EFECTIVO

Son todos aquellos activos que son aceptados como medio de pago, son propiedad
de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción.
Se considera como efectivo las partidas del activo circulante como los son el Dinero
de curso legal, propiedad de la Empresa, asimismo Depósitos realizados en Bancos, en
las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa, además Instrumentos de
crédito de cobranza inmediata como lo son cheques ordinarios, cheques de gerencia,
cheques de viajeros, giros postales.
No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar
conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como:
depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital o fondos de reserva legal,
prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución
financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos,
estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o
cheques con fechas adelantadas.

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de

monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando
la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
 División del trabajo.
 Delegación de autoridad.
 Asignación de responsabilidades.
 Promoción de personal eficiente.
 Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe,

en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante
cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica.
Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados
encargados del mismo.

PROPÓSITO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son una presentación financiera estructurada de la posición

y las transacciones realizadas por una empresa.

El objetivo de los estados financieros de propósito general, es proveer información

sobre la posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una
empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus
decisiones económicas.

Los estados financieros proveen información relacionados a la empresa sobre:

- Activos - Patrimonio

- Pasivos - Ingreso, gastos, incluyendo ganancias, pérdidas, y flujo de efectivos

Esta información ayuda a los usuarios a pronunciarse la oportunidad y certeza de la

generación de efectivo y equivalencia de efectivo.

La junta de directores y otros cuerpos directivos de una empresa son responsables

de la preparación y presentación de sus estados financieros.

EFECTIVO EN CAJA

Es una cuenta de activo y por ende es de origen deudor, en la cual vamos a registrar
las entradas del dinero que recibe una empresa y las salidas del mismo en forma de
depósito a la cuenta bancaria del negocio.

Entonces podemos decir que la dinámica contable de esta cuenta consiste en que
se debita por los valores que se reciben y se acredita por los valores que depositamos en
la cuenta bancaria, siendo por lo general su saldo cero al cierre de cada mes o cierre
anual.

La mayoría de los negocios reciben entrada de dinero de tres fuentes principales:

 Ventas al contado: ya sea en mostrador o en los puntos de ventas al momento del

pago al cliente se le entrega una factura de venta al contado produciéndose en ese
momento la entrada del efectivo, al final del turno de caja se procede a efectuar un cuadre
de caja, elaborándose el correspondiente recibo de caja por el total de los valores recibido
por el cajero general. Las ventas al contado pueden ser pagadas por los clientes con
billetes y monedas, con cheques, el asiento para registrar la operación es idéntico en
cada uno de esos casos.
  Cobros a clientes: En el caso de que la entrada del efectivo se produzca por el
cobro de un crédito a clientes la transacción se registrará con el debido cargo a la cuenta
de efectivo en caja y el abono a la cuenta de cuentas por cobrar a clientes
 Otros ingresos: Ahora bien si se trata de una entrada de dinero al negocio, que no
está relacionada ni con una venta al contado ni con el cobro de cliente, sino que se
originó en otro concepto, entonces el asiento debe afectar como es natural a la cuenta de
que se trate.

En resumen la cuenta de efectivo en caja funciona como una cuenta receptora y

controladora del efectivo que captan las empresas ya sea por sus operaciones normales,
como por otros conceptos y el documento fuente a través del cual se recopilan estas
operaciones es el recibo de caja.

CAJA PRINCIPAL

Es la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o
permanece en dentro de las instalaciones de la empresa.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO DE LA CAJA PRINCIPAL

 Separación de funciones de autorización, ejecución, austodia y registro de caja y
bancos.
 En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
 Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los
registros contables que controle su actividad.
 El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.
 La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del
departamento de contabilidad.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE CAJA

 Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.

 Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
 Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
 Descubrir malversaciones.
 Localizar errores de caja y bancos.
 Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
 Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.

ARQUEO DE CAJA
 Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y
por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada
diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar
arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con

respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan
estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá
cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

CAJA CHICA

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos
menores estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de
la empresa y el número de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual
se crea la caja chica y el límite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta
tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo circulante
disponible, el monto de la caja chica solo sufrirá una variación cuando este sea
aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA CAJA CHICA

1. Creación de la Caja Chica: Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a

la cuenta de caja chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se
abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el
dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero
responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.
2. Realización de Pagos: Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar
todas las facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas
cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para
solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los
comprobantes junto con la relación anexa.
3. Reembolso o reposición de la Caja Chica: Una vez que el cajero presenta la
relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le emite un cheque por
el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto
establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer
con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso,
consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo
entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de
banco.

EL CONTROL INTERNO DE LA CAJA CHICA

 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica.
Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o
para su eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad,
ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se
especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
 Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el
monto pagado.

ARQUEO DE EFECTIVO

Consiste en hacer un cuadre de este renglón, contarlo y compararlo con los

comprobantes, en la práctica se hacen arqueos de caja general y de caja chica.

El arqueo de efectivo debe realizarse cada cierto tiempo de manera sorpresiva por
parte de una persona autorizada de la empresa, que se diferente de la persona
responsable del manejo de los fondos.

SOBRANTES DE CAJA

Los sobrantes de caja se producen cuando en el arqueo, sea de caja o de caja chica
los valores arqueados, es decir contado, exceden a los montos que, según los
documentos y los registros deben estar contenidos en esa cuenta.

FALTANTES DE CAJA
 Los faltantes de caja a diferencia de los sobrantes se producen cuando en el arqueo,
sea de caja o de caja chica la suma de los valores arqueados, es decir contado, es menor
que los montos, que según los documentos y los registros deben estar contenidos en esa
cuenta.

El tratamiento contable de los faltantes varia de una empresa a otra según la política
establecida al respecto, en algunos casos se asume el faltante como un gasto de la
empresa y en algunos otros casos se le cobra al responsable de la custodia, en este caso
al cajero general o al custodio del fondo de caja chica. Siempre recomendamos el
segundo procedimiento a partir de un monto establecido como política.

EFECTIVO EN BANCOS

Para un adecuado control de los pagos que hacen los negocios es recomendable y
necesario que estos se efectúen por medio de cheques, excepto aquellos que se efectúan
a través de caja chica, debiendo para ello tener una cuenta corriente.

El uso de los cheques proporciona automáticamente un registro escrito de cada

pago en efectivo. Adicionalmente, un control interno adecuado exige que cada
transacción que requiere un pago en efectivo sea verificada, aprobada y registrada antes
de que un cheque sea emitido.

 Cuentas de ahorros: Es una cuenta bancaria en la cual se depositan aquellos

valores en efectivo que no van a ser utilizados por la empresa o individuo en sus
operaciones corrientes inmediatas, desde el punto de vista de la contabilidad, una cuenta
de ahorros es una cuenta de activos que debitamos por los depósitos efectuados y
acreditamos por los retiros que realizamos.

Una cuenta de ahorro es un depósito a la vista, de tipo ordinario, cuyo dueño cuenta
con la disponibilidad inmediata de todos sus fondos, y al mismo tiempo, el dinero
depositado genera una rentabilidad durante un tiempo fijado de antemano. La
remuneración recibida con las cuentas de ahorro, se recibe mediante el pago de intereses
periódicos. La cuantía de éstos, estará pactada mediante un contrato. La liquidación de
los intereses puede llegar a ser de carácter mensual, trimestral o incluso anual. También
puede variar, en función de la cantidad de dinero que haya en la cuenta.

  Cuentas corrientes: Son cuentas bancarias que se nutren de los depósitos que
efectuamos en ellas y que utilizamos generalmente para girar cheques como medio de
pago, contablemente es una cuenta de activo, que es de origen deudor, la cual debitamos
por los valores que depositamos y se acredita por los cheques que emitimos. La cuenta
corriente representa depósitos de los clientes cuyas sumas son pagaderas a solicitud del
interesado, mediante órdenes de pago o cheques, sin previo aviso. Poner el efectivo en
una cuenta bancaria ayuda a controlar el dinero porque los bancos tienen prácticas
establecidas para la salvaguarda del dinero de los clientes.  Manejar los recursos
mediante cuentas bancarias incluye entre otros:
- Registro de firmas
- Comprobantes (volante) de depósitos
- Cheques
- Estado de cuenta bancario
- Conciliación bancaria

La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los
movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten
dichas instituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios en los libros de la
Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no
coincidan con los de nuestros libros por cualesquiera de las siguientes razones:
 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
 Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
 Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

 Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su
nombre o cualquier otro concepto
 Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.
Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la
Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento
permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Después de
revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de la Empresa, se encuentra
las siguientes diferencias:
1. Saldos al 31 de Enero de 2000: Cuenta del Mayor de la Empresa Bs. 1.200.000. Estado de
Cuenta del Banco Bs. 1.045.300
2. Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29.000 y 30.000 aún no han sido cobrados
3. El depósito de Bs. 150.000,00 del 30-01-2000, no fue abonado en cuenta
4. El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 60.000
5. El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 3600
6. El cheque 101022 por Bs. 11.000, se había abonado por 10.000
7. El cheque 101018 por Bs. 14.500, se había abonado al Banco por 15.400

     
LIBROS EMPRESA LIBROS BANCO

 
REF DESCRIPCION DEBE HABER DEBE HABER

     
a) Saldos al 31 de Enero de 2000 1.200.000 1.045.300
        
b) Ch/no cobrados: Nro.101001 29.000

         
Nro. 101025 30.000

       
c) Depósito del 30-01-00 no abonado 150.000

       
d) Ch. Devuelto falta de fondo 60.000

       
e) Comisión Banco por cheque Devuelto 3.600

       
f) Abonado de menos, Cheque Nro. 101022 1.000

       
g) Abonado de mas, Cheque Nro. 101018 900

     
1.200.900 64.600 59.000 1.195.300

       
Saldos Correctos 1.136.300 1.136.300

     
1.200.900 1.200.900 1.195.300 1.195.300

Los Ajustes del Diario se podrán hacer tomando los datos de la Hoja de Trabajo. Se puede hacer dos
asientos: uno por los cargos al Banco y otro por los abonos, de la siguiente manera:

 
MES DIA DESCRIPCION DEBE HABER

   
Febrero 3 BANCO DE VENEZUELA 900

       
CUENTAS X COBRAR: X 900

         
Ajustes s/ conciliación hoy

 
MES DIA DESCRIPCION DEBE HABER

   
Febrero 3 CUENTAS X PAGAR: Y 1.000

       
CUENTAS X COBRAR: Z 60.000

       
GASTOS BANCARIOS 3.600

       
BANCO VENEZUELA 64.600

         
Ajustes s/ conciliación hoy

Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la
situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las
operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de
la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.
El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera:
 Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta
del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono
por intereses, errores u omisiones.
 Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o
anulados, etc.

De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:
 Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho , los cuales no aparecen en dicho estado de
cuenta tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora.
 Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u
omisiones.

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo
que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:
 Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa
y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como:
comisiones, intereses, errores u omisiones.
 Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los
abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por
el banco en nombre de la empresa).

AJUSTES QUE SE DERIVAN DE LA CONCILIACION BANCARIA

Sabemos que la cuenta corriente bancaria implica una constante entrada salida de
dinero, por concepto de:

A. Depósitos efectuados por la empresa

B. Cheques emitidos por la empresa
C. Abonos hechos por Intereses ganados por la empresa.
D. Intereses y comisiones cobradas por el banco
E. Reintegros.
F. Rectificaciones.

Al final de cada mes, el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de
cuenta, en el cual le especifica todo el movimiento registrado en su cuenta, más los
saldos inicial y final del mes.

Este saldo final, casi nunca coincide con el saldo que muestran los libros de
contabilidad de la empresa-cliente, por simple cuestión de fechas. En efecto, hay
operaciones registradas en los libros de la empresa, sin que todavía hayan sido
registradas en los del banco, y viceversa, tal cual pasamos a ver.

Causas principales de las discrepancias

1. Cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro por sus tenedores

aun. Se les suele llamar “CHEQUES EN TRANSITO”

2. Depósitos efectuados por la empresa, a última hora; los cuales aparecerán en el

estado de cuenta del mes siguiente. “DEPOSITOS EN TRANSITO”

3. Cheques depositados por la empresa, devueltos luego por el banco, por no tener
fondos o por cualquier otra nulidad.
4. Comisiones y otros cargos efectuados por el banco; de los cuales no tenía noticia
la empresa.

5. Abonos hechos por el banco, sin saberlo aun la empresa.

6. Cheques fantasmas o sean cheques de otra empresa, cargados a esta por error.

7. Errores u omisiones.

Las diferencias originadas por estas discrepancias suelen ser, en algunos casos,
bastante grandes; pero la entera confianza y buenas relaciones entre el banco y sus
clientes, permiten una justa solución del problema; a lo cual ayuda la conciliación
bancaria.

La conciliación bancaria puede definirse como un proceso de análisis y de

investigación, tendiente a aclarar los motivos por los cuales el saldo que muestra el
estado de cuenta mensual, enviado por el banco a la empresa; no
coincide con el saldo que la cuenta del banco muestra en los libros de
la empresa; y lo que es mas importante, permite conocer cual es el
saldo correcto y exacto que ha de tener dicha cuenta, en los registros
del banco y en los de la empresa.