Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
44189, Entrenamiento en Habilidades del Psicólogo General Sanitario
1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Dra. Rosario Zurriaga y Dra. Sacramento Pinazo
1. INTRODUCCIÓN
Frecuentemente en nuestro trabajo tenemos que comunicarnos con otras personas a través de la
comunicación escrita. A diferencia de otros tipos de comunicación, en la comunicación escrita
el emisor y el receptor no tienen que coincidir en el tiempo y el espacio para poder comunicarse
y puede que no haya retroalimentación inmediata. Como consecuencia de todo ello, es
importante que el emisor cuide especialmente la redacción del documento para que sea
comprendido correctamente por el receptor.
Así pues, la comunicación escrita debe tener las siguientes características:
– Síntesis.
– Cortesía: Se debe tratar con atención y respeto a la persona a la que nos dirigimos
Entre las ventajas de la comunicación escrita cabe destacar: la permanencia; la reflexión antes
de escribir, la posibilidad de dejar registrada la información; que puede ser fuente de
consulta. Pero también tiene algunas desventajas, como son: la falta de retroalimentación
inmediata; la posible interpretación equivoca del mensaje; el bajo nivel de interdependencia.
Existen diferentes tipos de comunicación escrita en el ámbito laboral: las actas de reuniones, los
informes, el curriculum vitae y la carta de presentación.
2
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
2.1. LAS ACTAS
Son el documento formal escrito donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en
el que se registran las intervenciones de sus participantes, en la forma en que fueron planteados,
para dejar constancia por escrito.
Contiene los siguientes datos: ciudad, hora, fecha (día, mes y año), lugar (calle, nº), nombre del
organismo, relación de asistentes, objeto de la reunión, orden del día y narración breve, sintética
y objetiva de lo acontecido, señalando el nombre de los que intervienen y el asunto que se va a
tratar, así como la forma en que lo exponen; relación secuencial de los acuerdos y resoluciones
tomadas y finalmente, señalamiento de la hora en que termina la reunión.
Se da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesión, y del secretario que lo
asiste o en caso de no haberse hecho estas asignaciones, las firmas de los asistentes).
Modelo de ACTA
En la ciudad de _______, siendo las _____ horas del día _____ del mes ________ del
año _____, y en el local que ocupan las oficinas de _________, ubicado en________
del edificio número ______ de la calle __________; se reunieron las siguiente
personas:___________________, con el carácter, respectivamente, de
______________, previa cita (o convocatoria) que se expidió __________, para el
tratamiento del asunto siguiente: _______________.
a. Informe expositivo: Ofrece una explicación sobre unos hechos que normalmente ya
han sucedido. Pueden no tener un apartado específico de conclusiones o de
interpretación o evaluación. Se conocen también con el nombre de dossier.
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 3
b. Informe analítico: justifica una decisión o acción ya realizada o al menos proyectada.
Se denominan también propuesta o proyecto.
c. Informe persuasivo: pretende convencer al destinatario para que tome una decisión en
la línea de lo que se expone en el informe. Propone unas recomendaciones o plan de
acción. Se trata del tipo de informe más utilizado en consultoría.
Respecto a los elementos a considerar para elaborar un buen informe, se ha de tener en cuenta:
que el formato de texto sea el adecuado; que se haya establecido con claridad el objetivo del
informe; que la información sea rigurosa, con datos comprobados indicando las fuentes; que la
4
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
información esté organizada; que la redacción del texto sea correcta, usando con precisión las
palabras y las construcciones verbales.
• Índice.
• Conclusiones o recomendaciones.
• Bibliografía si procede.
• Contraportada.
Una vez considerados los aspectos previamente mencionados, pasamos a detallar cómo elaborar
un informe distinguiendo las diferentes fases de su elaboración.
La respuesta a estas preguntas determinará el estilo de nuestro informe. Hay que ser flexibles y
adaptarnos en todo momento a los requerimientos de la situación comunicativa.
2. Etapa productora. En esta fase las tareas a realizar son las siguientes:
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 5
a. Buscar la información necesaria, agruparla según la relación entre los temas y
seleccionar la información.
b. Colocar sobre el papel todas las ideas o hechos que tengan relación con el tema en
cuestión.
d. Podemos relacionar estas ideas ayudándonos de los mapas mentales, los diagramas de
ideas, y teniendo en cuenta que la información suele tener una organización
cronológica.
3. Etapa redactora. En esta etapa deberemos prestar especial atención a la estructura del texto.
La estructura habitual de todo informe es la siguiente:
a. Sumario
b. Introducción
c. Cuerpo del informe
d. Conclusiones
- Plan de acción
- Recomendaciones
- Propuestas
e. Anexos y tablas
La introducción del informe es una guía que debe facilitar la lectura del mismo. No debe ser una
visión general del tema o asunto, ni un desarrollo del tema, ni una enumeración y explicación de
las conclusiones y recomendaciones finales. En la introducción suele haber una exposición
breve del tema central, el "qué" del informe, la explicación de sus objetivos principales, la
concreción de los destinatarios, el anuncio de la organización o plan general, y una enumeración
de los criterios que se han utilizado para elaborar el análisis. El texto de la introducción debe ser
muy conciso, pero al mismo tiempo atrayente, para que el lector se sienta motivado en la
lectura.
En el cuerpo del informe se definen, analizan, interpretan, discuten, valoran y desarrollan los
aspectos que ayudan a cumplir los propósitos del informe. Puede ser necesario incluir diagramas
o tablas. Así pues, se ha de valorar la conveniencia de que aparezcan dentro del cuerpo del
informe, o en los anexos finales. Al final del cuerpo del informe habrá que redactar un cierre
conveniente con las ideas fundamentales que deben quedar en la mente del lector al terminar la
6
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
lectura. Si el plan de acción, las propuestas o recomendaciones se colocan al principio del
informe, el cuerpo del informe deberá justificarlas.
El sumario del informe es el resumen informativo donde se reseñan, condensados, los elementos
esenciales del informe. El sumario sería como la miniatura del informe. Las funciones del
sumario son: dar una visión general del contenido facilitando lo esencial del mismo; extractar lo
que será mejor retenido, pensando en aquellas personas que no lean la totalidad del informe; y
mostrar al lector dónde se sitúan, dentro del conjunto del informe, cada una de sus partes
fundamentales. El sumario debe contener: el título del informe y su fecha; el tema; su finalidad;
su ámbito; los criterios empleados; los resultados y recomendaciones, ordenadas de mayor a
menor prioridad (optativo); su importancia; su carácter confidencial o no; el código o número de
referencia para su identificación.
Es importante además tener en cuenta las normas para una correcta redacción. En este sentido, y
como ya hemos dicho, es necesario que esté expresado de una forma clara, concisa, ordenada,
objetiva y veraz.
En los informes dirigidos a personal técnico se permite el uso de jerga técnica. No obstante, si lo
elabora personal técnico pero va destinado a personal no técnico es necesario aclarar términos
con la traducción entre paréntesis, o con números asociados a notas a pie de página. Es muy
recomendable usar la voz pasiva del verbo, máxime cuando se están exponiendo elementos
negativos en el informe. Asimismo es imprescindible hacer una revisión concienzuda de la
ortografía, las construcciones gramaticales, etc., ya que los errores ortográficos causan muy
mala impresión. Otro aspecto a cuidar es el uso correcto de la puntuación (dos puntos, punto y
coma, guiones, signos de exclamación). Respecto a las abreviaturas, es positivo abreviar
palabras oficiales, ya que se hacen más fáciles de leer. Generalmente, las abreviaturas se hacen
tomando las iniciales de las palabras que componen la expresión. Lo correcto es nombrar la
expresión entera una vez y, entre paréntesis, su abreviatura o iniciales.
Finalmente, otro aspecto esencial al redactar un informe es evitar el lenguaje sexista. En este
sentido, planteamos las siguientes recomendaciones:
c. Sí al desdoblamiento pero mejor cambiando el orden (Ej.: “los padres y las madres…”,
“las madres y los padres”).
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 7
e. Barras “o/a”.
m. Utilización de la forma pasiva (Ej.: “El formulario debe ser presentado antes del día
quince”).
En los informes periciales, redactados por un perito judicial psicólogo y fruto de la valoración
de una situación personal, familiar o laboral/organizacional, se añaden algunos datos concretos
referidos al Colegiado que emite el informe y a las pruebas de evaluación realizadas.
8
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
Fecha: …
CONFIDENCIAL
Dirigido sólo a profesionales y de uso restringido, no público, en beneficio de la necesaria
preservación de la intimidad de los informados
SOCIAL QUE SE VALORA) con el objeto de informar sobre el estado emocional del menor
.....
METODOLOGIA
Entrevista con: (PERSONA A LA QUE SE EVALÚA: menor, trabajador, esposa…)
D./Dña. .... (NOMBRE Y APELLIDOS)
Fecha…
Duración…
(AÑADIR MÁS FECHAS DE ENTREVISTAS SI PRECISA)
1.EXPLORACIÓN PSICOMÉTRICA
Pruebas Realizadas
Pruebas Proyectivas: por ejemplo, Test de la figura humana / Test de la Familia / Test del Árbol
Pruebas Objetivas: por ejemplo, CDI (Inventario de depresión Infantil) y CAS (Cuestionario de
ansiedad Infantil)
OBSERVACIONES
(CONDUCTA DURANTE LA ENTREVISTA, OTROS ASPECTOS A DESTACAR)
CERTIFICA
Haber reconocido a instancia de parte de D/Dña......, con el DNI N° .... de … años de edad,
domiciliado en el .... en la C/ .... ... al menor ....., hijo/a de éste último/a.
INFORME PSICOLÓGICO
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 9
a.-Parte Expositiva
1.Que por la información de la que dispongo, .... es un niño/a que presenta una sintomatología
que es congruente con un estado ……(por ejemplo, de ánimo depresivo y con ansiedad).
2.Que por la información de la que dispongo, entiendo que dicha sintomatología se genera como
consecuencia de …..( CITAR ACONTECIMIENTOS QUE LO PROVOCARON , SI SON
CONOCIDOS por el EVALUADOR)
3.Los cambios señalados deterioran su calidad de vida (aislamiento social y afectivo), y su
desarrollo psicológico:
3.1.Repercusión sobre su estado de ánimo
3.2.Repercusión sobre sus expectativas de control del medio ambiente.
3.3.Repercusión sobre la expresión de emociones
3.4.Repercusión sobre la autoestima
3.5.Preocupaciones excesivas para su edad
b.Conclusiones
c.A modo de recomendaciones
ANEXOS
1.Hechos referidos durante la entrevista
2.Pruebas realizadas, con indicación de su validez, fiablilidad incluso marco teórico de referencia.
Puntuaciones (PD, percentiles, puntuaciones por items o factores de la escala) y análisis e interpretación
de los resultados y gráficos. Se destacan algunos items si se considera necesario.
Hoy día, resulta casi imposible, iniciarse en el mundo de la actividad laboral, sin
presentar a través de algún documento escrito, nuestros conocimientos, nuestras
habilidades, y nuestras destrezas y experiencias. Pues bien, eso y no otra cosa es lo que
actualmente definimos como curriculum. Más concretamente, un curriculum vitae es un
documento escrito que recoge diferentes aspectos que se refieren al proceso evolutivo de
10
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
una persona en diferentes ámbitos de su vida (académica, laboral, de ocio, etc.). Es por
tanto, un documento dinámico, cambiante, y susceptible por tanto, de modificaciones de
forma continuada.
Un buen curriculum vitae, debe responder a tres interrogantes básicos que puede llevar a
cabo la persona receptora de este documento:
1. ¿Quién es?
2. ¿Qué sabe hacer?, y
3. ¿Qué beneficio tiene para mí?
El curriculum vitae no se confecciona por tanto para satisfacción de uno mismo (aunque
también). Es necesario ponerse en el lugar de la persona a la que remitimos el mismo. Al
igual que haríamos en el caso de una entrevista, el curriculum vitae debe reflejar, de
algún modo, que podemos satisfacer las necesidades que requiere el posible contratador
de nuestros servicios.
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 11
c. La veracidad de los datos expuestos. Hay que procurar recoger siempre
documentalmente, la actividad realizada. En el caso de no poder
presentar este documento acreditativo, sería mejor valorar la
introducción de este dato en nuestro curriculum.
d. La precisión en la descripción. No agotar excesivamente el número de
datos referidos a una actividad.
e. La síntesis y la selección de la información. Como señalábamos
anteriormente, el curriculum vitae es un documento vivo y por tanto,
susceptible de cambios. Es conveniente elaborar un documento básico,
que nos permita ir añadiendo o seleccionando la información que
deseamos presentar en función de la plaza que solicitamos. Conviene
recordar siempre, que cuando un curriculum vitae abarca tan sólo uno o
dos folios, ello indica que se tiene toda una vida profesional por delante
para ir ampliándolo. Normalmente, cuando el curriculum tanto laboral
como académico tiene ya una cierta amplitud, indica que corresponde a
alguien que ya ha consumido muchas etapas de su vida.
f. De nuevo, creemos interesante recordar que la presentación puede hacer
milagros y conseguir, con un modelo adecuado que parezca que hay más
de lo que en realidad existe. Al fin y al cabo, ‘somos lo que
aparentemente parece que somos’.
Por nuestra parte, entendemos que cualquier curriculum vitae debe de recoger al
menos, cuatro bloques temáticos básicos:
I. Datos personales
II. Datos académicos
III. Formación complementaria
IV. Experiencia profesional
12
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
V. Datos personales
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL 13
actualidad, una gran parte de Diplomaturas y Licenciaturas, se
componen de un módulo práctico, que en muchas ocasiones se realiza
a través de actividades externas a la propia universidad y que cuentan
con un tutor/a adecuados para supervisar las mismas. Es conveniente,
señalar la empresa o institución donde se han llevado a cabo, el
número de horas y la actividad desarrollada. De igual manera, cabe la
posibilidad de llevar a cabo un número determinado de horas prácticas
al margen de los propios estudios universitarios, a través de
actividades de tipo voluntario. Conviene señalar y acreditar
adecuadamente la institución donde se llevan a cabo y las fechas de
desarrollo de la actividad.
http://www.modelocurriculum.net
http://www.hacercurriculum.net
14
Zurriaga y Pinazo, Entren. HH Psic Gral Sanitario. HABILIDADES DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
cuando dirigimos nuestro curriculum a una empresa comercial, y el segundo cuando
dirigimos el documento a la persona responsable de una institución oficial (Generalitat,
Ayuntamiento, Diputación, etc.)
Queremos señalar al igual que hacíamos en la confección del curriculum vitae, que este
documento debería ser conciso y breve puesto que el único motivo de su existencia es
hacer saber a alguien que contamos con las capacidades y destrezas adecuadas para
desempeñar un determinado puesto de trabajo, sin olvidar que las mismas ya se
especifican en el curriculum vitae que acompañamos.
3. BIBLIOGRAFÍA
La comunicación escrita.http://www.mcgraw-‐hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199502.pdf.
Recuperado el 24 de septiembre de 2014.
Plaza, B. (s.f.) ¿Cómo se escribe un trabajo de investigación? Guía para escritores noveles.
http://www.ehu.es/ikastorratza/4_alea/4_alea/tesis.pdf. Recuperado el 11 de septiembre
de 2014.
Van-der Hofstadt, C.J. (2005). El libro de las habilidades de comunicación. Madrid: Diaz de
Santos.
…………………………………..…………………………………..……………………………
Nota: Este material se ha elaborado como una guía para el estudio de la asignatura HABILIDADES DE COMUNICACIÓN
INTERPERSONAL (parte 1. LA COMUNICACIÓN ESCRITA). Algunas partes de mismo son extractos de documentos
elaborados por otros autores. Se han omitido citas en el texto con el fin de facilitar su lectura.