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Aprobado por Carolina Acosta / Nicolas Mestré

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 Instructivo
General

Para garantizar que el proceso fluya de la mejor forma posible:

- Utilizar los formatos adecuados ;

- Tener en cuenta las fechas mensuales de cierre de Contabilidad (generalmente se reciben documentos en contabilidad (No en Recepcion de OTIS) hasta el 18 de cada (excepciones meses cortos, SS, diciembre).
- Verficar los controles de totales (ej. Total Legalizado = Total del Anticipo original) y sumas.
- No mezclar legalizaciones de reembolsos con legalizaciones de anticipos,
- No mezclar una Compañía con otra, o Cajas Menores con Anticipos (y así evitar confusiones/complicaciones posteriores).
- Escribir en letra legible
- Completar cuidadosamente los campos obligatorios cuando apliquen (Cuando aplica se debe diligenciar N° de Contrato y N° de Máquina.
- La Compañía por la cual se solicita o legaliza el dinero es la Compañía con la cual se gasta el dinero (Contrato con cliente), NO es la compañía del contrato laboral del empleado.
- Asegurense que tienen todas las aprobaciones requeridas según niveles de matriz de aprobaciones (viajes etc...).

Los Formatos que no tienen los estandares definidos arriba serán devueltos y resultarán en tiempos adicionales de procesamientos con consecuencias negativas para todos.

Otras informaciones importantes:

1. En caso de tener anticipos pendientes de legalizar, no se podrán girar anticipos adicionales, a menos que tenga la aprobación de CFO Colombia o MD (Director Adminisitrativo) de OTIS Colombia ;

2. Pasado un tiempo de 30 días sin legalizar un anticipo o un gasto de tarjeta de crédito,

- se escalará el caso a su supervisor ;
- será notificado por Nómina quién hará el descuento en el pago de la siguiente quincena.

Si requieren información adicional sobre el proceso o los formatos, se pueden dirigir a su jefe directo, Gerente o al área de Contabilidad.

Si requieren información sobre un pago/reembolso/anticipo pendiente, se pueden comunicar con el área de Tesorería o en su defecto al Area de Contabilidad.

1. Solicitudes de "Viaticos"

Los "Viaticos" son dineros que requieren los técnicos para su desplazamientos (rutinas de mantenimiento generalmente y reparaciones) en ciudades ajenas a sus sedes principales. Los viaticos cubren Alimentacion & Alojamiento.

Con el objetivo de simplificar el Formato de Soliticud de dinero, se incorpora en el "Formato de solicitud de Viaticos", no solamente los montos de Alimentacion & Alojamiento, sino también los montos que corresponden a Transporte ; aunque
esos últimos no están cubiertos por viaticos y se deberán legalizar ulteriormente (ver Formato Legalizacion de Anticipos & Viaticos).

Igualmente se incluye una casilla para tickets aereos, que tampoco son Viaticos y no dan lugar a desembolso de anticipo (se compran a través de la agencia de viaje), pero se incluye para que el Formato s irva también de aprobación de Viajes
(para los viajes aprobados por Gerentes de Sucursal y Managing Director). Aplica desde el 16/05/2018.

2. Solicitudes de "Anticipos" (que no son viaticos)

Los "anticipos" son solicitudes de dinero que se realizan con antelación generalmente por parte de las asistentes de las sucursales o Supervisores, ya sea para supervisores, comerciales, personal administrativo entre otros.

Los anticipos pueden cubrir:

- gastos de viajes (pero que NO son viaticos) incluyendo transportes, hotel, comidas...etc
- o tambien compras generales (administrativas en las oficinas) y tecnicas (material local en las Sucursales).

Se deben solicitar con anticipación ya que existe un tiempo de procesamiento de los mismos. Existe una forma de pedir anticipos urgentes, justificando la emergencia y solicitando aprobación del pago Urgente a uno de los Gerentes de Finanzas.

Las solicitudes de Anticipos (y sus eventuales soportes de aprobación) se DEBEN enviar por email al correo de legalizacionesgastos@otis.com. Se pueden tambien enviar en físico al Departamento de Contabilidad, pero no es obligatorio dado
que no contiene facturas. Se recomienda el envío por email para el control de recepción y procesamiento.

3. Legalizaciones de "Anticipos"

Las "legalizaciones de anticipos" consisten en el soporte (generalmente facturas de compras) del dinero utilizado de anticipos solicitados tiempo atrás, y a sea para gastos de viaje, viaticos o capitales de trabajo (compras generales y de
material local de bajo valor).

Es importante:
- Diligenciar las casillas a continuación para poder relacionar el originen del dinero, y aplicar correctamente la legalización:

- Tener en cuenta que se pueden presentar, ya sea que el valor del anticipo sea mayor a lo que la persona gastó, es decir le sobró dinero o en el caso contrario en la que le faltó dinero y el empleado necesitó poner dinero de su parte.
En este caso, se debe utilizar la casilla para, por diferencia, identificar el monto a favor del empleado (que será girado por la Compañía al empleado).
En el caso de sobrante, el empleado deberá consignar la diferencia a la cuenta bancaria de OTIS indicada en el formato y adjuntar el recibo de consignación como soporte.

El plazo máximo de legalización de anticipos es de 30 dias calendario, en donde el empleado debe utilizar este dinero, de lo contrario se le descontara de Nomina el valor solicitado.

Se aclara que los anticipos se deben legalizar a través del formato de Legalizaciones de Anticipos (ver a continuación) con los soportes de legalizaciones que se deben enviar en físico. De no realizar las legalizaciones a tiempo, el Departamento de
Contabilidad procederá a las siguientes acciones: envio de correo al empleado, paro de giros de anticipos posteriores, Reporte al Jefe Directo o al Gerente, y descuento de la nómina de los montos pendientes.

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Deben enviar sus Legalizaciones lo más rápidamente posible y en todo caso dentro de los 30 días calendarios (por deducibilidad de impuestos) ;
- Deben hacer llegar al Departamento de Contabilidad los Formatos de Legalizaciones debidamente diligenciados y firmados, en físico y por email (Escanear solo la tapa) al correo de Legalizaciones (eso con el fin de garantizar la recepción
de la solicitud).

- Los soportes (Facturas / Tickets…etc) deben estar adjuntos en físico al Formato, firmados el Supervisor / Gerente y en la medida de lo posible ordenados en el mismo orden que el detalle de gastos relacionados en el Formato.

- En caso de almuerzos, comidas, indicar en la parte posterior de la factura, cuales fueron las personas que participaron a la comida y el motivo.
- En la seccion de montos, colocar el monto sin IVA, el IVA y el monto TOTAL con IVA. Para calcular el monto de IVA deben multiplicar la BASE (y NO el TOTAL) por la tasa en vigor (19% en 2019). Verifiquen las sumas aritmeticas antes de
someter.
4. Formato "Reembolso de gastos"

Los "reembolsos de gastos" hacen referencia al reembolso por parte de la Compañía del dinero que ponen los técnicos, supervisores, comerciales, entre otros, para cubrir alguna actividad de la cual no disponían de dinero de la Compañía (caja
menor, anticipo, tarjeta de credito) o se presentó algún imprevisto por lo que debieron de sus recursos, pagar algún gasto adicional.

Los "reembolsos de gastos" se deben soliticar exclusivamente a través del Formato de "Reemsolsos de gastos".

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Deben solicitar sus reembolsos lo más rápidamente posible y en todo caso dentro de los 30 días calendarios (por deducibilidad de impuestos) ;
- Deben hacer llegar al Departamento de Contabilidad los Formatos de Reembolsos debidamente diligenciados y firmados, en físico y por email (Escanear solo la tapa) al correo de Legalizaciones (eso con el fin de garantizar la recepción de la
solicitud).

- Los soportes (Facturas / Tickets…etc) deben estar adjuntos en físico al Formato, firmados el Supervisor / Gerente y en la medida de lo posible ordenados en el mismo orden que el detalle de gastos relacionados en el Formato.

- En caso de almuerzos, comidas, indicar en la parte posterior de la factura, cuales fueron las personas que participaron a la comida y el motivo.
- En la seccion de montos, colocar el monto sin IVA, el IVA y el monto TOTAL con IVA. Para calcular el monto de IVA deben multiplicar la BASE (y NO el TOTAL) por la tasa en vigor (19% en 2019). Verifiquen las sumas aritmeticas antes de
someter.

5. Formato "Tarjetas de Credito"

Los Gerentes y personas que manejan "tarjetas de credito" deberán legalizar sus gastos de TC.

Se recomienda:

Con el fin de facilitar tanto la revisión/aprobacion del jefe directo y la labor de cruces/causacion del equipo de contabilidad, se recomienda:
- Legalizar con base en el extracto de la TC de Citibank ;
- Ordenar y referenciar las facturas

De no realizar las legalizaciones a tiempo, el Departamento de Contabilidad procederá a las siguientes acciones: envio de correo al empleado, paro de pagos de TC, reporte al Jefe Directo y descuento de la nómina de los montos pendientes
 FORMATO ANTICIPO DE VIATICOS OTIS
Por favor ingrese el valor total separado por concepto:

Fecha Octubre 7 de 2019 1. Alimentación 60,000 $

Área / Departamento FOD 2. Alojamiento - $

Cargo a: C.C./Contrato/Equipo 300/3496/0524/0596-01 3. Transporte * 159,900 $

4. Otros * $

SubTotal a Girar al empleado 219,900 $

* Se deberá posteriormente legalizar a través del formato "3. Legalizaciones de anticipos" 5. Tiquete arereo ** $

Total (1+2+3+4+5) ** 219,900 $

** Se incluye para totalizar el costo total del viaje (total informativo) y así obtener la
aprobacion de viaje según nivel de aprobación adecuado.

Yo, Andrés Felipe Cáceres Aguirre, con Cédula de Ciudadanía No. 1.128.268.130 de Medellín , como aparece al pie de mi firma

he recibido de la Compañía: ____________________________________________, la suma de ($_______ 219,900 ), por concepto de viáticos para

desplazarme a: Manizales, armenia y Cartago para apoyo reparaciones y mantenimiento preventivo. durante el periodo de ____________________________________.

1. Concepto: Alimentación

Fecha Salida 21.10.2019 Días 1 Ciudad Origen Pereira Ciudad Destino Cartago - valle Valor Día $12,000 Valor Total 12,000.00

24.09.2019 2 Pereira Armenia - Quindio, Manizales - Caldas $24,000 48,000.00

Total Alimentación 60,000.00

2. Concepto: Alojamiento

Fecha Salida Días Ciudad Origen Ciudad Destino Valor Día Valor Total -

Fecha Salida Días Ciudad Origen Ciudad Destino Valor Día Valor Total

Total Alojamiento -

3. Concepto: Transporte

Fecha Salida 21.10.2019 Días 1 Ciudad Origen Pereira Ciudad Destino Cartago - valle Valor Día 44600 Valor Total 44,600

Fecha Salida 24.09.2019 2 Pereira Armenia - Quindio, Manizales - Caldas Valor Día 57650 Valor Total 115,300

Taxis y/o Buses : Valor Total

Total Transporte 159,900

Nota: El gasto de transporte debe quedar legalizado en el formato separado de legalización de transporte de viaticos una vez retorne del desplazamiento.
4. Concepto: Otros

Total Otros -

5. Concepto: Tiquete Aereo

Fecha Salida Días Ciudad Origen Ciudad Destino Valor Día $ Valor Total
Fecha Salida Días Ciudad Origen Ciudad Destino Valor Día $ Valor Total -
Fecha Salida Días Ciudad Origen Ciudad Destino Valor Día $ Valor Total -
Total Tiquete -

En caso de no realizar el viaje o de presentarse un sobrante del viático solicitado por retorno anticipado o gasto no realizado, durante los próximos 7 días legalizaré el dinero, dentro de un plazo no
mayor a 30 días. De no hacerlo autorizo de manera expresa a la Compañía para que se me descuente la totalidad del monto que pudiera estar pendiente por concepto del anticipo de viático del valor de
mi salario, cesantías, intereses a las cesantías, primas de servicios, vacaciones, indemnizaciones, bonificaciones, comisiones, incapacidades, licencias remuneradas, viáticos, auxilios extralegales que
se de por ocasión de la liquidación de mi contrato de trabajo y en general de cualquier concepto que deba cancelarme la compañía.
Nota: En caso de tener anticipos pendientes de legalizar, no se podrán girar anticipos adicionales, a menos que tenga la aprobación del Director Administrativo (MD), del Director de Finanzas (CFO) o
del Gerente de EHS de OTIS Colombia.
* Para devolución de dinero utilizar exclusivamente la siguiente cuenta:
- Otis Elevator Co.: Cuenta Corriente No.0075811012 Banco Citibank RECORDATORIO : MATRIZ APROBACIONES de VIAJES
NOMBRE DOLARES Equivalente PESOS
GERENTE SUCURSAL: $250 $755.000
GERENTE GENERAL: $251-500 $758.020-1.510.000
Arriba de 500 dolares, se deberá solicitar la aprobacion a través de la plataforma de aprobacion de viajes
( Travel Request).

Empleado: Anticipo y Viaje Aprobados por:

Nombre: Andrés Felipe Cáceres Aguirre Nombre: _____________________________________________________
Cargo: Tecnico de servicio II Cargo: _______________________________________________________
Firma: Firma: _______________________________________________________
 SOLICITUD DE ANTICIPOS OTIS
Por favor ingrese el valor total separado por concepto:
Fecha
1. Gastos de viaje (excluyendo tiquete aereo) - $
Area / Departamento
2. Anticipos para gastos diferentes a viajes - $
(ej. Capital de trabajo, compras generales, admin.)
Subtotal a girar al empleado * - $
* Se deberá legalizar posteriormente a través del formato "3.Legalizaciones de anticipos".
3. Tiquete aéreo ** - $
** Se incluye para totalizar el costo total del viaje (total informativo) y así obtener la aprobacion de viaje
según nivel de aprobación adecuado. Total (1+2+3) ** - $

Yo, ____________________________________________________, con Cédula de Ciudadanía No. ________________________, como aparece al pie de mi
RECORDATORIO : MATRIZ APROBACIONES de VIAJES
NOMBRE
firma he recibido de la Compañía: _____________________________________, la suma de ($______________________________), por concepto de anticipo DOLARES Equivalente PESOS
GERENTE SUCURSAL: $250$755.000
para: _____________________________________________________________________________________________________________________________ GERENTE GENERAL: $251-500 $758.020-1.510.000
durante el periodo de _________________________________ a __________________________________. Arriba de 500 dolares, se deberá solicitar la aprobacion a través de la
plataforma de aprobacion de viajes. (Travel Request)

Valor que legalizaré una vez regrese a mi ciudad sede después de realizado el viaje o después de realizado el gasto durante los próximos 7 días y dentro de un plazo no mayor a 30 días. De no hacerlo autorizo de manera
expresa a la Compañía para que se me descuente la totalidad del monto que pudiera estar pendiente por concepto del anticipo entregado del valor de mi salario, cesantías, intereses a las cesantías, primas de servicios,
vacaciones, indemnizaciones, bonificaciones, comisiones, incapacidades, licencias remuneradas, viáticos, auxilios extralegales que se de por ocasión de la liquidación de mi contrato de trabajo y en general de cualquier concepto
que deba cancelarme la compañía.

Recibí y Autorizo: Aprobado (anticipo & viaje) por:

Nombre: __________________________________________________ Nombre: _____________________________________________________
Cédula: ___________________________________________________ Cargo: _______________________________________________________
Firma: ____________________________________________________ Firma: _______________________________________________________

Nota: En caso de tener anticipos pendientes de legalizar, no se podrán girar anticipos adicionales, a menos que tenga la aprobación del Director Administrativo (MD), del Director de Finanzas (CFO) o del Gerente de EHS de
OTIS Colombia.
* Para devolución de dinero utilizar exclusivamente las siguiente cuenta:
- Otis Elevator Co.: Cuenta Corriente No.0075811012 Banco Citibank
 LEGALIZACIONES DE ANTICIPOS OTIS
Sucursal:
Area: Por favor seleccione con una "X" el tipo de legalizacion efectuada
Fecha de legalización: TRANSPORTES (DE VIATICOS)
Nombre empleado: VIAJES
Cédula empleado: OTROS (CAPITAL DE TRABAJO)

# Ref Fecha del gasto Centro de Costo / N° N° Máquina(s) si

Proveedor Descripción de la utilización del bien y/o Servicio Valor antes de IVA IVA Valor Total
factura incurrido Contrato aplica

1
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3
4
5
5
6
7
7
8
9
10
11
Total del Reembolso -
Valor Anticipo -
Saldo por reembolsar a Otis (+) o a favor del empleado (-) -

* Las compras asociadas con el giro de anticipos diferentes a gastos de viaje deberán legalizarse con este formato cumpliendo lo siguiente:

Preparado por: Aprobado por:

1) Verifique que los soportes vengan a nombre de la compañía por la cual solicito el anticipo: Otis Elevator Company SAS. - NIT: 830.005.448-1

2) Si el gasto/costo esta asociado a la COMPRA DE UN BIEN O SERVICIO, el valor individual (valor facturado por un solo proveedor) no podra
superar $300.000. NOMBRE NOMBRE
3) Este formato puede ser utilizado para legalizar Anticipos para cubrir emergencias

4) Para devolución de dinero utilizar exclusivamente las siguiente cuenta: AREA AREA
- Otis Elevator Co.: Cuenta Corriente No.0075811012 Banco Citibank
FIRMA FIRMA
 REEMBOLSO DE GASTOS OTIS
Este formato se usa exclusivamente cuando el gasto fue realizado con recursos propios (ie. sin anticipo previo)

Sucursal:
Fecha
Nombre
Cedula

Motivo del reembolso

Fecha del gasto Centro de Costo / N° N° Máquina(s) si

# Ref factura Proveedor Descripción de la utilización del bien y/o Servicio Valor antes de IVA IVA Valor Total
incurrido Contrato aplica

1 - - -
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3 - - -
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9 - - -
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11 - - -
11 - - -
12 - - -
13
14 - - -
Total del Reembolso -

Observaciones: Preparado por: Aprobado por:

NOMBRE NOMBRE

AREA AREA

FIRMA FIRMA
 REPORTE DE GASTOS TARJETA DE CREDITO OTIS

Fecha reporte Area / Departamento

Nombres y Apellidos Con cargo al C.C./contrato/Equipo:

Cédula Numero T.C (4 ultimos digitos)

Ciudad Origen Ciudad visitada

Motivo de viaje:

TOTAL Detalle del transporte/taxi - destino

TOTAL USD (u otra
COP Detalle personas invitadas: Nombre, empresa,
# Ref Fecha Tiquete aereo/Terrestre Alimentación Hotel Transporte - Taxi Gastos Representación Otros moneda) según factura
(según Extracto de la cargo, relacion comercial
del exterior (si aplica) *Observaciones para otros gastos
TC)

1 - -
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3 - -
3 - -
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Subtotales - - - - - - -
Observaciones:

Elaborado por Aprobado por

NOMBRE NOMBRE

AREA AREA

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