Mejora de la información documentada,

norma NTC ISO 9001

Mejora de la
INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
NORMA NTC ISO 9001
CONTROL DE ACTUALIZACIÓN
CAMBIOS DE VERSIÓN

FECHA DE DIVULGACIÓN
Introducción
EMISIÓN DE MEJORAS

INTRODUCCIÓN
Dentro de la mejora continua del Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización, es indispensable realizar de
forma recurrente una evaluación de la información
documentada, esto con el fin de garantizar que dichos
documentos cumplan con los requisitos exigidos por las
diferentes partes interesadas y que sean coherentes con la
realidad cambiante de la compañía.

En caso que dichos documentos necesiten correcciones o

modificaciones, es necesario adelantar una serie de
actividades tales como registrar los cambios realizados,
actualizar la versión del documento, asignar nueva fecha de
emisión y divulgar las mejoras realizadas.

Es así como en este documento se plasma la información más

relevante para llevar a cabo la mejora de la documentación
del Sistema de Gestión de la Calidad con base en lo requerido
por la Norma NTC ISO 9001.

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ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 1

1. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................... 5

2. ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN.................................................................... 5

3. FECHA DE EMISIÓN..................................................................................... 6

4. DIVULGACIÓN DE MEJORAS....................................................................... 6

GLOSARIO........................................................................................................ 7

BIBLIOGRAFÍA................................................................................................ 8

CONTROL DE DOCUMENTO - CREATIVE COMMONS...................................... 9

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MAPA DE CONTENIDOS

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DESARROLLO DE CONTENIDOS

Para mejorar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad es necesario realizar

una evaluación continua, con el fin de verificar que los documentos del Sistema cumplan a
cabalidad con todos los requisitos. Una vez se detecta que la documentación no es
conforme o no cumple con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 y los demás suscritos
por la organización, es necesario subsanar el hallazgo y adecuar la información
documentada. La solución inmediata ante la no conformidad de la documentación es
realizar una corrección, esto implica modificar y/o actualizar el documento de tal forma que
satisfaga las exigencias de las partes interesadas.

En este punto es importante aclarar que una corrección no asegura que la documentación
sea adecuada y conforme de manera permanente, ya que como se mencionó en el módulo
anterior, la planificación es un proceso continuo, el cual debe ajustarse a las necesidades y
expectativas cambiantes de las partes interesadas.

Cada vez que se realiza una mejora a la información documentada, es decir una corrección
o modificación de la misma, se debe realizar una serie de actividades que para asegurar la
trazabilidad del documento y que permitan controlar dichas modificaciones. Estas
actividades pueden resumirse de la siguiente manera:

Registrar los cambios realizados (control de cambios).

Actualizar la versión del documento que fue corregido o modificado.
Asignar nueva fecha de emisión al documento corregido o modificado.
Divulgar las mejoras y la nueva versión del documento.

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1. CONTROL DE CAMBIOS

Todos los cambios, ajustes, o correcciones realizados a los documentos por no encontrarse
conformes con los requisitos de las partes interesadas, deben registrarse.

Comúnmente esta actividad es registrada en un apartado al final del documento, donde se

escriben cuáles han sido los cambios realizados frente a la versión anterior. Otras prácticas
quizás más sencillas y que evitan añadir más peso al documento, sugieren llevar el control
en un documento aparte, el cual recoja todos los cambios en la información documentada
del sistema.

No obstante, independientemente de la forma en la cual se efectúe

el control, es indispensable que se identifiquen y registren los
cambios realizados a la documentación. Igualmente, es importante
que se identifique y registre el autor de las modificaciones y quien
aprobó dichos ajustes, esto con el fin de garantizar la trazabilidad
de los cambios.

2. ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN

Toda mejora realizada a la documentación implica un cambio en la

versión del documento. Sin embargo, una revisión que no genera
una actualización, no conlleva un cambio de versión.

Teniendo en mente lo anterior, es importante anotar que la única

forma de conocer que un documento es obsoleto es indicarlo de
algún modo en el mismo. La forma más sencilla es incorporando
un número de versión. Por ejemplo, si se sabe que un documento
ha cambiado tras su revisión a la versión 4, podremos desechar los
de la versión 3.
Todo documento obsoleto (o versión antigua) debe retirarse de su
punto de uso y ser custodiado por el responsable del sistema de
gestión para evitar su uso no intencionado.

A su vez, todo cambio de versión debe quedar registrado en el

documento que se actualiza y en el control de cambios que la
organización disponga.

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3. FECHA DE EMISIÓN

De la mano con la actualización de la versión de los documentos, es necesario modificar la

fecha de emisión de los mismos. Esto equivale al día, mes y año en el cual se incluye la
nueva versión del documento al Sistema de Gestión de la Calidad.

4. DIVULGACIÓN DE MEJORAS

Una vez realizada la mejora documental, los documentos vigentes deben estar a disposición
de las personas responsables de su uso. Por lo tanto, toda mejora documental debe ser
divulgada y distribuida a los procesos, cargos y partes interesadas. Esto se hace con el fin
de dar a conocer los cambios y evitar el uso de versiones anteriores u obsoletas, las cuales
no se encuentren adecuadas a las necesidades de la Norma NTC ISO 9001 y demás
exigencias de las partes interesadas.

Los medios de divulgación y distribución generalmente son: carpetas de uso compartido,

correo electrónico, cartelera informativa, intranet o a través de software de gestión o control
de documentos.

Independientemente del medio a través del cual se realice la divulgación de las mejoras
documentales, es importante dejar evidencia de dicha actividad. De esta forma la compañía
puede asegurar y demostrar que las nuevas versiones de los documentos fueron
socializadas con las diferentes partes involucradas.

Para tener un mejor control de estas actividades, se

recomienda incorporar al Sistema de Gestión un listado con
todos los documentos, en la cual se indique la última versión
de cada uno, quienes son las personas que deben poseer
copia del mismo (copias controladas) y dónde se almacena
cada una de ellas.

Esta lista servirá para conocer las versiones actuales de los

documentos y quiénes poseen copia de las mismas. De igual
manera, permite, en caso de editar una nueva versión, ir al
punto donde se encuentran las copias, retirarlas y reponer
con la última versión.

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GLOSARIO

Control de cambios: Actividades para controlar los resultados de un proceso

después de la aprobación formal de los mismos.

Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada. Una

corrección puede realizarse con anterioridad, simultáneamente o después de
una acción correctiva y puede consistir, por ejemplo, en una actualización, un
cambio o un re-proceso.

Copia controlada: Documento sobre el cual existe control y responsabilidad

para comunicar sus cambios y actualizaciones.

Distribución: Es el proceso por el cual un documento aprobado se entrega a los

interesados en su aplicación.

Documento obsoleto: Aquel que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Mejora: Actividad recurrente o puntual para mejorar el desempeño.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos especificados.

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BIBLIOGRAFÍA

Calidad ISO 9001. (09 de septiembre de 2016). ISO 9001 Calidad. Sistemas de Gestión
según ISO 9000. Consultado el 4 de marzo de 2017, de http://iso9001calidad.com

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad -
Fundamentos y Vocabulario. Bogotá: ICONTEC.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
Bogotá: ICONTEC.

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Características y función de la información documentada,
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CONTROL DEL DOCUMENTO

Características y función de la información

documentada, norma NTC ISO 9001

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