Módulo 2

FORMATO DOCUMENTACIÓN DE
PROCESO

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Módulo 2

BENITO RUEDA VILLAMIZAR

DOCENTE VIRTUAL

U de Cataluña

Diplomado Líder en Gerencia de Sistemas Integrados de Gestión HSEQ

Para documentar uno de esos procesos puede emplear el siguiente formato:

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Módulo 2

ISO9001:4.4
ISO14001:4.
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE
4
GESTIÓN INTEGRAL
ISO45001:4.
4
Versión:
GESTIÓN GERENCIAL
1.05

Establecer las directrices de la planeación estratégica

OBJETIVO DEL PROCESO: de la empresa y definir los aspectos necesarios para la
ejecución de la revisión por la gerencia.
EQUIVALENCIAS CON
ISO9001-ISO -14001
NORMAS:
CORRELACIÓN CON OTROS PROCESOS
PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE
Todos los procesos Todos los procesos
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ENTRADAS
Revisión por la Dirección, Resultados de Auditorias Internas, Cambios en la
organización, nuevos procesos, nuevos productos y servicios
Necesidades de seguimiento y medición del SIG
Firmas de contratos
Informes de producción
Misión, visión, política y objetivos Integral
Analizar datos y tomar decisiones
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Generar Política y objetivos integrados
Formulación de estrategias, planes y metas.
Verificar cumplimiento del cronograma de actividades generales
Desarrollar acciones correctivas, preventivas o de mejora
SALIDAS
Política y Objetivos Integrados coherentes con objetivos organizacionales
Despliegue estratégico con indicadores y metas
Conclusiones sobre el desempeño de los procesos
Conclusiones sobre la ejecución del presupuesto
Solicitud de acciones de mejoramiento a ineficiencia del presupuesto
Acciones de mejoramiento eficaces
RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS
Gerente General, infraestructura Equipos de computo
Equipos y
supervisores software
herramientas

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Módulo 2

Presupuesto
Ing. residente equipos de impresión
capacitación
administrativos vehículo servicios de apoyo
MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO
Cumplimient
o de META
INDICADOR DE PROCESO: normativida PROC =90%
d legal ESO:
total*100
SEGUIMIENTO Y CONTROL Reuniones semanales
Procedimiento Gestión Gerencial
Manual SGI HSEQ
Reglamento Interno de trabajo.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Planeación estratégica
Mapa de procesos / Caracterizaciones

CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORAD
FECHA REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
O
Benito Rueda Juan Rueda Pedro Romero Primera versión del
12/08/2020
Líder HSEQ Gerente HSEQ Gerente Documento

ISO9001:4.4
ISO14001:4.
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE
4
GESTIÓN INTEGRAL
ISO45001:4.
4
Versión:
GESTION DE MEJORA CONTINUA 1.05

Proponer y ejecutar actividades que permitan el

seguimiento, medición, análisis y mejora del Sistema
OBJETIVO DEL PROCESO:
de Gestión Integrado HSEQ de
TECNICONSTRUCCIONES BR SAS
EQUIVALENCIAS CON
ISO9001-ISO -14001
NORMAS:

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Módulo 2

CORRELACIÓN CON OTROS PROCESOS

PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE
Todos los procesos Todos los procesos
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ENTRADAS
Revisión de la eficacia del desempeño de los procesos del Sistema de Gestión
Integrado HSEQ
Necesidad de documentos aplicables a los procesos del SGI HSEQ
Información del cliente
Gestión de Inspecciones
Programa de auditoría interna
Planes de accion
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Formular el Programa anual de Auditorías internas
Ejecución del programa de auditorias
Analisis de datos,Realizar actividades de seguimiento y evaluación
Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora
SALIDAS
Programa Anual de Auditoria interna aprobado
Control de documentos internos y externos

RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS
Gerente General, infraestructura Equipos de computo
Equipos y
supervisores software
herramientas
Presupuesto
Ing. residente equipos de impresión
capacitación
administrativos vehículo servicios de apoyo
MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO
Satisfacción META
INDICADOR DE PROCESO: del cliente PROC =92%
total*100 ESO:
Encuestas a clientes
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Reuniones semanales
Procedimiento Gestión Gerencial
Manual SGI HSEQ
Reglamento Interno de trabajo.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Planeación estratégica
Mapa de procesos / Caracterizaciones

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Módulo 2

CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORAD
FECHA REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
O
Benito Rueda Juan Rueda Pedro Romero Primera versión del
12/08/2020
Líder HSEQ Gerente HSEQ Gerente Documento

ISO9001:4.4
ISO14001:4.
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE
4
GESTIÓN INTEGRAL
ISO45001:4.
4
Versión:
GESTION DE LOS RECURSOS 1.05

Planificar, gestionar, suministrar y controlar las

necesidades de recursos requeridos para satisfacer de
OBJETIVO DEL PROCESO:
manera oportuna los requerimientos de los procesos
del SGI.
EQUIVALENCIAS CON
ISO9001-ISO -14001
NORMAS:
CORRELACIÓN CON OTROS PROCESOS
PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE
Todos los procesos Todos los procesos
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ENTRADAS
Recursos Necesarios para la organización
Necesidades de materiales e insumos
Identificación de las necesidades de contratación, requisitos contractuales,
icitud de personal, Perfiles de cargo, funciones y responsabilidaes
Orden de Compra
Materiales o Insumos
Producto No Conforme, Sugerencias, quejas o reclamos, Informe de auditoria interna,
Revisión por la dirección
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Identificación de requisitos del cliente en materia de recurso humano, Determinar

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Módulo 2

competencias necesarias para el cargo y las responsabilidad en SGC- OHSAS - SGA.

Establecer medios de selección del personal.
Seleccionar personal requerido, Efectuar entrevistas y pruebas psicotécnicas. Realizar
examenes de ingreso, Realizar trámites para la contratación del personal. Entregar
Dotación y EPP a los trabajadores,
Ejecucion y seguimiento a las evaluaciones de desempeño del personal, Seguimiento
a la ejecucion del plan de capacitacion
Desarrollar acciones correctivas y acciones preventivas requeridas
SALIDAS
Necesidades Identificadas - Solicitudes de Compras
Recepción de materiales o insumos, Recepcionar de facturación y/o cuenta de cobro
y entregar al área financiera y contable
Reinducción y reentrenamiento, Entrenamientos especificos para el cargo
Evaluación y Reevaluación de Desempeño
Personal formado y competente
RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS
personal calificado puestos de trabajo Equipos de computo
Contador software
Auxiliar administrativo equipos de impresión
MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO
#°personal
formado META
INDICADOR DE PROCESO: *#trabajador PROC =95%
es ESO:
total*100
Reuniones semanales
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Inspecciones periodicas
A-GR-P-01 gestión de los Recursos
Tecniconstrucciones
DOCUMENTOS RELACIONADOS
A-GR-PR-01 Programa de induccion y
reinduccion tecniconstruccciones
CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORAD
FECHA REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
O
Benito Rueda Juan Rueda Pedro Romero Primera versión del
12/08/2020
Líder HSEQ Gerente HSEQ Gerente Documento

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Módulo 2

ISO9001:4.4
ISO14001:4.
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE
4
GESTIÓN INTEGRAL
ISO45001:4.
4
Versión:
GESTION /SSTA
1.05

Implementar la política integral del Sistema de Gestión

de la empresa orientada a gestionar:
• Los peligros y riesgos que puedan afectar la
seguridad y salud en el trabajo, tendientes a la
prevención de los accidentes y las enfermedades
laborales y la protección y promoción de la salud de
los trabajadores, contratistas y visitantes.
OBJETIVO DEL PROCESO:
• Los aspectos e impactos ambientales para prevenir la
contaminación y protección del medio ambiente
• El cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y otros que la organización suscriba.
• La identificación de las necesidades del cliente y la
entrega de un producto y servicio que logre su
satisfacción.
EQUIVALENCIAS CON
ISO9001-ISO -14001
NORMAS:
CORRELACIÓN CON OTROS PROCESOS
PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE
Todos los procesos Todos los procesos
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ENTRADAS
Actividades de la organización, productos y servicios
Informes de Accidentalidad de los últimos 3 años
Plan HSEQ y Despliegue estratégico
Organigrama

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Módulo 2

Procesos/actividades de la organización
Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
Política Integral
Objetivos
Panorama de riesgo
Programas de gestión
Programas de Gestión Ambiental
Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
Matriz de requisitos legales y reglamentarios
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Planificar necesidades de seguimiento, medición y análisis de datos de las
características del proceso, productos, ambientales y de seguridad y salud en el
trabajo
Comunicar Riesgos y Peligros en SST y Aspectos e Impactos Ambientales
Verificar cumplimiento de planes de acción de acciones correctivas y preventivas
Desarrollar acciones correctivas y acciones preventivas requeridas
SALIDAS
Plan HSEQ
Cronograma de Planificación, Política Integral, Objetivos, Programas de Gestión en
SST
Necesidades de sensibilización y formación para la toma de conciencia
Informe de Seguimiento, medición y análisis

RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS
especialista sst equipos de medición Equipos de computo
ing ambiental herramientas equipos de impresión
supervisor

MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO

Cumplimient
META
o de gestión
INDICADOR DE PROCESO: PROC =90%
ssta
ESO:
total*100
Reuniones diarias
SEGUIMIENTO Y CONTROL Capacitaciones
evaluacion

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Módulo 2

CC-TBR-01 planificación identificación peligros

DOCUMENTOS RELACIONADOS
CC-TBR -02 identificación requisitos legale
CC-TBR -03 selección epp
CC-TBR -04 identificación y evaluación de aspectos e
impactos ambientales
CC-TBR-05 conformación copasst

CC-TBR-06 procedimiento gestión y manejo de

residuos solidos

CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORAD
FECHA REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
O
Benito Rueda Juan Rueda Pedro Romero Primera versión del
12/08/2020
Líder HSEQ Gerente HSEQ Gerente Documento

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE ISO9001:4.4

GESTIÓN INTEGRAL ISO14001:4.
4
ISO45001:4.
4

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Módulo 2

Versión:
LICITACIONES 1.05

Realizar el proceso de contratación de manera eficaz,

eficiente y efectiva, en armonía con los objetivos
OBJETIVO DEL PROCESO: Institucionales y las normas legales vigentes para
coadyuvar en el cumplimiento de la misión
Institucional.
EQUIVALENCIAS CON
ISO9001-ISO -14001
NORMAS:
CORRELACIÓN CON OTROS PROCESOS
PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE
Coordinador Gestión de Contratación Todos los procesos
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ENTRADAS
Políticas, directrices, delegaciones y necesidades de contratación
Informe de Hallazgos
Entes de control externos
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Acompañamiento elaboración Plan Anual de Adquisiciones, Validación componente
legal, verificación del área financiera, inclusión del concepto de SGSST previo a la
firma del Líder del proceso interesado en la contratación, Elaboración del estudio
previo por parte del Líder del proceso interesado en la contratación
Análisis de las propuestas y/o hojas de vida y realizar la respectiva recomendación,
Cumplimiento de los requerimientos mínimos de contratación. Formato control
documental / Acta comité evaluador de propuestas, Elaboración de minuta contractual
y Verificar la transcripción de los elementos esenciales del contrato establecidos en el
estudio previo.
Cumplimiento requisitos de perfeccionamiento y legalización de los contratos,
indicador del proceso
Asesoría jurídica a las actividades de supervisión, Verificar la firma del funcionario
delegado para liquidar; del supervisor designado y del Contratista
SALIDAS
Informes de seguimiento
Minuta de convenio/contrato
Acta de aprobación Póliza (cuando se requiera).
Acto de liquidación contractual
Lineamientos contractuales y de supervisión
RECURSOS
HUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS
Profesionales especializados; Comité equipos y elementos Equipos de computo

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Módulo 2

Evaluador de Ofertas de oficina

impresora
MEDICIÓN Y VERIFICACIÓN DEL PROCESO
Satisfacción META
INDICADOR DE PROCESO: del cliente PROC =92%
total*100 ESO:
Encuestas a clientes
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Reuniones semanales
CC-TBR-07 Procedimiento Contratación Directa
CC-TBR-08 Procedimiento Licitación Pública
CC-TBR-09 Procedimiento Contratación
Modalidad Concurso de Méritos
DOCUMENTOS RELACIONADOS CC-TBR-10Procedimiento Contratación de
Mínima Cuantía
CC-TBR-11 Manual de Interventoría del IPSE
CC-TBR-12 Manual de Gestión de Contratación

CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORAD
FECHA REVISADO APROBADO MODIFICACIONES
O
Benito Rueda Juan Rueda Pedro Romero Primera versión del
12/08/2020
Líder HSEQ Gerente HSEQ Gerente Documento

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Módulo 2

© U de Cataluña, 2020
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autorización de la Universidad, Bogotá - Colombia.