CODIGO-VERSIÓN Y NOMBRE

N1 /N2/N3– DD/M/A

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OBJETIVO

Describir los pasos necesarios para el cargue de las imágenes correspondientes a las facturas correspondientes
a los servicios de INCAPACIDADES y soportes por el personal de cada institución. Este mecanismo se dispone
por la contingencia derivada del COVD 19, con el objetivo de garantizar que estas puedan ser procesadas.
APLICATIVO DONDE DEBE INGRESAR

https://arlsura.solucionesdigitalesarus.com/

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DEFINICIONES

A partir de la fecha toda radicación de INCAPACIDADES con sus respectivos soportes, debe ser radicada sin
excepción en la ruta descrita en el párrafo anterior.

REQUISITOS PARA LA EMPRESA

• Para poder cargar las facturas y sus respectivos soportes, las imágenes deben ser formato .TIFF y/o
formato PDF(Sin contraseñas), si no cumple con este requisito el portal no le permitirá cargar ninguna
imagen.
• Las imágenes con formato TIFF debe ser digitalizada a 300 dpi (puntos por pulgadas) como mínimo. Si
no se cumple con esta característica el aplicativo no le permitirá cargar ninguna imagen.

NOTA: Una resolución de 300 dpi (puntos por pulgada) es lo mismo que una resolución de 300 píxeles por
pulgada. Se trata de una resolución de impresión común, que optimiza la calidad de la imagen para que el ojo
humano sea capaz de verla en una página impresa.

• Como requisito para el procesamiento de Incapacidad individual es indispensable que la primera

imagen sea la correspondiente a la incapacidad. Los soportes deben estar asociados a cada
incapacidad y se podrán cargar imagen por imagen o en un solo archivo que contengan todos los
soportes de la incapacidad. Los soportes deben estar asociados a cada incapacidad, usted puede
cargar imagen por imagen (de soportes) o puede hacerlo en un solo archivo que contengan los
soportes de esa incapacidad. Recuerde, cagar incapacidad y soportes (de esa incapacidad).
• La carga masiva debe de ir en formato zip y este no debe tener subcarpetas, cada archivo comprimido
zip debe hacer referencia a una incapacidad y el portal aceptara hasta 100 MB por el total de archivos
adjuntos.
• Cuando usted termine de cargar cada incapacidad y sus respectivos soportes y le da guardar, aparece
un mensaje que le indica “Soportes recibidos en proceso de verificación”, en este momento
automáticamente ya quedo una carpeta para esa factura creada y sus soportes. Esta carpeta usted no
la debe renombrar ni manipular, si hace alguna modificación, esta no cargara de manera exitosa y se
puede perder en los procesos que se ejecutan posteriormente.
• Los nombres de los archivos no deben tener tildes o espacios.
• Una Hora después puede verificar el estado de su carga en la opción comprueba tu carga, indicando
datos de carga como el nit y la fecha de carga.

MANUAL DE USUARIO

A continuación, se hace una descripción detallada para el cargue de las incapacidades y sus respectivos
soportes:

PROCESO DE INCAPACIDADES

1. Marcar opción incapacidades

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2. Ingresar los datos principales de la incapacidad a radicar como son:

• NIT
• Identificación
• Fecha inicio de la incapacidad
• Días de incapacidad
• Marcar tipo de pago

En el campo Nit: Nit de la empresa donde trabaja el empleado sin digito de verificación.

En en el Campo Identificación: Se debe colocar el dato del documento de identidad de la persona que presento
la incapacidad

En el campo Fecha inicio de incapacidad: Favor en este campo indicar la primera fecha de la incapacidad si es
que son varias y si es una la fecha de inicio de esta.

En el campo Días de incapacidad: Se debe indicar a cuantos días de incapacidad corresponde la incapacidad
cargada

En el campo tipo pago: Indicar si el tipo pago es a Empresa o a Empleado

Ver ejemplo:

3. Clic en recuadro que indica “Arrastra o Selecciona los archivos.

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a. Seleccionar imágenes a cargar Factura y soportes en formato .tiff y con dpi de 300 o
supererior.
Nota: Dar Clic en abrir.

b. Clic en Guardar.

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La pagina les generara un mensaje como este:

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4. Carga masiva (archivo comprimido zip )

3.1 construcción del archivo zip

• seleccionar los archivos, todos los archivos de la factura, clic derecho, enviar a
carpeta comprimida en zip, ejemplo:

3.2 Renombrar el archivo comprimido zip tal y como se indica :

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• El nombre de la carpeta .zip debe tener la siguiente estructura:

NIT_INCA_CC_CANTDEDIAS_FECHAINICIO(DDMMAAAA)_TIPOPAGO(EMPRESA/E
MPLEADO).

3.3 Cargar varios zip

• Se pueden seleccionar varios archivos renombrados de la misma forma para la opción de carga masiva.

Nota: Tener en cuenta que para la carga masiva, cada incapacidad debe ir en una carpeta
independiente y renombrada de la forma sugerida, posterior a cuando se tengan todas las carpetas
renombradas, se pueden arrastrar de forma masiva tal y como se indicó en la imagen anterior.

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• Existe una opción de comprobar el estado de las cargas, descrito a continuación:

- Pulsar el botón señalado:

- En la siguiente pantalla, incluir el nit de la empresa y diligenciar el rango de fechas (fecha

inicio y fecha fin) a consultar y dar click en la lupa del lado derecho:

- Posteriormente aparecerán las Incapacidades cargadas en el rango de fechas descrito y

aparecerá un estado si fueron o no procesadas correctamente:

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- Para ver el detalle del por qué no se procesó correctamente se debe pulsar el botón en forma de ojo al
lado derecho, realizar las correcciones sugeridas allí y volver a cargar:

CONTROL DE REGISTROS

Tiempo de
Registro Responsable Acceso Ubicación Disposición final
retención

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Realizado por Fecha

ANEXOS

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