FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

1PROYECTO GRUPAL

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

GRUPO No 39

INTEGRANTES

JENNIFER TATIANA PAMPLONA MORENO

Código Estudiantil: 0920010419

TATIANA RAMIREZ GIL

Código Estudiantil: 1711022325

LEIDY TATIANA ORTIZ HENAO

Código Estudiantil: 1621020404

HANSELY VALENTINA TAKACS SOSA

Código Estudiantil: 1711022221

LAURA VANESA VELAZCO LOPEZ

Código Estudiantil: 1521021846

JOSE VICENTE GUTIERREZ RIPE

Código Estudiantil: 1621020762

SEPTIEMBRE - 2018

1INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

BOGOTÁ, COLOMBIA
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Contenido

1. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................1
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL..........................................................................................................2
1.2. JUSTIFICACIÓN....................................................................................................................3
1.3. METODOLOGÍA...................................................................................................................4
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN........................................................................................6
1.5 . ALTERNATIVAS DE SOLUCION Y CRITERIOS DE EVALUACION…………………………………………..7

1.6. RECOMENDACIONES 9

1.7 CONCLUSIONES 11
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INTRODUCCION

En el proyecto que veremos a continuación, conoceremos la problemática que está presentando la

empresa Encuadernadora S.A debido al paro Nacional de corteros de caña que se presentó de
manera repentina en el valle del cauca a mediados del mes de septiembre del 2008 y afecta la
producción de papel de su único proveedor Papelitos S.A
En este proyecto se darán a conocer las ideas que tienen los ejecutivos principales de las dos
empresas con el fin de aminorar los riesgos, como la falta de material de producción y exceso de
empleados donde por ende sus puestos de trabajo serían los que se ven afectados. Teniendo esto
claro la compañía Encuadernadora S.A debe tomar la decisión y seguir con papelitos S.A y bajar su
producción o buscar nuevas alternativas de proveedores teniendo en cuenta que sea la mejor fuente
de abastecimiento considerando la calidad, cantidad, producción y presupuesto.
Con esta situación que se presentó dentro de la empresa Encuadernadora S.A nos damos cuenta de
la importancia de contar con más de un proveedor confiable para que como en este caso no se
tengan problemas de abastecimiento.
Lo que está claro es que Encuadernadora S.A debe mantener la producción a la que están
acostumbrados sin bajar sus niveles de calidad ni afectar el presupuesto.
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OBJETIVO GENERAL

Diagnosticar la problemática de abastecimiento de materia prima con el propósito de hallar una

solución alternativa inmediata que garantice el flujo normal de la producción de la empresa La
Encuadernadora S.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Formular alternativas de solución con criterios de evaluación que posibiliten un
abastecimiento óptimo de materia prima para garantizar el flujo productivo que exige la alta
demanda de la temporada comercial.
 Analizar posibles empresas que provean la materia prima limitada generada a partir de
procesos alternativos de producción con otros recursos que también respeten los
estándares ecológicos que caracterizan la misión de la empresa Encuadernadora S.A.
 Estructurar medidas correctivas periódicas que garanticen una mayor precisión en la
previsión y asignación de inventario de emergencia por gestión de temporadas de mayor
demanda.
 Desarrollar herramientas de negociación con clientes y proveedores que permitan la
estructuración de plazos temporales más tolerables con el flujo productivo afectado por la
situación problemática existente.
 Fortalecer la cadena de suministros y compras de la empresa mediante la diversificación de
proveedores de materia prima, atendiendo a la necesidad de prevenir y/o solucionar
situaciones de emergencia imprevisibles.
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JUSTIFICACION

La Encuadernadora S.A. nos muestra un problema que es poco perceptible a simple vista en
muchas de las compañías que están presentes en diferentes líneas de mercado, nos da una
situación en la que toda su cadena de producción y abastecimiento se ve afectada por un paro que
puso en jaque la empresa en su punto más alto de demanda de producto, si bien es dado que la
elección de un buen proveedor es esencial para el desarrollo de su actividad, también es cierto que
se debe tener un plan de contingencia en el que se pueda solventar la situación sin afectar
demasiado sus márgenes de ganancias, tiempos de entrega y calidad final al consumidor.

METODOLOGIA
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A fin de llevar a cabo un análisis profundo que permita definir estrategias que contribuyan al manejo
adecuado de la materia prima en cantidad y tiempo, debido a los factores externos (paro de
empresarios cañeros) de la Encuadernadora S.A, se llevará a cabo la siguiente metodología:
1. Análisis de la situación
Realizar un detalle de la problemática identificando las causas generadoras y su impacto en
la cadena de abastecimiento (planificación, organización y control), así como la verificación
de existencia de inventario a fin de establecer cantidades, tiempos de fabricación y tiempos
de entrega al cliente final. También, se deberá contar con el análisis y proyección financiera,
de aprovisionamiento y del Talento Humano.

2. Establecimiento de las estrategias

Una vez identificados los puntos de mayor impacto, se procederá a revisar las propuestas
y/o alternativas de solución de las diferentes áreas de la Encuadernadora S.A en cabeza de
sus líderes, mediante la exposición detallada de la misma revisando cuidadosamente las
ventajas y desventajas de su aplicación.

3. Diseño de la Estrategia
Después de revisadas las alternativas de solución expuestas, se elegirá la que tenga mayor
sustento estratégico, financiero, productivo y eficaz, en donde la cadena de suministro logre
llevar a cabo su proceso de manera efectiva, sin que los tiempos de suministro de la materia
prima afecten el proceso productivo y de tiempos de la Encuadernadora S.A

4. Socialización
Elegida la propuesta, se realizará una reunión de socialización de la misma a los empleados
de las áreas que deberán ajustarse a los parámetros que se establecerán una vez se
encuentre en marcha, buscando aplicar de manera efectiva la solución encontrada, lo que
contribuirá a que el impacto por el paro y el problema de abastecimiento no afecte
sobremanera el proceso productivo.

5. Seguimiento, evaluación y control

Implementada la solución, se realizará un estricto seguimiento tanto externo (el paro y su
desarrollo), como interno (aplicación de los parámetros y metodología divulgada), este
último mediante indicadores de gestión que midan la producción y los tiempos de trabajo a
fin de controlar adecuadamente la cadena de abastecimiento.
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DIAGRAMA APLICACIÓN DE METODOLOGIA

DIAGNÓSTICO DE LA PROBLEMÁTICA DE LA EMPRESA LA ENCUADERNADORA S.A.

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La Encuadernadora S.A., es una empresa que se especializa en el desarrollo de diseño, producción

y distribución de papel escolar, estas empresas tienen 2 temporadas que corresponden a 2
calendarios el A y B que corresponden a la demanda nacional, dentro del calendario A se realiza la
fabricación de Agosto a Enero y calendario B se realiza la fabricación de Mayo a Julio. Esta empresa
cuenta con una demanda a nivel internacional donde exporta a Venezuela, México, Ecuador, Perú y
Panamá y su fabricación se realiza en el periodo de Agosto a Septiembre.
La Encuadernadora cuenta con un proveedor Papelitos S.A, empresa la cual se dedica a elaborar y
comercializar papel y cartulina, el papel fabricado es a partir de la fibra de la caña de azúcar el cual
se encuentra a nivel mundial en la categoría de Amigo de la Naturaleza, el cual cuenta con materia
prima de el bagazo de caña, y este producto es suministrado por los ingenios de la región.
El día 15 de septiembre de 2008 se dio inicio al paro nacional de corteros de caña los cuales están
representados por Asocaña, en los departamentos der Cauca, Risaralda y valle del Cauca, este paro
se debe a las condiciones laborales de los trabajadores.
El día 16 de septiembre se reúnen en La Encuadernadora para tratar la preocupación del paro ya
que Papelitos es el único proveedor y este mismo depende de los ingenios que entraron a paro.
El día 17 de septiembre se reúnen para tener conocimiento de la situación, es de aclarar que
papelitos no ha parado la planta, tienen bagazo de caña para 15 días y ellos creen que el paro no se
extenderá por más de 1 semana, pero la demanda es alta para la Encuadernadora ya que están en
máxima producción del calendario A, es de entendimiento de Papelitos S.A. que la Encuadernadora
se preocupe por la situación pero se les comenta que el segundo Molino no se verá afectado por el
paro, el ingenio que los abastece de bagazo de caña no participo del paro, pero se aclara que este
molino no puede cubrir toda la demanda de la Encuadernadora. La reunión no brindo las soluciones
y la incertidumbre empezó a tomar la planta, decidieron citar a la gerencia de la empresa la
Encuadernadora para revisar el estado del inventario y contrarrestar las acciones para que no se vea
afectada la temporada, allí se dio a conocer la siguiente información:
1. Papelitos S.A. es el único proveedor tiene Bagazo para 15 días, pero el molino no puede
suplir la demanda que se requiere.
2. Comprar papel en el exterior, pero su incremento es del 15% y el papel representa el 80%
de los costos
3. Comprar producto terminado en Perú, ellos venden 3% más barato.

DIAGRAMA DE CADENA DE ABASTECIMIENTO

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ALTERNATIVAS DE SOLUCION

1. ENFOQUE DE DEMANDA REAL

Teniendo en cuenta que la empresa tiene como mercado objetivo los estudiantes de preescolar,
primaria , bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades, en este
orden de ideas se debe reducir para esta temporada dicho mercado y solo enfocarse en el grupo
correspondiente a los estudiantes de preescolar , primaria, bachillerato, el cual genera el mayor
número de demanda, donde solo sacaríamos al público, los productos más consumidos como son
los cuadernos cocidos , empastados , grapados , block, carpetas escolares , colores de madera.
De esta manera, se estaría trabajando con el inventario que tiene la empresa más la materia prima
que tiene el proveedor con la cual se podría suplir la necesidad con el molino número dos por unos
quince días, el cual ayudaría a incrementar los niveles de inventario ya que no estaría produciendo
todos los productos al tiempo, de igual manera daría un espacio de tiempo para realizar las compra
de materia prima en el exterior.
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CRITERIOS DE EVALUACION
 Cifras reales de la demanda de útiles escolares para tener una meta clara de producción
 Fijar la fecha en la que se debe empezar a importar materia prima en el exterior
 Cuidar y verificar de manera constante el estándar de calidad solicitado al proveedor del
exterior
 Verificar si es necesario sacrificar utilidades para conservar la calidad de nuestros productos
al comprar materias primas en el exterior en caso que sean más costosas
 O al contrario, bajar calidad para mantener un margen de ganancias constante a sabiendas
que nuestros clientes finales verán la diferencia

2. DIVERSIFICACION DE PROVEEDORES
La situación problema motivo de análisis nos obliga a encontrar soluciones alternativas optando por
la diversificación de proveedores, que a pesar de que no es variada para el surtido de la materia
prima de bagazo de caña de azúcar, permite la posibilidad de acudir a otra alternativa ante dicha
escasez, que posibilite la fabricación de mayor cantidad de productos en la próxima temporada de
alta demanda anual. Dicha opción está basada en la utilización de Residuos foresto-industriales y
especies alternativas para obtener fibras que mejoran los productos en la escala industrial,
permitiendo mantener la premisa fundamental de respetar el uso eficiente de los recursos naturales
que caracteriza los valores esenciales de la empresa motivo de estudio.
De tal modo, el método alternativo propuesto está basado en una tendencia ecológica actual con
gran auge para la producción mundial de papel resistente de primera calidad y constituye un proceso
muy sencillo, rápido, económico, orgánico, biodegradable y con mínima generación de desechos,
que consiste en procesar el aserrín de pino, moringa o eucaliptus para obtener el hidrogel de la
nanocelulosa en forma de microfibras.
CRITERIOS DE EVALUACION
 Analizar la calidad final del producto a desarrollar para verificar su funcionalidad y hacer
pruebas sensoriales en el público para constatar que la calidad del nuevo producto cumple
con un estándar acorde con nuestra marca
 Verificar los costos de producción de los nuevos productos, transporte y desarrollo de los
mismos
 Analizar el verdadero impacto ambiental de estos materiales y si es más viable que el
material tradicional
 Verificar posibles afectaciones a la salud de las materias primas propuestas.
 Ver la opción de hacer papel con otra materia prima.
 Utilizar la materia prima que se tiene, para así cumplir con parte de la demanda.
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 Pactar con los clientes las fechas de entrega para ganar tiempo y así encontrar la solución y
no tener demoras.
 Realizar la planeación de la demanda y programar turnos en la planta.
 Reutilizar la materia prima y sacarle provecho al máximo.

RECOMENDACIONES
 Ampliar el mercado objetivo a las diferentes ciudades del País.
 Evaluar constantemente las estrategias implementadas para conocer el estado de las
mismas y su efectividad en la organización.
 Se deben ir ajustando las estrategias según los cambios que se vallan presentando en el
entorno de la organización, ya que siempre van a existir diversos factores externos e
internos que las pueden afectar.
 Desarrollar constantemente desde los planes estratégicos, actividades para la promoción y
difusión de estas, comprometiendo así a todo el personal con el cumplimiento de las
estrategias.
 Llevar a cabo un estudio de tiempo que determine los tiempos exactos de ejecución de
todas las actividades involucradas en las prácticas de producción para aumentar la
efectividad del personal y de la maquinaria utilizada.
 Es necesario conocer en el mercado la oferta total de proveedores de papel, ya que en el
momento que una de estas tenga un problema no se vea afectada la producción y siempre
se pueda cumplir con las entregas en cuanto a tiempo y cantidad.
 Evaluar los Históricos de producción y solicitud de nuestros clientes, basados en estos datos
buscamos generar una proyección real y concreta de las materias primas y costos que
significaría afrontar la problemática externa.
 Frente a la diversificación de proveedores tendríamos en cuenta las materias primas
adicionales como las anteriormente mencionadas, buscando mantener los estándares de
complimiento con nuestros clientes por parte de la ENCUADERNADORA S.A. En esta
selección se tendría en cuenta la calidad del producto, los costos de operación, fabricación y
transporte, además de tiempos de ejecución, conservando el manejo ecológico.
 Por última instancia se evaluaría la oportunidad de Importar producto terminado desde Perú
identificando el manejo de costos y buscando garantizar la calidad del producto.

Para cuantificar el manejo apropiado de respuesta

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 Se utilizaría un control en la capacidad de almacenamiento y respuesta por parte del nuevo

proveedor.
 Evaluar el plan de contingencia por parte del proveedor principal papelitos s.a. y el nuevo
proveedor.
 Adoptar un manejo de almacenamiento de materia prima propio en capacidad de mantener
un flujo de producción sobre la respuesta de 6 a 10 días esto reduciría la afectación de
operaciones por factores externos y garantizaría el cumplimiento a nuestros clientes.
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CONCLUSION

Durante el desarrollo del análisis de la problemática de la Encuadernadora S.A, pudimos aplicar de

manera adecuada lo estudiado en el modulo, es así, como nos fijamos unos objetivos, realizamos
una metodología de trabajo, analizamos diferentes alternativas de solución y definimos criterios de
evaluación que nos permitieron realizar una serie de recomendaciones a fin de dar una solución
optima al problema de abastecimiento de la Encuadernadora S.A.
Lo anterior, nos permitió establecer la mejor alternativa de solución que contribuirá significativamente
en la problemática de abastecimiento presentada aplicando todo el desarrollo que se debe seguir en
cualquier situación que se presente en una organización.
Por otra parte, nos permitió realizar un trabajo en equipo con diferentes puntos de vista y análisis,
siempre prestando atención en el bien común y el respeto de todas las opiniones, lo que reforzó
nuestra capacidad de entendimiento y habilidades en grupo.
Por último, cada uno de los integrantes del grupo desarrolló la capacidad de identificar y evaluar
adecuadamente factores internos y externos que conllevan a la toma de decisiones gerenciales y
directivas que influyen considerablemente en el desarrollo de una organización, así como el correcto
funcionamiento pese a las diferentes problemáticas que se puedan presentar para el cumplimiento
de metas y objetivos.