ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar
la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto, la fecha de
emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?
En primer lugar, al ser asesor de calidad de la compañía, como primera instancia
se debe asignar los códigos a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad,
por lo cual se debe mantener actualizada aquellos documentos importantes para la
compañía, en segunda instancia de debe brindar información clara a cada
empleado, esta información será brindada por aquellos lideres de proceso
asignados en dicho proceso.
En este proceso es importante diseñar el procedimiento de control de la información
documentada por ello ahí que tener en cuenta:
1. Objetivos y alcance
2. Responsables
3. Definiciones
4. Contenido (Identificar la necesidad de elaborar, modificar o anular un
documento).
5. Documentos de referencia
6. Historial de modificaciones
7. Anexos
Una vez realizado estos puntos se tiene claro el procedimiento para llevar a cabo el
proceso de documentación.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

El procedimiento de control de la información documentada de la compañía

Confecciones S.A. se basa en lo siguiente:

Objetivos:
Este procedimiento esta diseñado para realizar el control a los procesos implementados
en esta compañía, la documentación de los productos debe manejarse de manera
oportuna y estar a disposición de todo el personal encargado de cada área.
Alcance:

Toda documentación, instructivos y formatos tienen como fin la creación,

modificación y actualización de la información que la entidad necesita con el fin de
ser más eficaces en el sistema de gestión de calidad.

Responsables:

Los responsables de que cada procedimiento y proceso que sea implementado,

socializado y ejecutado dentro de la empresa es el coordinador y/o responsable de
cada área

Líder del proceso:

Los líderes del proceso deben dar cumplimiento a que los procedimientos dados por
el sistema de gestión de calidad se cumplan a cabalidad.

Coordinador y/o Responsable:

Es responsable de socializar a los líderes de cada área los procesos, procedimiento

y control implementado en el sistema de gestión de calidad.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos
de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez
que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
 Ejemplo Control de la información documentada:

Control de la información documentada Confecciones S.A.

MEDIO Personal Personal

Fecha Fecha de Responsable Control
Tipo de con autorizado
Código Nombre de Versión revisión y de de
Documento acceso para
Creación Aprobación Físico Virtual modificaciones cambios
autorizado consultas

Elaborado por:
Claudia Ariza Téllez
CC 1.024.516.522 Bta