ORGANIZACION DIL AREA DE AUDITORIA x} Capfruto VII ORGANIZACION DEL AREA DE AUDITORIA 1, CONTROL El Area de Auditorfa es un cuerpo profesional, que funciona en la organizaci6n realizando una serie de controles que la Direc- cidn Superior no puede realizar pero que est interesada en que dichos controles se ejecuten. Este sector funciona evaluandola eficiencia de los controles existentes. El control puede clasificarse segiin el “momento en el que se ejerce” Jo cual esta vinculado con la “forma” y el “sujeto” que efectuia el mismo. Bajo ese concepto podemos hacer la siguiente clasificacién: A priori: se inicia con anticipacién alas operaciones que se van a controlar. Ejemplo: presupuesto de caja, elemento de control de las erogaciones. Simulténeo _lorealizala propia persona u organismo responsable de o directo: las operaciones. El que firma un cheque y controla la documentacién que respalda la erogacién. Permanente _loejerce el propio sistema al que pertenece. Ejemplo: o automatico: control por oposici6n o separacién de funciones. A posteriori se realiza con ulterioridad y es efectuado por una per- oadiclonal: — sonaajenaala responsabilidad operativa del sistema, Este iltimo tipo de control se puede dividir en: Control operativo Es un control predeterminado en la definicién de un proceso. Conviene que se realice en todos los casos en los que se efectiien operaciones. Ejem- plo: las conciliaciones de cuentas bancarias, Ademds, es conocido anticipa- damente por toda la organizacién. Escaneado con CamScanner94 Ruen Oscar RUSENAS Control Independiente Selectivo sun control tpotencial”, ya que existe por el solo hecho de la postbili- dad de eercerlo es conocido tinicamente por los funcionatios encargados de ejercer esos controles y por sus superiores. Bjemplo: el inventarlo o ar- queo sorpresivo. Incluye la evaluacién sistemética y la comprobacién de dtros controles: el directo, el automatico y el adicional por rutina u operati- vo. Delo expuesto precedentemente podemos afin torfa ejerce el control a posteriori o adicional de tipo independient vo. GRAFICO 1 CLASIFICACION DE LOS CONTROLES mar: que el Area de Audi- e selecti- Clasificacién APriori : c © | Simulténeo Simulténeo N 0 ° T |_ Directo Directo R | Permanente Permanente 0 ° ° L | Automatico Automatico APosteriori | Operativo Operativo 0 {independiente Adicional_|" selective _| | 2. OBJETIVOS DEL AREA DE AUDITORIA El Area de Auditoria es un elemento de Control Interno de la Empresa, encargado de ejercer controles selectivos independientes con los siguientes objetivos: * Verificar: Laexactitud o razonabilidad de la informacién. La situacién patrimonial y financiera, Bl grado de acatamiento a las politicas, planes y procedimientos. EI cumplimiento de los medios que resguardan el patrimonio. Proteger: Elpatrimonio. Escaneado con CamScanner tin canta ceo Aas Aa ae rch aa Rh ASA EO EOI SI SecS” & ORGANIZACION DEL AREA DE AUDITORIA 95 | e Evaluar: Ee La responsabilidad asignada y su procedencia. c Los controles vigentes. . Ee # Asesorar: & Ala Direcci6n Superior. EG Brindar apoyo en casos especiales y mediante asistencia técnica. . ‘e G& + Recomendar: ( Las mejoras operativas. mf + Ademés: Es mediador cuando existen diferencias entre distintas 4reas de trabajo. Es lugar de entrenamiento para el personal para cubrir futuros cargos de responsabilidad en la linea de trabajo. € Cc & € Permite disefiar mejoras a los sistemas administrativos vigentes o crear i nuevos sistemas si las necesidades se justifican. 3, FUNCIONES DEL AREA DE AUDITORIA El Area de Auditorfa comprende las siguientes actividades o funciones especificas: ¢ Evaluaci6n del sistema de control interno, mediante su relevamiento y andlisis para verificar si se cumple con su finalidad u objetivo. ¢ Examen, mediante la realizacién de pruebas selectivas, de la docu- mentaci6n respaldatoria de las funciones operativas y de los demés elemen- tos de juicio para comprobar el real cumplimiento y la efectividad del siste- ma generado. # Anilisis de los elementos componentes de los estados contables y su - informacién complementaria para verificar la exactitud y razonabilidad de las partidas que lo conforman. # Revisidn sistemética de todas las éreas, departamentos, sectores 0 sec- ciones que conforman la organizacién. ‘Ademas de las funciones especificas existen més funciones que consis- ten en desempefiarse como un érea de ayuda a otros sectores dela organiza cién. te Sabemos que vivimos en un mundo din4mico donde las variables y al- ternativas son cambiantes (nuevo marco legal, modificaciones impositivas, aumento de los voltimenes de datos a procesar, etc.), entonces se producen RN i Tt Tit ” ef rg ar 9 ese hal Escaneado con CamScanner% Pasnéss Oscar. Rusenias enla"linea operativa’ modificaciones que a veces no son analizadas en for- ma aptopiada por escasez de tiempo. Aquila Auditorfa interviene apoyan- doy brindando servicio técnico ala Iinea de trabajo. Esta ayuda es amplia si el sector est4 bien constituido, es decir con bue- nos recursos técnicos que permitan brindar un servicio especial y econémi- coalaempresa. 4, UBICACION EN LA ORGANIZACION 4.1. Cardcter y dependencia Como es adentro de la Empresa, unr Grgano “staff”, debe depender fun- cionalmente de un Directivo 0 Ejecutivo con suficiente rango 0 autoridad que asegure que el Area de Auditorfa puede cumplir con sus objetivos y que, acu vez pueda tener: + Independencia de criterio + Capacidad de andlisis «Libre acceso alos registros e informacion + Poder para informar claramente sus conclusiones 4.2. Campo de accién + Toda la organizacion. «Todos os funcionarios y empleados de las distintas éreas 0 sectores, deben proporcionar los datos quie la Auditorfa solicite. » Pero debe quedar claro que el Area de Auditorfa “no tiene” autoridad funcional o jerérquica sobre dichas personas. « Las reas de responsabilidad cominmente auditadas o cubiertas son: Comercio Exterior : Contabilidad General Tesorerfa Presupuestos Personal (Sueldos y Jornales) Ventas (Administracion de Ventas) ‘Suministros (Compras) Inventarios (Stocks) Produccién Control de Calidad Expedicion (Despacho) Escaneado con CamScannerORGANIZACION DEL AREA DE AUDITORIA 7 Créditos y Cobranzas Almacenes (Depésitos) Finanzas Mantenimiento | Marketing Publicidad y/o promocién Relaciones puiblicas Legales Sistemas (Administrativos y Electrénicos) Investigacién y Desarrollo Vigilancia 4.3. Delegacién de autoridad Para que el Area de Auditorfa pueda ejercer libremente sus funciones, se debe proceder de la siguiente forma: el funcionario a quien reporta el res- ponsable del sector debe hacer una “comunicacién escrita’, dirigida a los futuros centros a auditar en la que expresard: + Los objetivos a realizar. + Las dreas 0 temas sujetos a revision. + Las condiciones generales en las que se realizaré la tarea, + Lainformaci6n que se le debe proporcionar. 4.4. Organigramas Mostraremos gréficamente la posicién que puede asumir el érea de Au- ditorfa, dentro de una Empresa industrial y comercial de tipo mediano. 4.4.1. Dependiendo del maximo nivel (como érgano asesor del Directorio) Directorio Gerencia General Auditorfa t t y Producci6n| | Fejaciones Comercial | |Suminisros| _|Aisunstne Escaneado con CamScanner98. Rusty Oscar Rustnas 4.4.2. Dependiendo del principal ejecutivo (es asesor inmediato del pri- ‘mer responsable de la organizacién) Directorio Gerencia General Auditorfa [Administracién yFinanzas Relaciones. Produccién | | re states Comercial 4.4.3. Dependiendo de finanzas y control Es la tendencia moderna y se puede decir que es la mds generalizada en nuestro medio. Mostraremos un organigrama de una empresa manufacturera de tama- Ao significativo en cuanto asus niveles de facturacién, personal que emplea, rea del mercado que participa, etc. Accionistas Directorio SS Comnéde] [Comiéde] [Comitede] [Conidae Control Fjecucion, Finarz Reounerons Gerencls General Tepes Relactones] Se ee Tana Teneo] —— (anafcran] [Comercial Conta} Industiales . —— c 1 L 1 icing] [venus | [Reacien) [unio [ ratios} [ reno bec 5. Estructura HUMANA Bl Area de Auditorfa se compone —normalmente— de un Gerente o Jefe, acompafado por una Secretarfa, un Asistente o Supervisor y un grupo de ‘Auditores, que se agrupardn en categorias en base a sus conocimientos te6- ricosy en funcién de su experiencia. Por ejemplo, se denominardn ayudan- tes de primera, de segunda, etc. Escaneado con CamScanner—— —— ORGANIZACION DEL AREA DE AUDITORIA 9 Las caracteristicas personales y técnicas de este personal deben ser las siguientes: «. *Gerente o Jefe": Profesional en Ciencias Econémicas. Con més de cinco afos de experiencia en Auditorfa y més de tres de ejercicio profesio- ci amplio dominio de funciones contables y normas de ‘Auditorfa. Prefe- eae arte con buenos conocimientos del tipo de empresa, de las normnas Tegales e impositivas y del manejo de volimenes de datos ¢ informacién. + “Supervisor”: Preferiblemente un Contador Piiblico con més de tres afios de experiencia en Auditorfa, con buenos conocimientos técnicos, am- dory evaluador del plio manejo de los procedimientos de Auditorfay conoce Fistema de Control Interno, Buena capacidad de anélisis que sustente sus opiniones. «+ “Ayudante de Primera”: Contador Publico recién recibido o estudiante avanzado dela carrera. + “Ayudante de Segunda Estudiante de Ciencias Econémicas o Perito Mercantil con buena preparacién. 5.1, Funciones del responsable del érea Sus principales funciones son: +» Responsable de los objetivos y actividades del departamento. + Responsable dela planificacién, coordinacién y control de las funciones. * Autoridad jerérquica sobre el personal a su cargo. + Asignacién y distribucién del personal para las tareas, teniendo en cuenta la funcién y la capacidad de sus subordinados. ‘¢ Seleccién, capacitacién y entrenamiento del personal. ¢ Evaluacién de sus dependientes en cuanto a las cualidades intelec- tuales, técnicas y personales. Informar sobre su actuaci6n y sus conclusio- nes a sus superiores. + Responsable de la supervisién de todas las acti ne actividades del departa- + Revision de los papeles de trabajo. + Control eos tiempos necesarios para el cumplimiento delas funciones. Gerente o jefe: + Prepararlos programas de trabajo anuales. Establecer los horarios especiales cuando éstos se necesiten, - Recomendar aumentos y ascensos. . Aprobar el plan de vacaciones y licencias de su personal. Cuidar los elementos materiales que le fueron asignados al sector. i Escaneado con CamScanner100 Rune Oscar Rustnas - Funciones del supervisor + Ejecuta los trabajos incl cuestionarios de control int la revision de éstos. luidos en los programas que é1 propone y los terno del sector a auditar. También participa en + Supervisa las tareas del personal, las organiza y gufa. Pero también evaltia el trabajo realizado. + Es encargado de analizar las tareas de Auditorfa realizadas, de la re- dacci6n del pre-informeyy de la discusién con el responsable del sector suje- toa revision. * Gufa al personal durante el trabajo y brinda asistencia técnica, coor- dinando las distintas tareas a realizar. 5.3. Funciones de los ayudantes de primera + Encargados de ejecutar la Auditorfa y de distribuir el trabajo del resto de los ayudantes. Compaginan el trabajo del equipo. ‘+ Sugerir las mejoras alos procedimientos de revisin y ala preparacin de los papeles de trabajo. 5.4. Funciones de los ayudantes de segunda + Encargados de la revisi6n de subéreas o Areas de escaso margen de conocimientos técnicos. 5.5. Organigramas 5.5.1. Funcional FINANZAS Y CONTROL 1 ‘AUDITORIA Control y veriicacién dela exactitud de los registros, operaciones y procedimientos, Verificar el cumplimiento delas polticasfjadas porla Direcci6n. ! YY CONTABLE OPERATIVA Auditorfa de los == de — estados contables de los sectores dela laempresa. organizacién, Escaneado con CamScannerORGANIZACION DEL AREA DE AUDITORIA to 5.5.2, Estructura humana (paral tipo de organizacién expresada en 4.4.3,) Ayudantes de Primera (Senior) 3 personas Gerente de Auditorfa Asistente = fwd ——_}| pe} Secretaria Jefe de Auditores Ayudantes de Segunda (Junior) 5 personas 6. ORGANIZACION DE UNA AUDITORIA El Area de Auditorfa deberd coordinar con la Gerencia del 4rea a auditar, lavisita que efectuarén los auditores a los distintos departamentos operati- vos de su dependencia, informando acerca de los objetivos asignados al tra- bajo y las condiciones en las que se ejecutaré la labor. La organizacién de un trabajo de Auditorfa la podemos expresar gréfica- mente de la siguiente forma: ‘Adecuada Estudio orelevamiento| —_Evaluacién del planificacién del Sistema de Control | gictema de Control Interno Interno Control de la ejecucién Determinarla Obtencién de los Informe final naturaleza, elementos de prueba oportunidad y extensi6n del trabajo 6,1. Adecuada planificacién Una planificacién adecuada debe prever la correcta organizacién de to- das las etapas subsecuentes. Para ello, deben tenerse en cuenta: Escaneado con CamScanner102 Rustn Oscar RUSENAS + Procedimientos a aplicar. + Distribucién de los procedimientos en el tiempo. + Asignacién del personal. + Distribucién de funciones. « Nutrirse de informacién sobre: + Naturaleza y envergadura del sector a auditar. + Elemento humano con el que se debe dialogar. + Politicas y procedimientos vigentes. + Control interno existente. + Cardcter de la Auditorfa, + Primera. + Repetitiva. 6.2. Estudio o relevamiento del Sistema de Control Interno Es fundamental conocer el sistema de control interno vigente antes de iniciar la auditoria. Para este relevamiento podemos utilizar alguno de los siguientes méto- dos conocidos: Descriptivo o narrativo, Cuestionario, Cursogramas, Combinacién de los tres anteriores. 6.3. Evaluacién del Sistema de Control Interno Finalizada la etapa anterior, se pasa a una tarea de andlisis que permite determinar el grado de confiabilidad que tienen los sistemas vigentes. Es decir, podemos conocer con una aceptable probabilidad, cuales son los puntos débiles y cules son los puntos fuertes que tienen los sistemas que rigen la operativa de la Empresa. 6.4, Determinar Ia naturaleza, oportunidad y extensi6n del trabajo En base alo obtenido en el punto anterior, se determina la naturaleza de la prueba de Auditorfa a realizarse. También el momento ideal en el que se efectuard la misma y el alcance o extensién que tendré la prueba a cumplir- se. Escaneado con CamScannerORGANIZACION DEL AREA DE AUDITORIA 103 6.5. Obtencién de elementos de prueba Eltrabajo de Auditorfa debe comprender la obtencién, mediante la apll- cacién o ejecucién de las técnicas de ‘Auditorfa, de elementos de prueba que sch razonables y significativos de la muestra, es decir, validos y suficientes y que, a su vez, sean la base necesaria para la etapa siguiente. 6.6. Informe final Los elementos de prueba obtenidos en el punto anterior sustentan el contenido del informe del Auditor. 6.7. Control de la ejecucién Como se aprecia en el cuadro anterior, el control “toca” a todas las eta- pas del proceso, para que la Auditorfa se pueda cumplir en forma eficiente. En préximos capftulos retomaremos este punto como base paral expll- cacién de cémo se debe planificar en Ja Auditorfa. Escaneado con CamScanner ARARARAAA ROA ANAANRANANARABRARA __ a an a saan