Cuentas por Cobrar

CONTROLES INTERNOS A LAS CUENTAS POR COBRAR:

1- CONTROLES ADMINISTRATIVOS:
a) Deben efectuarse arqueos sorpresivos al personal que maneja la
documentación de las cuentas por cobrar.
b) Las políticas de cobranzas deben contemplar las condiciones del mercado y
tomar en consideración el establecer métodos de cobros ágiles.
c) Debe llevarse un registro en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
d) Las notas de créditos siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizados por un funcionario responsable.
e) Los descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de solidas
políticas escritas.
f) Debe prepararse mensualmente un reporte saldos por antigüedad que muestre
el comportamiento de los clientes, especialmente los morosos.
g) Debe haber una adecuada separación de funciones entre ventas, cobros y
registro de las operaciones con cuentas por cobrar.

2- CONTROLES CONATABLES:
a) Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar
debe ser claramente explicado en los estados financieros.
b) Cualquier cancelación de ventas debe estar basado en la factura original
correspondiente y la documentación de soporte.
c) Se deben comparar mensualmente los saldos de las cuentas de los clientes,
mayores auxiliares, con la cuenta control.
d) Los documentos dados de baja deben ser controlado chequeado periódicos
e) Deben enviarse informes periódicos de los estados de cuentas de los
clientes.
 METODO DEL POR CENTAJE DE CADA CLIENTE EN PARTICULAR.
Este método se hace cuando es posible determinar la incobrabilidad total o
parcial de uno o varios clientes, por lo que será posible valuar la estimación
sumando la cantidad que se sospecha irrecuperable en cada caso.
Cabe señalar que la fecha de vencimiento de las cuentas por cobrar se mide
en días, no en mese, y que los periodos de vencimientos más utilizados por
las empresas son los siguientes:
a) 1-30 días
b) 31-60 ¨
c) 61-90 ¨
d) 91-120 ¨
e) 121 a más días.
También cabe decir que los porcentajes de estimación por cuentas
incobrables, mediante este método, no es el 2% que dice la lay sino, que lo
establecerá la propia empresa y en función de los periodos de crédito o de
vencimiento que tenga la empresa, ya que mientras más prolongada sea la
fecha de vencimiento del crédito más alto es el porcentaje de la provisión
por cuentas incobrable.
Cuando la empresa utiliza el método del porcentaje de cada cliente en
particular debe realizar varios procedimientos a pasos.
Ejemplo. Supongamos que la empresa la Técnica, s. a. otorgó a los clientes
A, B, y C. créditos durante el año 2019.

CLIENTE: A CLIENTE: B CLIENTE: C

10,000.00 (121-más) 5,000.00 (121- más) 5,000.00 (91-120)
10,000.00 (61-90) 10,000.00(31-60) 10,000.00 (61-90)
5,000.00 (1-30) 5,000.00 (1-30) 8,000.00 (31-60)
4,000.00 (1-30)
Total :25,000.00 20,000.00 22,000.00

LA EMPRESA TIENE ESTABLECIDO LOS SIGUIENTES PERIODOS DE CREDITOS

Y PORCETAJES:
a) 1-30 ------3%
b) 31-60 -----5%
c) 61-90 -----7%
d) 91-120 ---10%
e) 121- MAS –15%
PASO 1: HACER UN ANALICE DE SALDO POR ANTIGÜEDAD

CLIENTES IMPORTE 1-30 31-60 61-90 91-120 121-MAS

S
A 25,000.00 5,000.00 10,000.00 10,000.00
B 20,000.00 5,000.00 10,000.00 5,000.00
C 22,000.00 4,000.00 8,000.00 5,000.00 5,000.00
TOTAL 67,000.00 14,000.00 18,000.00 15,000.00 5,000.00 15,000.00

NOTA: Con los clientes, los importes de cada cliente en particular, y los periodos de
crédito se procede hacer el análisis de saldo por antigüedad.
PASO2: DERTEMINAR LA PROVISION POR CUENTAS INCOBRABLES:

PERIODOS IMPORTES % PROVISION CUENTAS INCOBRABLES

1-30 14,000.00 3 420.00
31-60 18,000.00 5 900.00
61-90 15,000.00 7 1,050.00
91-120 5,000.00 10 500.00
121- MAS 15,000.00 15 2,250
TOTAL 5,120.00

NOTA: Con los periodos de crédito, con los importes por periodo del análisis por
antigüedad, y los porcentajes establecidos por periodos de crédito, se determina la
provisión por periodos, y con esto se obtiene la provisión total de las cuentas por
cobrar de la empresa.
PASO 3: HACER EL ASIENTO CONTABLE QUE PROVOCA LA PROVISION.

fecha Cuantas y detalle Sub-Aux. Aux. Débito Crédito

2019/31/12 Gatos Grales. y Adm. 5,120.00
Cuantas Incobrables 5,120.00
***********
Provisión Ctas incobrable 5,120.00
Para reg. La creación de
La provisión Ctas.
Incobra
bles, 31-12-2019
 PASO4: DECLARAR UN CLIENTE INCOBRABLE:
Ejemplo: Declarar al cliente B incobrable. Asiento contable que se produce.

fecha Cuantas y detalle Sub-Aux. Aux. Débito Crédito

2019/31/12 Prov. Ctas Incobrables 5,120.00
Perdidas Ctas. Incobrab, 14,880.00
***********
Cuentas por Cobrar 20,000.00
Clientes 20,000.00
B 20,000.00
Para registrar la declara
Ción del cliente B como
Incobrable 31-12-2019

Nota: cuando se declara un cliente como incobrable y el monto por cobrar es superior
a la provisión como en este caso se pierde la provisión creada y se reconoce la pérdida
por la diferencia.
Paso 5: cuando el cliente paga después de declararlo incobrable.
a) Dentro del periodo contable :

Asiento contable que se produce.

fecha Cuantas y detalle Sub-Aux. Aux. Débito Crédito

2019/31/12 Efectivo Caja y Bcos 20,000.00
Caja General 20,000.00
***********
Provisión Ctas Incobrab. 5,120.00
Perdidas Ctas Incobrab. 14,880.00
Para Reg. La recupera
ción del cliente B
31-12-2019.
 b) FUERA DEL PERIODO CONTABLE:
Asiento contable que se produce:

fecha Cuantas y detalle Sub-Aux. Aux. Débito Crédito

05-01-2020 Efectivo Caja y Bcos 20,000.00
Caja General 20,000.00
***********
Otros Ingresos 20,000.00

Para Reg. Otros

Ingresos 05-01-2020.

DOCUMENTOS POR COBRAR.

Cuando las ventas se efectúan acredito y se desea tener una mayor garantía, se apela a
un instrumento más formal con características legales especiales, donde se le solicita al
cliente que suscriba con su firma pagar el crédito recibido en fecha acordada, y con las
condiciones establecidas, que generalmente son intereses. Este instrumento se llama
documento por cobrar.
Es una especie de contrato en las partes, el cual puede ser vendido o transferido.
Documentos por Cobrar Descontado:
Representan los documentos por cobrar no vencidos que se han vendido transferidos
por endoso a un banco o una tercera persona, a su valor nominal o de su vencimiento,
alguna veces deducidos en descuentos que viene a representar el interés
correspondiente al plazo no expirado.
Cuando una empresa descuenta (vende) un documento debe realizar varios cálculos.
Ejemplo:
La empresa la técnica s.a. descuenta un documento con valor nominal de 30,000.00
pesos, a una tasa de interés anual del 15% y vencimiento en 45 días. El tiempo de
descuento es de 15 días y tasa de descuento es 17%.
1- I= (C) (i) (t)
I= (50,000.00)(0.15)(1)=562.50
2- Vvenc = C+I
= 30,000.00 +562.50= 30,562.50
3- Ptdesc= Vvenc (idesc) tvenc/360
 Tvenc= Tt- Tdesc=45-15= 30 días
Ptdesc=(30,562.50)(0.17)(30/360) = 432.97
4- Er= Vvenc- Ptdesc
Er= 30,562.50-432.97=30,1239.53
5- Ip= Ci(Tdesc/360)
= (30,000.00)(0.15)(15/360)=187.50

6- Podesc = C+Ip – Er
= 30,000.00 + 187.50 – 30,129.53= 57.97
LEYENDA:
a) I= interés
b) C= Capital
c) T= Tiempo
d) Vvenc= Valor al vencimiento
e) Ptdesc= Producto tasa de descuento
f) Idesc= tasa de descuento
g) Tt= tiempo Total
h) Tdesc= tiempo de descuento
i) Tvenc= tiempo de vencimiento
j) Er= Efectivo a recibir
k) Ip = Interés parcial
l) Podesc = Pérdida en operación de descuento