los planes de Tácitamente se en tiende que las
trabajo de cada uno de los miembros NO solicitudes de trabajo de
del área de control de calidad? producción están ordenadas
¿Existen registros de las acciones de
trabajo asignadas? SI
¿Formatos y registros?
 SI
¿Se lleva una bitácora de cada
proceso de producción? SI
¿Existe una metodología definida
para el almacenamiento y retención SI
de los documentos?
¿Son los protocolos, manuales,
instructivos y métodos vigentes y SI
actuales?
¿Son los protocolos, manuales e
instructivos? SI
¿Está debidamente almacenada,
compilada y ordenada la información NO Hay riesgo de perder información
de las salidas de los inventarios y debido al desorden
ventas de los productos?
¿Respecto a servicio, Existen
registros de las verificaciones o NO
calibraciones realizadas?
¿Están definidas las pautas de
actuación cuando se observa que las NO
medidas han sido erróneas?
¿Exhibición del proceso a auditar en
lugar visible?
¿Existen definidos procesos para Verbalmente conocen el
realizar el seguimiento, medición, SI procedimiento, pero no esta
análisis y mejora? documentado.

¿Emplean técnicas de estadísticas? NO

¿Existen indicadores adecuados para

cada uno de los procesos del sistema NO
de gestión de calidad de la empresa?
¿Existen indicadores adecuados para
la organización? NO
¿Se emprenden acciones para
conocer y realizar un análisis de NO
satisfacción del cliente?
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 1 de agosto 2019 Auditor (es): H.S.E.Q

Proceso Auditado: departamento de Auditado (s): CAFÉ GAITANA S.A.S

producción
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimientos política de Falta agregar
de costos en gestión implementación
materiales en financiera de procedimiento X
bodega para costos en
materiales de
bodega
2 formato único de Cap. No se tiene en
despachos, Compras y cuenta el formato
Manual de logística único de
procedimientos despachos y X
recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta
organizacionales logística y actualización de
servicio al la política de
cliente logística, cuya
última
actualización y no X
se han
agregado los
cambios
organizacionales
4 Educación, Es Falta más
formación, competente el capacitación y x
habilidades y personal con orientación
experiencia la educación,
parte del formación,
personal habilidades y
experiencia
apropiada
5 Se realizan Estudio de Si las realizan y
encuestas de Satisfacción y los resultados son
satisfacción con atención al tenidos en cuenta
los clientes del cliente para implementar X
proceso mejoras en el
(compras, proceso
ventas, etc.)
 6 Equipos para Infraestructura Dispone la
proceso, operativa organización de
servicios de la infraestructura
apoyo, edificios, necesaria X
espacio de
trabajo, servicios
asociados etc.
7 Procesos para la Planificación Se ha planificado
realización del de la y desarrollado los
producto realización del procesos
producto necesarios para X
la realización
adecuada del
producto
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones:
 Se deberá actualizar las políticas de gestión y crear un procedimiento para
los protocolos de procesos para obtener un excelente producto final
 Elaborar formatos para controlar los tiempos de procesos en cada
elaboración del producto
 En el campo organizacional es indispensable actualizar los datos contables
para tener un mejor manejo de inventarios
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente
 Establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras
el desarrollo de esta actividad.
 Puedo concluir que la auditoría interna organizacional es fundamental
para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y
en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso
humano, misionales o de mejora continua).
 También se podía decir que la auditoría interna es el pilar de mejoramiento
y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la
implantación del SGC
 Es muy importante tener un buen procedimiento para la realización de las
mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la
 revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que
desempeña en su campo económico.
 Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la
supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados
para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los
indicadores establecidos dentro de una organización

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.