Manual de Políticas y Guías de Conducta de CERREJÓN

12
POLITICA DE COMUNICACIONES

En CERREJÓN creemos que las

comunicaciones claras, relevantes, adecuadas
y oportunas, son esenciales para alcanzar los
objetivos empresariales…

Todos los que trabajamos en CERREJÓN somos gestores de la

reputación de la empresa

Respetamos el derecho a la libre expresión y el derecho a informar. Es así como estamos

comprometidos con la transparencia en la información y nos esforzamos en ser coherentes
con lo que hacemos y lo que decimos. Cerrejón propicia y estimula procesos de
comunicación de doble vía para lograr un diálogo positivo, coordinar eficientemente sus
procesos y garantizar coherencia empresarial.

La Política de Comunicaciones reúne los lineamientos, procedimientos e instancias de

aprobación para el uso del nombre y la imagen de Cerrejón por parte de sus empleados y
aliados de negocio, la vocería corporativa y los flujos de aprobación y administración de
canales corporativos para la difusión de comunicaciones masivas en medios internos y
externos, con el propósito de cuidar la reputación de la compañía.

CANALES CORPORATIVOS
En Cerrejón los resultados de los procesos de comunicación son debidamente
formalizados, evaluados y registrados como memoria institucional. El proceso de
aprobación de comunicaciones corporativas internas y externas está definido bajo
diferentes niveles de delegación, en interacción con las distintas áreas de la compañía,
entre los accionistas, la Presidencia de Cerrejón, la Vicepresidencia de Asuntos Públicos y
Comunicaciones y la Gerencia de Asuntos de Gobierno y Comunicaciones. Estas últimas
dos son las únicas autorizadas para difundir a través de los medios o canales corporativos
(Radio Cerrejón, correo corporativo, sistema de carteleras, portal web, y cuentas oficiales
en redes sociales), información relevante para la organización, previa revisión y validación
de las instancias requeridas.

Rev. Junio, 2019 Page 48

 Manual de Políticas y Guías de Conducta de CERREJÓN

Todos los materiales producidos para comunicaciones masivas (publicaciones,

comunicados, folletos, mailer o flyer, revistas, cartillas, adhesivos, vallas, videos, entre
otros), requieren la asesoría y aprobación previa de la Gerencia de Asuntos de Gobierno y
Comunicaciones, antes de su realización y divulgación. Cualquier empleado que desee
colaborar con una publicación sobre un tema relacionado con Cerrejón, debe asegurarse
de que este documento sea previamente aprobado por dicha División.

VOCERÍA
Ningún empleado de la empresa, diferente a la Presidencia, o quien esté delegado por dicha
posición y con el acompañamiento de la Gerencia de Asuntos de Gobierno y
Comunicaciones, está autorizado para dar declaraciones sobre Cerrejón a medios masivos
de comunicación. Si un empleado ha sido invitado a participar en nombre de la empresa en
un evento externo para difundir información sobre Cerrejón, deberá previamente validar con
la Gerencia de Asuntos de Gobierno y Comunicaciones la pertinencia de participar y el
material a utilizar. En caso de ser un evento en el que pueda haber presencia de periodistas,
se evaluará la delegación para ser vocero de la empresa de manera puntual para dicho
evento y sobre temas determinados.

COMUNICADOS EXTERNOS E INTERNOS

Los comunicados externos tienen la finalidad de informar a la opinión pública sobre
aspectos relevantes para Cerrejón, buscando posicionar a la compañía como unidad y no
a sus diferentes áreas en específico. La Gerencia de Asuntos de Gobierno y
Comunicaciones podrá resaltar algún área en particular por razones estratégicas y/o
coyunturales concertadas con la Vicepresidencia de Asuntos Públicos y Comunicaciones.
Las citas de empleados de Cerrejón usadas en los comunicados, harán referencia al
nombre, cargo y área a la que pertenece.

A nivel de comunicación interna, los comunicados si reflejarán a las diferentes áreas de la

compañía, así como las citas harán referencia a la persona, cargo y área, respectivamente.

REDES SOCIALES
La posición pública de la compañía en redes sociales solo será emitida y/o autorizada por
la Gerencia de Asuntos de Gobierno y Comunicaciones, ningún otro empleado o
dependencia se encuentra facultado para ello. No podrá expresarse de ningún modo,
posición alguna a nombre de Cerrejón y tampoco hacer uso de logos o elementos alusivos
a la marca (instalaciones, distintivos o uniforme) en publicaciones personales de carácter
ofensivo, con información sensible de la organización como accidentes y/o preferencias
políticas. En caso de presentarse interacciones álgidas en las publicaciones sobre Cerrejón,
deberá dirigirse al usuario a las cuentas oficiales. No podrán publicarse posiciones políticas
en las cuentas corporativas de redes sociales en Cerrejón. Se entenderán como oficiales o
corporativas las siguientes cuentas: @cerrejoncol (Twitter); @cerrejoncolombia
(Instagram); Facebook/cerrejoncolombia (Facebook); Youtube/cerrejóncolombia (Youtube);
linkedin.com/company/cerrejon-colombia/ (Linkedin)

Rev. Junio, 2019 Page 49

 Manual de Políticas y Guías de Conducta de CERREJÓN

USO DE LOGO Y NOMBRE DE LA EMPRESA

Ningún empleado o aliado de negocio podrá utilizar el nombre ni la razón social o las marcas
comerciales registradas de Cerrejón en ningún producto, publicidad ni en comunicaciones
al público en ningún formato, sin el previo consentimiento escrito de la Gerencia de Asuntos
de Gobierno y Comunicaciones. Según esto, cualquier caso que busque el uso del logo de
la compañía por parte empleados o terceros o la publicación de testimonios/posiciones
corporativas frente a un servicio o un producto, deberá ser previamente consultado y
autorizado por la Gerencia de Asuntos de Gobierno y Comunicaciones.

IMÁGENES Y FOTOGRAFÍAS
Es necesario asegurar la obtención de los permisos correspondientes para la toma
fotográfica o fílmica de nuestras instalaciones, infraestructura u operación, mediante
solicitud previa a la Gerencia de Asuntos de Gobierno y Comunicaciones. La compañía ha
determinado áreas específicas que no están autorizadas para ser fotografiadas o filmadas,
cuya lista será actualizada por la gerencia. El uso de las filmaciones realizadas o imágenes
tomadas de las instalaciones, infraestructura u operación de Cerrejón deberá estar
autorizado previamente por la empresa, el cual estará limitado únicamente para artículos o
registros que la involucren, debiendo siempre mencionar que se trata de imágenes de
Cerrejón. La cesión a terceros de dichas imágenes o filmaciones por parte del respectivo
medio deberá contar con la previa aprobación de la Gerencia de Asuntos de Gobierno y
Comunicaciones. Es responsabilidad de cada empleado asegurar la obtención de los
permisos correspondientes para la toma fotográfica o fílmica de las instalaciones de
Cerrejón, mediante solicitud previa a la Gerencia de Asuntos de Gobierno y
Comunicaciones.

INFORMACIÓN SOBRE ACCIONISTAS Y ESTRATEGIA DE NEGOCIO

Las comunicaciones relacionadas con las decisiones de la Junta Directiva deben contar con
la aprobación previa de los accionistas, así como cualquier situación que de acuerdo al
Manual de Crisis en Comunicaciones de Cerrejón, deba requerir de su consentimiento
previo. El uso de alguno de los nombres de los accionistas en comunicaciones externas
requiere su aprobación previa, así como cualquier información sensible relacionada a la
estrategia de negocio y mercadeo o las reservas mineras.

MANUAL DE IMAGEN
Cerrejón cuenta con un Manual de Identidad Corporativa, el cual debe ser consultado
previamente con el fin de garantizar el buen uso del logotipo de la empresa. Ningún
empleado está autorizado para permitirle a un contratista o proveedor el uso del nombre de
Cerrejón, sin previa consulta y aprobación de la Gerencia de Asuntos de Gobierno y
Comunicaciones. Es responsabilidad de cada empleado asegurar el uso de las plantillas
corporativas.

Rev. Junio, 2019 Page 50

 Manual de Políticas y Guías de Conducta de CERREJÓN

VISITAS DE PERIODISTAS
Dando cumplimiento al Programa de Prevención de la Corrupción, en Cerrejón se entiende
que la visita de un periodista a la compañía es legítima en la medida en que permite dar a
conocer su operación y gestión o posición en determinados temas de interés. Es así como
durante su visita, la Gerencia de Asuntos de Gobierno y Comunicaciones podrá ofrecer
atenciones moderadas que no afecten la independencia real o percibida sobre la opinión
del visitante y que se ofrecen de manera estandarizada y no diferenciada a todos los
representantes de medios de comunicación (alojamiento, transporte y/o alimentación).
Durante los recorridos con prensa, el personal de la empresa autorizado para acompañar
las visitas, deberá dar información de contexto sobre la empresa y sus procesos, evitando
presentar posiciones corporativas al no ser voceros autorizados por la empresa.

Rev. Junio, 2019 Page 51