REALIZACIÓN AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN

Prestación del Servicio Auditoría de 3ra Parte

P-MSC-01

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la realización de auditorías de tercera parte a las organizaciones

clientes y evaluar la conformidad de los sistemas de gestión de los mismos; para evaluar si el
Sistema de Gestión bajo cualquiera de los criterios aplicables a normas: ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001, ISO 45001, NTC 5555, cumple y optar al otorgamiento de la certificación por
parte del Organismo de la Evaluación de la Conformidad – OEC MSC FB Colombia S. A.

2. ALCANCE

Este documento aplica a las actividades de auditoria de tercera parte desarrolladas por el
Organismo de la Evaluación de la Conformidad – OEC, planificadas y ejecutadas por la Unidad
Estratégica de Negocio – UNE Sistemas de Gestión de Certificación. MANAGEMENT SYSTEM
CERTIFICATIONS – MSC.

3. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Director Técnico de Certificación cumplir y hacer cumplir los parámetros
descritos en este documento.

Es responsabilidad de la Jefatura de Certificación, de Operaciones y del Equipo Auditor cumplir

con las actividades del presente procedimiento.

4. DEFINICIONES

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.

NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación

Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo

auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.

NOTA 2 Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.

Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.

NOTA 1 Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realización de la auditoría.

NOTA 2 Un observador pude ser una persona del auditado, un regulador u otra parte interesada que fue testigo de la auditoría.

Guía: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.

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Aceptación de Orden de Servicio: FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A., considera la

aceptación de la orden de servicio con el envío por correo electrónico del mismo a las partes
interesadas. Dentro del mismo para el Equipo Auditor declara la independencia, imparcialidad,
integridad y confidencialidad.

Aceptación de Plan de Auditoria de Certificación: FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A.,

considera la aceptación del plan de auditoria de certificación con el envío por correo electrónico
del mismo a las partes interesadas. Dentro del mismo para el Equipo Auditor declara la
independencia, imparcialidad, integridad y confidencialidad.

Recomendación (es): El Equipo Auditor entiende la palabra “recomendación” como el único

acto de recomendar o no la certificación y frente al Comité de Certificación y como
resultado del proceso de Auditoria, el cual registra en el informe de auditoría para ser evaluado
por el Comité de Certificación. Recomendar para el equipo auditor no debe significar: el
asesorar, sugerir, comentar, aportar y/o quitar elementos en el sistema de gestión evaluado
durante el proceso de la Auditoria de Certificación sino proporcionar información para el proceso
de certificación.
Las Auditorías Externas Proveedores/Contratistas/Subcontratistas de 2da Parte no determina
riesgo y/o impedimento para la realización de Auditorías de Certificación – 3ra Parte.

Muestreo aleatorio simple: Es la técnica de muestreo en la que todos los elementos que
forman el universo y que por lo tanto están descritos en el marco muestral, tienen idéntica
probabilidad de ser seleccionados para la muestra.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 CONDICIONES DE CERTIFICACIÓN – CICLO COMPLETO DE CERTIFICACIÓN

1) El ciclo completo de certificación es de 3 años a partir de la fecha de certificación, a

menos que así lo especifique el esquema de certificación de la industria, el ciclo de
certificación puede ser diferente de los 3 años.
2) El ciclo completo de certificación comprende: Etapa 1 y Etapa 2 Certificación,
Seguimiento 1, Seguimiento 2 y Renovación. (Abreviado es: E1, E2, S1, S2 y RN)
3) La fecha inicial de la certificación corresponde a la fecha de otorgamiento realizado
por el Comité de Certificación.
4) El seguimiento 1, no debe ser mayor a 12 meses a partir de la fecha inicial de
certificación.
5) El seguimiento 2, no debe ser mayor a 24 meses a partir de la fecha inicial de
certificación.

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6) La Renovación, podrá realizarse después del mes 30 a partir de la fecha inicial de

certificación, es decir, 6 meses antes de vencer la fecha de certificación.
7) La Renovación, no debería realizase pasado los 33 meses a partir de la fecha inicial de
certificación, es decir, debería realizarse 3 meses antes de vencer la fecha de
certificación. (Se prevé la posibilidad de No Conformidad Mayor; y que la Organización
pueda tomar las acciones pertinentes con tiempo).
8) El intervalo máximo entre etapas 1 y 2, no debe superar los seis (6) meses o ciento
ochenta (180) días calendario. De lo contrario es necesario volver a realizar Etapa1.
9) El tiempo máximo para el cierre de No Conformidades Mayores no debe superar los tres
(3) meses o ciento ochenta (90) días calendario.
10) El tiempo máximo por la suspensión de un certificado no debe superar los seis (6) meses
o ciento ochenta (180) días calendario. De lo contrario es necesario volver a realizar una
nueva auditoría según la etapa o reducir el alcance de certificación, retirar la certificación,
según sean las evidencias, riesgos, impactos, juicios y/o criterios del Auditor Líder o FB
Colombia UEN-MSC.
11) Si lo especifica el esquema de certificación de la industria, el ciclo de certificación puede
ser diferente de 3 años..

Nota 1: La Organización / Cliente debe ser consiente del cumplimiento de estos tiempos y es quien asume
el riesgo de ser suspendida, retirada o rechaza la Certificación.
Nota 2: Las fechas de auditoría son definidas y programadas por el OEC en concertación con el cliente.

El no cumplimiento de estos tiempos puede generar recomendaciones, conceptos o decisiones

por parte del OEC FB Colombia UEN – MSC para: Reducir el alcance de certificación,
suspender, rechazar o retirar la certificación, según sean las evidencias, riesgos, impactos,
juicios y/o criterios, que se presenten, tal como se indica en el documento TERMINOS Y
CONDICIONES GENERALES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO, donde se incluyen los
lineamientos para otorgamiento, mantenimiento, renovación, ampliación, reducción,
reactivación, suspensiones, retiros o cancelación, no aprobación o aplazamiento de la
certificación.

Un día auditor se considera de ocho (8) horas efectivas de actividad de auditoria.

Por otro lado, si es necesario, y cuando las evidencias disponibles del proceso de la auditoria
indican que; los objetivos de la auditoria no son alcanzables o permanece la presencia de un
riesgo inmediato y/o significativo, el auditor líder del equipo auditor debe informar este hecho al
cliente, y si es posible al OEC MSC FB Colombia S.A., para determinar las acciones apropiadas.
Estas acciones pueden incluir:

 La reconfirmación de la actividad de auditoria,

 La modificación del Plan de Auditoria, cuando aplique,
 Cambios en el Alcance de la Auditoria,
 La necesidad de un tiempo para tratar los hallazgos,
 La finalización de la Auditoria.

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5.2 AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN ETAPA 1

Recibir la Solicitud de Certificación Sistema de Gestión por parte de la Dirección Comercial

revisada y aceptada por el cliente. La coordinación de Operaciones de Certificación asigna la
Orden de Servicio (OS) y lo consigna en el Registro, Control y Seguimiento de Auditorias
de Certificación 3ra Parte.

El coordinador de operaciones elabora la Orden de Servicio (OS) teniendo en cuenta la

verificación de la información de la oferta de servicios confirmando la dirección del lugar
donde se realizará la actividad de auditoria y turnos de trabajo de la empresa cliente e
informar al equipo auditor (expertos técnicos cuando aplique), de acuerdo con los tiempos e
información establecida. Verificar aceptación, imparcialidad, independencia y/o conflictos de
interés del equipo auditor con su auto declaración.

DETERMINACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO A LA COMPETENCIA DEL

AUDITOR

La Coordinación de Operaciones de FUTURE BUILDERS COLOMBIA (OEC) tiene en cuenta

las siguientes consideraciones para determinar el equipo de auditoría requerido para la
actividad de auditoría según la competencia:

a. El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización del cliente de la auditoria.

b. Los estándares incluidos en el sistema de gestión de la organización del cliente de la
auditoria.
c. El alcance y los objetivos de la auditoria establecidos para la evaluación del sistema de
gestión del cliente de la auditoria.
d. La complejidad del sistema de gestión en evaluación.
e. Requisitos impuestos por entes externos (si procede) relacionados con el alcance de la
auditoria.
f. Conflictos de intereses para garantizar la confidencialidad e imparcialidad del proceso
de auditoría.

Y selecciona los mismos de la Base de Auditores / Expertos Técnicos.

Según los criterios en tiempos y sectores de la auditoria establecidos por la Dirección

Comercial; seleccionar el equipo auditor (expertos técnicos cuando aplique) calificado según
las actividades establecidas en el alcance de la actividad de auditoria de certificación, códigos
sectoriales y áreas técnicas IAF y como guía NACE, consultar la Base de datos auditores y
expertos técnicos, por parte de la Jefatura de Operaciones de Certificación.

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El OEC garantiza que se realice la auditoria con personal competente y calificado en el

área técnica y sector requerido el cual puede ser subcontratado de acuerdo con la
necesidad (experto técnico o auditor) los cuales pueden ser subcontratados como y
cuando sea requerido mediante el proceso de reclutamiento de personal, para ellos se
cuenta con bases de datos de personas competentes como:

Base de datos Fb Certification

Listado de Auditores calificados ERCA
Base de datos SIC.

Siempre que el cliente lo permita, se podrán fortalecer los procesos de auditores en

formación u observadores en los esquemas de certificación y teniendo en cuenta el
alcance de la acreditación para garantizar la evaluación de competencias en los procesos
de selección de auditores de certificación y mejorar el desempeño de los auditores ya
seleccionados.

Para la Etapa 1, en principio no se requiere Plan de Auditoria de Certificación, solo cuando

sea necesario o se solicite. Cuando se requiera elaborar el Plan de Auditoria de Certificación
Etapa 1, el auditor líder deberá comunicarse con la organización/cliente en el menor tiempo
posible para acordar detalles según la Orden de Servicio (OS) tales como: Solicitar información
o documentación básica del Sistema de Gestión de la Organización, por Ejemplo:

 Manual de Gestión (si existe)

 Mapa de Procesos (secuencia),
 Planes de Calidad,
 Caracterizaciones (interacciones),
 Programas, Información documentada de riesgos y oportunidades
 Listado(s) Maestro(s) de Documentos y Registros / Información documentada
 sus equivalentes (cuando aplique); y/o según lo planificado por el Sistema de Gestión de
la Organización, o información equivalente.
 Registros de auditoria internas y revisión por la dirección del cliente.

Enviar por medio de correo electrónico a la organización/cliente el Plan de Auditoria de

Certificación Etapa 1 con base en la información recibida por la organización-cliente,
teniendo en cuenta los tiempos definidos y el alcance técnico y geográfico a auditar se
diligencia el formato establecido. Realizar modificaciones o actualizaciones cuando se
requiera, comunicar al cliente y la Jefatura de Operaciones.

Nota 1: El equipo auditor no debe haber prestado servicios a la organización/cliente durante un tiempo
mayor a dos (2) años.

Nota 2: Se recomienda que por lo menos parte de la etapa 1 se realice en las instalaciones del cliente, a
fin de lograr los objetivos establecidos anteriormente, para ISO 14001 e ISO 45001 se debe hacer en las
instalaciones del cliente o en presencia del cliente como auditoria remota.

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Nota 3: El envío por correo a los integrantes del equipo auditor a la organización/cliente de la Orden de
Servicio (OS) se considera como principio fundamental aceptación, siempre y cuando no haya
comentarios u observaciones por parte del mismo.

Nota 4: Según aplique o según el riesgo y desempeño de la Organización / Cliente, y considerando los
resultados del ciclo anterior, es posible no realizar Etapa 1 de Renovación.

5.2.1 Realización de la Auditoria Etapa 1:

En las instalaciones de la organización/cliente cuando así se requiera. Reunión de Apertura

de Auditoria de acuerdo con el instructivo de Protocolo de Reunión de Apertura y Cierre de
Auditoria, los cuales son presentados mediante los siguientes enlaces:

apertura
https://youtu.be/cRIkGx3zbvI

Cierre
https://youtu.be/x_cOoIHHUV4

Esta etapa de acuerdo con el esquema y los requisitos normativos se puede realizar en las
instalaciones del OEC MSC FB Colombia S.A., como Auditoria Remota, según se requiera o
según la condición, teniendo en cuenta lo establecido en el documento I-MSC-01
INSTRUCTIVO AUDITORIAS NO PRESENCIALES

En la Etapa 1, se debe verificar el alcance de la actividad de la auditoria del (los) Sistema(s) de

Gestión que apliquen para la certificación o alcance de la auditoria de certificación mediante la
documentación del Informe de Auditoria Etapa 1 (E1), donde se establece la metodología
para validación del alcance. Evaluar la documentación del sistema de gestión y notificar de
acuerdo con las evidencias de la auditoria los hallazgos de auditoria Etapa 1. Elaborar Informe
de Auditoria Etapa 1.

Es necesario que en la Etapa 1 se deje como soporte el acta de reunión de cierre para el
caso en el que se presenten hallazgos críticos, de manera que se evidencie con este
soporte que se le manifestó a la organización el riesgo no ser recomendada para
certificación, en caso de que no se atiendan los hallazgos, llevando estos riesgos a su
materialización.

Para FB Colombia – UEN-MSC, los Hallazgos en Etapa 1 se clasifican en:

 Críticos: Que podrían generar No Conformidades Mayores – NCM en la etapa 2. Se

puede llegar a determinar en este caso un incumplimiento de índole legal.
 No Críticos: Que podrían generar No conformidades menores – Ncm en la etapa 2.

Con el informe de Auditoria de Etapa 1, el auditor debe concluir, comunicar y confirma que la
organización está o no preparada para realizar la Auditoria de la Etapa 2.

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Si en caso de que la Organización No se encuentre preparada, y la Organización solicita aun

así la Etapa 2, el Equipo Auditor debe cumplir con esta misma. En reunión de Apertura el Equipo
Auditor debe hacer hincapié a la Organización que el resultado de Etapa 1, presenta Hallazgos
Críticos y que estos podrían generar No Conformidades (Menores – Mayores) en el resultado
de la auditoria de Etapa 2. En caso de que se evidencie en etapa 1 que la empresa no se
encuentra preparada para Etapa 2 se podrá aplazar, suspender, cancelar o reiniciar de nuevo
el proceso, lo cual será informado inmediatamente al cliente.

Es de entender que Future Builders Colombia que el Auditor Líder es quien recomienda en
principio recomendar o no para otorgar la Certificación del modelo de gestión que corresponda
con los resultados de Etapa 1 y Etapa 2.

Cuando la Organización determina que la Etapa 1 y Etapa 2, son seguidas (se debe tener
como mínimo un intervalo de tiempo de 10 días calendario para resolver los hallazgos
cuando se presentan), se podrá realizar reunión de apertura para Etapa 1 y Etapa 2, como uno
solo y el auditor líder debe comunicar el correspondiente riesgo “anterior” y entender que la
Organización es consciente del mismo y lo asume al no requerir un espacio de tiempo para
resolver los posibles hallazgos.

5.2.2 Elaboración del Programa de Auditorías de Certificación Etapa 1 (PAC E1).

Con el desarrollo de la Auditoria de Etapa 1 (E1), el equipo auditor debe solicitar la información
necesaria y más relevante de la implementación del sistema de gestión auditado, de tal manera
que, con esta pueda planificar el ciclo completo de la certificación, que va desde la Etapa 1
hasta la Renovación del mismo, dentro del Programa de Auditorías de Certificación Etapa 1
(PAC E1).

Nota 1: Para elaborar el Programa de Auditorías de Certificación y todo el ciclo de auditorías se debe tener
en cuenta lo descrito en IAF MD 1 Certificación Multi-sitio, IAF MD 2 Transferencias, IAF MD 5 Duración
auditorías QMS y EMS, IAF MD 11 Auditorías Integradas, IAF MD 22 Aplicación ISO 17021 para OH&SMS,
adicional a la documentación del sistema de gestión que se deriven del cumplimiento de los requisitos
aplicables para el OEC.

Nota 2: Las instrucciones para consolidar el PAC E1, se encuentra anexo en el mismo formato,
adicionalmente se debe realizar la Identificación, evaluación e inclusión de la Información y evidencia
de la conformidad con todos los requisitos de la norma de los sistemas de gestión aplicables u otros
documentos normativos

Nota 3: En caso de Auditoria E1 Recertificación se deberá verificar el cierre de las No Conformidades del ciclo
anterior (según corresponda).

Para el desarrollo de todas las auditorias aplica IAF MD 22:2018 “Aplicación de ISO/IEC
17021-1 para la certificación de sistemas de gestión OH&SMS” y se evidencia mediante
todos los soportes de auditoria que se generen durante el proceso.

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Dentro del Programa de Auditorías de Certificación (PAC), igualmente, se debe planificar

también los otros sitios de la organización, y todos los sitios deben ser auditados al cumplirse
el ciclo completo de la auditoria.

Nota 1: Para elaborar el programa de auditorías de certificación debe tener en cuenta lo descrito en los
documentos: IAF MD 1 Certificación Multi-sitio basado en el procedimiento respectivo, contemplando las
ubicaciones y las actividades establecidas en el alcance de la auditoria de certificación las cuales deben
ser verificadas en cada una de las ubicaciones.

Nota 2: Los sitios de la organización deberían auditarse en su totalidad, siempre y cuando la cantidad, las
distancias así lo permitan, una muestra de los sitios podrá ser auditado para otorgar la certificación.

5.2.3 Informe Final de Auditoria Etapa 1.

El Auditor Líder debe consolidar toda la información necesaria (incluido el de otros miembros
de equipo auditor, cuando aplique) en el Informe de Auditoria E1, donde consigna notas y
hallazgos de auditoria.

Finalizada esta etapa, el Auditor Líder debe entregar y enviar el Informe Final de Auditoria Etapa
1, a la Jefatura de Operaciones de Certificación, preferiblemente en una capeta llamada E1
nombre o iniciales de la organización y año de realización, entre más abreviado mejor, al
E-mail: operaciones1@fbcertification.com, celular: 3153920779. Operaciones entrega el
informe a la Organización/Cliente previa revisión técnica.

El Informe Final de Auditoria E1 es el compendio de la siguiente información:

 Orden de Servicio (OS).

 Informe de Auditoria Etapa 1 (E1).
 Programa de Auditorías de Certificación E1 (PAC E1).

Cuando así aplique otra información como:

 Plan de Auditoria de Certificación Etapa 1.
 Lista de asistencia Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria.
 Notas de Auditoria.
 Lista de Chequeo.
 Registro Fotográfico / Audio / Otros Registros.
 Documentos aportados por la Organización. (En carpeta magnético DOC … Organización…
cuando aplique)

Ejemplo de carpeta:

E1 EMPRESA DE METALES SAS 2015 ó

E1 EMPRESA METALES 2015 ó
E1 EMP METALES 2015
DOC EMP METALES 2015

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Nota 1: Los envíos de los informes preferiblemente y esencialmente deberían hacerlos en medio
magnéticos.

Nota 2: Los informes deben ser presentados y enviados a FB Colombia dentro de los tiempos estipulas,
aunque se hayan presentado Hallazgos Críticos o No Críticos.

5.3 AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN ETAPA 2 / RENOVACIÓN

5.3.1 Plan de la Auditoria Etapa 2 – (E2) / Renovación – (RN).

Al recibir la Orden de Servicios (OS), y con la información de la Organización/Cliente y el

Programa de Auditoria de Certificación Etapa 1 – (PAC 1), el Auditor Líder debe realizar el
Plan de Auditoria de Certificación Etapa 2 / Renovación. El Auditor Líder debe comunicarse,
enviar y confirmar el Plan de la Auditoria al Equipo Auditor y la organización/cliente, la fecha de
ejecución, recursos y logística. Este documento debe enviarse en el menor tiempo posible,
preferiblemente y cuando se pueda con ocho (8) días calendario de antelación.

5.3.2 Realización de la Auditoria Etapa 2 – (E2) / Renovación – (RN).

La realización de la auditoria cumple 3 actividades básicas:

1. Reunión de Apertura.
2. Realización de la auditoria in situo.
3. Reunión de Cierre.

La Auditoria de Certificación Etapa 2 / Renovación comienza con la Reunión de Apertura. El

Auditor Líder sigue el Protocolo Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria.

Esta etapa de acuerdo con el esquema y los requisitos normativos se puede realizar en las
instalaciones del OEC MSC FB Colombia S.A., como Auditoria Remota, según se requiera o
según la condición, teniendo en cuenta lo establecido en el documento I-MSC-01
INSTRUCTIVO AUDITORIAS NO PRESENCIALES

Con la actividad de auditoria in situ; entrevistas, observación de actividades, revisión de

documentos, información y registros, el Equipo Auditor debe, entre otros requisitos:

 Evaluar el Alcance de Auditoria técnico y geográfico para la Certificación

declarado en su totalidad.
 Revisar, describir y anotar el cumplimiento de condiciones legales inherentes al
funcionamiento de la Organización, tales como habilitaciones, permisos, licencias, etc.,
según aplique o corresponda.
 Examinar y verificar la estructura, las políticas, los procesos, los procedimientos, los
registros y los documentos relacionados con el cliente pertinentes a la norma de sistema
de gestión

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 Determinar que estos cumplen todos los requisitos pertinentes al alcance previsto de la
certificación
 Determinar que los procesos y procedimientos se hayan establecido, implementado y
mantenido eficazmente para dar confianza en el sistema de gestión del cliente
 Revisar la implementación de las normas a certificar.
 Anotar la evidencia trazable de la implementación y mantenimiento del sistema de
gestión a certificar. Notas de Auditoria, las cuales deberán contar con la mayor
información posible del estado del sistema de gestión auditado, haciendo referencia a
los procesos y documentos auditados, de manera secuencial al proceso de auditoria
según el plan de auditoria, las anotaciones en el informe de las evidencias encontradas
deben ser claras y demostrar la conformidad del cumplimiento del requisito, incluyendo
las fechas de los documentos auditados, participantes de Copasst o vigía en el caso de
SST, cumplimiento de requisitos legales aplicables, impactos ambientales significativos
encontrados, eficacia de los controles para abordar riesgos y oportunidades y toda la
información completa de versiones de la información documentada auditada, entre más
completa sea la descripción de la organización auditada mucho mejor.
 Comunicar al cliente cualquier incoherencia entre sus políticas, sus objetivos y
metas para que actúe en consecuencia
 Comunicar al cliente el estado de la auditoria, sus hallazgos. Todo tipo de hallazgo de
no conformidad legal o de otra índole, será reportado de inmediato al cliente.
Cuando el auditor identifique un incumplimiento legal y este sea reportado al
cliente auditado, el auditor comunicará al comité de certificación para que proceda
con su reporte la entidad competente.
 Consolidar las Solicitudes de Acciones Correctivas – SAC. Si se presentan hallazgos de
no conformidad el auditor líder debe clasificarlas en mayores o menores, según el caso,
u oportunidades para la mejora.

Finalización de la auditoría y comunicación durante

El Equipo Auditor, podrá dar por finalizada una Auditoria cuando su integridad física en
seguridad y/o salud ocupacional se encuentra en inminente o alto riesgo. Por mal trato y/o por
presiones indebidas por parte de la Organización Cliente.

Muestreo

Durante la auditoría, la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditoría (incluyendo la información relacionada con las interfaces entre funciones, actividades
y procesos) debe recopilarse mediante un muestreo apropiado, y verificarse para convertirse
en evidencias de auditoría, registrando en el informe o anotaciones de auditor de manera clara
y veraz (con fechas, códigos y nombres si es el caso) toda la información recopilada con el fin
de poder evaluar si el sistema de gestión del cliente es eficaz

El registro de la evidencia del sistema de gestión recopilada debe incluir como mínimo:

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a) La información y evidencia de la conformidad con todos los requisitos de la norma de

sistema de gestión aplicable u otros documentos normativos
b) La realización de seguimiento, medición, informe y revisión con relación a los objetivos
y metas de desempeño clave (coherentes con las expectativa de la norma de sistema de
gestión aplicable u otro documento normativo)
c) La capacidad del sistema de gestión del cliente y su desempeño en relación con el
cumplimiento de requisitos legales, reglamentos y contractuales aplicables
d) El control operacional de los procesos del cliente
e) Las auditorias interna y la revisión por la dirección
f) La responsabilidad de la dirección en relación con las políticas del cliente

Los métodos que se van a utilizar para llevar a cabo la auditoría sobre la base de un muestreo
deben incluir, pero no limitarse a:

a) las entrevistas;
b) la observación de los procesos y las actividades; y
c) la revisión de la documentación y de los registros.

El muestreo que se ha de realizar es un muestreo aleatorio simple basado en el juicio, el

criterio y la seguridad que genere el contexto de la auditoría, en la información disponible, a
partir del muestreo selectivo al azar determinado por el auditor, la información que se recopile
debe ser la suficiente para que le genere confianza al auditor.
En cada muestra tomada, se pueden revisar al azar como mínimo entre 3 y 5 eventos o
evidencias, cada muestra se puede realizar de diferentes casos y periodos de tiempo, partir del
periodo de tiempo auditado que se contemple en la extensión planificada en el alcance de la
auditoría.

De igual manera, un criterio que se puede contemplar es la ISO 19011:2018 en lo referente al

muestreo en el anexo A.6 Muestreo, los elementos que pueden afectar el muestreo de auditoría
son:

El muestreo de auditoría tiene lugar cuando no es práctico ni rentable examinar toda la

información disponible durante una auditoría, por ejemplo; los registros son demasiado
numerosos o demasiado dispersos geográficamente para justificar el examen de cada elemento
de la población.

El muestreo de auditoría de una gran población es el proceso de seleccionar menos del 100%
de los elementos dentro del conjunto de datos disponibles totales (población) para obtener y
evaluar evidencia sobre alguna característica de esa población, con el fin de llegar a una
conclusión sobre la población. El objetivo del muestreo de auditoría es proporcionar información
para que el auditor tenga confianza en que los objetivos de la auditoría pueden lograrse o se
lograrán.

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El riesgo asociado con el muestreo es que las muestras pueden no ser representativas de la
población de la que se seleccionan. Por lo tanto, la conclusión del auditor puede estar sesgada
y ser diferente de la que se alcanzaría si se examinara a toda la población.

Puede haber otros riesgos dependiendo de la variabilidad dentro de la población a ser

muestreada y el método elegido.

Al muestrear, se debería considerar la calidad de los datos disponibles, ya que el muestreo de

datos insuficientes e inexactos no proporcionará un resultado útil. La selección de una muestra
adecuada debería basarse tanto en el método de muestreo como en el tipo de datos requeridos,
por ejemplo; inferir un patrón de comportamiento particular o hacer inferencias entre una
población.

Los informes sobre la muestra seleccionada podrían tener en cuenta el tamaño de la muestra,
el método de selección y las estimaciones basadas en la muestra y el nivel de confianza.

El muestreo basado en el juicio se basa en la competencia y experiencia del equipo de auditoría.

Para el muestreo basado en el juicio, se puede considerar lo siguiente:

a) experiencia previa de auditoría dentro del alcance de la auditoría;

b) complejidad de los requisitos (incluidos los requisitos legales y reglamentarios) para alcanzar
los objetivos de la auditoría;
c) complejidad e interacción de los procesos de la organización y los elementos del sistema de
gestión;
d) grado de cambio en la tecnología, factor humano o sistema de gestión;
e) identificación de riesgos significativos y oportunidades de mejora;
f) resultado del seguimiento de los sistemas de gestión.

El Equipo Auditor, debe mantener comunicación periódica con el cliente sobre el progreso de
la actividad y/o cualquier problema que se llegase a presentar, el Auditor Líder es quien tiene
la directriz para comunicar oficialmente a la Alta Dirección de la Organización Cliente los
resultados de la Auditoria.

Antes de la Reunión de Cierre, el auditor líder debe asegurar el tiempo del equipo, para realizar
una reunión de equipo auditor llamada tiempo auditor; con el objetivo de comparar y
consolidar los resultados y las conclusiones de la actividad de auditoria (clasificación de los
hallazgos en No Conformidades Menores - Mayores, Observaciones y/u Oportunidades de
Mejora), así como para discutir las mismas con la Organización / Cliente.

Nota 1: Preferiblemente las notas de auditoria deberían presentarse en la misma secuencia, proceso
y/o programa establecido en el plan de la auditoria adicionalmente se debe realizar la Identificación,
evaluación e inclusión de la Información y evidencia de la conformidad con todos los requisitos de
la norma de los sistemas de gestión aplicables u otros documentos normativos en el informe o
notas de auditoria

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Nota 2: Durante esta reunión se consolidan las Solicitud de Acción(es) Correctiva(s) (SAC) (para las
No Conformidades).

Nota 3: Cuando sea pertinente, es preferible que sean firmadas las No Conformidades – Solicitudes de
Acciones Correctivas por el responsable de la actividad, proceso y/o programa donde se identificó la
situación, o por el Representante autorizado por la organización, como señal de aceptación. Si no son
aceptadas “más no firmadas” se considera como apelada la(s) Solicitud(es) de Acción(es) Correctiva(s)
(SAC) (para las No Conformidades).

Nota 4: Si se presentan No Conformidades Mayores (Solicitud de Acción(es) Correctiva(s) (SAC),

debe planificarse una Auditoria adicional en sitio o documental ya sea completa o limitada; según la
criticidad de la(s) No Conformidad(es) y el criterio del Auditor Líder y/o el OEC FB Colombia UEN-MSC.

Nota 5: Todas las No Conformidades/Solicitud de Acción(es) Correctiva(s) – SAC, deben presentarse

bajo los registros o formatos de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización/cliente,
los cuales serán revisados y aprobados por el auditor y la Revisión Técnica, teniendo en cuenta que dichos
planes de acción elaborados por los clientes cuenten con un adecuado análisis de causas y planes
de acción suficientes para eliminar dichas causas y correcciones pertinentes, evidenciando su
aprobación el formato SAC, luego de dicha revisión el auditor asignado enviará correo a la coordinación
de operaciones con la aceptación de los planes. La revisión técnica también dará concepto sobre dichos
planes solicitando al auditor la respectiva revisión en caso de que dichos planes no sean satisfactorios.

Identificación y registro de los hallazgos de auditoria

Los hallazgos de auditoría que resumen la conformidad y detallan las no conformidades deben
identificarse, clasificarse y registrarse para permitir que se toma una decisión informada sobre
la concesión o mantenimiento d3e la certificación

Se pueden identificar y registrar oportunidades de mejora a menos que lo prohíban los

requisitos de un esquema de certificación de sistemas de gestión. Sin embargo, los hallazgos
de auditoria que corresponden a no conformidades no deben registrarse como oportunidades
de mejora

Un hallazgo de no conformidad debe registrarse con relación a un requisito específico y debe

contener una declaración clara de la no conformidad, identificando en detalle las evidencias
objetivas en la que se basa la no conformidad. Las no conformidades debe discutirse con el
cliente, con el fin de asegurar que las evidencias son exactas y que se entienden las no
conformidades. Sin embargo, el auditor debe abstenerse de sugerir la causa de las no
conformidades o su solución

El líder del equipo auditor debe intentar resolver todas las diferencias de opinión sobre las
evidencias o los hallazgos de la auditoria entre el equipo auditor y el cliente. Se deben registrar
los puntos no resueltos

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P-MSC-01

Reunión de cierre: Durante la Reunión de Cierre,

El Auditor Líder sigue el Protocolo Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria. el Auditor

Líder debe leer y confirmar nuevamente el(los) Alcance(s) de Certificación.

Nota 6: Confirmar signos de puntuación, semántica, coherencia de las oraciones, etc., en los alcances de
certificación.

Nota 7: Cuando se trate de auditoria combinada deberá leer el Alcance de Certificación por cada Sistema
de Gestión a recomendar a la Certificación.

Nota 8: El auditor líder solicita y/o imprime el(los) Alcance(s) de Certificación consignado en el Informe de
Auditoria Etapa 2 en su numeral 2. Alcance de la Certificación, diligencia y hace firmar el Anexo A.
Confirmación del(los) Alcance(s) de Auditoria de Certificación.

La reunión de cierre se realiza de acuerdo con el instructivo de Protocolo de Reunión de

Apertura y Cierre de Auditoria, los cuales son presentados mediante los siguientes
enlaces:

apertura
https://youtu.be/cRIkGx3zbvI

Cierre
https://youtu.be/x_cOoIHHUV4

El Auditor Líder, según las evidencias, riesgos, impactos, juicios y/o criterios da su concepto
para Recomendar la Certificación, así: Otorgar, Suspender o Renovar la certificación.

5.3.3 Informe de la Auditoria Etapa 2 – (E2) / Renovación – (RN).

Finalizada esta etapa, el Auditor Líder debe entregar y enviar el Informe Final de Auditoria Etapa
2 / Renovación, a la Jefatura de Operaciones de Certificación, preferiblemente en una carpeta
llamada E2 / RN nombre o iniciales de la organización y año de realización, entre más abreviado
mejor, al E-mail: operaciones1@fbcertification.com, celular: 3153920779. Operaciones
entrega el informe a la Organización previa revisión técnica, el cual deberá contener la
información suficiente y relevante para que el comité de certificación pueda tomar una decisión
sobre el otorgamiento, mantenimiento, renovación, ampliación, reducción, reactivación,
suspensiones, retiros o cancelación, no aprobación o aplazamiento de la certificación.

El Auditor Líder, actualiza el Programa de Autoría de Certificación Etapa 2 – (PAC E2).

El Informe Final de Auditoria E2 - Renovación es el compendio de la siguiente información:

 Orden de Servicio (OS).

 Informe de Auditoria Etapa 2 / Renovación.

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 Programa de Auditorías de Certificación E2 (PAC E2).

 Plan de Auditoria de Certificación Etapa 2 / Renovación.
 Lista de asistencia Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria.

Cuando así aplique:

 Solicitud de Acción Correctiva (SAC)
 Notas de Auditoria.
 Lista de Chequeo.
 Registro Fotográfico / Audio / Otros Registros (En carpeta magnético,).
 Documentos aportados por la Organización. (En carpeta magnético DOC… Organización…
cuando aplique).

Ejemplo de carpeta:

E2 EMPRESA DE METALES SAS 2015 ó

E2 EMPRESA METALES 2015 ó
E2 EMP METALES 2015

Nota 9: Los envíos de los informes preferiblemente y esencialmente deberían hacerlos en medio
magnéticos.

Nota 10: Este conjunto de informes preferiblemente se deberá entregar en medio magnético a la Jefatura
de Operaciones de Certificación, quien en un principio revisa que estén completos y totalmente
diligenciados.

Nota 12: Los informes deben ser presentados y enviados a FB Colombia dentro de los tiempos estipulas,
aunque se hayan presentado No Conformidades Mayores o Menores.

El conjunto o la agrupación de estos documentos son conocidos por el OEC MSC FB Colombia,
como Informe Final de Certificación; los tiempos máximos de envió por parte del auditor líder
del equipo considera como acuerdo entre las partes (Auditor – OEC FB) cinco (5) días
calendario.

La Jefatura de Operaciones de Certificación entrega el Informe Final de Certificación a la

Organización/Cliente con la revisión del Comité de Certificación. (Etapa 1 y Etapa 2).

Es responsabilidad tanto del equipo auditor designado como del Technical Review y el
Gerente de Certificación el promover que se garantice el uso de los formatos aplicables
en los procesos de auditorías de certificación como listas de chequeo o notas de auditor,
de forma que quede evidencia de las actividades realizadas por cada uno de ellos en las
diferentes etapas del proceso desde el cálculo de tiempos hasta la decisión.

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5.4 OTORGAMIENTO DEL CERTIFICADO / RENOVACIÓN

El Comité de Certificación revisa técnicamente el Informe Final de Certificación, haciendo

énfasis en las evidencias de la auditoria, de acuerdo con los resultados y las conclusiones
correspondientes para confirmar el alcance de la auditoria de certificación. Hace relación con
la información de las Etapa 1 y Etapa 2 de la actividad de la auditoria de certificación. Technical
Review – Acta de Certificación, para que el comité de certificación pueda tomar una decisión
sobre el otorgamiento, mantenimiento, renovación, ampliación, reducción, reactivación,
suspensiones, retiros o cancelación, no aprobación o aplazamiento de la certificación

Entrega la decisión a la Jefatura de Operaciones por medio de Acta de Certificación, para que
se continúen con las actividades pertinentes. La Jefatura emite consecutivo de Certificación por
cada Sistema de Gestión. Esta misma, continua con el trámite, gestionando, el código QR,
inclusión en la base de datos de los certificados CERTIDATA. Impresión del(los) Certificado(s),
con el logo de la organización / cliente si fue requerido, código QR y demás sellos o datos
normativos.
Nota 1: Si hay aplazamiento o negación en la decisión de la certificación, el Comité de Certificación emite comunicación de la
negación de la certificación o cualquier otra decisión distinta a Certificación, con la justificación correspondiente.

La Dirección Comercial comunica y hace la entrega y/o el envío por el(los) medio(s)
pertinente(s) del Certificado y los documentos asociados al mismo a la organización/cliente,
estos son:

 Certificación del (los) Sistema (s) de Gestión.

 Términos y Condiciones Generales de la Prestación del Servicio – Reglamento.
 Procedimiento y Formato PQRS-AD Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias –
PQRS / Apelaciones y Discusiones – AD.
 PE-D03 Política de la Certificación y Uso de Marca – CERTIFIED Sistema de Gestión
OEC.
 GC-D02 Manual Identidad Marca Certificación CERTIFIED.
 Logos y Códigos QR propios.

5.5 ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO O VIGILANCIA

La ejecución de la Auditoria de Seguimiento considera seguir y cumplir las mismas Actividades

de Auditoria de Certificación Etapa 2, naturalmente cambiando la Etapa 2 por Primer
Seguimiento o Segundo Seguimiento según el caso.

 Plan de la Auditoria S1 / S2.

 Realización de la Auditoria S1 / S2. (Reunión de apertura, auditoria in situ, reunión de
cierre).
 Informe de la Auditoria S1 / S2.

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Ver y consultar numeral 5.4 de este procedimiento.

Al planificar dentro del Programa de Auditorías de Certificación (PAC), las Auditorias de

Vigilancia correspondiente a Primer Seguimiento (S1) y Segundo Seguimiento (S2), dentro del
tiempo requerido por la organización / cliente, semestral o anual, la sumatoria de los dos
seguimientos debe evidenciar que se audite la totalidad de los procesos en el(los) sistema(s)
de gestión.

Durante la Auditoria del Primer Seguimiento (S1) o Segundo Seguimiento (S2), el Equipo
Auditor debe verificar y auditar el Uso de Marca – Manual de Identidad de Marca para la
Certificación FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A., y el cierre eficaz de no conformidades
menores de la auditoria anterior.

Una muestra de los procesos, programas o actividades del Sistema de Gestión de la

Organización deben ser planificadas dentro del Programa de Auditoria de Certificación
(PAC) de auditados durante los S1 y S2. Igualmente, los sitios (multi-sitios, sedes o alcance
geográfico) deben estar planificados en el PAC y auditados en su totalidad al finalizar el ciclo.

5.5.1 Informe de la Auditoria Seguimiento 1 (S1) / Seguimiento 2 (S2).

Finalizada esta etapa, el Auditor Líder debe entregar y enviar el Informe Final de Auditoria
Seguimiento 1 (S1) / Seguimiento 2 (S2), a la Jefatura de Operaciones de Certificación,
preferiblemente en una capeta llamada S1 / S2 nombre o iniciales de la organización y año
de realización, entre más abreviado mejor, al E-mail: operaciones1@fbcertification.com,
celular: 3153920779. Operaciones entrega el informe a la Organización previa revisión técnica.

El Auditor Líder, actualiza el Programa de Autoría de Certificación S1 / S2.

El Informe Final de Auditoria S1 / S2 es el compendio de la siguiente información:

 Orden de Servicio (OS).

 Informe de Auditoria S1 / S2.
 Programa de Auditorías de Certificación S1 / S2 (PAC S1 / S2).
 Plan de Auditoria de Certificación S1 / S2.
 Lista de asistencia Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria.

Cuando así aplique:

 Solicitud de Acción Correctiva (SAC)
 Notas de Auditoria.
 Lista de Chequeo.
 Registro Fotográfico / Audio / Otros Registros (En carpeta magnético,).
 Documentos aportados por la Organización. (En carpeta magnético DOC… Organización…
cuando aplique).

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Ejemplo de carpeta:

S1 EMPRESA DE METALES SAS 2015 ó

S1 EMPRESA METALES 2015 ó
S1 EMP METALES 2015

5.6 OTROS TIPOS DE AUDITORIAS

La organización/cliente puede solicitar a través de la Dirección Comercial ampliar o reducir el

alcance de la auditoria de certificación, cambios de sitios, cambio de razón social, entre otros.

El OEC FB Colombia UEN-MSC, podrá requerir o solicitar la realización de auditorías

adicionales completa, limitada o documentada, por el resultado de la Auditoría realizada.
Igualmente, podrá realizar auditorías especiales con notificación a corto plazo o sin anunciar,
por ampliación de alcance, investigar quejas, respuestas a cambios y/o seguimiento de clientes
con la certificación suspendida.

Con la Orden de Servicio (OS) el auditor líder del equipo auditor, planifica otro tipo de Auditoria,
se documenta igualmente en el Programa de Auditorías de Certificación (PAC).

La ejecución de otros tipos de Auditoria considera seguir y cumplir las mismas Actividades
Auditoria de Certificación Etapa 2, naturalmente cambiando la Etapa 2 por el tipo de Auditoria
que se presente (ampliación o reducción del alcance de la auditoria de certificación) según el
caso.

Con el Informe Final de Certificación, el Comité de Certificación toma su decisión de considerar

la ampliación o reducción del alcance de la auditoria de certificación, por lo que se hacen seguir
y cumplir las mismas Actividades del comité.

5.7 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS AUDITORIAS

La Dirección Técnica de Certificación lleva el control de la actividad de auditoria de certificación

de los Sistemas de Gestión de las organizaciones/cliente, en Base de Datos de Certificación.

Todos los documentos de la actividad de auditoria de certificación se mantienen en archivos

preferiblemente en medio magnético y en carpetas individuales. El estado de la certificación del
Sistema de Gestión de la organización/cliente son publicadas en CERTIDATA –
http://fbcertification.com

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5.8 GARANTIA DE LA IMPARCIALIDAD Y DECLARACIÓN DE PRESIONES INDEBIDAS AL

EQUIPO AUDITOR

Cualquier miembro del equipo auditor debe manifestar a la Dirección Técnica de Certificación,
algún conflicto de interés, imparcialidad y/o presión indebida por alguna(s) de parte(s)
interesada(s). Este documento es de carácter Confidencial.

La Dirección Técnica de Certificación realiza investigación pertinente en primera instancia y

recopila toda la información posible, dando concepto para resolver el mismo. Si no fuese así,
se convoca al Comité para la Preservación de la Imparcialidad quien en segunda y última
instancia deberá reunirse en el menor tiempo posible para establecer el estado y dar concepto
para resolver el mismo y para la actividad de auditoria de certificación.

En Acta de Certificación da a conocer su posición. La Dirección Técnica de Certificación en

compañía de la Dirección Comercial dirige contacto y comunicación a la organización/cliente
con el concepto del Comité para la Preservación de la Imparcialidad, siempre y cuando sea
pertinente.

5.9 EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA Y DEL DESEMPEÑO DEL EQUIPO AUDITOR

El Equipo Auditor debe ser evaluado en su competencia con el cumplimiento del perfil del
sector o área donde por educación, formación, habilidad y experiencia y Áreas Técnicas
mediante actividades de supervisión para confirmar los conocimientos requeridos por cada IAF
que fue asignado.

El Equipo Auditor debe ser evaluado en su desempeño por lo menos una vez al año, la
Evaluación del Desempeño del Equipo Auditor según corresponda podrá incluir las
siguientes fuentes:

1. Evaluación de la Competencia y Desempeño.

2. La entrega en tiempos de informes.
3. Quejas y/o apelaciones de los clientes.
4. Resultados de la satisfacción de los clientes.
5. Resultados de Auditorías Internas del OEC.
6. Tiempos de entrega de los Informes de Auditoria.
7. El resultado de la Supervisión al Equipo Auditor, al desempeño.

Nota 1: El resultado de la Evaluación de la Competencia y del Desempeño se considerará como una

base para planificar el Programa de Capacitación.
Nota 2: La Supervisión de los Códigos sectoriales IAF asignados por el ONAC al OEC MSC FB
COLOMBIA S.A.; se realizará en su ciclo completo de acreditación de 3 años, utilizando la Evaluación de
la Competencia y Desempeño Especifico – Equipo Auditor.
Nota 3: las actividades de revisión de quejas, reclamos y apelaciones deberán ser realizadas por
persona (s) que no haya (n) participado en ninguna actividad que afecten a la certificación, de forma que
las auditorías a apoyar en proceso de apelaciones sean diferentes a los que llevaron a cabo las
auditorias y tomaron las decisiones de certificación

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Nota final aclaratoria

Como claridad a la metodología para la validación del alcance, las directrices para el establecimiento del plan de
auditoria, los criterios para las notas de auditoria y los criterios para la elaboración del informe de auditoría se
establece lo siguiente.

a) validación del alcance, este ejercicio se realizará por cada etapa de la auditoría, verificando contratos con no
más de3 años de antigüedad que respalden el alcance a verificar.
Si el (los) Alcance (s) de Certificación son diferentes entre Normas, se debe escribir aparte e indicando la Normas.

Por la naturaleza del país, todas las auditorias son realizadas y reportadas en el idioma oficial de Colombia:
“Español”, a menos que la Organización cliente requiera que se haga o reporte en otro idioma.

Se deberá documentar el alcance evidenciado tanto técnico como alcance geográfico teniendo en cuenta todos
los lugares auditados que hagan parte del mismo.

Cuando aplique se verificará el uso de sellos y marcas FBCERT Y ONAC siempre y cuando estén vigentes.

b) las directrices para el establecimiento del plan de auditoria,

 Los tiempos planificados para la Auditoria son aproximados y se confirmarán en la Reunión de Apertura.
 Los Auditores de FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A., se reservan el derecho de cambiar, reducir y/o ampliar tiempos planificados, al igual, el de
cambiar los elementos indicados antes o durante la Auditoria, dependiendo de los resultados de la Auditoria en sitio.
 Se requerirá un lugar privado para la preparación, revisión y comentarios entre el Equipo Auditor.
 La Organización debe nombrar un Represéntate de la Dirección y/o Guía que dará acompañamiento al Equipo Auditor durante todo el proceso.
 La Organización debe informar con antelación al Equipo Auditor (Líder) las condiciones de Seguridad Industrial, tales como: uso de EPP (Equipos de
Protección Personal), copia de Seguridad Social para aquellos sitios donde su obligación se hace necesaria.
 Durante la Reunión de Apertura la Organización debe informar al Equipo Auditor los aspectos relevantes sobre la seguridad industrial y/o salud
ocupacional inherentes de la misma.
 Las funciones y las responsabilidades de los miembros del Equipo Auditor y las personas que los acompañan se encuentran descritas en el
Procedimiento Documentado Auditorias de Certificación – Auditoria de Tercera (3ra) Parte.
 Le agradeceremos proveer un almuerzo liviano para cada día de auditoría.
 Este documento hace parte constitutiva del contrato aceptado en la oferta de servicios de certificación, así como todos aquellos documentos y
registros que se deriven del proceso de auditoria durante el ciclo de certificación, lo cual garantiza que cualquier cambio y/o modificación al alcance
técnico y/o geográfico se considere como parte del contrato.

c) los criterios para las notas de auditoria

Los auditores podrán optar por llevar notas de auditoría, reportar toda la información que compilen directamente
en el mismo informe de auditoría, reflejando siempre el cumplimiento de los criterios y requisitos aplicables.
La (s) Nota (s) de Auditoria, podrá (n) ser utilizada (s), cuando lo requiera o estipule el equipo auditor como
anexo del Informe de Auditoria. Una referencia del mismo considera su inclusión.

d) los criterios para la elaboración del informe de auditoría

Para el adecuado diligenciamiento del informe de auditoría, seguir el paso a paso establecido con la información
requerida en el formato informe de auditoría.

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6. CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIÓN ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIÓN REALIZADA

MSc. ELKIN LEVI

MSc. Oscar ROJAS Dr. LUIS EDUARDO
ARLANTT COBO
1 Representante de la RODRIGUEZ PEÑA CREACION
Director Técnico
Dirección Gerente General
de Certificación
Ing. EDUARDO
MSc. ELKIN LEVI
BELTRÁN Dr. LUIS EDUARDO
ARLANTT COBO
QUICENO RODRIGUEZ PEÑA Ajuste e Inclusión Notas Procedimiento y Capitulo 5.8
2 Director Técnico de
Jefatura de Gerente General No Conformidades ONAC
Certificación
Certificación

Ing. EDUARDO
MSc. ELKIN LEVI
BELTRÁN Dr. LUIS EDUARDO
ARLANTT COBO
QUICENO RODRIGUEZ PEÑA Inclusión Notas Programa de Auditoria (PAC)
3 Director Técnico de
Jefatura de Gerente General No Conformidades ONAC
Certificación
Certificación

MSc. ELKIN LEVI MSc. ELKIN LEVI

Dr. LUIS EDUARDO
ARLANTT COBO ARLANTT COBO
RODRIGUEZ PEÑA Inclusión Protocolo de Verificación de Requisitos de Auditoria
4 Director Técnico Director Técnico de
Gerente General Eliminación del Anexo A
de Certificación Certificación

MSc. ELKIN LEVI MSc. DARIO

Dr. LUIS EDUARDO
ARLANTT COBO ALBERTO
RODRIGUEZ PEÑA Actualización Versión ISO/IEC 17021:2015
5 Director Técnico LOMBANAROBAYO
Gerente General (Reestructuración del procedimiento)
de Certificación Jefe de Certificación

MSc. ELKIN LEVI

CARLOS ARTURO Ing. CARLOS Actualización
ARLANTT COBO
PRIETO ARTURO PRIETO Competencia Equipo Auditor
6 Director Técnico
Gerente General (E) Gerente General (E) Evaluar Alcance
de Certificación
SAC – PAC
Carlos Andrés Carlos Andrés Lobo
Luis Eduardo
Lobo Gómez Gómez
7 Rodríguez Actualización general del procedimiento
Gerente de Gerente de
Gerente General
Certificación Certificación
Inclusión de
Las fechas de auditoría son definidas y programadas por el
OEC en concertación con el cliente.
Incorporación como requisito para programación y ciclo de
auditorías de IAF MD 2 Transferencias, IAF MD 5 Duración
auditorías QMS y EMS, IAF MD 11 Auditorías Integradas, IAF
MD 22 Aplicación ISO 17021 para OH&SMS, adicional a la
documentación del sistema de gestión que se deriven del
cumplimiento de los requisitos aplicables para el OEC, se
realiza la actualización de datos de contacto
Carlos Andrés Carlos Andrés Lobo
Luis Eduardo Se incluye dentro de las bases de datos la Base de datos Fb
Lobo Gómez Gómez
8 Rodríguez Certification
Gerente de Gerente de
Gerente General Aclaración de metodologías de revisión y diligenciamiento de
Certificación Certificación
soportes.
Todo tipo de hallazgo de no conformidad legal o de otra índole,
será reportado de inmediato al cliente. El auditor manifiesta que
para el caso en que se identifique un incumplimiento legal al
cliente auditado, este se comunicará al comité de certificación
para que proceda con su reporte la entidad competente. Nota
5: el auditor debe garantizar que Se cuenten con un adecuado
análisis de causas y planes de acción suficientes para eliminar
dichas causas y correcciones pertinentes, evidenciando su
aprobación el formato SAC. 2019-03-14
Carlos Andrés Carlos Andrés Lobo Luis Eduardo
9 Organización del punto 5. Inclusión del punto 5.1.1 Muestreo
Lobo Gómez Gómez Rodríguez

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VERSIÓN ELABORADO REVISADO APROBADO MODIFICACIÓN REALIZADA

Gerente de Gerente de Gerente General Se debe tener como mínimo un intervalo de tiempo de 10 días
Certificación Certificación calendario entre E1 y E2
2019-06-19
Se agrega en el 5.3 que:
Es responsabilidad tanto del equipo auditor designado como del
Technical Review y el Gerente de Certificación el promover que
se garantice el uso de los formatos aplicables en los procesos
de auditorías de certificación como listas de chequeo o notas
de auditor, de forma que quede evidencia de las actividades
realizadas por cada uno de ellos en las diferentes etapas del
proceso desde el cálculo de tiempos hasta la decisión.
Retiran los anexos del procedimiento.
Carlos Andrés Carlos Andrés Luis Eduardo 5.2.1 Es necesario que en la Etapa 1 se deje como soporte el
acta de reunión de cierre para el caso en el que se presenten
Lobo Gómez Lobo Gómez Rodríguez
10 hallazgos críticos, de manera que se evidencie con este soporte
Gerente de Gerente de Gerente que se le manifestó a la organización el riesgo no ser
Certificación Certificación General recomendada para certificación, en caso de que no se atiendan
los hallazgos, llevando estos riesgos a su materialización.
5.2 AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN ETAPA 1
Siempre que el cliente lo permita, se podrán fortalecer los
procesos de auditores en formación u observadores en los
esquemas de certificación y teniendo en cuenta el alcance de
la acreditación para garantizar la evaluación de competencias
en los procesos de selección de auditores de certificación y
mejorar el desempeño de los auditores ya seleccionados.

Se incluye la actividad de realizar la Identificación, evaluación e

Carlos Andrés Carlos Andrés Luis Eduardo inclusión de la Información y evidencia de la conformidad con
Lobo Gómez Lobo Gómez Rodríguez todos los requisitos de la norma de los sistemas de gestión
11 aplicables u otros documentos normativos en el informe o notas
Gerente de Gerente de Gerente
de auditoria
Certificación Certificación General
2019-09-19
Se incluye la siguiente disposición El coordinador de
operaciones elabora la Orden de Servicio (OS) teniendo en
Esteban Luis Eduardo cuenta la verificación de la información de la oferta de servicios
Esteban Rojas
Rojas Rodríguez confirmando la dirección del lugar donde se realizará la
12 Gerente de actividad de auditoria, se incluye también la instrucción de que
Gerente de Gerente
Certificación El Auditor Líder sigue el Protocolo Reunión de Apertura y
Certificación General Cierre de Auditoria.
2020-01-28
El Equipo Auditor debe ser evaluado en su competencia con el
Esteban Luis Eduardo cumplimiento del perfil del sector o área donde por educación,
Esteban Rojas
Rojas Rodríguez formación, habilidad y experiencia y Áreas Técnicas mediante
13 Gerente de actividades de supervisión para confirmar los conocimientos
Gerente de Gerente
Certificación requeridos por cada IAF que fue asignado
Certificación General
2020-03-16
Se incluye que las Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria
se deben realizar de acuerdo con el instructivo de Protocolo
de Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria, los cuales son
presentados mediante los siguientes enlaces:
Esteban Luis Eduardo apertura
Esteban Rojas https://youtu.be/cRIkGx3zbvI
Rojas Rodríguez
14 Gerente de Cierre
Gerente de Gerente https://youtu.be/x_cOoIHHUV4
Certificación
Certificación General Se incluyen lineamientos de los registros que se deben dejar
para evidenciar el cumplimiento del esquema de certificación
por parte del cliente, adicionalmente se incluye la referencia al
instructivo para auditorias remotas.
2020-07-16

FECHA: 2020-07-16 VERSIÓN: 14 Pág.: 22 de 22