POR FAVOR LEER LAS INSTRUCCIONES DE ELABORACIÓN ANTES DE LA

PRODUCCIÓN DE ESTE DOCUMENTO.

0 a 1 interlínea
Código TRD

1 a 2 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 3 interlineas (Datos del destinatario)

Título
NOMBRES
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección
Ciudad

2 interlíneas libres
Asunto: ------------------------------

1 a 2 interlíneas libres
Saludo----------------------------------

1 a 2 interlíneas libres
Texto-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 interlínea libre
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1 a 2 interlineas libres
Despedida,

4 a interlíneas libres
REMITENTE
Cargo

2 interlíneas libres
Anexos: opcional

Copia: opcional
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Transcriptor

INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN

CARTA: La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados

autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Las
cartas u oficios externos se elaborarán en el formato carta adoptado en el Sistema MECI-
CALIDAD. Se recomienda que la comunicación se escriba en letra Arial tamaño entre 10 y
12, utilizados en los procesadores de texto y no utilizar negrilla en ninguna de sus partes.

CARACTERISTICAS DE PRESENTACION Y REDACCION

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su

destinatario, para ello se recomienda:

- Tratar un solo tema por comunicación;

- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Usar tratamiento respetuoso y cortés;
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o
plural;
- Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

USOS DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:

- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

- Regular o aclarar una situación;
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto ;
- Dar respuesta a una comunicación recibida;
- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- Solicitar detalles sobre un asunto determinado;
- Impugnar o corregir una situación;
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- Ofrecer agradecimiento, excusas o condolencias;
- Felicitar, invitar o convocar y
- Hacer llamados de atención, entre otros;

PARTES DE LA CARTA

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Código: Registre el número de la serie correspondiente al asunto, como se indica en la
Tabla de Retención Documental. Así: código dependencia (un espacio) código
serie (un guión) seguido código subserie. Ejemplo:

250 29-01

Lugar y fecha Escribir los datos en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen,
de día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo por punto). Los nueve primeros días
elaboración: de cada mes se escriben sin escribir cero antes.

Ejemplo: Yopal, 9 de noviembre de 2012

Datos del destinatario

Título Utilizar mayúscula inicial. Los títulos correspondientes a damas se escriben
como lo establece la Real Academia de la Lengua (Doctora, Secretaria,
Presidenta)

Nombres: Escribir nombres y apellidos completos, en mayúscula fija.

NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo: Se escribe en mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se
pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros
datos. Ejemplo

Director Departamento
Administrativo de Planeación

Denominación Nombre de la entidad, organismo, etc.

o Razón
Social de la
Entidad:

Dirección y A una interlinea libre de la de razón social o denominación escribir la dirección

ciudad: de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No usar
abreviaturas. Ejemplo:

Carrera 20 No.08 - 02
Yopal, Casanare

Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque,

interior, apartamento, entre otros, para su designación se escribirá la palabra
completa.

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma

interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre
siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:),
sin negrilla y sin subrayar. Constituye la síntesis del tema del documento. Es

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 aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos,
conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. . Ejemplo:

EVITAR
ASUNTO: Cumplimiento de las directrices de Producción Documental por parte
de todos los funcionarios

RECOMENDADO:
ASUNTO: Cumplimiento directrices Producción Documental

Saludo Se registra como saludo independiente. Se utiliza precedido del título: para las
damas, en nombre sencillo o compuesto según como aparece el destinatario;
para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos
(:), se recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se
recomienda que la despedida termine en punto.
El uso de apreciado o estimado señor se hace solamente para personas de
confianza. Ejemplo:

Cordial saludo, señor: Nombre

Respetada ingeniera: Nombre

Texto: Redactar el cuerpo del documento a interlineado sencillo; a una interlinea libre
entre párrafos. La redacción debe ser en forma clara, corta, concisa, sencilla,
cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto
de acuerdo con su extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por oficio.

Despedida: Expresión de cortesía al final del texto. Las despedidas breves van seguidas de
coma (,) y las despedías con frase de cortesía terminan en punto (.). Ejemplo:

Atentamente,
Cordialmente,
Agradecemos su gentil colaboración.

Remitente: Nombre completo del remitente, en mayúscula sostenida, y el cargo se sitúa en

la línea siguiente en mayúscula inicial sin centrar.

NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo

Anexos: Se detallan en el texto y a final de la comunicación, la palabra anexo, o anexos,

según el caso se escribe con mayúscula inicial, seguido de dos puntos (:). A un
espacio se anuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el numero de
hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y
separados por coma (,). Ejemplo:

Anexos: tres (10 folios un disco compacto, un afiche y un periódico).

Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos
puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios alineados a cero
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 interlineas. Se escribe el nombre de la dependencia o unidad administrativa y
se omite el nombre de la organización.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y

alineado.

Transcriptor: Se escribe el nombre y apellido de las personas que participaron en la

redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de
la comunicación, todo debidamente alineado. Ejemplo:

Revisó: Nombres y Apellidos, Cargo

Proyectó: Nombres y Apellidos, Cargo

Elaboró: Nombres y Apellidos, Cargo

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás

actividades, no se requiere su identificación.

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