FASES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El proceso de contratación da lugar a una serie de operaciones administrativas y consta de las

siguientes fases:

1. Elección del tipo de contrato más adecuado.

2. Redacción del contrato (cumplimentación del modelo oficial y cláusulas adicionales).
3. Comunicación de la contratación al Servicio Público de Empleo en el plazo de 10 días
hábiles.
4. Entrega de la copia básica del contrato a los representantes de los trabajadores en 10
días naturales. Los representantes de los trabajadores la firmarán a efectos de acreditar
que se ha producido la entrega y se enviará a la oficina de empleo.
5. Trámites relacionados con la Seguridad Social: el empresario debe dar de alta al
trabajador en la seguridad social antes del comienzo de la relación laboral. Si se trata de la
primera vez que el trabajador es contratado, además deberá afiliarle.
6. Registro y archivo de la documentación.

NOTA:
COMUNICAR LA CONTRATACIÓN (Contrat@): La web del Servicio Público de Empleo
Estatal (www.sepe.es) facilita comunicar en línea, desde su propio despacho o sede
profesional, el contenido de la contratación laboral a los Servicios Públicos de Empleo a
través de la aplicación “Contrat@”.

SISTEMA RED: El sistema de remisión electrónica de documentos (RED) es un servicio que

ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social a las empresas y profesionales, cuyo
objeto es permitir el intercambio de información y documentos entre las distintas
entidades a través de medios telemáticos.

CÓDIGOS EN LA FORMALIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

A la hora de cumplimentar un contrato de trabajo debemos de tener en cuenta una serie de

códigos que se utilizan para facilitar su mecanización:

- Códigos de contrato: Aparecen en la parte derecha de cada modelo oficial de contrato de

trabajo. Cada tipo de contrato tendrá un código.
- Códigos de ocupaciones, actividades económicas, países y municipios: para su obtención
podemos utilizar las siguiente ruta: www.sepe.es: Empleo y formación
/Empresas/Comunicar contratación. Contrat@/ Comunicar la contratación: obtención de
códigos.
- Código de cuenta de cotización: Es un número que se asigna a todo empresario en el
momento de su inscripción en la Seguridad Social. Sirve para su identificación y para el
control de sus obligaciones. El empresario debe solicitar un código de cuenta de cotización
en cada una de las provincias donde ejerza actividad, así como en determinados supuestos
en que sea necesario identificar colectivos de trabajadores con peculiaridades de
cotización.

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OTROS DOCUMENTOS DE CONTRATACIÓN.

Además del contrato de trabajo, existen otros documentos y anexos ligados al proceso de
contratación, que se han de utilizar en situaciones concretas:

1. Comunicación de prórroga: En algunos contratos de carácter temporal existe la posibilidad

de prorrogar la duración del contrato. Para formalizar la prórroga podemos utilizar el
modelo oficial de Comunicación de prórroga.(Ejemplo documento relleno)

2. Comunicación de conversión de contrato temporal en contrato indefinido: Cuando la

empresa decide hacer indefinido a un trabajador que tenía un contrato temporal, se puede
utilizar el modelo oficial de conversión de contrato temporal en contrato indefinido.
(Ejemplo documento relleno)

3. Pacto de horas complementarias: Los trabajadores a tiempo parcial, cuyo contrato sea
indefinido, tienen la posibilidad de pactar, en el momento de la celebración del contrato o
con posterioridad, la realización de horas complementarias. El estatuto de los trabajadores
obliga a que tal pacto sea expreso, por escrito y en modelo oficial. (Ejemplo documento
relleno)

4. Comunicación de llamamiento a la actividad de trabajadores fijos discontinuos: En

www.sepe.es disponemos de un modelo, no obstante, los convenios colectivos suelen
incluir como anexo su propio modelo. (Ejemplo documento relleno)

REGISTRO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN.

Una vez formalizado el proceso de contratación, la última de las operaciones administrativas

que debemos realizar es la apertura de un expediente de personal en el que se recoja toda la
información y documentación relevante del nuevo trabajador.
Los expedientes de todos los trabajadores de la empresa se agruparán en un fichero o archivo
de personal. Cada empresa, de acuerdo con sus propios intereses, decidirá de qué forma lo
organiza.
Normalmente los expedientes se ordenarán por orden alfabético, aunque dependiendo del
tamaño de la empresa, se podrán clasificar también por secciones, departamentos, categorías
profesionales, etc.
El expediente de personal de cada trabajador debe recoger su historial laboral ordenado
cronológicamente. Para facilitar su consulta, es aconsejable que las dos primeras páginas sean
una ficha de personal y una hoja-resumen en la que se relacionen los documentos que
contiene.

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EJEMPLO DE CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE PERSONAL

 Carta de presentación
 Currículum
 Informe de resultados de las pruebas de selección
 Fotocopia del título exigido para la contratación
 Fotocopia de otros títulos o certificados aportados como formación complementaria
 Copia del contrato de trabajo
 Prórrogas del contrato si hubiese
 Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social
 Documentación sobre la participación en acciones de formación permanente dentro o
fuera de la empresa.
 Información sobre evaluaciones de rendimiento o desempeño
 Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación con sus situación
laboral (modificación, suspensión, extinción, etc.)
 Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador (ej. Solicitud de
excedencia).

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